Cerrar los libros más rápido: cómo hacer que la contabilidad sea más eficiente
- Última actualización: septiembre 9, 2023
- Invoice management, Spend management, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
El proceso de cierre de fin de mes es el último paso del ciclo contable, donde todas las actividades financieras se reúnen y concilian para producir estados financieros precisos.
Para los profesionales de las finanzas, este ritual de «cerrar los libros» marca el final de un período contable y el comienzo de otro. Es un momento de reflexión, análisis y preparación para el camino a seguir, apoyando la toma de decisiones informadas.
Sin embargo, el proceso tradicional de cierre de fin de mes, a menudo cargado de tareas manuales, silos de datos e informes financieros retrasados, puede parecer más un maratón que una carrera corta.
En este artículo, exploraremos la necesidad de eficiencia en la contabilidad y cómo las soluciones modernas de gestión de gastos pueden ayudar a los equipos financieros a cerrar los libros más rápido.
Desafíos comunes en el proceso de cierre de mes
En términos generales, «cerrar los libros» a final de mes implica una serie de actividades destinadas a finalizar los registros financieros de un período contable específico. Este proceso implica varios pasos clave:
- Revisar todas las ventas, gastos, nómina y cualquier otra actividad financiera que haya ocurrido durante el mes.
- Conciliar cuentas para garantizar que los saldos en el libro mayor coincidan con los extractos bancarios y las facturas de respaldo, y
- Preparación de estados financieros, incluidos estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo.
Cualquier acumulación o aplazamiento necesario se realiza para contabilizar los ingresos o gastos que aún no se han realizado o reconocido pero que pertenecen al período contable actual. Las cuentas temporales, como las cuentas de ingresos y gastos, se cierran en el estado de resultados y sus saldos se transfieren a cuentas permanentes, como las ganancias retenidas, en el balance.
Los informes financieros finalizados generalmente son revisados y aprobados por el personal relevante, incluidos la gerencia y los auditores, para garantizar la precisión y el cumplimiento. Una vez que los registros financieros se cierran y aprueban, se archivan para futuras referencias y fines de auditoría.
Este proceso a menudo conlleva su propio conjunto de desafíos que pueden impedir la eficiencia y la precisión. Profundicemos en estos desafíos.
Los procesos manuales son propensos a errores
Muchas organizaciones todavía dependen de procesos manuales y carecen de herramientas de automatización que puedan agilizar las tareas repetitivas.
- Búsqueda de recibos: especialmente en organizaciones con múltiples entidades y configuraciones complejas de cuentas por pagar, los contadores a menudo pierden muchos recibos al final del mes o al final del trimestre, y necesitan perseguir a las personas para poder cobrar los recibos. Esto consume mucho tiempo y es frustrante, lo que provoca retrasos en el cierre de las inscripciones.
- Comparar recibos con transacciones con tarjetas abiertas: cuando se utilizan varias tarjetas de crédito de diferentes instituciones, el seguimiento de todas las transacciones abiertas se vuelve aún más complejo, ya que los contadores a menudo no saben a quién pertenece una transacción. El proceso se complica aún más por el uso de hojas de cálculo para la presentación de informes de gastos.
- Errores en el ingreso de datos: Los procesos tradicionales de cierre de fin de mes a menudo implican una cantidad significativa de ingreso y conciliación manual de datos, lo que puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores, lo que resulta en imprecisiones en los registros financieros. Esto podría variar desde números transpuestos hasta entradas omitidas, lo que podría provocar errores financieros.
- Conciliación que requiere mucho tiempo: el proceso de conciliación de cuentas, una parte fundamental del cierre de fin de mes, puede llevar mucho tiempo cuando se realiza manualmente. Los contadores deben cotejar minuciosamente cada transacción, un proceso que no sólo requiere mucha mano de obra sino que también deja un amplio margen para errores.
Los sistemas dispares provocan cuellos de botella al cerrar los libros
Muchas organizaciones dependen de un mosaico de sistemas dispares para diversas funciones contables. Estos sistemas a menudo tienen dificultades para comunicarse eficazmente entre sí, lo que genera silos de datos.
La integración inadecuada entre los sistemas financieros, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y otro software puede impedir que los datos fluyan sin problemas y en tiempo real. Esto puede provocar obstáculos al intentar consolidar y conciliar datos financieros de diferentes fuentes.
Silos de datos y falta de visibilidad en tiempo real
Los diferentes departamentos dentro de una organización suelen mantener sus propias bases de datos y sistemas. Esta compartimentación está impulsada por la necesidad de herramientas especializadas, pero da como resultado la fragmentación de los datos.
Como resultado, la información queda atrapada dentro de estos sistemas aislados, inaccesible y difícil de cruzar. Esto no sólo afecta la precisión de los datos, sino que también dificulta la capacidad de obtener información integral sobre la salud financiera de la organización.
Además, es posible que los procesos tradicionales no proporcionen acceso en tiempo real a los datos financieros, lo que dificulta que los profesionales financieros obtengan visibilidad de un extremo a otro y tomen decisiones informadas con prontitud.
Problemas de cumplimiento y presentación de informes
Las aprobaciones de facturas, gastos y otras transacciones financieras pueden seguir flujos de trabajo ineficientes en papel, lo que genera retrasos. Además, realizar un seguimiento de los cambios y mantener un seguimiento de auditoría completo puede resultar difícil sin las herramientas y sistemas adecuados.
Limitaciones de tiempo que dificultan la verificación de los datos
El cierre de fin de mes se realiza según un cronograma ajustado y con plazos estrictos. Los contadores a menudo se encuentran corriendo contra el reloj para completar el proceso dentro del plazo asignado.
Esta presión de tiempo puede provocar procedimientos apresurados y tiempo insuficiente para una verificación meticulosa de los datos. En la prisa por cumplir con los plazos, los contadores pueden omitir pasos esenciales, lo que podría generar inexactitudes financieras que pueden tener repercusiones en el futuro.
Abordar estos desafíos requiere una combinación de soluciones modernas, como la automatización y los sistemas contables integrados, junto con un compromiso con la mejora continua de los procesos contables.
En la siguiente sección, exploraremos cómo las empresas pueden superar estos obstáculos para hacer que sus procesos contables sean más eficientes, precisos y oportunos.
Cómo la automatización de la gestión de gastos ayuda a cerrar los libros más rápido
El software de gestión de gastos desempeña un papel fundamental a la hora de acelerar el proceso de cierre de fin de mes mediante la automatización de funciones financieras vitales. Al integrarse perfectamente con los sistemas financieros de una organización, facilita la integración de datos en tiempo real y la gestión precisa de gastos.
Además, esta automatización agiliza significativamente los flujos de trabajo de aprobación, eliminando retrasos en el procesamiento y, al mismo tiempo, garantiza un cumplimiento riguroso y seguimientos de auditoría integrales.
En esencia, el software de gestión de gastos sirve como una herramienta que ahorra tiempo, mejora los datos y aumenta la eficiencia y permite a las organizaciones cerrar los libros con mayor rapidez y mayor eficacia.
Exploremos cada una de estas facetas para comprender mejor su impacto.
Seguimiento de gastos y comparación de transacciones en tiempo real
La búsqueda de recibos es una de las tareas más frustrantes para los contadores, y a menudo retrasa el proceso de cierre de fin de mes.
El software de gestión de gastos como Yokoy recuerda automáticamente a los empleados los recibos faltantes y envía notificaciones en tiempo real en el momento en que se envía un informe de gastos.
Los empleados pueden simplemente tomar una fotografía del recibo con su aplicación móvil. Una vez enviado, la tecnología de inteligencia artificial lo relaciona automáticamente con la transacción con tarjeta correspondiente, lo que reduce significativamente el tiempo necesario para validar y aprobar los gastos.
El proceso es aún más sencillo cuando los gastos se pagan con tarjetas corporativas inteligentes, ya que están completamente integradas en la plataforma, por lo que no es necesario que los empleados carguen extractos bancarios adicionales.
Además, gracias a las comprobaciones de cumplimiento en tiempo real, las infracciones de políticas, los duplicados y los elementos potencialmente fraudulentos se marcan en tiempo real. Esto garantiza que el equipo de finanzas solo necesite verificar los casos extremos: todos los demás gastos se procesan, aprueban y contabilizan automáticamente en el ERP.
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Descripción general centralizada de todos los gastos abiertos
Las soluciones de gestión de gastos que están totalmente integradas con sistemas ERP y tarjetas corporativas ayudan a los equipos financieros a mantener una vista centralizada de todas las transacciones y gastos abiertos. Los equipos de finanzas pueden ver todos los registros desde un único panel dentro del sistema integrado, lo que facilita mantener la precisión de los datos y revisar y aprobar los gastos de manera eficiente.
Categorización y validación automatizada de gastos
La gestión automatizada de gastos garantiza que todos los gastos de los empleados se registren y clasifiquen con precisión. Esto elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de los gastos y reduce la probabilidad de errores o reclamaciones fraudulentas.
Con Yokoy, los gastos enviados se clasifican, procesan y validan automáticamente, de acuerdo con la política de la empresa y las normas y regulaciones locales. Los datos precisos de gastos contribuyen a un proceso de cierre de fin de mes más fluido y, al mismo tiempo, garantizan procesos a prueba de auditorías.
Flujos de trabajo de aprobación optimizados
La automatización impulsada por IA de Yokoy permite flujos de trabajo de aprobación eficientes para gastos, facturas y otras transacciones financieras.
Estos flujos de trabajo eliminan la necesidad de aprobaciones manuales y papeleo, lo que acelera el procesamiento de transacciones financieras. Las aprobaciones de facturas y gastos más rápidas significan que los datos financieros se pueden finalizar e incluir en el proceso de cierre sin demoras innecesarias.
Conciliación de cuentas automatizada
Uno de los aspectos del cierre de fin de mes que consume más tiempo es conciliar cuentas y garantizar que los datos del libro mayor coincidan con los registros externos.
Una solución de gestión de gastos de extremo a extremo automatiza este proceso al cruzar transacciones y cuentas, identificar discrepancias y realizar los ajustes necesarios. Esta automatización reduce el riesgo de errores y acelera significativamente el proceso de conciliación.
Pistas de cumplimiento y auditoría
El software de gestión de gastos que utiliza tecnología de inteligencia artificial puede ser una herramienta poderosa para hacer cumplir automáticamente el cumplimiento dentro de una organización. Esta capacidad juega un papel importante para garantizar que los gastos y las facturas cumplan con las políticas y regulaciones de la empresa.
Se pueden entrenar algoritmos de inteligencia artificial para analizar gastos y facturas con respecto a las políticas y reglas predefinidas de la empresa. Esto incluye verificar los límites de gasto, los proveedores preferidos y las categorías de gastos que requieren aprobaciones.
Además, el sistema de gestión de gastos de Yokoy está diseñado para mantener automáticamente pistas de auditoría integrales. Cada transacción y cambio se registra, incluido quién realizó el cambio y cuándo, proporcionando un historial transparente y rastreable de datos financieros.
Esta característica no sólo ayuda a cumplir con los requisitos reglamentarios, sino que también simplifica el proceso de auditoría, haciéndolo más rápido y eficiente.
Integración de datos en tiempo real
Las soluciones de automatización de la gestión de gastos como Yokoy se integran perfectamente con otros sistemas financieros esenciales, como ERP o herramientas de contabilidad, agregando datos de diversas fuentes en tiempo real.
Esto significa que los profesionales de las finanzas tienen acceso a información financiera actualizada, eliminando la necesidad de esperar a que los datos se ingresen y concilien manualmente.
La integración de datos en tiempo real permite una toma de decisiones más rápida y garantiza que los libros puedan cerrarse tan pronto como finalice el mes.
Además, las herramientas de gestión de gastos ofrecen capacidades de generación de informes y análisis, lo que permite a los profesionales financieros generar rápidamente estados financieros e informes de desempeño. Estos informes brindan información sobre el desempeño financiero, lo que permite tomar decisiones mejor informadas al final de cada mes.
Escalabilidad
A medida que las organizaciones crecen, las soluciones de automatización de la gestión de gastos pueden escalar sin problemas para adaptarse a mayores volúmenes de transacciones. Esta escalabilidad garantiza que el proceso de cierre siga siendo eficiente y preciso incluso aunque la empresa se expanda.
Próximos pasos
En conclusión, la automatización de la gestión del gasto cambia las reglas del juego para los profesionales financieros que buscan cerrar los libros más rápido.
Al proporcionar integración de datos en tiempo real, conciliación automatizada, flujos de trabajo de aprobación optimizados, gestión precisa de gastos, funciones de cumplimiento, informes avanzados y escalabilidad, las soluciones de gestión de gastos permiten a los equipos financieros cumplir con los plazos de fin de mes con confianza y eficiencia.
Si desea ver cómo el software de gestión de gastos de Yokoy puede ayudarle a cerrar los libros más rápido, puede reservar una demostración a continuación.
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