Desafíos de la gestión de gastos en las empresas constructoras y cómo puede ayudar la automatización
- Última actualización: septiembre 22, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
En las empresas de construcción, los métodos tradicionales de gestión de gastos a menudo resultan en una visibilidad limitada de los gastos de campo, panoramas tecnológicos inconexos, tareas de ingreso de datos que consumen mucho tiempo y el desafío persistente de la falta de recibos. Sin embargo, la adopción de la automatización está transformando los informes de gastos en esta industria.
La automatización permite capturar recibos sin esfuerzo, mejorar la eficiencia del proceso, minimizar errores y fraudes y proporcionar un mayor control sobre el gasto. Además, garantiza un cumplimiento riguroso y ofrece visibilidad de extremo a extremo de los gastos.
A medida que las empresas de construcción adoptan soluciones modernas de gestión de gastos impulsadas por la automatización y la inteligencia artificial, allanan el camino para prácticas de gestión de gastos más ágiles, eficientes y responsables que contribuyen a su éxito financiero y competitividad en la industria.
La gestión tradicional de gastos de construcción y sus desafíos
La gestión tradicional de los gastos de construcción está plagada de desafíos que pueden obstaculizar la eficiencia y la transparencia dentro de la industria.
Desafíos de la gestión de gastos
GASTOS DE BOLSILLO
En la construcción, es común que los empleados incurran en gastos de bolsillo mientras están en el trabajo, como la compra de pequeñas herramientas o materiales necesarios para un proyecto.
Administrar estos gastos de bolsillo puede ser un desafío, ya que los empleados a menudo usan fondos personales y es posible que no siempre recuerden informarlos de inmediato.
Sin un proceso simplificado para rastrear y reembolsar estos gastos, existe el riesgo de que estos costos no se contabilicen, lo que puede afectar tanto la precisión financiera como la satisfacción de los empleados.
GASTO DISTINTO
El gasto Maverick se refiere al gasto no autorizado o que no cumple con las normas dentro de una organización. En la construcción, donde los proyectos son rápidos y dinámicos, el gasto inconformista puede ser un desafío importante.
Los proyectos de construcción a menudo involucran varios equipos, subcontratistas y proveedores que pueden realizar compras sin cumplir con los procesos de adquisiciones establecidos o los gastos comerciales aprobados.
Esto puede resultar en costos inflados del proyecto, discrepancias en la presentación de informes y dificultades para mantener el control presupuestario. Identificar y frenar el gasto inconformista es crucial para mantener la disciplina financiera y limitar los costos de construcción no aprobados.
SEGUIMIENTO DE RECIBOS
Los recibos son cruciales para verificar los gastos y garantizar el cumplimiento. Sin embargo, en los entornos desafiantes de las obras de construcción, los recibos con frecuencia se pierden, dañan o quedan inutilizables.
Esto plantea un desafío importante para las empresas constructoras, ya que conciliar los gastos sin la documentación adecuada se convierte en una tarea desalentadora. La falta de recibos puede dar lugar a disputas, retrasos en los reembolsos y discrepancias financieras que son difíciles de resolver.
FLUJOS DE TRABAJO DE APROBACIÓN INEFICIENTES
Los flujos de trabajo de aprobación tradicionales en la gestión de gastos de construcción a menudo implican un proceso en papel o por correo electrónico. Estos flujos de trabajo pueden ser ineficientes y propensos a sufrir cuellos de botella.
Los retrasos en las aprobaciones pueden alterar el flujo de caja y generar frustración entre los empleados que esperan el reembolso.
VISIBILIDAD LIMITADA DE LOS GASTOS DE TERRENO
Los proyectos de construcción están inherentemente descentralizados, con gastos incurridos en varios sitios y ubicaciones de trabajo. Esta dispersión geográfica dificulta la obtención de visibilidad en tiempo real de los gastos de campo para una gestión eficaz de los costos.
Las empresas de construcción a menudo tienen dificultades para realizar un seguimiento y gestionar estos gastos de proyectos de manera eficaz, lo que genera posibles gastos excesivos e ineficiencias operativas. Sin una visión clara de hacia dónde van los fondos, el control financiero se vuelve difícil de alcanzar.
COMPLEJIDAD DE CUMPLIMIENTO Y AUDITORÍA
La industria de la construcción está sujeta a numerosas regulaciones y requisitos de cumplimiento, tanto interna como externamente. Garantizar que todos los gastos se alineen con las políticas de la empresa y los estándares de la industria puede ser una tarea compleja y que requiere mucho tiempo.
Los métodos tradicionales de gestión de gastos pueden carecer de los controles y equilibrios automatizados necesarios para hacer cumplir el cumplimiento de manera efectiva y mantener las operaciones a prueba de auditorías. Como resultado, las empresas constructoras corren el riesgo de sufrir problemas de incumplimiento y posibles sanciones financieras.
Además de esto, las empresas constructoras se enfrentan a desafíos generales de gestión de gastos.
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Retos de la gestión del gasto en las empresas constructoras
SOBRECOSTOS DEL PRESUPUESTO
Los proyectos de construcción a menudo enfrentan costos inesperados, como condiciones imprevistas del sitio o cambios en las especificaciones del proyecto. Estas sorpresas pueden sobrecargar el presupuesto inicialmente planificado, haciendo difícil mantenerse dentro de las limitaciones financieras. Además, la evolución de los requisitos del proyecto puede requerir ajustes, lo que complica aún más el control presupuestario.
COMPLEJIDAD DE ADQUISICIONES
En la industria de la construcción, la variedad de materiales y equipos necesarios para los proyectos puede ser enorme. Gestionar la adquisición de estos diversos artículos puede ser una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Esta complejidad incluye la búsqueda de proveedores, la negociación de contratos y la garantía de entregas oportunas, todo lo cual exige una atención meticulosa.
GESTIÓN DE RELACIONES CON PROVEEDORES
Las empresas constructoras dependen de una red de proveedores y subcontratistas. Mantener relaciones con estas partes para garantizar la confiabilidad y la rentabilidad puede ser un desafío.
La dependencia de entidades externas significa que cualquier problema por su parte puede afectar el proyecto de construcción, lo que destaca la importancia de relaciones sólidas con los proveedores.
PROCESOS QUE TOMAN TIEMPO
La gestión tradicional de gastos en la construcción a menudo implica procesos de entrada de datos manuales. Los empleados deben ingresar detalles de gastos, como recibos, montos y categorías, en hojas de cálculo o software de contabilidad.
Este enfoque manual no sólo requiere mucho tiempo sino que también es propenso a errores. Desvía valiosos recursos humanos de tareas más estratégicas e introduce el riesgo de imprecisiones que pueden tener repercusiones financieras.
PAISAJES TECNOLÓGICOS DESCONECTADOS
Muchas empresas constructoras dependen de una variedad de soluciones de software para diversos aspectos de sus operaciones. Es posible que estas soluciones no se integren perfectamente entre sí, lo que crea un panorama tecnológico fragmentado e inconexo.
Esto complica el seguimiento y la presentación de informes de gastos. La incapacidad de sincronizar datos entre diferentes sistemas puede generar silos de datos, lo que dificulta la compilación de informes de gastos completos y la obtención de información integral sobre los patrones de gasto.
Abordar estos desafíos a menudo requiere la adopción de tecnología moderna, procesos optimizados y una sólida capacitación y comunicación dentro de las empresas de construcción.
Cómo la automatización agiliza la gestión de gastos en las empresas constructoras
En la industria de la construcción, donde la precisión, la responsabilidad y la eficiencia son primordiales, adoptar la automatización puede revolucionar todo el proceso de presentación de informes de gastos.
A continuación se ofrece una descripción detallada de cómo la automatización puede provocar esta transformación.
Capture recibos fácilmente
Una de las ventajas más importantes de la automatización es la captura perfecta de recibos. Las aplicaciones móviles equipadas con tecnología OCR permiten a los trabajadores de campo tomar fotografías de los recibos mientras viajan.
Esta característica reduce significativamente el riesgo de perder documentación crítica en medio del ajetreo y el bullicio de las obras de construcción. Cada recibo se conserva digitalmente, lo que garantiza que ningún gasto quede sin contabilizar.
Yokoy Expense
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Seguimiento de gastos en tiempo real
La automatización proporciona visibilidad en tiempo real de los gastos a medida que ocurren. Los gerentes de proyectos y los equipos financieros pueden monitorear los gastos a medida que se informan, en lugar de esperar actualizaciones manuales.
Este acceso inmediato a los datos de gastos permite tomar decisiones oportunas, lo que ayuda a las empresas de construcción a mantenerse dentro del presupuesto y evitar gastos excesivos.
Optimice los informes de gastos
Los informes de gastos tradicionales a menudo implican papeleo manual, envíos por correo electrónico u hojas de cálculo. La automatización reemplaza estos métodos engorrosos con interfaces digitales y aplicaciones móviles fáciles de usar, lo que simplifica la presentación de informes de gastos.
Como resultado, los trabajadores de campo pueden presentar gastos sin esfuerzo sobre la marcha, asegurando que ningún gasto quede sin declarar. Este proceso simplificado ahorra tiempo valioso tanto para los empleados como para los administradores.
Hacer cumplir el cumplimiento
La industria de la construcción está plagada de regulaciones y políticas empresariales. La automatización actúa como guardián diligente y garantiza el estricto cumplimiento de estas directrices.
Las herramientas de gestión de gastos exigen el cumplimiento de las políticas de la empresa y las regulaciones de la industria, lo que reduce el riesgo de costosos problemas de incumplimiento. Este nivel de cumplimiento salvaguarda la salud financiera y la reputación de las empresas constructoras.
Opinión
Maximizando el cumpliendo la normativa a través de la automatización de informes de gastos
Descubre cómo la automatización del proceso de declaración de gastos puede contribuir a minimizar el riesgo de incumplimiento de las políticas y ayudarte a cumplir las políticas internas y las normativas externas.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO, Yokoy
Controla el gasto en tiempo real
La automatización proporciona a las empresas constructoras visibilidad del gasto en tiempo real. Los profesionales de finanzas pueden monitorear los gastos a medida que ocurren, en lugar de depender de análisis retrospectivos.
Este nivel de control permite a las organizaciones gestionar los costos de forma proactiva, evitar gastos excesivos y tomar decisiones financieras informadas sobre la marcha. Con la automatización ningún gasto pasa desapercibido.
Eliminar errores y fraudes
La industria de la construcción no deja margen de error. La automatización destaca por reducir el error humano al automatizar cálculos y validaciones.
Además, ofrece mecanismos integrados de detección de fraude, lo que garantiza que los datos de gastos mantengan su precisión e integridad. Con la automatización, las empresas constructoras pueden estar seguras de que sus registros financieros están libres de errores y son resistentes al fraude.
Automatizar flujos de trabajo
Las herramientas automatizadas de gestión de gastos actúan como la columna vertebral de flujos de trabajo de gastos optimizados. Simplifican y agilizan todo el proceso, desde la presentación de gastos hasta la aprobación y el reembolso.
Con la automatización, los profesionales de la construcción pueden decir adiós a los tediosos y lentos procesos de entrada y aprobación de datos que a menudo plagan los informes de gastos tradicionales.
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Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO
Visibilidad de extremo a extremo
El software de gestión de gastos no sólo proporciona una instantánea del proceso de presentación de informes de gastos; Ofrece una vista panorámica de principio a fin.
Desde el momento en que se envía un gasto hasta el momento del reembolso, los sistemas automatizados brindan visibilidad de un extremo a otro. Esta transparencia es invaluable, ya que permite a las empresas constructoras realizar un seguimiento de los gastos, monitorear el progreso de la aprobación y garantizar reembolsos oportunos.
Próximos pasos
En conclusión, la automatización no es simplemente una conveniencia para las empresas constructoras; es un catalizador de eficiencia, precisión y responsabilidad fiscal.
A medida que las empresas de construcción continúan adoptando la automatización, se embarcan en un viaje hacia operaciones más eficientes, costos reducidos y un mayor cumplimiento en una industria donde cada detalle importa.
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