Abordar los desafíos de las cuentas por pagar en las empresas manufactureras: estrategias para el éxito
- Última actualización: septiembre 9, 2023
- Invoice management, Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
En la industria manufacturera, los cuellos de botella en el proceso de AP pueden paralizar las operaciones. Los retrasos en la aprobación de facturas, las discrepancias en las órdenes de compra y los errores en el ingreso manual de datos son solo algunos de los obstáculos que comúnmente enfrentan los fabricantes.
Estos cuellos de botella no sólo ponen a prueba las relaciones con los proveedores, sino que también obstaculizan la visibilidad financiera y la toma de decisiones.
En Yokoy, entendemos los desafíos únicos que enfrentan las empresas manufactureras cuando se trata de sus procesos de cuentas por pagar (AP), y estamos aquí para transformar la forma en que administra sus finanzas.
En este artículo, le brindaremos información sobre cómo la tecnología de inteligencia artificial puede cambiar las reglas del juego para los fabricantes que buscan optimizar sus procesos de AP.
Desafíos de las cuentas por pagar en las empresas manufactureras
Los procesos de Cuentas por Pagar (AP) plantean desafíos únicos para las empresas manufactureras, debido a las complejidades de sus cadenas de suministro y el gran volumen de transacciones. Antes de profundizar en las soluciones, echemos un vistazo más de cerca a estos desafíos.
- Errores de entrada manual de datos: los errores humanos en la entrada de datos son un desafío común en los procesos de AP de fabricación. Los números mal escritos o la información incorrecta pueden provocar inexactitudes financieras y problemas de cumplimiento.
- Discrepancias entre facturas y órdenes de compra: Cotejar facturas con órdenes de compra puede ser una tarea minuciosa y propensa a errores. Las discrepancias pueden dar lugar a disputas de pago, lo que retrasará aún más el ciclo de AP.
- Aprobaciones de facturas retrasadas: los fabricantes suelen lidiar con un gran volumen de facturas y utilizan una combinación de procesos de aprobación manuales y hojas de cálculo de Excel junto con sus herramientas financieras. Esto no sólo requiere mucho tiempo, sino que a menudo provoca retrasos en los pagos a los proveedores, lo que afecta las relaciones y potencialmente incurre en sanciones.
- Condiciones de pago complejas: los fabricantes suelen negociar condiciones de pago complejas con los proveedores, incluidos descuentos, créditos y períodos de pago prolongados, que pueden resultar difíciles de gestionar manualmente.
- Múltiples ubicaciones y proveedores globales: las empresas manufactureras pueden tener múltiples ubicaciones y tratar con proveedores de diversas regiones, lo que dificulta la coordinación de los procesos de AP en diferentes zonas horarias e idiomas.
- Diversidad de proveedores: muchas empresas manufactureras trabajan con una amplia gama de proveedores, cada uno con sus propios métodos, formatos de factura y sistemas de facturación, lo que añade complejidad al proceso de adquisición.
- Gestión de inventario: el momento de los pagos a los proveedores es crucial para la gestión de inventario, y los retrasos pueden afectar los cronogramas de producción y la eficiencia de la cadena de suministro.
- Visibilidad financiera limitada: Los procesos de cuentas por pagar ineficientes obstaculizan la visibilidad financiera, lo que dificulta que los profesionales financieros tomen decisiones informadas y planifiquen de manera efectiva.
- Cumplimiento normativo: Cumplir con las regulaciones y leyes fiscales específicas de la industria puede ser complejo y exigente para los fabricantes, lo que requiere una cuidadosa atención a los detalles por parte del departamento de AP.
- Auditoría e informes: los fabricantes a menudo enfrentan requisitos de auditoría rigurosos, y mantener registros e informes de auditoría detallados puede consumir mucho tiempo y recursos.
Abordar estos desafíos a menudo requiere la adopción de tecnologías avanzadas, como la automatización impulsada por IA, que pueden optimizar los procesos comerciales, reducir errores, mejorar el cumplimiento y mejorar la eficiencia general en las empresas de fabricación.
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Cómo la automatización impulsada por IA puede solucionar el proceso de AP
El software de automatización de IA ofrece soluciones inventivas que trascienden las limitaciones de los procesos manuales.
Si bien no profundizaremos en todas las aplicaciones de la inteligencia artificial dentro del departamento financiero de las empresas manufactureras, nos centraremos en las áreas clave donde la IA puede mejorar el proceso de AP, mostrando cómo el software impulsado por IA como Yokoy ofrece soluciones innovadoras más allá de las limitaciones. de procedimientos manuales.
Reducir el trabajo manual para aumentar la eficiencia
La automatización impulsada por IA reduce significativamente el trabajo manual en el proceso de cuentas por pagar.
Al automatizar tareas rutinarias como la entrada de datos y los flujos de trabajo de aprobación, la IA libera tiempo valioso para los profesionales de finanzas. Esto conduce a un procesamiento de facturas más rápido y a una mayor eficiencia general.
Así es como la IA de Yokoy logra esto:
CAPTURA DE FACTURAS Y EXTRACCIÓN DE DATOS
Los sistemas de inteligencia artificial pueden capturar automáticamente datos de las facturas de los proveedores, incluidos los detalles del proveedor, los montos de las facturas y las líneas de pedido. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.
A diferencia del software heredado que no puede procesar adecuadamente datos no estructurados y que a menudo conduce a una combinación de pasos manuales y digitales, el motor de facturación de Yokoy no sólo puede leer los elementos de la factura, sino también «comprender» los datos y estructurarlos para su uso posterior.
Esto es extremadamente útil ya que permite flujos de datos fluidos entre herramientas financieras, para una verdadera automatización de un extremo a otro.
FLUJOS DE TRABAJO DE APROBACIÓN AUTOMATIZADOS
La automatización impulsada por inteligencia artificial puede enrutar facturas para su aprobación según reglas predefinidas, lo que garantiza la gobernanza y evita el caos en configuraciones con jerarquías complejas.
Por ejemplo, las facturas de bajo valor pueden aprobarse automáticamente, mientras que las de alto valor se dirigen al personal adecuado. Esto garantiza que las facturas avancen rápidamente por el proceso de aprobación, eliminando la necesidad de procesos manuales y permitiendo la automatización de las cuentas por pagar de un extremo a otro.
Yokoy permite a los equipos financieros configurar jerarquías de varios niveles y crear flujos de trabajo personalizados y flujos de aprobación previa. Por lo tanto, depende de su departamento de cuentas por pagar decidir cuánta estandarización y flexibilidad quieren tener.
Artículo del blog
Cómo automatizar sus flujos de trabajo de aprobación de facturas con Yokoy
El módulo de procesamiento de facturas de Yokoy le permite crear flujos de trabajo de aprobación de facturas totalmente automatizados, garantizando precisión y cumplimiento.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Validación de datos de factura
La tecnología de IA está diseñada para eliminar errores de entrada manual de datos. Con la extracción y validación de datos inteligentes, el riesgo de imprecisiones se reduce significativamente, lo que garantiza la integridad de los datos. Pero esto no se limita a introducir datos en un sistema de procesamiento de facturas.
Los sistemas de inteligencia artificial como Yokoy pueden validar los datos de las facturas de los proveedores con respecto a las órdenes de compra y los recibos. Cualquier discrepancia se marca para su revisión en tiempo real, lo que reduce la probabilidad de pagos incorrectos o duplicados.
Con el tiempo, la inteligencia artificial aprende de los datos históricos, mejorando su precisión a la hora de reconocer y validar la información. Esto es posible a través de algoritmos de aprendizaje automático, cuyas mejoras continuas reducen las tasas de error al mínimo.
Además de este beneficio, las comprobaciones automatizadas permiten funcionalidades como coincidencia bidireccional o triple y manejo de excepciones.
Además, la inteligencia artificial puede corregir automáticamente errores comunes en la entrada de datos, como errores tipográficos o información faltante, garantizando la precisión de los datos. De esta manera, el equipo de AP no tiene que corregir errores manualmente y puede liberar tiempo para tareas más estratégicas. A través de integraciones con sistemas ERP, los datos se pueden enviar automáticamente para obtener registros precisos.
Agiliza el procesamiento de facturas
Otra forma en que la automatización impulsada por la IA puede beneficiar a la industria manufacturera es agilizando todo el ciclo de procesamiento de facturas.
Ya hemos mencionado que software como Yokoy puede automatizar la captura de datos de facturas, pero además de eso, la herramienta también puede encargarse de la codificación, la comparación y el manejo de excepciones.
CODIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DE FACTURAS
Yokoy asigna automáticamente códigos de libro mayor o centros de costos a las facturas según reglas predefinidas, lo que acelera el proceso de codificación de facturas y elimina la necesidad de intervención manual.
El software de inteligencia artificial para la automatización de cuentas por pagar puede hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra y los recibos de mercancías automáticamente. Dependiendo de la herramienta utilizada y su configuración, esto puede incluir la combinación de dos vías, la combinación de tres o la combinación de 4 vías.
MANEJO DE EXCEPCIONES
En los casos en que haya discrepancias o problemas con una factura, las soluciones de procesamiento de facturas como Yokoy pueden marcarlas para su revisión en tiempo real. Esto garantiza que solo se retrasen las facturas que requieren atención humana, lo que acelera el proceso para la mayoría de las facturas.
A través de flujos de trabajo personalizados, los casos extremos se pueden redirigir automáticamente a las partes interesadas designadas para realizar más comprobaciones.
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Automatización del procesamiento de facturas: pasos del proceso y cómo empezar
Descubra cómo funciona la automatización de facturas con tecnología de inteligencia artificial y cómo puede ayudarlo a ahorrar tiempo, reducir riesgos y mejorar su visión del flujo de caja.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Consolidar el panorama tecnológico
Al interactuar con clientes y prospectos en la industria manufacturera, con frecuencia nos encontramos con preocupaciones sobre implementaciones mal ejecutadas y la ausencia de integración de sistemas, que son los principales contribuyentes a procesos inconexos y flujos de trabajo de AP fragmentados.
Como resultado, recomendamos encarecidamente seleccionar una solución de automatización de AP impulsada por IA que se alinee con los requisitos únicos de su empresa de fabricación y se integre perfectamente con su infraestructura de TI existente.
Las soluciones de automatización de AP están diseñadas para integrarse con sistemas ERP, software de contabilidad o herramientas de adquisiciones existentes. Esta consolidación agiliza el flujo de datos y reduce la necesidad de múltiples aplicaciones.
Además, el software AP moderno permite la escalabilidad y no lo limita a un solo proveedor.
Yokoy, por ejemplo, está diseñado para organizaciones globales con múltiples entidades y configuraciones complejas de P2P y AP. Está diseñado para ser altamente flexible y modular, admitir múltiples monedas e idiomas y hacer cumplir el cumplimiento en todas las geografías a través de reglas de automatización e inteligencia artificial integradas.
Caso de éxito
Cómo Buhler aceleró su gestión de viajes y gastos con Yokoy
Buhler necesitaba una solución digital que pudiera agilizar y optimizar sus procesos financieros y automatizar la gestión de gastos a escala. Con Yokoy, procesan el 80% de sus gastos dentro de los 4 días posteriores a la presentación.
Mejore la visibilidad a través de datos en tiempo real
La inteligencia artificial proporciona información en tiempo real sobre su proceso de AP. Los profesionales de finanzas pueden acceder a datos y análisis actualizados, mejorando la visibilidad y permitiendo la toma de decisiones basada en datos.
INFORMES PERSONALIZADOS
Muchas soluciones de inteligencia artificial proporcionan un panel centralizado donde los profesionales financieros pueden acceder a toda la información analítica de gastos, desde facturas hasta aprobaciones, en un solo lugar. Esto simplifica la experiencia del usuario y reduce la complejidad de administrar varias herramientas, lo que facilita la generación de informes de gastos sobre la marcha.
PRONÓSTICO
Con datos históricos y análisis predictivos basados en IA, puede pronosticar el flujo de caja futuro y planificar en consecuencia, garantizando la estabilidad financiera.
Hacer cumplir el cumplimiento
Otro beneficio importante del software de automatización para la industria manufacturera es que garantiza que su proceso de AP cumpla con las regulaciones de la industria y las políticas de la empresa. Ayuda a identificar y señalar cualquier discrepancia o posibles problemas de cumplimiento, lo que reduce el riesgo y mantiene sus procesos a prueba de auditorías.
VERIFICACIONES DE CUMPLIMIENTO AUTOMATIZADAS
La IA puede verificar automáticamente que las facturas cumplan con las regulaciones fiscales, las políticas de gastos de la empresa y otros requisitos legales. Esto reduce el riesgo de incumplimiento y sanciones asociadas.
Por ejemplo, Yokoy verifica las facturas y los gastos con respecto a dichas regulaciones y políticas en tiempo real, señalando actividades sospechosas y notificando a las partes interesadas relevantes.
Los algoritmos de inteligencia artificial identifican irregularidades o actividades potencialmente fraudulentas, como facturas duplicadas o patrones de pago inusuales. Esta detección temprana ayuda a prevenir pérdidas financieras.
Simplifique las pistas de auditoría
Con las herramientas modernas de cuentas por pagar, mantener registros de auditoría detallados resulta muy sencillo. Cada paso del proceso de AP se registra, lo que facilita las auditorías y reduce el riesgo de fraude.
MANTENIMIENTO DE REGISTROS AUTOMÁTICO
Yokoy registra automáticamente cada paso del proceso de AP, desde la recepción de la factura hasta el pago. Todo esto sucede en segundo plano y no interfiere con tu trabajo. Este seguimiento de auditoría integral simplifica el proceso de auditoría, ya que los auditores pueden rastrear fácilmente el historial de cada transacción.
CONTENCIÓN DE DATOS Y CONTROL DE ACCESO
Las soluciones de inteligencia artificial pueden almacenar de forma segura datos históricos durante períodos prolongados, lo que garantiza que cumpla con los requisitos reglamentarios para la retención de datos. La IA le permite controlar quién tiene acceso a la información del registro de auditoría, mejorando la seguridad y la privacidad.
Artículo de blog
Cómo garantizar el cumplimiento normativo con registros de auditoría automatizados
Aprenda cómo comenzar con los registros de auditoría automatizados para monitorear transacciones financieras, detectar anomalías y garantizar el cumplimiento de los controles internos y las regulaciones externas.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Mejorar las relaciones con los proveedores
En el mundo de la fabricación, las relaciones sólidas con los proveedores son esenciales para mantener una cadena de suministro fluida y garantizar condiciones favorables. La automatización de la IA ofrece una herramienta poderosa para fortalecer estas relaciones optimizando el procesamiento de pagos.
Al reducir el trabajo manual, las facturas se pueden procesar y pagar más rápidamente. Esto no sólo mejora las relaciones con los proveedores, sino que también puede aprovechar los descuentos por pago anticipado, lo que le ahorra dinero a la empresa.
Próximos pasos
Agilizar el proceso de cuentas por pagar en las empresas manufactureras a través de la automatización impulsada por IA es una inversión estratégica que no solo mejora la eficiencia sino que también impulsa el ahorro de costos y el cumplimiento.
Al adoptar la automatización impulsada por IA en su proceso de AP, puede lograr mejoras significativas en eficiencia, precisión, cumplimiento y visibilidad, lo que en última instancia impulsará el éxito en la competitiva industria manufacturera.
Si desea ver cómo Yokoy puede ayudarle a simplificar sus operaciones de AP, puede reservar una demostración a continuación.
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