Categorías de gastos comerciales: mejores prácticas para el cumplimiento de las normas
- Última actualización: octubre 4, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Una de las frustraciones clave que enfrentan los profesionales de las finanzas a diario radica en la categorización precisa de los gastos comerciales, lo que exige una comprensión profunda de las categorías y códigos contables específicos de la empresa.
Al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento estricto de las políticas añade otra capa de complejidad, lo que requiere vigilancia para garantizar que los gastos se alineen con las regulaciones fiscales locales.
En este artículo, abordamos estos desafíos y ofrecemos soluciones para optimizar la gestión de categorías de gastos para lograr un panorama financiero más eficiente y controlado.
Por qué es importante conocer las categorías de gastos comerciales
Identificar y categorizar los gastos comerciales puede afectar significativamente la salud financiera de su empresa. Te permite:
- Haga un presupuesto eficaz: al saber qué tipos de gastos esperar, puede crear presupuestos precisos que ayuden a su empresa a planificar el futuro.
- Controle el gasto: comprender las categorías de gastos le permite implementar políticas y controles de gasto, evitando gastos innecesarios.
- Maximiza la eficiencia: Podrás agilizar tus procesos de aprobación y reembolso de gastos, ahorrando tiempo y reduciendo el trabajo manual.
- Mejore la visibilidad: la categorización adecuada proporciona información sobre hacia dónde se dirige el dinero de su empresa, lo que aumenta la visibilidad financiera.
Categorías versus tipos de gastos comerciales
Si bien los términos «tipos» y «categorías» a menudo se usan indistintamente en el ámbito de los gastos comerciales, tienen significados distintos que son esenciales para que los comprendan los profesionales de las finanzas. La diferencia radica en su alcance y propósito.
Tipos de gastos comerciales
Cuando nos referimos a «tipos», analizamos los gastos desde la perspectiva de su comportamiento o características. En este contexto, categorizamos los gastos en tres tipos principales: fijos, variables y periódicos.
Esta clasificación se basa en cómo reaccionan los gastos ante cambios en la producción, las ventas o los intervalos de tiempo. Comprender estos tipos es crucial para la elaboración de presupuestos, la previsión financiera y la gestión de costos, ya que cada tipo requiere un enfoque diferente.
Costos fijos: Los costos fijos son consistentes e invariables, independientemente de los niveles de producción o ventas. Ejemplos notables de costos fijos incluyen pagos de alquiler o arrendamiento, salarios de empleados, primas de seguros e impuestos a la propiedad.
Costos variables: Los costos variables aumentan y disminuyen en respuesta directa a las variaciones de producción o ventas. Los casos comunes de costos variables incluyen gastos de materias primas, facturas de servicios públicos y comisiones de ventas.
Gastos periódicos: los gastos periódicos surgen con menos frecuencia, generalmente trimestral o anualmente. Los ejemplos de gastos periódicos incluyen impuestos, tarifas de licencias y permisos, así como gastos relacionados con el mantenimiento de equipos.
Categorías de gastos
Por otro lado, las «categorías» se ocupan del propósito o naturaleza de los gastos. Las categorías de gastos son la forma en que agrupamos y etiquetamos los gastos según su función específica dentro de una empresa.
Estas categorías pueden incluir clasificaciones comunes como suministros de oficina, gastos de viaje, costos de marketing y salarios de los empleados. Clasificar adecuadamente los gastos ayuda en la presentación de informes financieros, el cumplimiento fiscal y el seguimiento de los gastos relacionados con distintos aspectos de las operaciones comerciales.
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Categorías comunes de gastos comerciales
Los gastos permitidos son costos comerciales esenciales que no están sujetos a impuestos. Los gastos permitidos no se consideran parte de las ganancias imponibles de una empresa. Por lo tanto, no paga impuestos sobre estos gastos.
Gastos de viaje de negocios
Vuelos: Gastos de pasajes aéreos incurridos durante viajes de negocios. Gestionar y categorizar los gastos de vuelo es crucial para un control eficiente de los costos de viaje.
Alojamiento: Gastos de alojamiento durante el viaje, incluidos gastos de hotel.
Comidas: Gastos relacionados con alimentos y bebidas, o cenas durante viajes de negocios.
Transporte: Incluye costos de transporte durante viajes de negocios, como autos de alquiler, taxis o transporte público.
Varios: otros costos relacionados con el viaje, como tasas de visa, cargos por equipaje, etc. La categorización cuidadosa de los gastos varios mejora la visibilidad y el control financieros.
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Gastos de entretenimiento
Reuniones con clientes: Costos asociados con entretener a clientes o socios comerciales potenciales. Esto incluye obsequios a clientes y los gastos incurridos durante las reuniones con clientes.
Eventos de team building: incluye tarifas de inscripción y costos asociados por asistir a eventos, conferencias y seminarios de la industria.
Conferencias y seminarios: Tasas de inscripción y costes asociados a la asistencia a eventos del sector.
Suministros y equipos de oficina
Papelería: Gastos por bolígrafos, papel, tinta para impresoras y otros materiales de oficina.
- Mobiliario de oficina: Costos de escritorios, sillas y otros muebles de oficina.
Computadora y software: Gastos por compras de hardware y software de computadora.
Mantenimiento y reparaciones: Costos de mantenimiento de equipos de oficina.
Tenga en cuenta que algunos empleadores cuentan con políticas para reembolsar a sus empleados los gastos de oficina en casa, especialmente en el caso del trabajo remoto. Este reembolso puede cubrir una parte de gastos como costos de Internet, suministros y equipos de oficina.
Utilidades comerciales
Electricidad: Gastos de alimentación de su local comercial.
Agua y gas: Costos de servicios públicos distintos de la electricidad.
Internet y teléfono: Gastos por servicios de comunicación, incluyendo facturas de Internet y telefonía móvil.
Gestión de residuos: Costos relacionados con la eliminación de residuos de oficina.
Gastos de empleados
Sueldos y salarios: Gastos regulares de nómina de los empleados, o costos de personal.
Beneficios: Gastos relacionados con beneficios a los empleados, como seguros médicos o planes de jubilación.
Capacitación y desarrollo: Costos comerciales para la capacitación y el desarrollo de habilidades de los empleados. Estos no incluyen gastos incurridos por el personal por cuenta propia, los cursos de capacitación deben ser para uso empresarial.
Reconocimiento a los empleados: Gastos por programas de premios o reconocimientos, bonificaciones, vacaciones pagadas, etc.
Mercadotecnia y publicidad
- Publicidad online: Costos de las campañas de marketing digital.
- Publicidad impresa: Gastos relacionados con materiales impresos, como folletos o volantes.
- Eventos y promociones: Costos por eventos de marketing y actividades promocionales.
Servicios profesionales
Honorarios legales: Gastos por servicios legales y consultoría.
Honorarios de contabilidad: Costos de servicios profesionales de contabilidad y auditoría.
Honorarios de consultoría: Gastos de consultores externos, como sus tarifas comerciales.
Investigación y desarrollo (I+D)
- Gastos incurridos en actividades de investigación y desarrollo encaminadas a la innovación y mejora de productos.
¿Qué no se considera un gasto comercial?
Como profesional de las finanzas, es fundamental asegurarse de que sólo se registren y reclamen los gastos comerciales legítimos. Aquí hay algunos puntos clave a considerar:
- Gastos personales: Los gastos que son puramente para uso personal y no relacionados con actividades comerciales no se consideran gastos comerciales. Estos pueden incluir comidas personales, entretenimiento, compras personales, así como facturas de servicios públicos y de teléfono en el caso de empleados que trabajan desde casa, si la empresa no tiene una política clara para los gastos de oficina en casa.
- Gastos de capital: los gastos de capital, como compras grandes de equipos o inversiones inmobiliarias, generalmente no se consideran gastos comerciales diarios. Por lo general, se tratan como inversiones a largo plazo y están sujetas a diferentes normas contables y fiscales.
- Viajes y desplazamientos no comerciales: los gastos relacionados con los desplazamientos diarios hacia y desde el trabajo generalmente no se consideran gastos comerciales. Por otro lado, los gastos de viajes de negocios suelen ser deducibles.
- Entretenimiento no comercial: los gastos de entretenimiento que no están relacionados con actividades comerciales o reuniones con clientes no se consideran gastos comerciales válidos. Es fundamental documentar claramente el propósito comercial de cualquier gasto de entretenimiento.
- Kilometraje personal: si los empleados utilizan sus vehículos personales con fines comerciales, es importante diferenciar entre kilometraje personal y comercial. Sólo el kilometraje relacionado con el negocio es deducible de impuestos.
- Suscripciones no comerciales: las suscripciones o membresías que no están directamente relacionadas con el negocio, como las membresías de gimnasios personales, no se consideran gastos comerciales válidos.
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¿Cuándo son los gastos deducibles de impuestos?
Los gastos deducibles de impuestos son una consideración crucial para los profesionales de las finanzas. Aquí es cuando los gastos suelen ser deducibles de impuestos:
- Ordinario y necesario: Para que un gasto sea deducible de impuestos, debe considerarse tanto ordinario como necesario para el negocio. Esto significa que el gasto debe ser común y aceptado en su industria, y debe ser esencial para sus operaciones comerciales.
- Relacionados con el negocio: Los gastos deducibles de impuestos deben tener un propósito comercial directo. Esto incluye los gastos relacionados con la gestión y el mantenimiento de su negocio, así como los incurridos durante la realización de actividades comerciales.
- Justificado y documentado: Para reclamar deducciones fiscales, debe mantener registros y documentación minuciosos de sus gastos. Esto incluye recibos, facturas y una explicación clara del propósito comercial del gasto.
- Consistente con las leyes tributarias locales: las leyes tributarias pueden variar según la ubicación y cambiar con el tiempo. Es fundamental mantenerse informado sobre las normas fiscales de su zona y asegurarse de que sus gastos cumplan con estas normas.
Lista de gastos comerciales: deducibles y no deducibles de impuestos
A continuación se muestra una lista general de gastos comerciales deducibles y no deducibles de impuestos que una corporación global podría enfrentar. Sin embargo, es fundamental consultar con expertos en impuestos y considerar las regulaciones locales para obtener una orientación precisa:
Gastos deducibles de impuestos:
- Costos operativos
- Los gastos de viaje
- Investigación y desarrollo (I+D)
- Publicidad y Marketing
- Beneficios para empleados
- Pagos de interés
- Honorarios profesionales
- Contribuciones caritativas
- Depreciación
- Gastos legales
Gastos no deducibles:
- Gastos personales no comerciales
- Gastos no conformes
- Dividendos: Pagos a los accionistas en forma de dividendos, ya que generalmente no se consideran gastos comerciales a efectos fiscales.
- Actividades ilegales
- Obsequios y entretenimiento no comerciales: obsequios y gastos de entretenimiento que no están directamente relacionados con actividades comerciales o que exceden los límites permitidos.
- Gastos de lujo: Gastos excesivos o extravagantes que no se alinean con las operaciones principales del negocio.
Tenga en cuenta que la deducibilidad fiscal de los gastos puede variar significativamente entre países, y es vital que una empresa global trabaje con profesionales fiscales que tengan experiencia en las regulaciones fiscales específicas de cada jurisdicción donde operan.
Las leyes y regulaciones tributarias pueden cambiar con el tiempo, por lo que mantenerse informado y cumplir es esencial para la salud financiera de una corporación global.
Centro de compliance de Yokoy
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Mejores prácticas para configurar categorías de gastos comerciales
Garantizar una categorización coherente de los gastos comerciales es esencial para mantener registros financieros precisos y procesos optimizados. A continuación se presentan algunos principios a seguir al configurar sus categorías.
1. Identifique categorías y adáptelas a su negocio.
Personalice sus categorías de gastos para que coincidan con sus necesidades comerciales específicas. Utilice categorías detalladas para proporcionar un desglose claro de los gastos. En lugar de una categoría genérica de «Varios», cree categorías específicas como «Suministros de oficina», «Viajes» o «Marketing».
Esto garantiza que su equipo financiero comprenda y administre fácilmente los gastos.
Simplifique la clasificación de gastos manteniendo las categorías amplias y limitando la cantidad de cuentas del libro mayor. Utilice campos personalizados para capturar detalles esenciales de las transacciones (quién, qué, dónde, por qué) para generar informes y reclasificaciones flexibles.
Por ejemplo, si bien es posible que necesites saber que un empleado compró una comida para realizar un seguimiento interno, las deducciones de impuestos requieren detalles como la cantidad de comensales y los temas de discusión.
Este nivel de granularidad puede afectar los porcentajes deducibles, lo que hace que los detalles de transacciones personalizados sean invaluables para optimizar los informes y obtener beneficios fiscales.
2. Utilice una convención de nomenclatura coherente
Implementar una convención de nomenclatura uniforme es el eje de la claridad y la cohesión. Opte por nombres que sean lúcidos, concisos y fácilmente comprensibles, asegurándose de que todos compartan una comprensión y un recuerdo común de las categorías de gastos.
A continuación se muestran algunos ejemplos de implementación de una convención de nomenclatura coherente para categorías de gastos:
Los gastos de viaje:
- Claro y coherente: «Paaje aéreo», «Alojamiento», «Comidas», «Transporte», «Varios»
- Inconsistente: «Costos de vuelo», «Gastos de alojamiento», «Alimentación», «Transporte de viaje», «Otros gastos»
Material de oficina:
- Claro y coherente: «Papelería», «Mobiliario de oficina», «Computadoras y software», «Mantenimiento y reparaciones».
- Inconsistente: «Materiales de oficina», «Mobiliario de oficina», «Tecnología y software», «Reparaciones y mantenimiento»
Gastos de marketing:
- Claro y consistente: «Publicidad en línea», «Publicidad impresa», «Eventos y promociones», «Relaciones públicas y medios»
- Inconsistente: «Marketing digital», «Anuncios impresos», «Actividades promocionales», «Relaciones públicas»
Beneficios para empleados:
- Claro y consistente: “Seguros de Salud”, “Planes de Jubilación”, “Capacitación de Empleados”, “Programas de Reconocimiento”
- Inconsistente: «Cobertura médica», «Planes de pensiones», «Desarrollo del personal», «Recompensas y reconocimientos»
Utilidades:
- Claro y coherente: «Electricidad», «Agua y Gas», «Internet y Teléfono», «Gestión de Residuos»
- Inconsistente: «Costos de energía», «Facturas de agua», «Servicios de comunicación», «Eliminación de residuos»
3. Gastos similares agregados
La consolidación de gastos similares sirve como una poderosa lente a través de la cual se pueden discernir patrones y tendencias de gasto.
Por ejemplo, puede consolidar todos sus gastos de suministros de oficina en una sola categoría para ver más fácilmente en qué gastos incurren sus empleados. Alternativamente, los gastos de marketing se pueden agrupar en una categoría distinta.
Este sistema ayuda a crear categorías de gastos simplificadas y reduce el riesgo de errores durante la presentación de informes de gastos.
4. Utilice subcategorías cuando sea necesario
Además de establecer categorías amplias, la incorporación de subcategorías es una estratagema refinada para la clasificación de gastos en profundidad.
Considere, por ejemplo, una categoría de «comidas y entretenimiento», dentro de la cual puede crear subcategorías como «comidas de clientes», «comidas de empleados» y «gastos de entretenimiento». Este enfoque escalonado proporciona una comprensión más granular de su panorama de gastos.
5. Establecer políticas de gastos claras
Desarrolle políticas de gastos detalladas que definan claramente las diferentes categorías de gastos y proporcionen ejemplos para cada categoría. Comunicar estas políticas a todos los empleados, asegurándose de que comprendan las reglas y expectativas.
6. Alinearse con los códigos tributarios
Asegúrese de que sus categorías de gastos se alineen con los códigos y regulaciones tributarias locales para simplificar la declaración de impuestos y la reclamación del IVA, y cumplir con las normas.
7. Educa a tu equipo
Brindar capacitación a los empleados sobre categorización de gastos y cumplimiento de políticas. Esto minimiza los errores y garantiza informes financieros precisos. Mantenga a los empleados actualizados sobre cualquier cambio en las políticas o el plan de cuentas.
8. Aprovechar la tecnología para hacer cumplir el cumplimiento
Considere la posibilidad de utilizar un software de gestión de gastos como Yokoy, que utiliza automatización impulsada por IA para agilizar los procesos de gastos de principio a fin, reduciendo el trabajo manual y disminuyendo el riesgo de errores y fraude.
CATEGORIZACIÓN AUTOMATIZADA
- Utilice software de gestión de gastos con capacidades de inteligencia artificial para automatizar la categorización basada en reglas predefinidas.
- Asegúrese de que el software esté configurado para categorizar los gastos con precisión.
CONFIGURAR FLUJOS DE TRABAJO DE APROBACIÓN DE GASTOS
- Identifique las partes interesadas: determine quién debe participar en el proceso de aprobación. Por lo general, esto incluye a los empleados que incurren en gastos, sus gerentes y al personal de finanzas o contabilidad.
- Establezca políticas de gasto: cree políticas de gasto claras que describan qué gastos están permitidos y bajo qué circunstancias. Estas políticas deben comunicarse a todos los empleados.
- Definir niveles de aprobación: determine la jerarquía de aprobaciones. Por ejemplo, los gastos de bajo valor pueden requerir la aprobación de un gerente directo, mientras que los gastos de alto valor pueden necesitar la aprobación de un jefe de departamento o gerente de finanzas.
- Configure el flujo de trabajo: en su sistema de gestión de gastos, configure el flujo de trabajo para que coincida con la estructura de aprobación de su organización. Asigne aprobadores específicos a diferentes categorías o montos de gastos.
- Presentación de gastos: Los empleados deberán presentar sus gastos a través del sistema de gestión de gastos. Deberán adjuntar recibos y proporcionar detalles de cada gasto.
- Revisión y aprobación: los aprobadores reciben notificaciones cuando los gastos se presentan para su aprobación. Revisan los gastos, asegurando que cumplan con las políticas de gasto.
- Enrutamiento automatizado: el sistema enruta automáticamente los gastos al aprobador apropiado según los niveles de aprobación predefinidos.
- Manejo de excepciones: Defina un proceso para manejar excepciones o gastos que requieran mayor revisión o aclaración.
- Seguimiento e informes: utilice el sistema para realizar un seguimiento del estado de los gastos en el flujo de trabajo de aprobación. Generar informes para auditoría y análisis.
- Aprobación final y reembolso: Una vez obtenidas todas las aprobaciones necesarias, los gastos se marcan como finales y listos para el pago. El equipo de finanzas puede procesar reembolsos o pagos.
Yokoy Expense
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AUDITORÍA PERIÓDICA DE GASTOS
- Realizar auditorías periódicas de gastos para identificar inconsistencias o errores. Aborde cualquier problema con prontitud para mantener la precisión.
SEGUIMIENTO DE CAMBIOS Y REVISIONES
- Mantenga un registro de cualquier cambio o revisión realizada al sistema de categorización de gastos.
- Documente los motivos de estos cambios para referencia futura.
Al adherirse a estas reglas y principios, puede establecer una base sólida para una categorización de gastos comerciales consistente y precisa, lo que en última instancia conducirá a un mejor control e informes financieros.
Próximos pasos
Comprender estas categorías comunes de gastos comerciales permite a los profesionales financieros como usted tomar decisiones informadas.
Puede utilizar este conocimiento para implementar estrategias efectivas de gestión de gastos, controlar los gastos y aumentar la eficiencia.
También es crucial considerar la automatización de los procesos de gestión de gastos y aprovechar las soluciones de inteligencia artificial para reducir el trabajo manual y mejorar la precisión.
Yokoy puede ayudarle a configurar un sistema y proceso de gestión de gastos eficaz. Si desea ver nuestro software en la práctica, puede reservar una demostración a continuación.
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