Die Verwaltung von Ausgaben internationaler Geschäftsreisen und deren Reisekostenabrechnung ist aufgrund der Menge an Vorschriften und Anforderungen der jeweiligen Länder ein vielschichtiger Prozess. Für die Kreditorenbuchhaltung bedeutet er, kontinuierlich über sich ändernde Regeln und Standards auf dem Laufenden zu bleiben, um deren Einhaltung sicherzustellen und hohe Strafen oder gar Reputationsverluste zu vermeiden.

Zu den wichtigsten Vorschriften, die in der Kreditorenbuchhaltung berücksichtigt werden müssen, gehören:

• Wechselkurse: Wechselkurse schwanken ständig, was die Kosten von Geschäftsreisen und die Spesenabrechnung erheblich beeinflussen kann. Die Kreditorenbuchhaltung muss diese Schwankungen in Echtzeit überwachen, um eine präzise Berichterstattung und korrekte Erstattungsbeträge sicherzustellen. Werden Ausgaben zu veralteten Wechselkursen erfasst, führt dies zu Fehlern in den Finanzberichten und gefährdet die finanzielle Integrität des Unternehmens.

• Reiserichtlinien: Jedes Land hat eigene Bestimmungen, die die Ausgaben für Geschäftsreisen regeln, wie z. B. Unterkunft, Verpflegung und Transport. Während in einigen Ländern strikte Grenzen für erstattungsfähige Kosten gelten, verlangen andere detaillierte Belege selbst für geringe Ausgaben. Die Kreditorenbuchhaltung muss diese Richtlinien auf der ganzen Welt im Auge behalten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterausgaben sowohl den internen Richtlinien als auch den lokalen Vorschriften entsprechen.

• Tagespauschalen: Die Tagespauschalen für Mahlzeiten, Unterkunft und Nebenkosten unterscheiden sich nicht nur je nach Land, sondern oft sogar von Region zu Region innerhalb eines Land stark. So sind beispielsweise die Tagessätze in Festland-China niedriger als in Metropolen wie Hongkong. Da sich Pauschalen ändern können, ist die regelmäßige Überprüfung von Regierungswebsites und lokalen Behörden unerlässlich – denn nur so lässt sich sicherstellen, dass die Berechnungen Ihres Finanzteams korrekt sind. Eine falsche Anwendung der Tagessätze kann zu Compliance-Problemen, Unstimmigkeiten auf dem Geschäftskonto und potenziellen Steuerschulden führen.

• Steuervorschriften: Auch die steuerrechtlichen Regelungen für Reisen und Ausgaben variieren von Land zu Land. Mehrwertsteuersätze sind nicht nur unterschiedlich hoch, sondern lassen sich in einigen Staaten steuerlich geltend machen – etwa in Deutschland über den Vorsteuerabzug –, in anderen Ländern jedoch nicht. Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung müssen genau wissen, welche Ausgaben steuerpflichtig sind, wie Rückforderungen bei der Umsatzsteuer abgewickelt werden und welche Dokumente dafür nötig sind. Ohne eine laufende Überwachung von Gesetzesänderunges im deutschen und internationalen Steuerrecht geht es nicht, wenn kostspielige Strafen wegen Compliance-Verstößen vermieden werden sollen.

• Währungsschwankungen: Eine weitere Herausforderung für die Kreditorenbuchhaltung besteht in der Verwaltung internationaler Ausgaben bei schwankenden Wechselkursen. Plötzliche Kursschwankungen verändern die tatsächlichen Kosten von Ausgaben und beeinträchtigen dadurch die Genauigkeit von Budgetierung und Berichterstattung. Für Finanzteams ist es daher wichtig, mit Lösungen zu arbeiten, die Echtzeit-Wechselkurse bereitstellen, um genaue Finanzdaten erfassen zu können.

• Compliance-Herausforderungen: Eine der größten Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung stellt die Einhaltung von deutschen und internationalen Gesetzen dar. Es erfordert ein fundiertes Verständnis von Anti-Korruptionsgesetzen, Datenschutzbestimmungen und reisespezifischen Compliance-Anforderungen – wie etwa die richtige Beschaffung von Visa und die Berücksichtigung von Einwanderungsgesetzen. Um Compliance zu gewährleisten, müssen regulatorische Änderungen im Blick behalten, interne Richtlinien auf dem neuesten Stand gehalten und Mitarbeitende in Best Practices geschult werden.