Cómo las empresas pueden aprovechar el potencial de ahorro en la gestión de gastos
- Última actualización: agosto 9, 2023
- Spend management
Co-founder & CMO, Yokoy
Cuando se trata de la gestión del gasto, muchas empresas no exploran completamente el potencial de ahorro y aumento de la eficiencia.
Los procesos no solo son complejos, sino que también son en su mayoría completamente manuales. La automatización de la gestión de gastos promete ser un remedio, pero ¿cómo se puede identificar y aprovechar el potencial de ahorro en términos concretos?
Desde gastos y facturas hasta transacciones con tarjeta, la gestión de gastos en muchas empresas parece una caja negra. Los procesos de facturación han evolucionado a lo largo de muchos años y siguen siendo en gran medida manuales. Por lo tanto, muchas empresas se enfrentan a los siguientes desafíos similares.
Desafíos en la gestión del gasto
1. Falta de visibilidad de los gastos
Ya se trate de un viaje de negocios, un almuerzo con un cliente o un software para las operaciones diarias, se incurre en gastos en todas las áreas de una empresa. ¿Quién les sigue la pista?
En muchas empresas, la gestión de gastos permanece descentralizada: no existe una plataforma única donde converjan todos los gastos. Las empresas carecen de transparencia, lo que a su vez les dificulta tomar decisiones específicas basadas en la liquidez de la empresa.
2. Política de gasto no transparente
¿En qué pueden gastar dinero los empleados? ¿Cuáles son los viáticos para los empleados en diferentes países? ¿Cuánto es el subsidio de gastos?
Cuando se trata de gastos corporativos, hay muchas regulaciones legales e internas a considerar. Si bien los empleados pueden perder rápidamente el control de la situación, en última instancia, depende del departamento de finanzas garantizar el cumplimiento de estas pautas.
Con los procesos manuales, se dedica mucho tiempo a los controles detallados de cada gasto, cada factura y cada transacción con tarjeta.
3. Procesos financieros propensos a errores
Para el departamento de finanzas, la gestión manual de gastos implica muchas actividades repetitivas. Se debe verificar la exactitud de los gastos y las facturas, y se deben conciliar las transacciones con tarjeta con los recibos correspondientes.
Todos estos procesos financieros pueden ser fuentes de error. Las pequeñas imprecisiones o los errores por descuido no solo generan trabajo adicional, sino que también pueden tener consecuencias legales, por ejemplo, con respecto a los requisitos de cumplimiento.
Gestión completa de gastos en un solo lugar: totalmente automatizado
¿Cómo pueden las empresas enfrentar estos desafíos? La respuesta está en consolidar y automatizar la gestión de gastos. Las siguientes consideraciones juegan un papel aquí.
Consolidación en una plataforma
Si las empresas centralizan todos los procesos de gasto relevantes en una plataforma, sientan las bases para procesos uniformes y fiables y, al mismo tiempo, obtienen una mejor visión general. Por un lado, las empresas estandarizan sus procesos, que suelen variar según la ubicación o incluso según el departamento.
La combinación de toda la gestión de gastos en una plataforma ayuda a crear un diseño de procesos entre empresas:
- ¿Quién puede registrar los gastos?
- ¿Quién los aprueba?
- ¿Qué mecanismos automáticos se utilizan en caso de mensajes de error?
De esta forma, las empresas facilitan mucho a sus empleados la gestión de gastos, facturas y transacciones con tarjetas. Ya no tienen que acceder a diferentes herramientas y lidiar con diferentes procesos.
Por otro lado, el concepto de plataforma permite a las empresas garantizar la disponibilidad de datos en una ubicación central. De esta forma, crean una transparencia integral, que a su vez pueden utilizar para análisis más profundos para analizar su comportamiento de gasto y tomar decisiones con visión de futuro.
Automatización de procesos
El uso de inteligencia artificial (IA) permite a las empresas automatizar los procesos de gasto centralizados para gastos, facturas y transacciones con tarjeta de principio a fin. Esto se traduce en los siguientes beneficios para las empresas.
- Mayor eficiencia: los procesos de gestión de gastos se ejecutan más rápido: la intervención manual solo es necesaria en casos especiales.
- Menos susceptibilidad a errores: Los errores se reducen; a través de la automatización, se evitan los errores por descuido y la falta de atención.
- Mayor control y transparencia: al registrar y procesar sistemáticamente todos los gastos en una plataforma, las empresas obtienen una mejor visión general de sus costos. Pueden utilizar estos conocimientos para tomar decisiones estratégicas sobre su liquidez y flujo de caja.
- Mayor productividad y motivación de los empleados: los empleados del equipo de finanzas pueden dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y más tiempo a concentrarse en cosas que agregan valor real. Esto no solo aumenta su productividad, sino también su motivación.
Ahorros potenciales de la gestión automatizada de gastos
Una plataforma de gestión de gastos todo en uno como Yokoy garantiza que los empleados de toda la organización sigan un proceso simple para enviar los gastos. A su vez, el departamento de finanzas ya no tiene que completar tareas repetitivas a mano.
Además de estas y otras ganancias de eficiencia, las empresas también pueden identificar y realizar ahorros potenciales a través de la gestión automatizada de gastos.
Optimización de costes a largo plazo mediante el análisis del comportamiento del gasto
Yokoy ofrece a las empresas una visión general completa de su comportamiento de gasto. Pueden usar esta información para desbloquear el potencial de optimización.
Por ejemplo, si ciertos hoteles se reservan repetidamente para viajes de negocios, puede valer la pena considerar negociar tarifas especiales para pernoctaciones. Además, las empresas pueden eliminar por completo los gastos recurrentes innecesarios o cambiar a alternativas menos costosas al realizar compras.
Prevención de fraude y cumplimiento
Yokoy no solo mapea las pautas de cumplimiento, así como las políticas internas de la empresa, sino que también garantiza el cumplimiento de estos conjuntos de reglas. Gracias a automatismos predefinidos, Yokoy limita el margen de interpretación de la normativa, detecta el registro incorrecto de datos y denuncia posibles casos de fraude.
Por ejemplo, si dos empleados envían el mismo gasto a dos departamentos diferentes de la misma empresa, es casi imposible detectarlo en un proceso manual. Con una solución como Yokoy, esto no es un problema.
Recuperación de IVA
Año tras año, las empresas pierden importantes cantidades de dinero al no reclamar el IVA internacional sobre sus gastos. Esto se debe a que el proceso manual de ingreso y recuperación de datos requiere mucho tiempo y es complejo.
Una plataforma de automatización como Yokoy soluciona esto al leer automáticamente las tasas de impuestos y preparar el diario contable para la contabilización correcta y la recuperación del IVA. Esto facilita la recuperación y ahorra tiempo y dinero a las empresas.
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