Soluciones de captura de facturas: del procesamiento manual al OCR y la tecnología de inteligencia artificial
- Última actualización: septiembre 9, 2023
- AI in finance, Invoice management
Growth Marketing Manager
Durante años, el procesamiento manual de facturas ha sido la norma, pero conlleva sus propios desafíos. Desde errores en el ingreso de datos hasta flujos de trabajo que consumen mucho tiempo, los profesionales financieros han buscado durante mucho tiempo formas de optimizar este aspecto crítico de sus operaciones.
Ingrese a la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y AI (inteligencia artificial), dos elementos revolucionarios en el ámbito de la captura de facturas. Estas soluciones de vanguardia han marcado el comienzo de una nueva era de eficiencia, precisión y productividad, revolucionando la forma en que los departamentos financieros administran sus facturas.
En este artículo, nos embarcaremos en un viaje a través del panorama de los métodos de captura de facturas, comenzando desde los procesos manuales tradicionales y aventurándonos en los apasionantes ámbitos de la tecnología OCR y AI.
Exploraremos cómo estas innovaciones están remodelando la forma en que trabajan los profesionales de las finanzas, permitiéndoles navegar por el complejo mundo de las facturas con precisión y facilidad.
¿Qué significa capturar una factura?
Capturar una factura se refiere al proceso de recopilar y registrar información esencial de una factura, generalmente recibida de un vendedor o proveedor. Esta información incluye detalles críticos como número de factura, fecha, detalles del proveedor, artículos en línea, cantidades, precios y cualquier impuesto aplicable.
El objetivo es transformar la factura, a menudo en formato papel o digital, en un formato de datos estructurado y digital que pueda procesarse, validarse y registrarse de manera eficiente dentro de los sistemas financieros de una organización.
Pasos clave en el proceso de captura de facturas
- Recibo: El paso inicial consiste en recibir la factura, ya sea en formato físico o electrónico.
- Extracción de datos: Los datos relevantes se extraen de la factura. En los procesos manuales, esto se hace ingresando manualmente la información en los sistemas contables. Con las tecnologías OCR e IA, este paso está automatizado, lo que reduce en gran medida la necesidad de ingresar datos manualmente.
- Validación: Se verifica que los datos capturados sean precisos y estén completos. Cualquier discrepancia o error se marca para su resolución.
- Flujo de trabajo de aprobación: en muchas organizaciones, las facturas deben pasar por un flujo de trabajo de aprobación donde varias partes interesadas revisan y autorizan el pago.
- Registro: Finalmente, los datos de la factura se registran en el software de contabilidad de la organización, actualizando los registros financieros y reflejando la obligación de pagar al proveedor.
La captura eficiente de facturas es fundamental para una gestión financiera precisa, pagos puntuales y cumplimiento.
Captura manual de facturas: el enfoque tradicional
El procesamiento manual de facturas ha sido una práctica antigua en los departamentos financieros de todos los sectores. Este enfoque tradicional implica facturas físicas, a menudo recibidas en formato papel, que deben clasificarse manualmente, ingresarse en los sistemas contables y aprobarse para el pago.
Es un proceso que requiere mucha mano de obra y que tiene una buena cantidad de desafíos.
Por nombrar unos cuantos:
- Errores de entrada de datos: la entrada manual de datos es susceptible a errores, incluidos errores tipográficos, malas interpretaciones y puntos decimales mal colocados. Estos errores pueden provocar discrepancias y retrasos en los pagos.
- Flujos de trabajo que requieren mucho tiempo: el manejo manual de facturas implica múltiples pasos, desde la clasificación y el ingreso de datos hasta el enrutamiento de aprobación. Esto puede provocar tiempos de procesamiento lentos y cuellos de botella.
- Visibilidad limitada: rastrear el estado de las facturas y obtener información en tiempo real sobre las obligaciones financieras puede ser un desafío con los sistemas manuales.
- Costos y riesgos de cumplimiento: el costo del procesamiento manual, incluida la mano de obra y el almacenamiento físico, puede ser sustancial. Además, pueden surgir problemas de cumplimiento debido al incumplimiento de plazos o la pérdida de facturas.
Según una investigación del Institute of Finance & Management (IOFM), el procesamiento manual de facturas puede costarle a una organización hasta 25 dólares por factura en costos de procesamiento. Además, la entrada manual de datos tiene una tasa de error del 1 al 5% por carácter, lo que contribuye a las imprecisiones en los registros financieros.
Antes de que te vayas …
No te lo pierdas
Únete a más de 12.000 profesionales de las finanzas y recibe las últimas novedades sobre la transformación financiera directamente en tu correo electrónico.
OCR de facturas: pasando de las facturas en papel a las digitales
La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) desempeña un papel fundamental en la modernización de la captura de facturas. Es un sistema sofisticado que escanea e interpreta texto impreso o escrito a mano, convirtiéndolo en datos legibles por máquina.
En el contexto de la captura de facturas, OCR extrae información vital de las facturas, como números de factura, fechas, montos y detalles del proveedor, con notable precisión.
Cómo el OCR transforma el procesamiento de facturas
Cuando se trata de captura de facturas, la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) ofrece una multitud de ventajas que pueden transformar la forma en que los profesionales financieros manejan las facturas:
- Extracción de datos mejorada: OCR va más allá de la entrada de datos básica al extraer de forma inteligente información clave de las facturas, como números de factura, fechas, montos y detalles del proveedor. Estos datos estructurados son invaluables para la automatización y la generación de informes.
- Reducción de errores: la automatización proporcionada por OCR minimiza las posibilidades de errores en la entrada de datos, lo que garantiza que sus datos financieros estén libres de errores y listos para cumplir.
- Precisión mejorada: el software OCR sobresale en la lectura e interpretación de texto, lo que reduce significativamente el riesgo de errores humanos asociados con la entrada manual de datos. Esto se traduce en registros financieros más precisos y menores discrepancias.
- Velocidad y eficiencia: OCR procesa facturas a velocidades notables, convirtiendo rápidamente documentos en papel o digitales en datos legibles por máquina. Esta aceleración del proceso de captura da como resultado aprobaciones y pagos más rápidos.
- Ahorro de costos: la reducción de los requisitos de entrada manual de datos y una mayor eficiencia conducen a ahorros sustanciales en términos de mano de obra y gastos operativos.
Sin embargo, la tecnología OCR de facturas tiene sus limitaciones.
Limitaciones de la tecnología OCR de facturas
Si bien la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ha mejorado significativamente la eficiencia de la captura de facturas, tiene limitaciones en comparación con las capacidades de la inteligencia artificial (IA). Entonces, exploremos las limitaciones del OCR y cómo la IA puede superarlas.
1. Manejo de datos no estructurados: OCR se destaca en la extracción de datos estructurados, como números y texto, de las facturas. Sin embargo, tiene dificultades cuando se enfrenta a datos no estructurados o diseños irregulares. Por ejemplo, las notas escritas a mano o las facturas con un formato no estándar pueden plantear desafíos para los sistemas OCR.
2. Comprensión contextual limitada: el OCR se centra en el reconocimiento de texto pero carece de comprensión contextual. Es posible que no interprete el significado detrás del texto que captura, lo que puede ser crucial para tareas como la categorización de facturas o la identificación de discrepancias.
3. Incapacidad para aprender y mejorar: el OCR se basa principalmente en reglas y no tiene la capacidad de aprender o adaptarse con el tiempo. Se basa en reglas fijas para la extracción de datos, que pueden resultar limitantes a medida que evolucionan los formatos de factura.
4. Validación de datos limitada: el OCR es eficaz para extraer datos, pero validar su precisión a menudo requiere intervención manual. Por ejemplo, verificar que el total de una factura coincida con la suma de sus partidas individuales puede ser un desafío solo para el OCR.
5. Escalabilidad: como OCR se basa en reglas, escalar sus capacidades para manejar una amplia gama de tipos de facturas e idiomas puede resultar engorroso y llevar mucho tiempo.
En resumen, si bien el OCR ha sido una herramienta valiosa en la captura de facturas, la inteligencia artificial supera sus limitaciones.
Tecnología de inteligencia artificial de facturas
La capacidad de la IA para manejar datos no estructurados, comprender el contexto, aprender continuamente, automatizar la validación de datos y escalar sin esfuerzo la convierte en una solución más completa para los equipos financieros modernos que buscan optimizar sus flujos de trabajo de procesamiento de facturas.
Estructurar y validar datos complejos
La IA, con sus capacidades de aprendizaje automático, puede adaptarse a datos no estructurados.
El software de inteligencia artificial emplea técnicas como OCR y aprendizaje profundo para «leer» la información textual y numérica de las facturas. Reconoce patrones en los datos, como el formato coherente de los números de factura, las fechas y las líneas de pedido.
Además, la IA puede detectar escritura a mano y fuentes no estándar, convirtiéndolas en texto legible por máquina.
Al mismo tiempo, la inteligencia artificial puede automatizar los procesos de validación de datos. Compara los datos de las facturas con reglas predefinidas y patrones históricos, señalando discrepancias para su revisión. Esto reduce la necesidad de validación manual, mejorando la precisión y la eficiencia.
En el artículo siguiente, detallamos cómo el módulo de procesamiento de facturas de Yokoy utiliza IA para automatizar completamente el manejo de facturas, desde la captura hasta la validación, la comparación y la aprobación.
Comprensión contextual
La IA va más allá del reconocimiento de texto; puede comprender el contexto y la semántica de los datos que procesa. Por ejemplo, la IA puede clasificar facturas según el contenido, reconocer partidas individuales y señalar anomalías mediante el análisis de patrones y datos históricos.
Debido a que la tecnología de inteligencia artificial no solo analiza puntos de datos aislados, sino que considera el contexto en el que aparecen los datos, «comprende» las relaciones entre varios elementos dentro de una factura.
La capacidad de la IA para comprender el contenido de las facturas conduce a una categorización precisa, lo que reduce la probabilidad de una clasificación errónea. Al adaptarse dinámicamente a la terminología cambiante y a las categorías en evolución, la inteligencia artificial de facturas permite aprobaciones de facturas más rápidas, evitando retrasos en los pagos.
Clasificación y codificación automatizada de facturas
Los algoritmos de IA pueden clasificar de forma inteligente las facturas según el contenido, garantizando que cada factura se envíe al departamento o aprobador adecuado. Esto reduce el riesgo de clasificación errónea y retrasos.
La inteligencia artificial emplea procesamiento del lenguaje natural (NLP) y algoritmos de aprendizaje automático para analizar el contenido textual de las facturas. Reconoce palabras clave y patrones que indican la naturaleza de los gastos o servicios.
Por ejemplo, la IA podría identificar términos como «suministros de oficina», «honorarios de consultoría» o «licencias de software». Luego asigna estas palabras clave a categorías predefinidas, asegurando que cada factura se envíe al departamento o aprobador apropiado según el contenido identificado.
Cotejo automatizado de facturas y órdenes de compra
Además de la captura y validación de facturas, la inteligencia artificial permite a los equipos financieros relacionar automáticamente las facturas con las órdenes de compra y las entradas de mercancías.
Los algoritmos de IA escanean estos documentos y los comparan para garantizar que se alineen perfectamente. Esta alineación verifica que los bienes o servicios se hayan recibido según lo especificado en la orden de compra y que la factura correspondiente refleje con precisión estos detalles.
Análisis predictivo e informes autónomos
Invoice AI no solo procesa facturas individuales sino que también tiene la capacidad de consolidar datos en múltiples facturas. La IA puede analizar datos históricos de facturas para predecir patrones de gasto futuros, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones financieras informadas.
Esta capacidad agiliza la generación de informes, lo que permite a los profesionales financieros obtener información sobre los patrones de gasto, monitorear el flujo de efectivo y tomar decisiones financieras informadas con facilidad.
Los equipos de finanzas pueden potenciar los sistemas basados en IA para crear informes personalizados sin esfuerzo. Por ejemplo, un gerente de FP&A puede indicarle a un chatbot que genere un informe que incluya todas las facturas abiertas de una región específica, que excedan un monto particular y que provengan de nuevos proveedores, todo en un formato preferido como Excel.
Este proceso, que solía llevar horas, ahora se puede realizar en cuestión de milisegundos, gracias a la eficiencia de las herramientas de generación de informes impulsadas por IA.
Detección de fraude para un mejor cumplimiento
La tecnología Invoice AI mejora la seguridad y la integridad de las operaciones financieras al detectar anomalías y posibles fraudes. Puede señalar patrones inusuales o facturas sospechosas para recibir atención inmediata, lo que reduce el riesgo de mala conducta financiera.
Además, la inteligencia artificial garantiza que las operaciones financieras cumplan con las regulaciones y políticas internas de la industria, de forma automática y a escala. Reduce el riesgo de errores que podrían generar problemas de cumplimiento y simplifica la preparación de la auditoría al proporcionar registros financieros precisos y organizados.
La IA aprende con cada factura procesada
Por ejemplo, la IA reconoce que una línea de pedido específica pertenece a una categoría particular según el contexto proporcionado por otros elementos de la factura.
La IA es dinámica y puede aprender y mejorar continuamente. Mediante la capacitación en grandes conjuntos de datos, los algoritmos de IA se adaptan a los cambios en los diseños de las facturas y se vuelven más precisos con el tiempo. Incluso pueden adaptarse a variaciones regionales o específicas de la industria.
Escalabilidad ilimitada
La IA se escala fácilmente. Una vez entrenados, los modelos de IA pueden manejar diversas facturas sin ajustes significativos, lo que los hace más adaptables a las crecientes necesidades de los departamentos financieros.
El software de inteligencia artificial se nutre de la complejidad. Prospera cuando se le presentan diseños de facturas diversos e complejos, estilos de escritura a mano o incluso datos no estructurados. A diferencia de los sistemas rígidos basados en reglas, la IA se adapta sin esfuerzo al panorama en constante evolución de la diversidad de facturas.
Una vez que los modelos de IA se entrenan e integran en el flujo de trabajo de procesamiento de facturas, requieren ajustes mínimos continuos. Esta facilidad de implementación significa que a medida que su departamento de finanzas crece, la IA se escala sin problemas para satisfacer volúmenes cada vez mayores de facturas sin necesidad de modificaciones importantes.
Próximos pasos
Si bien el OCR y la IA ofrecen beneficios sustanciales de forma independiente, su verdadero potencial brilla cuando se combinan. La sinergia entre estas tecnologías lleva la captura de facturas a un nivel completamente nuevo.
Las organizaciones que aprovechan tanto OCR como IA en sus procesos de captura de facturas reportan una reducción de hasta un 80 % en la entrada manual de datos. Las tasas de error en la captura de facturas caen a menos del 1 % cuando el OCR y la IA trabajan en conjunto, lo que mejora significativamente la precisión de los datos.
Si desea experimentar estas mejoras en sus flujos de trabajo de procesamiento de facturas, reserve una demostración a continuación para ver en acción el motor de facturas basado en IA de Yokoy.
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
Contenido relacionado
Si te ha gustado este artículo, puede que los siguientes recursos te sean de ayuda.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.