Gestión del gasto de cola: ¿Qué es el gasto de cola y cómo reducirlo?
- Última actualización: septiembre 30, 2023
- Finance education
Growth Marketing Manager
El gasto final es un área crítica en las adquisiciones que a menudo permanece en la sombra. Este término abarca las numerosas transacciones no administradas, de alto volumen y de bajo valor que ocurren dentro de una organización.
Si bien puede representar una porción relativamente pequeña de su gasto en adquisiciones, su impacto en sus resultados dista mucho de ser insignificante.
En este artículo, analizamos más de cerca las consecuencias de un gasto de cola mal gestionado, las mejores prácticas para gestionar eficazmente el gasto empresarial y el papel de la IA y la automatización en este proceso.
¿Qué es el gasto de cola?
Nuestra discusión sobre el gasto de cola no puede comenzar sin entrar en detalles sobre el Principio de Pareto. Básicamente, el gasto de cola se basa en la curva de Pareto o regla 80/20.
Cuando se aplica a adquisiciones, la regla establece que el 80% del gasto total se realiza con sólo el 20% de los proveedores. Entonces, el 20% restante del gasto utiliza el 80% de los proveedores.
Ese 80% representa una cantidad significativa de transacciones realizadas por una gran cantidad de proveedores y crea una cola larga e inmanejable que sigue creciendo. La regla es útil para la segmentación del gasto y ayuda a los profesionales del abastecimiento a determinar dónde centrar su atención.
Ahora, definamos el término.
El gasto de cola abarca las transacciones no estratégicas, de gran volumen y de bajo valor, o las compras poco frecuentes que realiza una organización. Estos gastos suelen estar dispersos entre diferentes departamentos, proveedores y categorías, lo que dificulta su seguimiento y gestión eficaz.
El gasto de cola generalmente incluye compras y servicios pequeños y únicos que quedan fuera de los procesos centrales de adquisición.
Ejemplos de gasto de cola
1. Caja chica
En el nivel más bajo de la jerarquía de gastos de cola se encuentran los gastos diarios necesarios para las operaciones de una organización, que a menudo se incurren fuera del proceso de adquisiciones regular. Ejemplos incluyen:
- Almuerzos: Pequeños gastos de alimentación de los empleados.
- Taxis: Costos de transporte.
- Combustible: Repostaje de vehículos de la empresa.
- Gastos varios de trabajo.
2. Gasto en el mercado electrónico
Ligeramente por encima del gasto en caja chica está el gasto en mercados electrónicos, caracterizado por compras estándar y repetibles que las organizaciones realizan con frecuencia. Estas transacciones generalmente se consideran de bajo valor material y no se negocian intensamente. Los ejemplos abarcan:
- Papelería: Material de oficina como papel y bolígrafos.
- Baterías: Fuentes de energía de uso común.
- Herramientas eléctricas: Herramientas para mantenimiento y reparación.
- Vasos de papel: Vasos desechables para uso de oficina.
- Portátiles: Equipo informático estándar.
- Mobiliario de oficina: muebles básicos como ventiladores de escritorio, mesas y sillas.
3. Catálogos personalizados
El gasto en catálogos personalizados introduce complejidad, ya que implica requisitos comerciales específicos. En determinadas industrias, como la fabricación, los catálogos personalizados pueden incluir artículos únicos, como herramientas eléctricas especializadas.
No todas las empresas tienen gastos en catálogos personalizados, pero cuando están presentes, pueden representar una parte sustancial de los gastos de adquisición, a veces hasta el 15%.
4. Compras tácticas
Al ascender en la cadena de gasto final, nos encontramos con compras tácticas, que comparten similitudes con las compras al contado. Las compras tácticas se caracterizan por compras que sólo conoce el usuario final.
Estos artículos se han comprado previamente y se ha establecido el proveedor o la base de proveedores. Se diferencian del gasto en catálogos personalizados debido a una menor frecuencia de compra, lo que hace innecesario un marco de adquisiciones especializado.
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¿Cómo se analiza el gasto de cola?
Analizar el gasto de cola es crucial para controlar y optimizar estos gastos. Así es como puedes hacerlo.
1. Agregación de datos
El gasto de cola es una categoría amplia. Para gestionarlo de forma eficaz, comience recopilando datos de diversas fuentes dentro de su organización, incluidas adquisiciones, cuentas por pagar e informes de gastos. Esto ayuda a crear una visión integral del gasto final.
2. Categorización
El gasto final puede variar, así que establezca una definición clara y específica para su organización. Clasifique los elementos de gasto final para identificar temas comunes. Esto ayuda a comprender dónde se produce la mayor parte del gasto no estratégico.
Por ejemplo:
- Cola oculta: Los proveedores más grandes, a menudo con contratos vigentes pero con gastos ocultos.
- Cabeza de cola: Gastar entre 50.000 y 1 millón de dólares al año, sin una gestión estratégica.
- En la mitad de la cola: Compras de varios proveedores que oscilan entre 2.000 y 200.000 dólares por proveedor.
- Cola de la cola: Proveedores con un gasto inferior a 2.000 dólares, muy fragmentados y transaccionales.
3. Análisis de proveedores
Examine los proveedores que contribuyen a su gasto final. Determine si existen proveedores preferidos que puedan usarse para consolidar compras.
4. Análisis de control de gastos
Evalúe sus medidas de control de gastos existentes e identifique brechas en la gestión del gasto final. Asegúrese de que la mayoría de las compras se manejen estratégicamente. Utilice métricas de KPI para realizar un seguimiento del progreso, incluida la reducción de costos, los costos de transacción y la visibilidad del gasto.
El objetivo final es ahorrar dinero para la organización y todos estos pasos respaldan este objetivo.
¿Cuáles son los principales desafíos de la gestión del gasto de cola?
La gestión del gasto final presenta varios desafíos, que a menudo giran en torno a la falta de visibilidad, control y procesos fragmentados.
Falta de visibilidad de los datos de gastos
Uno de los desafíos importantes al lidiar con el gasto de cola es la visibilidad limitada de estas transacciones más pequeñas. Cuando estas compras no se rastrean o registran adecuadamente, resulta difícil analizarlas, controlarlas u optimizarlas. Esta falta de datos puede obstaculizar las oportunidades de ahorro de costos.
Falta de control del gasto
En muchas organizaciones, el gasto final sigue sin control, lo que genera costos excesivos o innecesarios. Sin medidas de control adecuadas, es difícil hacer cumplir las políticas de adquisiciones y los contratos con los proveedores, lo que puede conducir a un gasto ineficiente.
Procesos de gestión de gastos fragmentados
La naturaleza descentralizada del gasto de cola a menudo significa que diferentes departamentos o individuos son responsables de estas compras. Este enfoque fragmentado dificulta la aplicación de procedimientos de adquisición estándar, negociar mejores acuerdos con los proveedores y consolidar compras para ahorrar costos.
Opinión
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Thomas Inhelder,
CFO en Yokoy
Cómo el software de gestión de gastos ayuda a reducir los gastos finales
El software de gestión de gastos desempeña un papel fundamental a la hora de reducir los gastos finales al optimizar los procesos, mejorar la visibilidad y promover prácticas de adquisiciones rentables. Así es como lo logra:
1. Visibilidad mejorada
- Agregación de datos: el software de gestión de gastos recopila datos de diversas fuentes, proporcionando una visión completa de todos los gastos, incluidos los gastos finales.
- Monitoreo en tiempo real: ofrece seguimiento en tiempo real de las transacciones de gastos finales, lo que facilita la identificación de compras irregulares o fuera de contrato.
- Categorización: el software clasifica los elementos de gasto final, lo que ayuda a los equipos de adquisiciones a comprender dónde se producen los gastos no estratégicos.
2. Análisis de gastos automatizado
- Segmentación de gastos: el software de gestión de gastos automatiza el proceso de categorización y segmentación de productos básicos de gasto final, lo que permite un análisis más específico.
- Clasificación del gasto: clasifica el gasto de cola en diferentes segmentos, como cola oculta, cabeza de cola, mitad de cola y cola de cola, según el valor de la transacción y las relaciones con los proveedores.
3. Control mejorado
- Cumplimiento de políticas: el software de gestión de gastos hace cumplir las políticas de adquisiciones, garantizando que todas las compras se alineen con las pautas de la organización.
- Flujos de trabajo de aprobación: agiliza los procesos de aprobación, reduciendo la probabilidad de gastos no autorizados o inconformistas.
- Cumplimiento de contratos: el software supervisa el cumplimiento de los contratos de los proveedores y alerta a los equipos de adquisiciones sobre cualquier desviación.
Caso de éxito
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Buhler necesitaba una solución digital que pudiera agilizar y optimizar sus procesos financieros y automatizar la gestión de gastos a escala. Con Yokoy, procesan el 80% de sus gastos dentro de los 4 días posteriores a la presentación.
4. Colaboración con proveedores
- Negociación y consolidación: el software de gestión de gastos ayuda en las negociaciones con proveedores y el abastecimiento estratégico al consolidar las compras de gastos finales y ayudar a los equipos financieros a identificar oportunidades de ahorro de costos.
- Selección de proveedores preferidos: permite a las organizaciones seleccionar proveedores preferidos para varias categorías de gastos finales, lo que reduce la fragmentación de proveedores y disminuye el número total de proveedores.
5. Reducción de costos
- Evitación de costos: al automatizar el análisis y el seguimiento de gastos, el software de gestión de gastos ayuda a evitar gastos innecesarios o excesivos.
- Negociaciones masivas: el software identifica oportunidades para negociaciones masivas o descuentos por volumen, lo que reduce aún más los costos.
- Transformación estratégica: ayuda a trasladar los gastos finales a gastos gestionados estratégicamente, donde el control de costos y las prácticas de adquisiciones eficientes son estándar.
6. Cumplimiento y presentación de informes
- Cumplimiento normativo: el software de gestión de gastos garantiza que las transacciones de gastos finales cumplan con los estándares regulatorios, lo que reduce el riesgo de incumplimiento.
- Informes detallados: proporciona informes detallados sobre el rendimiento del gasto final, lo que ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de la reducción de costos, los costos de transacción y la visibilidad del gasto.
En conclusión, el software de gestión de gastos es un activo valioso para reducir los gastos finales.
Al mejorar la visibilidad, automatizar el análisis, hacer cumplir políticas y promover la colaboración con los proveedores, permite a las organizaciones optimizar los procesos de adquisiciones y lograr ahorros de costos en sus esfuerzos de gestión de gastos finales.
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