Conciliación de gastos: mejora de la eficiencia con software de automatización
- Última actualización: octubre 16, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
A principios de este año, BCD Travel publicó un informe que revela los principales desafíos en la conciliación de gastos: procesos manuales, gestión de gastos de categorías complejas y recopilación de recibos y facturas faltantes.
Todo esto resultará familiar para quienes gestionan gastos a escala.
A pesar del progreso en la digitalización y automatización del proceso de gestión de gastos y la rápida adopción de herramientas de gestión de gastos, muchas empresas, desde medianas hasta grandes, todavía concilian gastos manualmente.
Exploremos por qué es así y cómo eliminar la conciliación manual de una vez por todas.
¿Qué es la conciliación de gastos?
En finanzas, el término conciliación se utiliza para describir el proceso de hacer referencias cruzadas y confirmar la alineación de dos conjuntos de registros.
El objetivo principal es garantizar la exactitud de su documentación financiera, verificar que los estados de ingresos y gastos en sus cuentas correspondan exactamente con sus registros financieros y detectar cualquier error, actividad fraudulenta o mala conducta.
Por ejemplo, la conciliación de cuentas implica comparar las cuentas del libro mayor general para el balance con documentos de respaldo como extractos bancarios, libros auxiliares y otros detalles de las transacciones.
Finalmente, la conciliación de gastos implica comparar facturas, recibos e informes de gastos con las entradas correspondientes en el sistema contable de la empresa. Cualquier discrepancia o error encontrado durante este proceso se puede abordar y se pueden tomar acciones correctivas para mantener la precisión financiera y el cumplimiento.
¿Cuáles son las formas de conciliar gastos?
Conciliar los gastos comerciales es una tarea crítica para los profesionales de las finanzas y existen varios métodos para lograrlo. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas y son adecuados para tipos de empresas específicos. Aquí hay una descripción general de alto nivel.
Registros en papel
Método: Conciliación de gastos tradicional y manual mediante recibos y documentos físicos.
Ventajas:
- Apto para pequeñas empresas con un volumen de gastos limitado.
- No requiere tecnología ni software avanzados, ya que las declaraciones de gastos y los informes se realizan manualmente.
Contras:
- Cuando aumenta el volumen de informes de gastos, el proceso puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
- Escalabilidad y visibilidad limitadas, el equipo de finanzas solo tiene visibilidad de los gastos reales y el flujo de caja al final del mes.
Hojas de excel
Método: utilizar software de hoja de cálculo como Microsoft Excel para realizar un seguimiento y conciliar los gastos.
Ventajas:
- Herramienta familiar y fácilmente disponible.
- Personalizable para necesidades específicas de contabilidad.
Contras:
- Automatización limitada, entrada de datos aún manual.
- Riesgo de errores de fórmula, doble entrada y discrepancias en los datos.
Software de contabilidad
Método: utilizar software de contabilidad como QuickBooks o Xero para el seguimiento y la conciliación de gastos.
Ventajas:
- Agiliza los procesos financieros.
- Ofrece automatización básica e informes financieros.
Contras:
- Puede carecer de funciones avanzadas para operaciones a gran escala.
- La integración de datos puede ser un desafío.
Software de gestión de gastos
Método: Aprovechar el software de gestión de gastos especializado diseñado para un seguimiento, conciliación y control eficientes de los gastos.
Ventajas:
- Automatización integral, reduciendo el trabajo manual.
- Políticas de gastos sólidas y controles de cumplimiento.
- Visibilidad del gasto en tiempo real.
- Integración con otros sistemas financieros.
Contras:
- Inversión inicial requerida para la implementación del software.
- Dependiendo del proveedor, puede haber una curva de aprendizaje pronunciada para los empleados.
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¿Qué puntos débiles resuelve el software de conciliación de gastos?
El software de conciliación de gastos aborda varios puntos débiles para los profesionales de las finanzas. Aquí hay un desglose de los problemas que ayuda a resolver:
FALTAN FACTURAS Y RECIBOS
El desafío de localizar facturas faltantes puede provocar retrasos en el proceso de conciliación y registros financieros incompletos, lo que genera frustración.
De la misma manera, recopilar y organizar recibos de diversas fuentes puede ser un proceso engorroso y que requiere mucho tiempo tanto para los empleados como para los equipos financieros.
Los sistemas de gestión de gastos a menudo proporcionan captura de recibos digitales, lo que facilita el seguimiento de todos los gastos y elimina el problema de los recibos faltantes.
PROCESOS MANUALES
Depender de procesos de conciliación manuales requiere mucho tiempo, es propenso a errores y, a menudo, implica una cantidad significativa de esfuerzo humano. El software de conciliación de gastos automatiza la entrada de datos, lo que reduce el tiempo y la propensión a errores de la entrada manual.
ERRORES QUE REQUIEREN RETRABAJO
Identificar y rectificar errores en los informes de gastos puede ser una tarea laboriosa y frustrante. Estos errores pueden variar desde cálculos incorrectos hasta información faltante.
El software de conciliación de gastos tiene mecanismos integrados de verificación de errores que pueden ayudar a detectar y corregir errores en tiempo real, minimizando la necesidad de resolución manual de errores.
INTEGRACIONES DE FUENTES DE DATOS
En general, la conciliación de gastos requiere datos de órdenes de compra y extractos de tarjetas de crédito, recibos y documentos de prueba de compra, facturas y aprobaciones. Integrar todos los datos de dichas fuentes puede resultar complejo y llevar mucho tiempo, lo que dificulta lograr una visión unificada de los gastos.
Muchas plataformas de conciliación e informes de gastos se integran con varias fuentes de datos a través de API, consolidando gastos de diferentes departamentos y sistemas en una ubicación central.
RECIBOS Y GASTOS NO CONFORMES
Manejar facturas que no cumplen con las normas, ya sea que violen las políticas internas de la empresa o las regulaciones externas, puede ser un dolor de cabeza para los profesionales de finanzas.
Las herramientas de gestión de gastos aplican políticas de gastos y reglas de cumplimiento, señalando automáticamente los gastos que no cumplen y reduciendo la necesidad de supervisión manual.
FRAUDE DE GASTOS
Detectar y prevenir el fraude en gastos, ya sea cometido por empleados o terceros, es una preocupación persistente que puede afectar la integridad financiera de una empresa. Al emplear algoritmos y controles de detección de fraude, el software de conciliación de gastos puede reducir significativamente el riesgo de fraude de gastos.
Cómo automatizar el proceso de conciliación de gastos con Yokoy
Yokoy Expense permite a las empresas automatizar completamente el proceso de gestión de gastos, incluida la conciliación de gastos y transacciones con tarjeta, al reconocer, validar y hacer coincidir automáticamente los campos relevantes de un recibo con los pagos con tarjeta.
Esto ofrece total transparencia y visibilidad de extremo a extremo de los gastos de los empleados, al tiempo que centraliza todos los gastos en una sola plataforma.
Los clientes pueden reembolsar no sólo los gastos individuales con o sin recibo, sino también los gastos de kilometraje, reserva de hotel y costes de transporte, cubriendo todas las categorías de gastos de negocios y viajes.
Así es como funciona la conciliación de gastos con transacciones con tarjeta en Yokoy.
Paso 1: envío automatizado de recibos y extracción de datos
Para iniciar un gasto, tome una foto de su recibo directamente en su software de gestión de gastos Yokoy o cárguela en su aplicación móvil o web. Alternativamente, también puede reenviar el recibo a Yokoy como archivo adjunto de correo electrónico.
Paso 2: Categorización y validación automatizadas
El OCR de Yokoy lee y extrae automáticamente toda la información relevante del recibo. Luego, el motor de inteligencia artificial de Yokoy completa el informe de gastos con toda la información relevante, como el número de recibo, el comerciante, el país y la moneda del gasto, el monto total, la categoría de gasto y el IVA múltiple.
Paso 3: controles de cumplimiento automatizados
Yokoy verifica el gasto o el informe de gastos con las políticas relevantes de la empresa y las políticas regulatorias locales, activando notificaciones en caso de posibles artículos fraudulentos, recibos duplicados, infracciones de políticas y tasas de IVA faltantes. Nuestro modelo de IA aprende y se vuelve más inteligente con cada informe de gastos procesado.
Paso 4: conciliación y comparación de gastos automatizada
La IA de Yokoy relaciona automáticamente los pagos entrantes con tarjeta con los gastos, detectando duplicados en tiempo real para evitar pagos fraudulentos y reembolsar a los empleados dos veces. Esto ocurre en segundo plano, en paralelo con las comprobaciones de cumplimiento, y sólo lleva unos segundos.
Paso 5: revisión y aprobación de datos
Yokoy identifica automáticamente los pasos de aprobación del gasto según el objeto de costo o el gerente de línea. La herramienta ofrece flujos de aprobación personalizables, lo que le permite establecer flujos de trabajo condicionales de varios niveles.
Paso 6: Reserva y reembolso de gastos
Si no se detectan violaciones de la política, los gastos aprobados se registran automáticamente en el sistema ERP. Yokoy se conecta con sistemas ERP líderes como SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365 y muchos más.
Esto permite reembolsos de gastos totalmente automatizados, acortando el tiempo de espera y manteniendo contentos a los empleados.
Próximos pasos
Como puede ver, todos los pasos del proceso de conciliación de gastos se pueden automatizar con un software de gestión de gastos como Yokoy, lo que reduce el riesgo de error y fraude y aumenta la eficiencia general del proceso.
Si desea ver nuestra plataforma en acción, puede reservar una demostración a continuación.
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