Head of Customer Success, Yokoy
On ha logrado una tasa de automatización del 90 % y procesa los gastos en un promedio de 24 horas, lo que resulta en un aumento de eficiencia del 472 %. Este logro ha reducido los costos de gestión de gastos en un 78,8 %, al mismo tiempo que ha brindado a los empleados confianza y libertad.
Company overview
Zurich, Suiza
fabricante de artículos deportivos
1’700 empleados
1’474 usuarios
20 entidades en vivo
Yokoy Expense
Libertad de movimiento
Desde su lanzamiento en los Alpes suizos hace trece años, On se ha mantenido fiel a su visión de revolucionar el movimiento para personas de todo el mundo.
Con sus innovadores zapatos para correr, ropa y accesorios diseñados para hacer deporte, pasar tiempo al aire libre y para las actividades diarias, On se ha convertido rápidamente en una marca querida por personas de todo el mundo.
Respaldado por la idea de que la inspiración y el siempre esquivo estado de flujo se aprovechan cuando los humanos se mueven, On, tanto como marca como como cultura empresarial, está arraigada en la libertad en todas sus formas; libertad de movimiento, pensamiento, sueño y hacer realidad su visión.
Basada en esta confianza, transparencia y respeto, la cultura laboral de On es notable porque desbloquea algo en sus empleados para prosperar de forma predeterminada, un aspecto clave para eliminar los límites en la innovación y el crecimiento.
Liberar el control sin dejar de cumplir las normas
Del otro lado de un negocio exitoso impulsado por la libertad y la confianza está la gestión de gastos, un área comercial definida por reglas, cumplimiento, pautas y control; un conjunto de valores que simplemente no coincidían con el espíritu operativo de On.
“Aunque era fundamental llevar nuestra gestión de gastos según las reglas, queríamos eliminar la sensación de que nuestros empleados estuvieran monitoreados o controlados en todo lo relacionado con las finanzas. En cambio, queríamos brindarles el mismo nivel de confianza en esta área que disfrutan en todas las demás partes de su trabajo”.
Además, como empresa que ha trabajado duro desde el primer día para evitar caer en las formas tradicionales de hacer las cosas, On quería adoptar este mismo enfoque para la gestión de gastos. Pero tratándose de un área empresarial notoriamente pegajosa y propensa a las tradiciones, esto no fue poca cosa.
Con procesos repetitivos y que requieren mucho papel, basados en documentos dispersos como hojas de cálculo de Excel, la mecánica simple del enfoque tradicional de gestión de gastos representaba un desajuste fundamental con el espíritu innovador y experto en tecnología de On.
Juego, set, partido: un dúo ganador
La suite de gestión de gastos de Yokoy se presentó en On en 2020, no solo para aumentar la eficiencia o ahorrar dinero, sino, más importante aún, para brindar al equipo la herramienta más avanzada disponible.
“Elegimos Yokoy sobre la competencia por su facilidad de uso. Su intuitiva solución móvil hace que todo lo relacionado con la gestión de gastos sea simple y conveniente, independientemente de si nuestros empleados necesitan presentar los gastos diarios o si nuestro equipo de finanzas necesita aprobar y contabilizar los gastos".
Una solución que continúa fomentando la confianza en ambos sentidos: los empleados de On ahora tienen plena capacidad para manejar sus propios gastos libremente y sin ningún control del gerente, y el equipo de finanzas tiene tiempo libre para tareas más importantes.
Gracias a la automatización de extremo a extremo, que incluye controles de cumplimiento, flujos de trabajo de aprobación basados en reglas y una perfecta integración con el sistema ERP, la gestión de gastos de On funciona de manera más eficiente y fluida que nunca.
Darle una oportunidad a los gastos por su dinero
«Hemos logrado alcanzar una tasa de automatización del 90%, lo que significa que la herramienta procesa casi todos los gastos sin necesidad de aprobación o revisión manual por parte de nuestro equipo financiero», explica Viktor Hegyi, especialista en cuentas por pagar de On.
¿El impacto? El departamento financiero de On procesa actualmente alrededor de 10.135 gastos cada mes, con un tiempo de respuesta medio de 24 horas. Con ello se consigue un aumento de eficiencia del 472% respecto al proceso anterior.
“Esta herramienta es tan valiosa para nosotros que es difícil ponerle una cifra. Nos ahorra mucho tiempo y energía y encarna en términos financieros el nivel de libertad que queremos que nuestros empleados vivan en el trabajo”.
Cuando habla del valor real de la implementación, Hoffmann señala: “Esta herramienta es tan valiosa para nosotros que es difícil ponerle una cifra. Nos ahorra mucho tiempo y energía y encarna en términos financieros el nivel de libertad que queremos que nuestros empleados vivan en el trabajo”.
Si bien los beneficios de esta implementación son ampliamente percibidos, pueden cuantificarse en cifras que dicen mucho sobre su impacto financiero. On redujo sus costos de procesamiento de gastos en relación con el volumen total de gastos en aproximadamente un 78,8%.
Ahora obtienen un retorno de la inversión anual de 27 veces la tarifa de licencia anual de Yokoy a través de ahorros y reclamaciones de IVA.
gastos procesados cada mes
tasa de automatización alcanzada
reducción de costos en gastos de procesamiento
aumento de la eficiencia
«El equipo financiero de On está dando actualmente el siguiente gran paso con el lanzamiento de Yokoy Pay», señala Hegyi, y añade: «Nuestros empleados realmente quieren poder utilizar tarjetas de empresa, lo que les permitirá pagar los gastos de la empresa sin tener que afrontarlos con sus propios fondos.»
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