Pagos de asignación de kilometraje: Guía completa [2024]
- Última actualización: septiembre 26, 2023
- Travel and expense management
Growth Marketing Manager
Cuando se trata de viajes de negocios, hay muchas ocasiones en las que desea asegurarse de que su asignación de millas cubra la distancia de su viaje.
Esta guía le explicará cómo calcular y realizar un seguimiento de su asignación de millas para que pueda gestionar su viaje de la forma más eficaz posible.
En primer lugar, expliquemos qué es la «asignación de kilometraje».
¿Qué es el kilometraje permitido y por qué es importante?
La asignación por kilometraje es esencialmente una suma de dinero que los empleados reciben en función de la cantidad de millas que conducen por motivos relacionados con el trabajo utilizando su vehículo personal.
Esta asignación es importante porque ayuda a cubrir el costo de la gasolina, el desgaste del vehículo y otros gastos incurridos durante el viaje. Sin este subsidio, tendrían que correr con estos gastos de su propio bolsillo.
¿Qué se considera kilometraje comercial?
El kilometraje comercial se refiere a la distancia que recorre por motivos relacionados con el trabajo utilizando un vehículo personal. Es un aspecto esencial del seguimiento financiero de las empresas, ya que garantiza que los gastos de viaje relacionados con el uso del vehículo se registren con precisión.
El kilometraje comercial incluye viajes a diversos lugares, como reuniones con clientes, visitas al sitio, conferencias y otras tareas relacionadas con el trabajo.
Estos gastos comerciales son distintos del kilometraje personal, que se refiere a viajes realizados con su propio vehículo pero por motivos personales, como ir de compras o desplazarse hacia y desde su lugar de trabajo principal.
Para calificar como millas de negocios, un viaje debe cumplir ciertos criterios:
- Destino relacionado con el trabajo: El motivo principal del viaje debe ser de negocios. Esto podría implicar visitar clientes, asistir a reuniones de trabajo o realizar entregas.
- Sin desvíos personales: mientras se encuentre en ruta hacia un destino relacionado con el negocio, cualquier parada o desvío para actividades personales no se considera millaje comercial. Por ejemplo, si conduce hasta una reunión con un cliente pero se detiene en una cafetería por motivos personales, esa parte del viaje no es kilometraje de negocios.
- De la oficina en casa al lugar de trabajo: si trabaja desde una oficina en casa y necesita viajar a otro lugar por motivos de trabajo, el kilometraje desde su casa hasta el lugar de trabajo generalmente se considera kilometraje comercial.
- Sitios de trabajo temporales: si su trabajo requiere que viaje entre sitios de trabajo temporales, el millaje entre estos lugares califica como millaje comercial.
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¿Cómo se calcula la asignación de millas?
Generalmente existen dos métodos para calcular el kilometraje permitido:
- Tarifa de kilometraje estándar: muchos países ofrecen una tarifa de kilometraje estándar establecida por las autoridades fiscales. Esta tarifa está diseñada para simplificar el proceso de reembolso. Los empleados realizan un seguimiento del kilometraje de su negocio y el empleador les reembolsa la tarifa especificada por milla. La tarifa estándar considera diversos gastos, entre ellos combustible, mantenimiento, seguros y depreciación.
- Gastos reales: alternativamente, algunos empleadores optan por un enfoque más detallado, donde los empleados rastrean e informan sus gastos reales asociados con el kilometraje comercial. Esto incluye costos como combustible, mantenimiento, seguros, registro y depreciación. Luego, los empleadores reembolsan al empleado en función de estos gastos documentados.
Las millas asignadas pueden variar según la industria, la política de la empresa y la ubicación, entre otras cosas. Un buen enfoque es calcular la distancia promedio que recorre por negocios y multiplicarla por la tarifa de millaje aplicable.
Las organizaciones suelen ofrecer una tarifa estándar, pero también puede encontrar varios sitios web gubernamentales que enumeran las tarifas actuales, para que no tenga que adivinar.
Métodos de seguimiento de kilometraje
El seguimiento preciso del kilometraje es esencial para que las empresas reembolsen a los empleados y reclamen deducciones fiscales. Existen varios métodos para realizar un seguimiento del kilometraje empresarial:
- Registros manuales: mantenga un libro de registro físico donde registre los detalles del viaje, incluidas las lecturas iniciales y finales del odómetro, el destino y el propósito.
- Lecturas del odómetro: simplemente registre las lecturas del odómetro inicial y final de cada viaje. Llevar un registro del propósito y destino.
- Aplicaciones móviles: muchas aplicaciones móviles le permiten realizar un seguimiento del kilometraje automáticamente mediante GPS. Estas aplicaciones pueden registrar detalles del viaje y proporcionar informes completos.
Por ejemplo, el módulo de viajes y gastos de Yokoy hace que sea muy fácil realizar un seguimiento del kilometraje. Sólo tienes que añadir tu dirección de inicio y lugar de destino, y el resto se calcula automáticamente.
¿Quién paga los reembolsos de millas?
Las empresas a menudo reembolsan a los empleados el kilometraje comercial para cubrir el costo del combustible y los costos de mantenimiento del vehículo. Los montos aprobados para las tasas de reembolso pueden variar y pueden basarse en factores como la política de la empresa o las pautas gubernamentales.
La tarifa estándar por kilometraje fijada por las autoridades fiscales puede ser una referencia para las empresas a la hora de determinar las tarifas de reembolso.
¿Cuáles son las tarifas oficiales de asignación de millas?
Las tarifas de asignación de millas varían según el país y es esencial mantenerse actualizado con las tarifas más recientes para garantizar un reembolso preciso. A continuación se muestran las tarifas oficiales de asignación de millas para varios países.
Asignación de kilometraje en el Reino Unido
En el Reino Unido, las reclamaciones y reembolsos de millas se calculan y pagan según las normas de HMRC. Ya sea que sea un empleado o un trabajador independiente, comprender estas reglas es esencial para garantizar que reciba un reembolso exacto de las millas relacionadas con su negocio.
Si utiliza su vehículo personal para conducir por motivos comerciales, su empleador puede reembolsarle las millas comerciales.
Este reembolso, conocido como Pago de asignación de kilometraje (MAP), cubre gastos como combustible, servicio, mantenimiento, seguro e impuesto de circulación para la conducción relacionada con el negocio. Esta asignación de millas de HMRC generalmente se proporciona mensualmente y puede ser una tarifa por milla o una suma global.
En términos simples, si su viaje es por motivos de negocios, califica para el reembolso de millas según HMRC. Los viajes de negocios incluyen:
- Viajar entre su lugar de trabajo permanente y lugares de trabajo temporales (por ejemplo, visitar clientes o proveedores).
- Viajes entre lugares de trabajo temporales.
- Viajes entre dos lugares de trabajo dentro del mismo empleo.
- Viajar desde su casa a otro lugar de trabajo si su casa es su lugar de trabajo permanente debido a requisitos laborales.
Los desplazamientos desde casa al trabajo o viajes personales no relacionados con negocios no califican para reembolso.
A partir del año fiscal 2023/2024, las tarifas de millaje aprobadas son las siguientes:
- Kilometraje del coche, que cubre turismos y furgonetas:
- 45p por las primeras 10,000 millas comerciales.
- 25p por cada milla comercial después de 10,000 millas.
- Para motocicletas: 24p por milla comercial.
- Para bicicletas: 20 peniques por milla comercial.
Es importante tener en cuenta que estas tasas de pago de asignación de millas aprobadas no han cambiado desde 2011.
Las tarifas de millaje de HMRC cubren diversos gastos del vehículo para sus millas comerciales, incluido combustible, servicio, reparaciones, mantenimiento, depreciación, seguro e impuesto de circulación. Sin embargo, no cubren los peajes, las tarifas de estacionamiento, las tasas de congestión, las multas por exceso de velocidad o estacionamiento, ni otras infracciones relacionadas con la carretera.
Si su empleador no le reembolsa, puede reclamar una asignación de kilometraje de HMRC, conocida como Alivio de asignación de kilometraje, siempre que cumpla con los requisitos para la conducción relacionada con el negocio y mantenga un registro de kilometraje que cumpla con HMRC.
Asignación de kilometraje en Austria
El gobierno austriaco reconoce los siguientes descuentos por kilometraje como una tarifa fija para todos los costes derivados del uso de vehículos privados para un viaje de negocios. Esta cantidad podrá reconocerse por un máximo de 30.000 kilómetros por año natural.
- Coche – 0,42€/Kilómetro
- Motos – 0,24€/Kilómetro
- Pasajeros – 0,05€/Kilómetro
- Bicicleta – 0,38€/Kilómetro
Si la empresa decide pagar más que las tarifas gubernamentales (consulte la tabla anterior), la diferencia en el monto se considera ingreso imponible y debe contabilizarse como tal (se necesita una contabilidad diferente para las tarifas con exceso de kilometraje).
Compliance en Austria
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre viáticos, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA en Austria, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
Asignación de kilometraje en Alemania
Los gastos de kilometraje tienen como objetivo cubrir el coste de los desplazamientos del empleado en viajes de negocios cuando utiliza un vehículo privado, además de la asignación diaria/per diem.
El gobierno alemán reconoce los siguientes descuentos por kilometraje como una tarifa fija para todos los costes derivados del uso de vehículos privados para un viaje de negocios.
- 0,30€ por Kilómetro para Coche
- 0,20€ por Kilómetro para una Moto
Si el empleado recibe una cantidad superior a la recomendada por el gobierno, la cantidad adicional se incluye en el impuesto sobre la renta.
Por ejemplo: El gobierno recomienda 0,30€ por kilómetro; sin embargo, si el empleado recibe 0,50 € por kilómetro, la diferencia de 0,20 € por kilómetro estaría sujeta al impuesto sobre la renta y deberá contabilizarse de forma diferente.
Compliance en Alemania
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre las tarifas de viáticos, incluida la regla de medianoche y la regla de los 3 meses, las asignaciones de kilometraje, el comprobante de recibo y las tasas de IVA en Alemania, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
Asignación de kilometraje en España
Las empresas pueden reembolsar a los empleados los gastos incurridos por el uso de un vehículo privado para un viaje de negocios. En tales casos, los empleados tienen derecho a recibir 0,19 € por kilómetro como “asignación de kilometraje” recomendado por el gobierno.
Asignación de kilometraje en Suiza
Según el código de obligaciones suizo, los empleados tienen derecho a recibir descuentos por kilometraje por utilizar sus vehículos privados con fines comerciales. Las tarifas de kilometraje oficiales establecidas por el gobierno suizo son:
- Para auto
- CHF 0,72 por kilómetro (hasta 10.000 kilómetros por año)
- CHF 0,60 por kilómetro (más de 10.000 kilómetros por año)
- Para motocicletas, los empleados tienen derecho a recibir CHF 0,40 por kilómetro.
- Por bicicletas, los empleados tienen derecho a recibir CHF 0,30 por kilómetro.
Compliance en Suiza
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre viáticos, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA en Suiza, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
¿Es deducible el impuesto sobre el kilometraje permitido?
El kilometraje comercial puede tener implicaciones fiscales. En algunos países, puede deducir los gastos de kilometraje comercial de su base imponible.
Para hacer esto, debe mantener registros precisos del kilometraje de su negocio. Las autoridades fiscales suelen proporcionar directrices sobre cómo reclamar estas deducciones.
- Por ejemplo, en el Reino Unido, el kilometraje permitido puede ser deducible de impuestos. Como se muestra arriba, HMRC proporciona tarifas de kilometraje que los empleadores pueden utilizar como guía para la cantidad de asignación que deben proporcionar a los empleados. Si su empleador le reembolsa cantidades iguales o inferiores a estas tarifas aprobadas, su asignación de millas no se grava como ingreso. Sin embargo, si su reembolso excede estas tasas, el monto excedente se considera ingreso sujeto a impuestos.
- En Austria, la bonificación por kilometraje es deducible de impuestos para los trabajadores autónomos y los empleados que utilizan su vehículo privado con fines profesionales. Es importante mantener registros precisos del kilometraje relacionado con su negocio y los gastos asociados para reclamar esta deducción.
- En Alemania, la bonificación por kilometraje puede ser deducible de impuestos para autónomos y empleados. La autoridad fiscal en Alemania establece tarifas de kilometraje específicas para deducciones fiscales. Para calificar para la deducción, debe mantener registros detallados de su millaje relacionado con el negocio, incluido el propósito de cada viaje y los gastos asociados.
- En España, la bonificación por kilometraje es deducible fiscalmente para autónomos y empleados que utilicen su vehículo privado con fines profesionales. La autoridad fiscal en España proporciona tarifas de kilometraje específicas para deducciones fiscales. Para reclamar esta deducción, mantenga registros precisos de su kilometraje relacionado con el negocio y los gastos asociados.
Mejores prácticas para el cálculo del kilometraje permitido
Para garantizar un cálculo justo y preciso del millaje permitido, considere estas mejores prácticas.
- Utilice herramientas confiables de seguimiento de kilometraje: los empleadores y empleados deben utilizar herramientas o aplicaciones confiables de seguimiento de kilometraje para registrar e informar el kilometraje comercial. Esto reduce los errores y garantiza la precisión.
- Cumplimiento de las regulaciones fiscales: cumpla con las regulaciones fiscales y respete las tarifas de kilometraje estándar establecidas por las autoridades fiscales.
- Reembolso regular: intente reembolsar a los empleados con prontitud los gastos de kilometraje comercial. El reembolso oportuno es una señal de respeto y aprecio.
La gestión de viajes y gastos de Yokoy puede ayudar a simplificar la gestión de gastos comerciales de seguimiento de kilometraje al automatizar todo el proceso, desde la presentación de gastos y la reclamación hasta el reembolso de los empleados.
Además, a través de sus controles de cumplimiento integrados, la aplicación Yokoy garantiza que todos los gastos estén dentro de la política de la empresa, evitando el fraude en los reembolsos de millas.
Si desea ver lo que Yokoy puede hacer por la gestión de sus viajes y gastos, reserve una demostración a continuación.
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