Yokoy revoluciona el proceso de gastos en Beekeeper

Melanie Gabriel
Melanie Gabriel

Co-founder and CMO, Yokoy

Beekeeper es una startup con sede en Suiza y Estados Unidos que ofrece una plataforma de comunicaciones y colaboración basada en la tecnología móvil para organizaciones con trabajadores de primera línea, con el fin de aumentar la agilidad, la productividad y la seguridad de las empresas.

Fundada en 2012, Beekeeper comenzó como una red social y luego evolucionó hasta convertirse en el lugar de trabajo digital para trabajadores de primera línea que es hoy.

 

Tuvimos el placer de reunirnos con el director financiero de Beekeeper, Herbert Sablotny, para saber más sobre los procesos de gastos de Beekeeper antes y después de Yokoy, qué consejo daría a otros posibles clientes y cómo presentaron Yokoy al equipo.

Company overview

Binningen, Switzerland

3’000+ employees

Agribusiness

Yokoy Expense, Yokoy Pay

Una entrevista con Herbert Sablotny, CFO de Beekeeper

¿Cómo gestionabais los gastos de la empresa antes de Yokoy?

Utilizábamos la solución estándar de nuestro sistema ERP, que resultó ser bastante lenta, no automatizada y a veces demasiado complicada. Puesto que somos una empresa moderna de SaaS, tenemos unos estándares muy altos para nuestras herramientas y también queremos asegurarnos de que nuestros trabajadores disfruten de una buena experiencia interna.

¿Cómo te ayuda Yokoy en tu trabajo como director financiero?

Desde el punto de vista estratégico, me interesa la automatización de las tareas repetitivas. Mi objetivo final es que la gran mayoría de las tareas relacionadas con los gastos no se toquen / se automaticen y que nuestro equipo de finanzas solo dedique tiempo a establecer pautas y a ocuparse de excepciones. Por ejemplo, si las partidas superan los umbrales de nuestra política de gastos o muestran patrones que sugieran irregularidades. En este contexto, las tecnologías como la IA son excelentes para identificar estos casos específicos que merecen una mirada más atenta.

¿Qué te convenció para utilizar Yokoy?

Hemos evaluado algunas herramientas de control de gastos empresariales bastante conocidas en el mercado y ninguna ofrecía una automatización completa real (desde el recibo hasta la contabilización correcta en nuestro sistema ERP). 

 

Como ya he mencionado, el hecho de que los empleados, especialmente el equipo de finanzas, puedan centrarse solo en las excepciones y que todos los demás gastos se procesen de forma totalmente automatizada en cuestión de segundos es increíble. Además, el reconocimiento del IVA que ofrece Yokoy ayuda a garantizar la deducción automatizada del IVA soportado, que históricamente ha sido una tarea manual.

 

Como empresa global, hemos probado el producto en muchos países diferentes y la función de escaneo de recibos y creación de informes automatizados de Yokoy funciona a nivel internacional y en diferentes idiomas.

¿Puedes citar algún reto especial al que se enfrente tu empresa con respecto al control de gastos?

Como toda organización internacional, Beekeeper tiene varias entidades legales constituidas en diferentes países. Yokoy separa estrictamente las entidades jurídicas (a efectos de integración de la contabilidad y el ERP) y los flujos de aprobación (que pueden ser entidades jurídicas cruzadas).

¿Recuerdas algún momento “eureka” que hayáis tenido con Yokoy?

El momento en que nos dimos cuenta de que solo se necesitan unos segundos para crear un informe, en comparación con las horas y horas que había que dedicarle antes al mes.

¿Cómo presentaste Yokoy a tu equipo?

La herramienta es muy intuitiva y fácil de utilizar. Hay un vídeo explicativo de 5 minutos (en varios idiomas) para todos los nuevos usuarios. No nos hizo falta nada más.

¿Qué aconsejarías a otras empresas que se planteen la posibilidad de recurrir a Yokoy?

La automatización integral de principio a fin es el criterio clave a tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de gestión de gastos. También es importante asegurarse de que las transacciones de la tarjeta corporativa puedan integrarse sin problemas, ya que anteriormente conciliar las transacciones de las tarjetas de la empresa nos llevaba mucho tiempo.

¡Gracias por tu tiempo, Herbert!

Experimenta Yokoy en primera persona

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