De hojas de cálculo a automatización financiera: los beneficios de optimizar sus procesos financieros

Thomas Inhelder
Thomas Inhelder

Co-founder & CFO, Yokoy

Al automatizar sus procesos comerciales financieros, puede obtener enormes ganancias de eficiencia, reducir costos, evitar errores, aumentar la satisfacción de los empleados y combatir el fraude.

En este artículo, explicaremos qué comprende la automatización financiera y cómo puede beneficiarse de la automatización de sus procesos comerciales financieros.

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La Cuarta Revolución Industrial: Automatizando sus procesos comerciales financieros

Durante cada revolución industrial, ha habido empresas que lograron adoptar oportunamente los avances tecnológicos de la época. Los empresarios que no lograron aprovechar la energía del vapor y la mecanización en la Primera Revolución Industrial no pudieron seguir el ritmo.

 

Las industrias que no cambiaron a la producción en masa y a la energía eléctrica en la Segunda Revolución Industrial pronto quedaron obsoletas. Las empresas que no adoptaron plenamente la digitalización en la Tercera Revolución Industrial han seguido el camino del dinosaurio y ya están extintas.

 

El tema común en cada una de las revoluciones industriales es el advenimiento de una tecnología específica que luego transformó fundamentalmente los métodos tradicionales de producción y negocios.

 

En la Cuarta Revolución Industrial, ahora somos testigos de la introducción y aceleración de tecnologías innovadoras como Internet de las cosas (IoT), Realidad Aumentada (VR), Inteligencia Artificial (AI), Aprendizaje Automático (ML), Automatización Robótica de Procesos (RPA). ) y procesamiento del lenguaje natural (PLN).

Para seguir teniendo éxito, las empresas deben avanzar hacia el uso de las innovaciones desatadas por la Cuarta Revolución Industrial en todos sus procesos comerciales.

 

Muchas empresas ya han logrado integrar estas innovaciones tecnológicas en sus procesos de fabricación y modelos de servicio. Desafortunadamente, la mayoría de los procesos de negocios financieros todavía parecen estar estancados en la fase de digitalización de la Tercera Revolución Industrial.

 

Las empresas suelen seguir dependiendo de los sistemas tradicionales para respaldar las operaciones financieras. Como resultado, los procedimientos financieros son lentos y propensos a errores debido a tareas manuales repetitivas y procesos de trabajo ineficientes.

 

Mientras que las empresas pueden obtener enormes ganancias de eficiencia, reducir costos, evitar errores, aumentar la satisfacción de los empleados y combatir el fraude al automatizar sus procesos comerciales financieros.

Automatización financiera: automatice los procesos financieros de su empresa

Las tasas de automatización financiera ahora pueden aumentar significativamente en los procesos comerciales financieros gracias al aumento de:

 

  • Inteligencia artificial: el desarrollo de sistemas informáticos que sean capaces de realizar tareas normalmente requiere de inteligencia humana, como la percepción visual, el reconocimiento de voz, la toma de decisiones y la traducción entre idiomas.
  • Aprendizaje automático: el uso y desarrollo de sistemas informáticos que pueden aprender y adaptarse sin seguir instrucciones explícitas, mediante el uso de algoritmos y modelos estadísticos para analizar y extraer inferencias a partir de patrones en los datos.
  • Aprendizaje profundo: un tipo de aprendizaje automático basado en redes neuronales artificiales en el que se utilizan múltiples capas de procesamiento para extraer progresivamente características de nivel superior de los datos. Las redes neuronales artificiales son modelos computacionales que imitan la forma en que funcionan las células nerviosas en el cerebro humano.

Inteligencia artificial en la automatización financiera

La tecnología de automatización financiera integra IA en Finanzas, así como aprendizaje automático y aprendizaje profundo para su uso en áreas como análisis financiero, administración de nóminas, automatización de facturas, acciones de cobranza y preparación de estados financieros.

 

El uso de dicho software automatizado reduce la necesidad de intervención humana en estas actividades. Con soluciones tecnológicas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) combinado con IA, ahora se pueden automatizar tareas financieras básicas, como la facturación y la gestión de gastos.

 

Su departamento de finanzas ya no tendrá que cargar con tareas manuales repetitivas, aburridas y propensas a errores, y podrá centrarse más en cuestiones estratégicas, cumplimiento y gestión de excepciones.

De hojas de cálculo a automatización financiera: los beneficios de optimizar sus procesos financieros

Descubra cómo se pueden automatizar los procesos financieros y cómo la automatización financiera puede ayudar a reducir costos, aumentar la satisfacción de los empleados y combatir el fraude.

Ejemplos de tecnologías de automatización financiera que se pueden aplicar a los procesos financieros

Automatización de documentos

 

La automatización documental permite la generación y procesamiento de documentos electrónicos. Los sistemas de generación de documentos implican sistemas basados en lógica que utilizan texto y/o segmentos de datos preexistentes para compilar un nuevo documento.

 

La generación de facturas o estados financieros estandarizados es un ejemplo de esta tecnología.

 

También puede utilizar tecnologías como el aprendizaje automático y OCR para extraer, validar y enriquecer documentos automáticamente. Esto permite el procesamiento automatizado de la mayoría de los documentos (por ejemplo, facturas).

 

Automatización Robótica de Procesos (RPA)

 

Muchas tareas empresariales cotidianas, como el procesamiento de datos o la producción de informes, están estandarizadas y son repetitivas, lo que antes se llamaba «papeleo». Estas tareas son aburridas para los humanos y también consumen recursos humanos que sería mejor utilizar en otros lugares.

 

RPA resuelve esto creando “agentes” de software que realizan la misma tarea una y otra vez según sea necesario, interactuando con aplicaciones y datos como lo haría un humano, pero con el proceso automatizado y sin necesidad de supervisión humana.

 

Si bien la RPA se utiliza a menudo para tareas de alcance fijo que nunca cambian, cada vez se utiliza más la IA para hacer que los agentes de software sean más capaces y flexibles.

 

Minería de procesos

 

Una empresa que funciona es la suma de sus procesos: todas las tareas que las personas realizan todos los días y cómo interactúan.

 

La mejora empresarial normalmente implica analizar estos procesos y hacer que funcionen mejor. Pero incluso una pequeña empresa puede tener cientos, con muchas variantes del ideal, lo que dificulta este “mapeo de procesos”.

 

Ahí es donde entra en juego la minería de procesos. Con PM, el software “observa” los flujos de datos de una empresa y cómo producen un resultado (por ejemplo, cómo una orden de compra conduce a la aprobación de un pago), identificando las interacciones y transformaciones de datos que representan cada proceso.

 

Esto proporciona un «mapa de procesos» que puede utilizarse como herramienta para la mejora empresarial.

 

Chatbots y agentes conversacionales

 

Un chatbot es un programa informático que permite a las personas obtener información de máquinas mediante texto y voz.

 

En finanzas, los agentes conversacionales se pueden utilizar como asistentes virtuales para los equipos financieros o pueden ayudar a automatizar la comunicación entre los equipos financieros y los proveedores y clientes.

 

Aprendizaje automático

 

La automatización basada en reglas ayuda a las empresas a definir y ejecutar requisitos para diversas operaciones de conformidad con las reglas. El aprendizaje automático, por otro lado, aprende de transacciones pasadas y decisiones de los clientes, identifica patrones de toma de decisiones y utiliza estos patrones para tomar decisiones futuras.

 

Los equipos financieros pueden beneficiarse de esta tecnología, por ejemplo, para ejecutar simulaciones precisas y tomar precauciones ante posibles escenarios adversos.

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Procesos financieros que podrían beneficiarse considerablemente de la automatización

Orden a efectivo (O2C)

 

O2C es el proceso paso a paso desde la recepción de los pedidos de los clientes hasta la recepción del saldo pendiente.

 

Origen-pago (S2P)

 

S2P o compra para pagar o adquisición para pagar (P2P) es un proceso que comienza con la búsqueda, negociación y contratación de proveedores de bienes y culmina con el pago final de esos bienes (incluidas las cuentas por pagar/automatización de facturas). 

 

Administración de Nómina

 

La administración de nómina comprende las actividades necesarias para organizar la compensación de los empleados por las horas trabajadas. Estos pueden incluir el control del total de horas trabajadas por el personal, la tasa de pago y la asignación de compensación al personal.

 

Reembolso de gastos

 

La automatización de la gestión de gastos no solo aumentará la coherencia y precisión de los registros financieros, sino que también ayudará a tomar decisiones flexibles y cumplir con el cumplimiento. Además, eliminar el trabajo manual y tedioso liberará tiempo para que los equipos financieros se concentren en tareas que son más cruciales para el crecimiento empresarial.

 

Cierre financiero

 

El cierre financiero es la práctica mensual de revisar las transacciones de una empresa durante el mes anterior, cerrar cuentas temporales y registrar las ganancias retenidas en los registros de la empresa. La precisión es crucial en este proceso.

 

Planificación y análisis financiero.

 

La planificación y el análisis financieros incluyen la onerosa tarea de preparar y compilar estados financieros por parte de una variedad de departamentos, que pueden automatizarse al menos parcialmente.

 

Conciliación de cuentas

 

La conciliación de cuentas es otra tarea que requiere poca habilidad para los equipos financieros. Sin embargo, cualquier error podría causar perturbaciones importantes en las empresas.

 

Administración de Impuestos

 

La automatización de la administración tributaria incluye la eliminación del trabajo manual en procesos como la presentación de declaraciones de impuestos y la reclamación de reembolsos del IVA nacional y extranjero sobre gastos.

Los beneficios de la automatización financiera

Los equipos financieros que dependen de procesos y herramientas manuales como el correo electrónico y las hojas de cálculo para gestionar los datos y las operaciones financieras son propensos a sufrir confusión, pérdida de datos y errores.

 

Al estandarizar, automatizar e integrar estos procesos, los equipos pueden minimizar los errores, mejorar la colaboración y aumentar la productividad general. Los beneficios de la automatización financiera son numerosos.

Costos reducidos

Una de las principales ventajas de la automatización financiera es que puede reducir significativamente los costos de procesamiento y entrada de datos. Con la entrada y el procesamiento manual de datos, siempre existe el riesgo de cometer errores, cuya corrección puede llevar mucho tiempo y ser costosa.

 

La automatización de estos procesos puede eliminar errores y garantizar la precisión, lo que puede reducir la necesidad de recursos costosos para corregir errores. Además, al automatizar los procesos financieros, las empresas pueden eliminar la necesidad de mano de obra, que puede resultar costosa y consumir mucho tiempo.

 

Al liberar al personal de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, las empresas pueden centrar su atención en actividades más estratégicas que agreguen valor a la empresa. Esto puede conducir a una mayor productividad, una mejor eficiencia operativa y una reducción de los costos laborales, lo que en última instancia resulta en un negocio más rentable.

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Thomas Inhelder

CFO en Yokoy

Ahorro de tiempo

Con procesos más rápidos y eficientes, las empresas pueden manejar más tareas en la misma cantidad de tiempo. La automatización de Cuentas por pagar puede reducir el tiempo del ciclo a cuatro días, mientras que el proceso manual demora hasta 17 días para la mayoría de las empresas, lo que a su vez puede ayudar a las empresas a obtener descuentos al realizar pagos anticipados.

Seguridad de datos financieros mejorada

La automatización financiera garantiza que los flujos de trabajo financieros puedan realizarse sin errores y que cualquier error se detecte y corrija rápidamente. Con la automatización de procesos financieros, usted mantiene el control de todo el proceso de la A a la Z.

Menos informes manuales

La automatización de procesos financieros reduce los errores ocurridos al realizar tareas manuales. Las personas cometen errores, lo cual es una parte inevitable del ser humano, por lo que la automatización realmente puede marcar la diferencia en este caso.

Visibilidad e integridad de datos mejoradas

El tiempo real es crucial hoy en día, es beneficioso poder responder rápidamente a cada nuevo desarrollo y tomar la acción correcta de inmediato. La automatización financiera facilita el seguimiento de los flujos de trabajo financieros y la creación de un registro de auditoría.

Más tiempo para el trabajo estratégico

Cuando los procesos están organizados y el trabajo manual está automatizado, los equipos pueden dedicar más tiempo a interpretar datos, brindar asesoramiento y tomar decisiones comerciales acertadas.

Mayor satisfacción de los empleados

Los empleados ya no tendrán que realizar tareas manuales aburridas y repetitivas y podrán centrarse en trabajos más interesantes y gratificantes con un mayor valor añadido.

¿Cuáles son los principales desafíos para la automatización financiera?

Aunque los beneficios de automatizar los procesos financieros son numerosos, las empresas aún pueden enfrentar muchos desafíos en el camino:

 

  • Las operaciones financieras son la columna vertebral del negocio; por lo tanto, las empresas suelen mostrarse reacias a realizar cambios en sus procesos de negocio financieros.
  • La implementación de cualquier cambio en esta área podría encontrar una fuerte resistencia y desconfianza por parte de los empleados con una fuerte preferencia por el status quo.
  • Es necesario superar los desafíos regulatorios.
  • Hay que tener en cuenta las cuestiones de riesgo.

Afortunadamente, las empresas especializadas en automatización financiera como Yokoy ofrecen herramientas innovadoras de automatización financiera que pueden integrarse fácilmente con su software financiero y sistemas de TI existentes. No tendrá que realizar ningún cambio significativo en sus procesos y flujos de trabajo.

 

Por lo tanto, puede aumentar su nivel de automatización sin correr el riesgo de alterar los sistemas confiables que tiene actualmente. Además, no tendrá que hacer frente a enormes desembolsos de capital ni a un proceso de implementación largo y oneroso.

 

En consecuencia, puede obtener los beneficios de automatizar sus procesos financieros prácticamente de inmediato.

Próximos pasos

Con la automatización basada en IA de los procesos financieros back-end, puede ahorrar más del 90% del tiempo dedicado a registrar y procesar facturas de proveedores, declaraciones de gastos, tarjetas de crédito corporativas y reclamos de reembolsos del IVA, al mismo tiempo que incorpora activamente la prevención del fraude.

 

Si aún no está convencido, puede que sea el momento de echar un vistazo más de cerca a la solución de gestión de gastos basada en inteligencia artificial de Yokoy. Reserve una demostración a continuación para ver nuestro software en la práctica.

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