El coste oculto y el factor de riesgo de los gastos
- Last updated: junio 4, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CEO, Yokoy
La demanda de viajes de negocios alcanzó los 1300 millones de dólares en todo el mundo en 2017 y se prevé que alcance los 1700 millones de dólares en 2023, lo que supone una tasa de crecimiento anual prevista de más del 4 %.
El motor de esta tendencia son los empleados, a los que se les exige viajar para captación de clientes, relaciones personales y transferencia de conocimientos; todas las áreas que se vuelven cada vez más globales pero que no pueden ser reemplazadas fácilmente por una máquina.
De acuerdo con la teoría económica, una mayor demanda se ha traducido en una mayor oferta, lo que a su vez ha impulsado servicios de viajes de negocios más fáciles, más baratos y más numerosos.
El potencial de ahorro oculto en la industria de los viajes de negocios
"Saber dónde y cómo se gasta el dinero puede ayudar a las empresas a obtener mejores ofertas para categorías de alto gasto y controlar el gasto real frente al presupuestado".
Los viajes de negocios son una industria enorme con muchas subindustrias, como servicios de viajes aéreos (p. ej., aerolíneas), viajes terrestres (p. ej., taxis, autobuses), agencias de viajes, seguros de viaje, software de viajes y muchos más.
Para la mayoría de las empresas, es un desafío asegurarse de que estén equipadas de manera eficiente en todos los aspectos de los viajes de negocios. Por lo tanto, la mayoría de las empresas han optimizado las partes obvias, como los agentes de viajes, las aerolíneas asociadas y los contratos hoteleros, pero han descuidado otras partes, como el proceso de gestión de gastos.
Un estudio realizado por la Asociación Global de Viajes de Negocios estima que el verdadero costo de procesamiento de un informe de gastos es de alrededor de $58. Los $58 incluyen el tiempo utilizado para archivar, enviar, revisar y procesar un gasto, gastos de herramientas y postales, así como montos incorrectos pagados y correcciones de errores.
El autor de este artículo argumenta que las reclamaciones de IVA (impuestos sobre las ventas y el uso) no realizadas también deben agregarse al costo de procesamiento: La mayoría de los declarantes de gastos no saben cómo ingresar correctamente el IVA y/o no tienen tiempo para hacerlo.
Imagine que tiene 500 empleados, cada uno de ellos gasta un artículo al mes y utiliza Excel o una herramienta manual para la gestión de gastos. Pagaría la asombrosa cantidad de 350 000 USD al año solo por el procesamiento de esos gastos.
Cumplimiento, prevención de fraude y conocimientos
Sin embargo, el costo es solo una parte del desafío de la gestión de gastos. La seguridad en torno al cumplimiento y la prevención del fraude es otro argumento sólido para deshacerse de los procesos manuales y semimanuales.
Además, se está perdiendo información sobre los datos. Saber dónde y cómo se gasta el dinero puede ayudar a las empresas a obtener mejores ofertas para categorías de alto gasto y controlar el gasto real frente al presupuestado.
Usa la inteligencia artificial para convertir la gestión de gastos en uno de tus puntos fuertes
Habiendo vivido procesos de gestión de gastos manuales y semiautomáticos en varias empresas, los fundadores de Yokoy han decidido cambiar radicalmente la forma en que se envían, revisan, aprueban y procesan los gastos.
El ahorro de tiempo y dinero se logra mediante el uso de tecnología de Inteligencia Artificial. Todas las tareas repetitivas, como la lectura de la información de los recibos, la categorización, la comprobación, la aprobación y el procesamiento financiero, se realizan de forma automática con pocos controles manuales intermedios.
Aún mejor, la tecnología de IA es capaz de autoaprender, lo que significa que cada interacción manual (por ejemplo, cambio manual de categoría) se utiliza para desarrollar aún más la herramienta.
Además, cuando corresponda, el modelo lee el IVA, verifica si está sujeto a devolución de impuestos soportados y, de ser así, los registra correctamente en el sistema ERP.
"Yokoy fue diseñado para ahorrar tiempo y dinero, aumentar la felicidad de los empleados, garantizar el cumplimiento y permitir conocimientos basados en datos".
La aplicación y la versión web de Yokoy están diseñadas para simplificar, a fin de que el remitente, el aprobador y el usuario de Finanzas dediquen el menor tiempo posible a sus tareas para acelerar todo el proceso. Esto significa que los empleados reciben un reembolso más rápido y tienen menos trabajo que hacer: ¡un verdadero impulsor de la felicidad de los empleados!
La tecnología de IA abre oportunidades completamente nuevas en la gestión de gastos. Con todos los datos disponibles, la inteligencia artificial puede prevenir el fraude de manera proactiva, garantizar que los gastos sospechosos se verifiquen y aprueben manualmente y señale a los aprobadores y a los usuarios de finanzas las partes correctas para procesar muchos gastos en un corto período de tiempo.
Además, Yokoy convierte los datos en información valiosa, como proveedores en los que tiene un potencial de ahorro.
Informe
Transformación de la gestión del gasto en la era de la IA: un informe marco
A medida que las empresas se enfrentan a complejidades cada vez mayores y una competencia en aumento, deben reconocer el potencial transformador de la inteligencia artificial para mantenerse a la vanguardia.
Mantenga sus procesos existentes y conecte su ERP para una integración completa
Como ninguna otra herramienta, Yokoy se integra a la perfección en sus procesos y sistemas existentes. Simplemente cargue sus políticas y flujos de trabajo y conecte Yokoy a su sistema ERP para una integración completa.
Lo más destacado de Yokoy es su flexibilidad. Yokoy es capaz de representar con precisión su jerarquía de costos actual, incluidas las entidades legales, las divisiones, los equipos, los proyectos, etc., incluso si una parte de la empresa se administra globalmente mientras que otra parte se ejecuta localmente.
La protección de datos es clave
La seguridad es una de las principales prioridades de Yokoy. Como empresa suiza, Yokoy se siente obligada a defender los valores de seguridad suizos y ha implementado estándares de seguridad a nivel bancario para la protección y el cifrado de datos (con registros de auditoría).
¡Todos los valores antes mencionados ayudan a reducir el costo de procesar un gasto de $58 a menos de $1!
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