De 456.000 $ perdidos al año al control total del gasto: Tres cambios de procesos que puedes aplicar hoy mismo
- Last updated: junio 3, 2023
- Spend management
Co-founder & CFO, Yokoy
En el contexto económico actual, con la inflación tocando techo y la recesión en el horizonte, las empresas -principalmente sus departamentos financieros- se ven presionadas para controlar los costes y recortar los gastos innecesarios. La forma más rápida de hacerlo es identificar los costes ocultos: no es nada nuevo, pero a menudo esta tarea resulta más difícil de lo que debería.
Dados los avances en la tecnología de gestión del gasto, cabría esperar que las empresas estuvieran al tanto de sus gastos. Pero lo cierto es que incluso las organizaciones que han digitalizado por completo sus departamentos financieros hace años siguen careciendo de una visibilidad total de sus gastos. Y esto hace prácticamente imposible calcular con precisión y puntualidad cuánto dinero están perdiendo, dónde y por qué.
Dado que los datos en tiempo real son clave para cualquier empresa en un entorno de ritmo rápido, los responsables de la toma de decisiones no deberían tener que esperar a final de mes o de trimestre para descubrir fugas de dinero no planificadas. Así que aquí tienes tres palancas de las que puedes tirar hoy mismo para detener las pérdidas y recuperar el control de tus gastos.
La caja negra del gasto empresarial
Tras haber trabajado con cientos de medianas y grandes empresas de todo el mundo en los últimos años, sabemos que las causas más comunes de las quejas sobre temas de control de costes son:
- Falta de control sobre los gastos de las tarjetas corporativas y la gestión de las tarjetas activas,
- Ausencia de información sobre patrones de gasto, como resúmenes de gastos de proveedores o costes de viajes de negocios,
- Declaraciones de impuestos no reclamadas, a menudo por desconocimiento de las normas y reglamentos internacionales,
- Facturas duplicadas o reclamaciones de gastos causadas por errores humanos y/o fraude,
- Métodos de trabajo ineficaces que hacen perder tiempo al personal y, por tanto, cuestan dinero a la empresa.
En una organización pequeña, estos gastos e ineficiencias pueden pasar desapercibidos, y los posibles beneficios fiscales pueden ser demasiado insignificantes para que merezca la pena el esfuerzo.
Pero a escala, en empresas con cientos o miles de empleados y gastos millonarios, estos costes se acumulan rápidamente, y lo que hoy parece aisladamente un gasto de bajo coste puede convertirse fácil y silenciosamente en una pérdida de 456.000 $ al año.
Entonces, ¿cómo evitar que esto ocurra? La respuesta corta es la visibilidad de principio a fin.
Tres cambios de procesos para una visibilidad total y un control del gasto
"Incluso las organizaciones que han digitalizado por completo sus departamentos financieros hace años siguen careciendo de una visibilidad total de sus gastos".
Cuando los clientes se dirigen a nosotros diciendo que carecen de visibilidad de sus gastos corporativos, no se refieren necesariamente a los datos.
Del mismo modo, la falta de control rara vez significa falta de políticas. De hecho, la mayoría de nuestros clientes utilizan algún mecanismo de recogida de datos y elaboración de informes, y tienen un conjunto de políticas en vigor cuando acuden a nosotros.
Lo que les suele faltar es una visión general en tiempo real de sus gastos y procesos, así como comprobaciones en tiempo real y refuerzos automatizados para evitar incumplimientos de las políticas.
Sin esto, el proceso es más bien reactivo, y no hay forma real de saber si se producen fugas presupuestarias o si los recibos y facturas se atascan en los flujos de aprobación.
Si esto te resulta familiar, esto es lo que puedes hacer para obtener una visibilidad total del gasto de tu empresa y evitar que los costes ocultos agoten tu presupuesto.
1. Centralizar las operaciones y los flujos de datos
Reúne tus gastos, facturas, pagos con tarjeta y reclamaciones de impuestos bajo un mismo techo, centralizando tanto tus procesos como tus flujos de datos en una plataforma integral. Esto actuará como tu única fuente de verdad para todos tus gastos corporativos.
Desde el punto de vista de los procesos, esto elimina los cuellos de botella al proporcionar a tu equipo una cabina central para todas las operaciones, y garantiza una mejor gobernanza, ya que todos los flujos de trabajo, normas y restricciones están integrados en una sola plataforma.
Con Yokoy, por ejemplo, puedes controlar los gastos -incluidos los pagos con tarjeta- muy de cerca, en un lugar central y en tiempo real, para que puedas reaccionar rápidamente mediante opciones como la congelación instantánea o los cambios de límite para determinadas tarjetas depositadas en proveedores.
Además, utilizar un sistema en lugar de múltiples soluciones puntuales reduce el número de integraciones necesarias para la automatización de extremo a extremo, y ahorra tiempo a tu equipo al eliminar la necesidad de cambiar entre sistemas para comprobar datos y aprobar gastos.
Por último, una plataforma central para todos tus datos garantiza no sólo una mejor visibilidad, sino también datos más limpios y exportaciones más sencillas, especialmente cuando se utilizan API abiertas para las integraciones.
2. Eliminar errores y costes ocultos con la IA
Una vez que todos tus pagos estén centralizados en una única plataforma, emplea la IA para automatizar la lógica de tu proceso, de extremo a extremo.
En Yokoy, por ejemplo, utilizamos la IA para automatizar la lógica de la mayoría de los pasos, desde la comprobación de recibos y la conciliación con las transacciones con tarjeta hasta el procesamiento de facturas y la reclamación del IVA.
La IA también se encarga de las comprobaciones de cumplimiento de las políticas internas y externas, identificando duplicados y valores atípicos, y señalando facturas o gastos cuestionables en tiempo real. De este modo, conseguimos eficacia sin comprometer la seguridad.
Es esta combinación de centralización de datos y gobernanza y automatización impulsadas por IA lo que está ayudando a los clientes a identificar los artículos no conformes y el potencial de ahorro, al tiempo que sirve de base para que el departamento de compras negocie potencialmente mejores tarifas con los proveedores.
Utilizando Yokoy Analytics, los clientes pueden detectar patrones inusuales en sus gastos, por ejemplo, aumentos ocultos en los costes de material de un proveedor. Una vez implantadas las reglas y establecidos los flujos de aprobación personalizados, se puede reducir significativamente el riesgo de fugas presupuestarias.
3. Aumentar la eficiencia mediante la automatización
Mientras que la IA te ayuda a ahorrar dinero desvelando costes ocultos y garantizando la gobernanza sobre los riesgos fiscales y los flujos de procesos, la automatización de los pasos del proceso mediante flujos de trabajo ahorra tiempo a tu equipo ayudándole a trabajar de forma más eficiente.
Al final, esto también se traduce en ahorro, ya que procesar un solo recibo puede costarte unos 60 $.
"Mediante la automatización, nuestros clientes eliminan el 80% de sus tareas de procesamiento de facturas, ahorrando 300 días/año de trabajo manual".
Si nos fijamos, por ejemplo, en el proceso de gastos, con la mayoría de las herramientas, los empleados tienen que hacer una foto de un recibo, subirlo al sistema de gestión de gastos y añadir manualmente los datos en los campos correspondientes.
A partir de ahí, el equipo financiero pasa al modo de comprobación y aprobación: si el gasto se ajusta a la política de la empresa y se aprueba, tu equipo financiero tiene que averiguar la cuenta en la que contabilizarlo, el IVA que hay que reclamar y dónde archivarlo.
Todo esto cuesta mucho tiempo: Los datos de GBTA muestran que las empresas dedican 20 minutos a cada informe de gastos que hay que procesar. Además, casi una quinta parte (19%) de los informes de gastos contienen errores, y esto añade 18 minutos adicionales -y 52 dólares- que se emplean en corregir el informe de gastos.
Automatizar este proceso puede ahorrarte 3.000 horas de trabajo manual y casi 500.000 $/año, para un volumen medio de 50.000 informes procesados. Y esto se aplica también al procesamiento de facturas.
Con Yokoy, por ejemplo, la IA se encarga de cotejar las partidas individuales de las facturas con las partidas individuales de los pedidos y de cotejarlas con los formularios de recibos válidos. Mediante la automatización, nuestros clientes eliminan el 80% de sus tareas de procesamiento de facturas, ahorrando 300 días/año de trabajo manual para un volumen medio de 60.000 facturas procesadas.
Hemos cubierto estos cambios en los procesos, así como las ventajas de transformar tu gestión de gastos, en el webinar que aparece a continuación.
Webinar
El plan del CFO para la transformación de la gestión de gastos
Aprende a obtener una visión holística de tu proceso de gestión de gastos corporativos para identificar fácilmente las ineficiencias, optimizar las operaciones para eliminar silos de datos y sistemas, y utilizar análisis en tiempo real para eliminar riesgos, controlar costos y planificar con anticipación.
Conclusión
En Yokoy, transformamos la forma de gestionar el gasto de las empresas. Estamos construyendo un futuro en el que las empresas gestionen su dinero de forma segura, eficiente y conforme a las normas, con la menor intervención humana posible, apoyándose en la IA y la automatización.
¡Nos gustaría tenerte a bordo!
Así que si quieres ver cuánto dinero pierdes al año, prueba nuestra calculadora de ROI aquí, o llama a nuestro equipo: estaremos encantados de estudiar tu situación concreta y guiarte a través de tus ahorros potenciales.
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
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