Cómo automatizar sus flujos de trabajo de aprobación de facturas con Yokoy
- Última actualización: agosto 14, 2023
- Invoice management
Product Manager, Yokoy
Incluso en el mundo experto en tecnología de hoy, algunas empresas todavía se adhieren a los procesos basados en papel cuando se trata de manejar y aprobar facturas. Estamos hablando de montones de facturas en papel que se envían a equipos remotos que escanean y escriben manualmente los datos de la factura en un software anticuado.
Imagine recibir las facturas de los proveedores en papel o en formato electrónico, luego tener que digitalizar los datos para estructurarlos más y verificar manualmente si hay duplicados antes de ingresar finalmente toda esa información en el sistema de gestión de facturas.
Estos pasos que consumen mucho tiempo no solo son propensos a errores humanos, sino que también pueden crear fácilmente cuellos de botella innecesarios en los procesos comerciales manejados por los equipos de finanzas, lo que genera pagos atrasados, costos adicionales debido a retrasos y malas relaciones con los proveedores.
En este artículo, analizaremos más de cerca las implicaciones de la gestión manual de facturas y exploraremos los beneficios del software de automatización.
¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación de facturas?
Un flujo de trabajo de aprobación de facturas es un enfoque estructurado para revisar, autorizar y administrar facturas entrantes de proveedores o vendedores.
Los flujos de trabajo aseguran que las facturas se verifiquen con precisión, cumplan con las políticas y regulaciones de la empresa y se aprueben para el pago de manera controlada y transparente. Al optimizar sus flujos de trabajo de aprobación de facturas, las empresas pueden evitar errores y pagos duplicados, reducir los riesgos de fraude, mantener la precisión financiera y fomentar buenas relaciones con los proveedores.
Los pasos y componentes de un flujo de trabajo de aprobación de facturas pueden variar según el tamaño de la organización, la industria y los requisitos específicos, pero hay algunos pasos comunes por los que pasa una factura antes del pago.
En la siguiente sección, profundizaremos en los pasos típicos que constituyen un sólido flujo de trabajo de aprobación de facturas.
Pasos típicos en un flujo de trabajo de aprobación de facturas
Un flujo de trabajo de aprobación de facturas bien estructurado garantiza la precisión, el cumplimiento y la transparencia en el proceso de pago. Desde la verificación inicial hasta el procesamiento de pagos, cada paso juega un papel crucial en la protección de la integridad financiera de la organización mientras se mantienen relaciones positivas con los proveedores.
Recibo de factura
El proceso comienza cuando la empresa recibe una factura de un vendedor o proveedor por los bienes o servicios prestados. El formato de la factura puede diferir según el enfoque adoptado para el proceso de cuentas por pagar y el grado de automatización de AP aplicado.
Verificación de factura
La factura se revisa minuciosamente para garantizar la precisión y la integridad. Esto incluye verificar que el número de factura, el precio, la cantidad y la descripción de los bienes o servicios sean correctos, así como confirmar que la factura coincida con los términos de la orden de compra o contrato original.
Emparejamiento y emparejamiento de tres vías
Si corresponde, se realiza una conciliación de facturas de dos, tres o cuatro vías. Esto implica comparar la factura con la orden de compra correspondiente y el informe de recepción. Los tres documentos deben alinearse en términos de cantidades, monto de la factura y artículos recibidos. Este paso garantiza que no falte información y ayuda a evitar que se procesen pagos de facturas fraudulentos o erróneos.
Manejo de excepciones
Si se encuentran discrepancias o excepciones durante el proceso de verificación, se abordan estos problemas. Las excepciones podrían incluir discrepancias en cantidades, precios o artículos recibidos incorrectos. Se establece un proceso interno para resolver estas excepciones, que puede implicar la comunicación con el proveedor o los departamentos pertinentes.
Enrutamiento de aprobación
Una vez que se verifica la factura y se resuelven las excepciones, se enruta para su aprobación. El proceso de aprobación puede implicar varios niveles de autorización según la jerarquía y las políticas de la empresa. Los aprobadores pueden incluir gerentes de departamento, gerentes de proyecto o el equipo de AP.
Flujo de trabajo de aprobación
La factura se envía a través de un flujo de trabajo de aprobación. Esto podría ser un proceso manual que involucre firmas físicas o un sistema de flujo de trabajo automatizado que enrute la factura electrónicamente a los aprobadores apropiados según reglas predefinidas. Esto puede incluir aprobaciones multifuncionales que involucren no solo al departamento de finanzas, sino también a otros equipos.
Revisión de aprobadores
Los aprobadores revisan la factura para asegurarse de que cumpla con las políticas de la empresa y las asignaciones presupuestarias. También pueden revisar cualquier documentación relevante, como contratos o acuerdos, para verificar la exactitud de la factura.
Decisión de aprobación
En algunos casos, los aprobadores pueden solicitar documentación adicional o aclaraciones antes de otorgar la aprobación. Una vez que se obtienen todas las aprobaciones requeridas, la factura se marca como totalmente aprobada y lista para el pago.
Procesando pago
Después de la aprobación, la factura entra en la fase de procesamiento de pago. Según los términos y procesos de pago de la empresa, el pago podría iniciarse mediante la emisión de cheques, transferencia electrónica de fondos (EFT) u otros métodos de pago.
Conciliación de pagos
Una vez realizado el pago, el equipo de finanzas o cuentas por pagar concilia el pago con la factura. Este paso garantiza que se pagó la cantidad correcta y ayuda a mantener registros financieros precisos.
Archivado y mantenimiento de registros
La factura aprobada y toda la documentación pertinente se archivan con fines de registro y auditoría. Esto ayuda a mantener un historial transparente y rastreable de las transacciones financieras.
Es importante tener en cuenta que los pasos y procesos específicos pueden variar según el tamaño, la industria y las políticas internas de la empresa. Algunas organizaciones pueden tener flujos de trabajo de aprobación más complejos, mientras que otras pueden tener procesos más simplificados.
El software de gestión de facturas como Yokoy puede acelerar y simplificar significativamente estos pasos. Yokoy utiliza la automatización impulsada por IA para manejar todos los pasos, desde la captura de facturas y la correspondencia con el proveedor y la orden de compra, hasta la codificación de cada elemento de línea (categoría, objeto de costo, IVA, etc.) y la aprobación de facturas a través de flujos de trabajo automatizados.
A través de las integraciones con los sistemas ERP, Yokoy también automatiza el paso de publicación, lo que garantiza una verdadera automatización de la gestión de facturas de extremo a extremo.
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Tipos de flujos de trabajo de aprobación de facturas en Yokoy
Los tipos más comunes de flujos de aprobación de facturas en Yokoy son los flujos de trabajo basados en objetos de costos, gerentes de línea y proveedores.
FLUJOS DE TRABAJO BASADOS EN PROVEEDORES
En este tipo de flujo de trabajo, un cliente puede optar por asignar un aprobador de proveedor predeterminado cuando se envía una factura. Si no se asigna un aprobador, la factura se envía automáticamente al revisor.
FLUJOS DE TRABAJO BASADOS EN OBJETOS DE COSTE
En este tipo de flujo de trabajo, la IA de Yokoy lee la factura enviada y extrae todos los datos del objeto de costo, asignando automáticamente todos los propietarios del objeto de costo y sus delegados. Los propietarios de objetos de costo deben aprobar las facturas para que el proceso continúe. Si se excede el límite del objeto de costo, la factura se puede escalar al centro de costo principal.
FLUJO DE TRABAJO BASADO EN DIRECTOR DE LÍNEA
En este caso, la factura enviada se asigna automáticamente al superior jerárquico del remitente. Si hay umbrales de aprobación automática, todo hasta esos límites se aprueba automáticamente.
SIN FLUJOS DE APROBACIÓN
Yokoy permite aprobar facturas directamente, sin controles adicionales, en los casos en que solo se requiere una revisión financiera.
Aunque los clientes de Yokoy también pueden optar por flujos de aprobación mixtos que combinan, por ejemplo, aprobaciones de objetos de costos con flujos de trabajo basados en proveedores, tales flujos de trabajo de automatización son menos comunes. Los flujos de trabajo se configuran en la fase técnica del proyecto de implementación y se basan en el mapeo del proceso AP que precede al inicio de la implementación.
Artículo de blog
Plan de implementación de una solución de gestión de gastos globales: el enfoque de Yokoy
A través de nuestro trabajo con más de 600 clientes globales que van desde empresas medianas hasta grandes empresas, hemos desarrollado nuestro propio marco para transformar el proceso de gestión de gastos.
Gordan Grcman,
Senior Implementation Manager, Yokoy
Ejemplo: flujos de trabajo basados en objetos de costo y proveedores
Consideremos el escenario de configurar un flujo de trabajo basado tanto en el objeto de costo como en el proveedor. El objetivo es tener una factura aprobada por sus respectivos propietarios de objetos de costo y un aprobador adicional elegido en función del proveedor.
En Yokoy, puede crear un flujo de trabajo personalizado que incorpore ambos criterios. Así es como se desarrolla el proceso:
- Se ejecuta el flujo de trabajo inicial de aprobación del objeto de costo.
- Al completar el primer flujo de trabajo, Yokoy evalúa la necesidad de aprobadores adicionales y los incluye en el proceso de aprobación de facturas.
Como usuario del módulo Factura, es fundamental poder realizar un seguimiento del progreso de las facturas enviadas e identificar al siguiente aprobador en línea. Se puede acceder a esta información a través de la pestaña dedicada «Aprobadores» dentro de la Factura específica que le interesa.
Al hacer clic en una factura, podrá ver los próximos aprobadores en el flujo de aprobación establecido. Esta función le brinda información sobre quién revisará su factura a continuación, una vez que haya ingresado todos los detalles necesarios.
Además, al configurar el flujo de trabajo de aprobación en Yokoy, hay una opción para solicitar al sistema que envíe un correo electrónico de resumen al administrador del aprobador (o un usuario designado) que describa los detalles aprobados. Esta funcionalidad mejora la comunicación y el mantenimiento de registros.
Si está interesado en un escenario en particular, puede reservar una demostración con nuestro equipo a continuación.
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¿Cómo puede la automatización optimizar el flujo de trabajo de aprobación de facturas?
La automatización puede optimizar el flujo de trabajo de aprobación de facturas de varias maneras:
- Eficiencia y velocidad: los sistemas automatizados de gestión de facturas pueden procesar facturas rápidamente, eliminando la necesidad de la entrada y el enrutamiento manual de datos. Esto reduce los tiempos de procesamiento, lo que permite que las facturas avancen más rápido a través de la canalización de aprobación, lo que da como resultado pagos oportunos y un flujo de caja mejorado.
- Errores reducidos: la entrada manual de datos es propensa a errores, como errores tipográficos o cifras incorrectas. La automatización garantiza la captura precisa de datos, lo que reduce el riesgo de discrepancias, errores de pago y la necesidad de correcciones que consumen mucho tiempo.
- Estandarización del flujo de trabajo: los flujos de trabajo automatizados imponen procesos de aprobación consistentes, lo que garantiza que cada factura siga el mismo camino y cumpla con las políticas de la empresa. Esto minimiza la confusión y asegura el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
- Transparencia y visibilidad: los sistemas automatizados brindan visibilidad en tiempo real del proceso de aprobación de facturas. Las partes interesadas pueden realizar un seguimiento del progreso de las facturas, identificar cuellos de botella y tomar decisiones informadas, mejorando la transparencia y la rendición de cuentas.
- Pista de auditoría: la automatización crea una pista de auditoría electrónica de todas las actividades relacionadas con las facturas, incluidas las aprobaciones, los rechazos y las modificaciones. Esta trazabilidad es invaluable para el cumplimiento, las auditorías internas y la resolución de disputas.
- Notificación y alertas: los sistemas automatizados pueden enviar notificaciones y alertas a las partes relevantes cuando una factura requiere atención o aprobación. Esto reduce los retrasos y garantiza acciones oportunas, evitando que las facturas se pierdan o se pasen por alto en las cadenas de correo electrónico.
- Análisis de datos: la automatización genera información de datos y ofrece análisis valiosos sobre tendencias de procesamiento de facturas, tiempos de aprobación y métricas de rendimiento. Estos datos se pueden utilizar para identificar áreas de mejora y optimizar aún más los procesos.
- Prevención del fraude: el procesamiento manual de facturas expone a las empresas al riesgo de actividades fraudulentas y pagos duplicados. En los flujos de trabajo basados en papel o por correo electrónico sin mecanismos de validación sólidos, es más fácil para las partes no autorizadas manipular o generar facturas falsas, lo que genera pagos duplicados y pérdidas financieras. La automatización puede incluir algoritmos de detección de fraude integrados y comprobaciones de validación, lo que reduce el riesgo de que las facturas duplicadas o fraudulentas pasen desapercibidas durante el proceso de aprobación.
- Reduzca el tiempo de pago: los procesos de aprobación manual a menudo presentan demoras debido al enrutamiento de facturas a través de varios departamentos y la obtención de firmas físicas. La automatización reduce los tiempos de procesamiento, lo que permite a las empresas aprovechar los descuentos por pago anticipado y mantener relaciones saludables con los proveedores.
En resumen, la automatización optimiza el flujo de trabajo de aprobación de facturas al mejorar la eficiencia, la precisión, la transparencia y el cumplimiento. Permite a las organizaciones administrar sus procesos de cuentas por pagar de manera más efectiva, lo que conduce a una mejor gestión financiera y excelencia operativa.
Próximos pasos
En un proceso de aprobación manual de facturas, se consume una cantidad significativa de tiempo en tareas como la revisión de documentos en papel, el envío de facturas a través de cadenas de correo electrónico, la obtención de firmas físicas y el seguimiento manual del progreso de las aprobaciones.
Como resultado, la eficiencia de todo el proceso se ve comprometida, lo que genera retrasos en los pagos, relaciones tensas con los proveedores y mayores costos operativos. La transición a un flujo de trabajo de aprobación de facturas automatizado puede agilizar drásticamente el proceso, reducir los tiempos de aprobación y mejorar la precisión a través de la validación automatizada.
Al implementar una solución de automatización como Yokoy, las empresas obtienen visibilidad en tiempo real de sus canales de aprobación de facturas. Esta transparencia permite una mejor coordinación entre los equipos, actualizaciones oportunas para las partes interesadas y la capacidad de abordar los cuellos de botella rápidamente, lo que en última instancia fomenta un proceso de cuentas por pagar más eficiente e informado.
Para ver cómo Yokoy puede automatizar sus flujos de trabajo de gestión de facturas, reserve una demostración a continuación.
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