Codificación de facturas en Cuentas por pagar: proceso y desafíos
- Última actualización: septiembre 13, 2023
- Invoice management
Product Marketing Manager, Yokoy
Si bien puede parecer una tarea rutinaria, el impacto de la codificación de facturas en las operaciones financieras es más significativo de lo que podría pensar.
En un proceso manual, donde los datos se ingresan manualmente, el riesgo de errores es extremadamente alto.
- Según el Instituto de Finanzas y Gestión (IOFM), el procesamiento manual de facturas puede tener una tasa de error de entre el 8% y el 12%.
- Un estudio realizado por PayStream Advisors encontró que el procesamiento manual de facturas puede generar una tasa de error de alrededor del 3% al 5%.
El costo de corregir errores en facturas procesadas manualmente puede ser sustancial. Según las mismas fuentes, solucionar un error en una factura puede costar alrededor de 53 dólares.
¿Sorprendido? No estás solo.
En este artículo, exploramos el proceso tradicional de codificación de facturas en cuentas por pagar, incluidos los desafíos de codificar facturas manualmente y los beneficios de automatizar el procesamiento de facturas.
¿Qué es la codificación de facturas en cuentas por pagar (AP)?
La codificación de facturas en cuentas por pagar (AP) es un método sistemático para asignar códigos o identificadores únicos a las facturas. Así como los diferentes artículos tienen categorías específicas en los estantes de las tiendas, cada gasto en sus registros financieros tiene su código designado, formando un sistema de codificación integral.
Los códigos de factura ayudan a categorizar gastos, asignar costos a centros de costos o proyectos específicos y facilitar el seguimiento y la generación de informes sin problemas.
Por ejemplo, los suministros de oficina pueden tener el código «OS», mientras que los gastos de viaje son «TR».
En organizaciones o proyectos más grandes con varios equipos, la codificación de facturas ayuda a atribuir costos a departamentos o proyectos específicos. Por ejemplo, si su departamento de TI está trabajando en una actualización de software, a sus gastos se les puede asignar un código de TI único.
Básicamente, es el equivalente financiero a organizar tu armario: asegurarte de que todo tenga su lugar designado.
¿Por qué codificas las facturas?
Ahora bien, quizás te preguntes, ¿por qué tomarse la molestia de asignar códigos a las facturas?
La respuesta está en la complejidad de las operaciones comerciales modernas. Con un asombroso 77% de empresas que sufren fraude a través de procesos manuales, garantizar la precisión y la responsabilidad es primordial.
La codificación de facturas actúa como un mecanismo de control crucial. No sólo agiliza el proceso de aprobación de pagos, sino que también ayuda a detectar errores e inconsistencias desde el principio.
De hecho, según una encuesta reciente realizada por el Instituto de Finanzas y Gestión (IOFM), la codificación eficiente de facturas puede reducir las tasas de error hasta en un 40%.
Entonces, ¿cuál es el panorama general? ¿Para qué se utiliza la codificación de facturas?
La codificación de facturas no se trata sólo de una categorización clara; se trata de aprovechar el poder de los datos.
Cuando se hace correctamente, brinda a los profesionales financieros conocimientos prácticos, lo que les permite tomar decisiones informadas. En un mundo donde los datos impulsan el éxito, la codificación eficiente de facturas es la clave para desbloquear el potencial financiero de su organización.
Ahora que hemos preparado el escenario, exploremos el tema más a fondo, comenzando con los métodos tradicionales y aventurándonos gradualmente en el ámbito de la automatización y la innovación.
Antes de que te vayas …
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Métodos tradicionales de codificación de facturas
Los métodos tradicionales de codificación de facturas han sido la base de las cuentas por pagar durante décadas. Implican un proceso manual paso a paso para asignar códigos a las facturas. Repasemos este antiguo procedimiento:
Recepción y revisión: El viaje comienza cuando llega una nueva factura. El equipo de cuentas por pagar responsable de codificar la factura del proveedor revisa los datos meticulosamente. Examinan cada partida para comprender la naturaleza de los gastos.
Identificación de categorías: A continuación, determinan las categorías de gastos o centros de costos apropiados. Esto implica identificar si se trata de una compra de material de oficina, gastos de viaje, mantenimiento de equipos o cualquier otra categoría relevante.
Asignación de código: Una vez establecida la categoría, el profesional de finanzas asigna un código específico a la factura. Estos códigos suelen ser alfanuméricos y únicos para cada categoría de gastos. Por ejemplo, «OS-001» para material de oficina o «TR-002» para gastos de viaje.
Integración del código GL: después de asignar el código principal, el profesional de finanzas lo asigna a la codificación del Libro mayor. El código GL es un componente crítico del seguimiento financiero, ya que vincula el gasto con la cuenta correspondiente del libro mayor.
Documentación: La factura del proveedor, junto con su código y la asignación del código GL, se registra para futuras referencias y propósitos de auditoría.
Aprobación y pago: Una vez codificada, la factura pasa por el proceso regular de validación y aprobación, y si todo está en orden se procede al pago. Dependiendo de la estructura del equipo de AP, el flujo de trabajo de aprobación puede involucrar a varias partes interesadas.
Este proceso de codificación manual, si bien es adecuado para organizaciones más pequeñas, requiere mucho tiempo y es propenso a errores, especialmente cuando el equipo de AP procesa grandes volúmenes de facturas todos los días.
Los errores humanos en la codificación pueden provocar una mala asignación de gastos, lo que puede tener un efecto en cascada en los informes financieros y la gestión presupuestaria. Por supuesto, eliminar el trabajo manual de este proceso puede mejorar significativamente la eficiencia y reducir las tasas de error.
Veremos cómo la automatización puede ayudar en las siguientes secciones, pero puede obtener información sobre los diferentes métodos de captura de facturas aquí.
¿Cómo se escribe un código de factura?
Escribir un código de factura requiere precisión y coherencia para categorizar y realizar un seguimiento de los gastos de forma eficaz. Sin embargo, el proceso puede variar dependiendo de si estás codificando una factura con o sin una orden de compra (PO).
Tenga en cuenta: esta descripción general describe el proceso manual. Sin embargo, el flujo de trabajo de procesamiento de facturas se puede automatizar completamente, desde el paso de captura de la factura hasta validar, aprobar y pagar la factura.
Hemos detallado el tema en el artículo siguiente.
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Codificación de una factura sin pedido de compra
El proceso de codificación tradicional para facturas sin pedido es el siguiente:
- Revisar la factura: Empiece por revisar exhaustivamente los datos de la factura. Identifique la naturaleza de los gastos y determine la categoría de gastos adecuada. Este paso es crucial en ausencia de una estructura predefinida como una OP.
- Seleccione un formato de codificación: elija un formato de codificación que se alinee con las convenciones de su organización. Podría ser una combinación de letras y números, como «TR-001» para gastos de viaje o «OS-002» para material de oficina.
- Asignar un código único: según la categoría de gasto, asigne un código único a la factura. Asegúrese de que cada código sea distinto y no se superponga con otros códigos de la misma categoría.
- Vincular al código GL: conecte el código asignado al código del Libro mayor (GL) correspondiente. Este vínculo garantiza que el gasto se registre con precisión en sus registros financieros.
Codificar una factura con una orden de compra
Cuando tienes una orden de compra, el proceso de codificación se simplifica:
- Consulte la orden de compra: comience haciendo referencia a la orden de compra asociada con la factura. La orden de compra proporciona un formato estructurado y categorías predefinidas para la codificación.
- Verifique la precisión: asegúrese de que la factura coincida con los detalles especificados en la orden de compra. Compruebe si hay discrepancias y concilie cualquier diferencia entre la orden de compra y la factura.
- Utilice códigos de orden de compra: en la mayoría de los casos, la orden de compra ya contendrá códigos o identificadores específicos para categorías de gastos. Utilice estos códigos para mantener la coherencia y la alineación con la orden de compra original.
- Vincular al código GL: conecte el código basado en la orden de compra al código del libro mayor (GL) correspondiente, tal como lo haría con las facturas sin una orden de compra. Este paso garantiza que el gasto se registre con precisión en sus registros financieros.
- Documente el proceso: mantenga una documentación exhaustiva, incluida una copia de la factura, la orden de compra, el código asignado, el vínculo del código del libro mayor y cualquier nota o comentario relevante.
- Garantice el cumplimiento: verifique que su proceso de codificación cumpla con las políticas internas y los estándares contables de su organización, especialmente cuando trabaja con órdenes de compra.
Si sigue estos pasos, podrá escribir un código de factura de manera efectiva, ya sea que tenga una orden de compra como referencia o necesite codificar una factura sin ella.
Problemas de escala: el problema con la codificación GL
A medida que las empresas se expanden y las operaciones crecen, a menudo se enfrentan a un desafío formidable en forma de escalamiento. Uno de esos desafíos que se vuelve cada vez más evidente a medida que las organizaciones escalan es la complejidad de la codificación del Libro Mayor (GL).
Aquí, analizamos los problemas que surgen al confiar en los métodos tradicionales de codificación GL:
- Complejidad amplificada: Con el crecimiento viene la complejidad. Más transacciones, más categorías de gastos y más departamentos significan una red de códigos GL en constante expansión. Mantener esta complejidad manualmente puede generar errores y confusión.
- Mayores tasas de error: a medida que crece el volumen de transacciones, también aumenta el potencial de error humano. Incluso los errores menores en la codificación GL pueden tener consecuencias de gran alcance, afectando los informes financieros y la toma de decisiones.
- Consume mucho tiempo: la codificación GL tradicional es un proceso que requiere mucha mano de obra. A medida que su organización crece, dedicar una cantidad significativa de mano de obra a esta tarea se vuelve poco práctico. Este tiempo podría aprovecharse mejor en el análisis financiero de valor agregado.
- Falta de visibilidad en tiempo real: las organizaciones en crecimiento necesitan visibilidad financiera en tiempo real. La codificación GL tradicional a menudo se queda atrás, lo que provoca retrasos en el acceso a datos financieros críticos.
- Adaptabilidad limitada: cuando se enfrenta a un rápido crecimiento o cambios en la estrategia empresarial, los códigos GL existentes pueden volverse inadecuados. Adaptar y ampliar códigos para cumplir con nuevos requisitos puede ser un proceso engorroso e ineficiente.
¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?
La automatización de cuentas por pagar cambia la forma en que las empresas manejan las facturas, aumentando la eficiencia y precisión de los flujos de trabajo de procesamiento de facturas.
Así es como funciona esta tecnología innovadora:
Captura de facturas
El proceso comienza con la captura de las facturas entrantes.
Las herramientas automatizadas de procesamiento de facturas suelen utilizar tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer información esencial de facturas electrónicas o en papel.
Estos datos incluyen detalles del proveedor, números de factura, fechas, artículos en línea, montos y códigos de cuenta relevantes.
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Extracción de datos
Una vez capturados, los datos extraídos se someten a una rigurosa validación según criterios predefinidos, lo que garantiza la precisión y el cumplimiento de su sistema contable. Cualquier discrepancia o anomalía se marca de inmediato para su revisión para mantener la integridad de los datos.
Conciliación de facturas
Las facturas se cotejan meticulosamente con las órdenes de compra (PO) asociadas y los documentos de recepción, alineándose con códigos de orden de compra y códigos de cuenta predeterminados.
Los sistemas automatizados cruzan los detalles de la factura con las órdenes de compra correspondientes, verificando la exactitud de los artículos facturados, las cantidades y los números de cuenta relevantes.
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Codificación y mapeo GL
El sistema asigna de forma inteligente códigos de cuenta del libro mayor apropiados a los gastos y los asigna perfectamente a códigos del libro mayor según reglas predefinidas dentro de su sistema de contabilidad. Esta codificación meticulosa garantiza una categorización precisa para obtener informes financieros precisos.
Automatización del flujo de trabajo de facturas
Entran en juego los flujos de trabajo automatizados, que organizan el enrutamiento fluido de las facturas a través del proceso de aprobación. Los aprobadores, equipados con códigos de cuenta claros y detalles de órdenes de compra, reciben notificaciones para revisar y aprobar facturas digitalmente.
Manejo de excepciones: en caso de que surjan excepciones, entran en vigor procedimientos de escalamiento predefinidos, incluidas las fechas de vencimiento. Para facturas con discrepancias o problemas que no se pueden resolver automáticamente, el sistema las envía a un equipo o individuo designado para una intervención manual.
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Integración con sistemas ERP
Las soluciones de procesamiento automatizado de facturas se integran perfectamente con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), lo que fomenta la sincronización de datos en tiempo real. Esta profunda integración erradica la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que reduce los errores y garantiza la uniformidad de los códigos y números de cuentas en toda su organización.
Pistas de auditoría y cumplimiento
Los sistemas automatizados mantienen pistas de auditoría integrales, documentando cada paso del proceso de procesamiento de facturas. Esta transparencia ayuda al cumplimiento y simplifica los procesos de auditoría.
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Aprobación de pago
Una vez que una factura recibe la aprobación final, está preparada para el pago. Los sistemas automatizados generan solicitudes de pago e inician pagos electrónicos, mejorando la gestión del flujo de caja.
Los sistemas automatizados aprenden de datos históricos y mejoran con el tiempo. Se vuelven más precisos en la extracción de datos, la codificación y el enrutamiento de aprobación, lo que simplifica aún más todo el proceso.
Próximos pasos
Al considerar el camino a seguir para el proceso de cuentas por pagar, recuerde que la automatización no es solo una herramienta; es un catalizador de eficiencia, precisión y éxito financiero.
Es la clave para desbloquear todo el potencial de las operaciones financieras de su organización, garantizando que se cumplan las fechas de vencimiento, que los códigos de cuenta sean precisos y que su viaje financiero sea más fluido que nunca.
La suite de gestión de gastos impulsada por IA de Yokoy ayuda a las organizaciones globales a optimizar sus procesos de cuentas por pagar, automatizando todo el flujo de procesamiento de facturas a través de funcionalidades como la captura de datos de IA, la comparación automatizada y la codificación automatizada.
Si desea ver qué puede hacer el módulo de gestión de facturas de Yokoy por su proceso de cuentas por pagar, puede reservar una demostración a continuación.
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