Codificación inteligente: desbloqueando la eficiencia con la codificación automatizada de facturas
- Última actualización: septiembre 13, 2023
- AI in finance, Invoice management
Product Manager, Yokoy
La eficiencia del procesamiento de facturas puede afectar significativamente la productividad y los resultados finales de un equipo de cuentas por pagar.
La codificación manual de facturas puede tener una tasa de error de hasta el 10%, según IOFM. Por el contrario, los sistemas de codificación automatizados pueden reducir los errores de codificación a menos del 1 %, lo que mejora significativamente la precisión.
Ahí es donde entra en juego Smart Coding: una característica innovadora que remodela la forma en que se manejan las facturas.
En este artículo, lo guiaré a través de la funcionalidad de codificación inteligente en Yokoy, destacando los desafíos que resuelve y los beneficios de automatizar completamente el proceso de cuentas por pagar, incluida la codificación de facturas.
¿Qué es la codificación inteligente de facturas?
Las organizaciones que codifican facturas manualmente pueden dedicar un promedio de 3 a 5 minutos por factura (PayStream Advisors).
Los sistemas de codificación automatizados pueden procesar facturas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que garantiza que se codifiquen con prontitud, incluso fuera del horario comercial habitual. Por lo tanto, la automatización puede reducir el tiempo necesario para la codificación a apenas unos segundos.
Esto convierte a Smart Coding en su aliado para superar la complejidad del procesamiento de facturas.
El enfoque tradicional para la codificación de facturas es similar a avanzar penosamente por un laberinto. Lleva mucho tiempo, es propenso a errores humanos y, a menudo, genera cuellos de botella en el flujo de procesamiento de facturas.
En las organizaciones que manejan un gran volumen de facturas de diversos proveedores, la codificación manual se convierte en el talón de Aquiles de una gestión eficiente de las facturas. Los pagos retrasados a los proveedores, los equipos financieros frustrados y las oportunidades perdidas para mejorar los procesos son solo algunas de las desventajas.
Ingrese a «Codificación inteligente»: su boleto para agilizar el proceso de codificación de facturas. Esta funcionalidad es más que una automatización basada en reglas; es inteligencia infundida en el corazón de su gestión de facturas. Esto es lo que lo convierte en un punto de inflexión:
- Automatización de cuentas a pagar de extremo a extremo: el módulo de gestión de facturas de Yokoy no solo automatiza tareas; también comprende la lógica detrás de la codificación de facturas. Aprende de sus patrones de codificación históricos y aplica esa inteligencia a nuevas facturas.
- Velocidad y precisión: Al automatizar el proceso de codificación de facturas, «Smart Coding» acelera el procesamiento de facturas y minimiza el riesgo de errores. Diga adiós a la entrada manual de datos y hola a la eficiencia.
- Pagos oportunos a proveedores: una codificación más rápida conlleva aprobaciones y pagos de facturas más rápidos. Sus proveedores apreciarán los acuerdos oportunos, fortaleciendo sus relaciones.
- Ahorro de tiempo: el valioso tiempo de su equipo de finanzas ya no está invertido en tareas mundanas de codificación. Pueden centrarse en la gestión financiera estratégica, el análisis y la toma de decisiones.
Pero, ¿cómo funciona en la práctica y por qué su organización debería adoptarlo?
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Cómo funciona la codificación inteligente
Smart Coding consiste en aprovechar el potencial de la automatización y el aprendizaje automático para optimizar los flujos de trabajo de procesamiento de facturas.
Esta característica hace posible que el módulo de gestión de facturas de Yokoy aprenda de sus comportamientos de codificación anteriores, volviéndose más inteligente y eficiente con cada uso.
Así es como funciona.
- Magia predictiva: imagine una herramienta que prediga cómo codifica una factura. Con Smart Coding, Yokoy hace precisamente eso: examina los datos y acciones de sus facturas anteriores, descifra sus preferencias y sugiere el objeto de costo y la categoría más probable para cada artículo de línea en una factura de proveedor.
- Activación fácil de usar: habilitar la funcionalidad de codificación inteligente es muy sencillo. Se puede activar a nivel de entidad legal, asegurando que se aplique a todos los proveedores asociados con esa entidad. Esto se puede hacer en la aplicación Yokoy, a través del menú Administrador, haciéndolo fácilmente accesible para los administradores. Cuando esté habilitado, Yokoy aplicará la funcionalidad a todos los proveedores de esa entidad legal. Si desea desactivarlo para una entidad jurídica completa, puede deseleccionarlo.
- Control a nivel de proveedor: Smart Coding ofrece flexibilidad al permitirle controlarlo a nivel de proveedor. Si prefiere personalizar la codificación para proveedores específicos, simplemente navegue hasta la configuración del proveedor y seleccione «Codificación inteligente» u otras opciones. Puedes elegir entre:
- Codificación de proveedor predeterminada: que selecciona el objeto de costo predeterminado y la categoría que ha configurado para ese proveedor específico.
- Codificación de entidad: que sigue la lógica establecida para esa entidad jurídica.
- Gestión perfecta de proveedores: Smart Coding se integra perfectamente en su proceso de gestión de proveedores. Se puede activar o desactivar de forma independiente para cada proveedor. Esto significa que tienes la libertad de elegir cuándo y dónde esta funcionalidad hace su magia.
Para nuevas facturas de nuevos proveedores que Yokoy nunca ha visto, el software no codificará automáticamente el objeto de costo y la categoría. Esto se debe a que Yokoy necesita “aprender” qué se ha utilizado en el pasado para presentar una determinada factura.
Sin embargo, si está manejando facturas de proveedores de empresas que ya se han enviado al flujo de trabajo, intentará completar todos los campos de categorías y objetos de costo de las partidas, sugiriendo una posible codificación.
Tenga en cuenta que Yokoy puede manejar facturas con y sin pedido. Puede obtener más información sobre nuestra solución de procesamiento automatizado de facturas a continuación.
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Codificación de facturas en todos los dispositivos
La plataforma Yokoy prioriza la experiencia del usuario, permitiéndoles realizar la mayoría de sus tareas de gestión de gastos desde la aplicación de escritorio o la aplicación móvil.
Aunque las facturas no se pueden cargar en la aplicación Yokoy a través del dispositivo móvil, la función de codificación de facturas está disponible para dispositivos móviles. Esto significa que las facturas se pueden revisar, codificar y aprobar de manera efectiva en su dispositivo móvil.
Esta funcionalidad está diseñada para abordar varios escenarios en los que puede acelerar significativamente el flujo de trabajo:
- Un colega del equipo de finanzas no está seguro de cómo codificar los detalles que bloquearían el envío de la factura al flujo de trabajo de aprobación. En este caso, pueden simplemente enviarle la factura y usted puede codificarla sobre la marcha para evitar retrasos en la validación y aprobación.
- Algunos detalles de la factura, como los campos personalizados, deben ser enriquecidos por otro usuario antes de que pueda continuar el proceso de aprobación. Si le enviaron una factura al código, tendrá la opción de procesar el documento tanto en su computadora como en su dispositivo móvil.
Independientemente del dispositivo utilizado, una vez que hagas clic en la factura, verás los siguientes detalles:
- Elementos de línea: son todos los elementos de línea del documento, totalmente editables según el escritorio. Puede agregar categorías, objetos de costos, impuestos, etc.
- Detalles de la factura: donde puede modificar los detalles del encabezado de una factura, por ejemplo, el proveedor, la fecha de vencimiento, la fecha de la factura, los datos del servicio, las condiciones de pago, etc.
- Historial: donde puede ver el registro de auditoría completo de la factura. Esto hace que las pistas de auditoría sean sencillas.
Esta funcionalidad es totalmente compatible con la configuración de entidad legal de su empresa, lo que significa que si no permite que los remitentes codifiquen facturas en una computadora de escritorio, esto también se aplicará a los dispositivos móviles.
En este caso particular, el usuario verá el documento sólo en modo de solo lectura, sin posibilidad de editar o codificar la factura.
Tenga en cuenta que Yokoy se integra perfectamente con los sistemas ERP y de contabilidad, lo que permite que su equipo de cuentas por pagar administre la mayoría de los pasos del procesamiento de facturas, desde la captura y extracción hasta la validación y comparación con las órdenes de compra directamente en la plataforma Yokoy.
Una vez que una factura se codifica según las reglas de codificación del libro mayor, se coteja y se aprueba, se publica automáticamente en su ERP.
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Comenzando con la codificación inteligente
Comenzar a utilizar Smart Coding es un proceso sencillo.
Cuando configura Yokoy por primera vez, la función está deshabilitada a nivel de entidad legal. Cuando se activa, aplica instantáneamente su magia a todas las facturas de esa entidad. Sin embargo, tenga en cuenta que la sección de configuración del proveedor permanece inalterada.
Recuerde, si activa esta característica a nivel de proveedor, tiene prioridad sobre la configuración de entidad legal. En otras palabras, una vez que selecciona «Codificación de proveedor predeterminada», la codificación inteligente se anula, incluso si está activada a nivel de entidad legal.
¿Cambiar de proveedores? No es un problema. La funcionalidad se adapta al proveedor en cuestión, aprovechando los datos disponibles para predecir el objeto y la categoría de costo correctos.
En esencia, Smart Coding está diseñado para ser eficiente y receptivo. Si alguna vez se encuentra con una situación en la que podría ralentizar las cosas, prioriza la fluidez de su flujo de trabajo al optar por los valores predeterminados.
Uno de esos escenarios es cuando la asignación automática tarda más de 1,5 segundos. En tales casos, la plataforma difiere del objeto de costo predeterminado y las categorías configuradas para el proveedor específico.
En conclusión, Smart Coding es una característica transformadora que promete revolucionar el procesamiento de facturas. Al aprender de sus acciones pasadas y predecir sus preferencias de codificación, no solo ahorra tiempo sino que también mejora la precisión.
Para ver esta funcionalidad en acción, puede reservar una demostración a continuación.
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