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Verwaltung internationaler Geschäftsreisen und Multi-Währungs-Ausgaben

Navigating Global Business Travel and Multi-Currency Spend
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Yokoy

Internationale Geschäftsreisen und Ausgaben in mehreren Währungen zu verwalten, ist für Finanzteams zunehmend komplexer geworden. Zu den Herausforderungen gehören schwankende Wechselkurse, abweichende Steuergesetze und Compliance-Probleme – um nur einige zu nennen.

Abhilfe schaffen Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI): Sie erleichtern den Umgang mit internationalen Ausgaben, reduzieren manuelle Arbeitsbelastungen und gewährleisten die Einhaltung interner und externer Vorschriften. Schauen wir uns an, wie auch Ihr Unternehmen diese Technologien nutzen kann, um internationale Ausgaben – von den USA, über Europa bis Singapur – besser zu kontrollieren und Dienstreisen einfacher und reibungsloser zu gestalten.

Zunehmende Globalisierung führt zu mehr grenzüberschreitenden Geschäftsreisen

Im Zuge der Globalisierung haben internationale Geschäftsreisen erheblich zugenommen. Indem Unternehmen ihre Tätigkeiten auf Märkte auf der ganzen Welt ausweiten, sehen sich Finanzteams mit einem enormen Anstieg an Reisekosten aus verschiedenen Ländern konfrontiert – mit jeweils eigenen Währungen, Steuergesetzen, Transaktionsgebühren und Compliance-Anforderungen. Da die Prozesse immer komplexer werden, wird es auch zunehmend herausfordernder, diese Ausgaben präzise zu verfolgen, festzuhalten und zu verwalten – nicht zuletzt, da schwankende Wechselkurse einen weiteren Stolperstein darstellen.

Ausgaben in verschiedenen Währungen zu verwalten, stellt Buchhaltungsteams vor Herausforderungen: So führen etwa Kursschwankungen leicht zu Diskrepanzen in den Reportings, wenn die Umrechnung der Ausgaben in eine einheitliche Währung manuell erfolgt – denn dies erhöht das Risiko für Fehler deutlich. Darüber hinaus kann die Einhaltung von Finanzvorschriften der jeweiligen Ländern nicht nur zeitintensiv, sondern ebenfalls fehleranfällig sein. Dies zeigt deutlich, wie wichtig der Einsatz von Automatisierungs- und KI-Lösungen ist, um die Verwaltung von Ausgaben in mehreren Währungen zu optimieren. Künstliche Intelligenz und Automatisierung ermöglichen Finanzteams, die Kontrolle über die Ausgaben internationaler Geschäftsreisen zu wahren und gleichzeitig die Rentabilität nicht aus dem Blick zu verlieren.

Auswirkungen von zunehmenden internationalen Dienstreisen für die Kreditorenbuchhaltung

Die Verwaltung von Ausgaben internationaler Geschäftsreisen und deren Reisekostenabrechnung ist aufgrund der Menge an Vorschriften und Anforderungen der jeweiligen Länder ein vielschichtiger Prozess. Für die Kreditorenbuchhaltung bedeutet er, kontinuierlich über sich ändernde Regeln und Standards auf dem Laufenden zu bleiben, um deren Einhaltung sicherzustellen und hohe Strafen oder gar Reputationsverluste zu vermeiden.

Zu den wichtigsten Vorschriften, die in der Kreditorenbuchhaltung berücksichtigt werden müssen, gehören:

  • Wechselkurse: Wechselkurse schwanken ständig, was die Kosten von Geschäftsreisen und die Spesenabrechnung erheblich beeinflussen kann. Die Kreditorenbuchhaltung muss diese Schwankungen in Echtzeit überwachen, um eine präzise Berichterstattung und korrekte Erstattungsbeträge sicherzustellen. Werden Ausgaben zu veralteten Wechselkursen erfasst, führt dies zu Fehlern in den Finanzberichten und gefährdet die finanzielle Integrität des Unternehmens.

  • Reiserichtlinien: Jedes Land hat eigene Bestimmungen, die die Ausgaben für Geschäftsreisen regeln, wie z. B. Unterkunft, Verpflegung und Transport. Während in einigen Ländern strikte Grenzen für erstattungsfähige Kosten gelten, verlangen andere detaillierte Belege selbst für geringe Ausgaben. Die Kreditorenbuchhaltung muss diese Richtlinien auf der ganzen Welt im Auge behalten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterausgaben sowohl den internen Richtlinien als auch den lokalen Vorschriften entsprechen.

  • Tagespauschalen: Die Tagespauschalen für Mahlzeiten, Unterkunft und Nebenkosten unterscheiden sich nicht nur je nach Land, sondern oft sogar von Region zu Region innerhalb eines Land stark. So sind beispielsweise die Tagessätze in Festland-China niedriger als in Metropolen wie Hongkong. Da sich Pauschalen ändern können, ist die regelmäßige Überprüfung von Regierungswebsites und lokalen Behörden unerlässlich – denn nur so lässt sich sicherstellen, dass die Berechnungen Ihres Finanzteams korrekt sind. Eine falsche Anwendung der Tagessätze kann zu Compliance-Problemen, Unstimmigkeiten auf dem Geschäftskonto und potenziellen Steuerschulden führen.

  • Steuervorschriften: Auch die steuerrechtlichen Regelungen für Reisen und Ausgaben variieren von Land zu Land. Mehrwertsteuersätze sind nicht nur unterschiedlich hoch, sondern lassen sich in einigen Staaten steuerlich geltend machen – etwa in Deutschland über den Vorsteuerabzug –, in anderen Ländern jedoch nicht. Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung müssen genau wissen, welche Ausgaben steuerpflichtig sind, wie Rückforderungen bei der Umsatzsteuer abgewickelt werden und welche Dokumente dafür nötig sind. Ohne eine laufende Überwachung von Gesetzesänderunges im deutschen und internationalen Steuerrecht geht es nicht, wenn kostspielige Strafen wegen Compliance-Verstößen vermieden werden sollen.

  • Währungsschwankungen: Eine weitere Herausforderung für die Kreditorenbuchhaltung besteht in der Verwaltung internationaler Ausgaben bei schwankenden Wechselkursen. Plötzliche Kursschwankungen verändern die tatsächlichen Kosten von Ausgaben und beeinträchtigen dadurch die Genauigkeit von Budgetierung und Berichterstattung. Für Finanzteams ist es daher wichtig, mit Lösungen zu arbeiten, die Echtzeit-Wechselkurse bereitstellen, um genaue Finanzdaten erfassen zu können.

  • Compliance-Herausforderungen: Eine der größten Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung stellt die Einhaltung von deutschen und internationalen Gesetzen dar. Es erfordert ein fundiertes Verständnis von Anti-Korruptionsgesetzen, Datenschutzbestimmungen und reisespezifischen Compliance-Anforderungen – wie etwa die richtige Beschaffung von Visa und die Berücksichtigung von Einwanderungsgesetzen. Um Compliance zu gewährleisten, müssen regulatorische Änderungen im Blick behalten, interne Richtlinien auf dem neuesten Stand gehalten und Mitarbeitende in Best Practices geschult werden.

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Lars Mangelsdorf, 

Co-founder and CCO

Worauf es beim Management von Ausgaben in mehreren Währungen ankommt

Beim Management von Ausgaben in mehreren Währungen stehen Unternehmen vor einer Reihe von Herausforderungen, die sorgfältige Planung und Verwaltung erfordern, um kostspielige Fehler zu vermeiden und finanzielle Genauigkeit zu gewährleisten. Indem der Fokus auf zentrale Bereiche im Zahlungsverkehr wie Währungsumrechnung, Devisenmittelkurs, Zahlungsabgleich und Devisenabsicherung gelegt wird, können Unternehmen Multi-Währungs-Ausgaben bewältigen, finanzielle Risiken reduzieren und Kontrolle über ihre internationalen Ausgaben erlangen. Die Implementierung automatisierter, KI-basierter Lösungen kann das Multi-Währungs-Management weiter optimieren und Finanzteams ermöglichen, in einem zunehmend globalen Geschäftsumfeld effizient und präzise zu arbeiten.

Währungsumrechnung

Eine weitere Problematik beim Management von Ausgaben in verschiedenen Währungen ist die Währungsumrechnung angesichts schwankender Wechselkurse. Es ist entscheidend, dass sämtliche Ausgaben korrekt in der Basiswährung des Unternehmens erfasst, gemeldet und erstattet werden, wobei selbstverständlich auch exakte Währungsumrechnungen berücksichtigt werden müssen. Werden veraltete oder ungenaue Wechselkurse, etwa für US-Dollar oder Euro verwendet, führt dies zu Abweichungen in der Kostenabrechnung und den Finanzberichten – und beeinträchtigt letztlich die finanzielle Transparenz und Genauigkeit der Bankkonten.

Zahlungsabgleich

Die Abstimmung von Ausgaben in verschiedenen Währungen ist oft zeitintensiv und anfällig für Fehler. Bei der Verwaltung muss die Kreditorenbuchhaltung sicherstellen, dass alle Ausgaben mit den entsprechenden Belegen und Bankauszügen übereinstimmen, wobei auch Währungsumrechnungen und Wechselkursschwankungen zwischen dem Transaktions- und Abstimmungsdatum zu berücksichtigen sind. Zusätzlich können bei den verwendeten Zahlungsmethoden Transaktionsgebühren anfallen, die ebenfalls korrekt erfasst werden müssen.

Devisenabsicherung für große Transaktionen

Die Devisenabsicherung ist eine wichtige Strategie, um Unternehmen vor den Risiken plötzlicher Wechselkursschwankungen zu schützen, insbesondere bei internationalen Zahlungen und Überweisungen mit großem Volumen. Steht eine signifikante Banküberweisung in einer Fremdwährung an, können abrupte Wechselkursänderungen die Kosten erheblich beeinflussen. Instrumente wie Forward-Kontrakte und Optionen können Unternehmen helfen, Wechselkurse für zukünftige Transaktionen festzuschreiben und so mehr Kontrolle über die eigenen Ausgaben zu gewinnen. Für Finanzteams und Kreditorenbuchhaltung ist es entscheidend, zu erkennen, bei welchen Transaktionen eine Währungsabsicherung notwendig ist. Nur so lassen sich Strategien zur Minimierung von Währungsrisiken umsetzen und sicherstellen, dass große internationale Überweisungen und Ausgaben nicht zu unvorhergesehenen Auswirkungen führen.

Wie Sie Risiken mindern und Effizienz bei Ausgaben in mehreren Währungen maximieren

Werfen wir nun einen Blick darauf, wie sich auch Ihr Finanzteam darauf vorbereiten kann, Multi-Währungs-Ausgaben effizient zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu mindern:

  • Best Practices in der Kreditorenbuchhaltung: Um Klarheit zu gewährleisten und Fehler zu minimieren, sollte Ihre Kreditorenbuchhaltung Spesenabrechnungs- und Währungsumrechnungsprozesse standardisieren. Automatisierungstools im Ausgabenmanagement helfen dabei, Prozesse zu optimieren, bieten Echtzeit-Währungsumrechnungen und reduzieren manuelle Arbeit. Durch die kontinuierliche Überwachung von Wechselkursschwankungen und die Zentralisierung sämtlicher Ausgabedaten in mehreren Währungen wird die Genauigkeit erhöht und die Berichterstattung vereinfacht.

  • Partnerschaft mit Devisenanbietern: Die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Devisenanbieter ermöglicht es, Währungsschwankungen effizienter zu steuern. Diese Anbieter stellen nicht nur wettbewerbsfähige Wechselkurse bereit, sondern bieten auch Absicherungslösungen wie Forward-Kontrakte an, um günstige Kurse für zukünftige Transaktionen festzuschreiben. Eine solche Partnerschaft ebnet für Kreditorenbuchhaltung und Geschäftsführung den Weg für fundierte Entscheidungen.

  • Verwendung von Analysen zur Ausgabeneinsicht: Mithilfe fortschrittlicher Analysewerkzeuge gelingt es Ihrer Kreditorenbuchhaltung, Ausgabentrends zu identifizieren, die Ausgabenkontrolle zu verbessern und eine präzisere Budgetierung zu gewährleisten. Indem Daten zur Überwachung von Währungstrends und Ausgabemustern eingesetzt werden, können Ihre Teams zukünftige Ausgaben besser prognostizieren und Einsparpotenziale erkennen, um Multi-Währungs-Ausgaben effizienter zu managen.

  • Betrugsprävention: Multi-Währungs-Transaktionen sind besonders anfällig für Betrug. Durch die Implementierung von Ausgabenkontrollen und den Einsatz KI-basierter Betrugserkennungstools können ungewöhnliche Aktivitäten frühzeitig erkannt und markiert werden. Regelmäßige Audits tragen dazu bei, das Risiko betrügerischer Transaktionen weiter zu reduzieren. Diese Maßnahmen ermöglichen es Ihrer Kreditorenbuchhaltung potenzielle Betrugsfälle schnell zu identifizieren und angemessen darauf zu reagieren.

  • Regulatorische Compliance: Die Einhaltung verschiedener und sich häufig ändernder internationaler Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung. Ihr Finanz- und Kreditorenbuchhaltungsteam muss stets über aktuelle regulatorische Änderungen informiert sein. Automatisierte Tools zur Überwachung von Compliance-Anforderungen in den verschiedenen Ländern erleichtern es Ihnen, genaue und detaillierte Aufzeichnungen aller Transaktionen zu führen und sicherzustellen, dass sämtliche Vorschriften während Audits und Prüfungen eingehalten werden.

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Vereinfachen Sie das Management von Multi-Währungs-Ausgaben dank Automatisierung

Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, kann der Einsatz moderner Technologie Ihr Ausgabenmanagement erheblich verbessern. Durch die Implementierung von Strategien, die Automatisierung und intelligente Technologien einbeziehen, kann Ihr Finanzteam Multi-Währungs-Ausgaben effizient verwalten, Risiken minimieren und die Effizienz maximieren.

Hier sind einige Punkte, an denen Automatisierung für Ihr Ausgabenmanagement sehr nützlich sein kann:

Automatisierte Spesenabrechnung

Automatisierung kann das Management von Multi-Währungs-Ausgaben erheblich vereinfachen, insbesondere, was den Reporting-Prozess betrifft. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihre Ausgaben mühelos per App einzureichen, die Belege zu scannen und sofort mittels intelligenter Texterkennung in digitale Daten umwandeln zu lassen. Echzeit-Währungsumrechnungen stellen sicher, dass alle Ausgaben korrekt in der Basiswährung Ihres Unternehmens erfasst werden. Dadurch entfällt die fehleranfällige Dateneingabe. Die automatisierte Spesenabrechnung spart dabei nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung über aktuelle und präzise Finanzdaten verfügt, die unerlässlich für fundierte Entscheidungen sind.

Integration mit Firmenkarten

Mit Firmenkreditkarten für Ihr Business-Konto vereinfachen Sie das Management von Multi-Währungs-Ausgaben weiter, indem Sie diese in Ihre Ausgabenmanagementlösung und Buchhaltungssoftware integrieren. Transaktionen, die mit diesen virtuellen Debitkarten getätigt werden, werden automatisch erfasst, kategorisiert und mit den entsprechenden Belegen abgeglichen. Dies verringert den Bedarf an manuellen Eingaben und minimiert zeitaufwendige Abstimmungsprozesse. Eine nahtlose Integration moderner Zahlungslösungen stellt wiederum sicher, dass alle Ausgaben präzise verfolgt werden – unabhängig von der Währung, in der sie getätigt wurden. So können Ausgabemuster analysiert, Budgets und Geschäftskonto überwacht und Erstattungsprozesse optimiert werden. Gleichzeitig profitieren auch Ihre Mitarbeitenden, da sie weniger Aufwand beim Sammeln von Auszügen des Kontos und Belegen haben.

Integrierte Ausgabenrichtlinien

Automatisierungslösungen bieten integrierte Ausgabenrichtlinien, die die Einhaltung von Vorschriften ab dem Zeitpunkt der Erfassung der Ausgaben sicherstellen. Diese Richtlinien lassen sich an die spezifischen Reise- und Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens anpassen, einschließlich zulässiger Ausgabenlimits, Tagessätze und berechtigter Ausgabenkategorien. Durch die automatische Kennzeichnung nicht-konformer Ausgaben kann Ihre Kreditorenbuchhaltung Probleme erkennen, sicherstellen, dass alle Ausgaben den internen Richtlinien entsprechen, und das Risiko betrügerischer und unbefugter Forderungen minimieren.

Individuelle Workflows

Automatisierte Ausgabenmanagementsysteme ermöglichen die Erstellung maßgeschneiderter Workflows, die den Genehmigungsprozess erheblich vereinfachen. Indem Ausgaben anhand von Faktoren wie Betrag, Abteilung oder Projekt durch die entsprechenden Kanäle geleitet werden, können Sie diese Workflows an die Struktur Ihres Unternehmens anpassen. So stellen Sie sicher, dass Multi-Währungs-Ausgaben effizient genehmigt und Engpässe minimiert werden und der Erstattungsprozess beschleunigt wird – während Transparenz und Kontrolle gewahrt bleiben.

KI für Compliance und Genauigkeit

KI-gesteuerte Technologie spielt eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung von Compliance und Genauigkeit in der Verwaltung von Multi-Währungs-Ausgaben. KI-Tools können Anomalien, Unstimmigkeiten und potenziellen Betrug erkennen, indem sie Ausgabemuster analysieren und mit festgelegten Richtlinien und vergangenen Daten abgleichen. Auch die Bewältigung komplexer Aufgaben wie Währungsumrechnungen, Steuerberechnungen und Compliance-Prüfungen ist dank künstlicher Intelligenz problemlos möglich. So wird die Gefahr von Rechtsverstößen eingedämmt und sichergestellt, dass Spesenabrechnungen stets korrekt sind.

Nächste Schritte

Sie sehen also: Moderne Ausgabenmanagementlösungen mit integrierten Automatisierungs- und KI-Tools bieten enorme Vorteile für Unternehmen. Ein Beispiel dafür ist MedSkin, das sein Reise- und Ausgabenmanagement erfolgreich durch die Integration von Yokoy mit TravelPerk vereinheitlicht und optimiert hat. Dank der beschleunigten und automatisierten Prozesse konnte das Unternehmen jährlich bis zu 251 Arbeitsstunden einsparen. Diese Partnerschaft ermöglichte es MedSkin außerdem, die Verarbeitungszeit von Finanzberichten um das 12-fache zu beschleunigen und die Kosten um 26 % zu senken.

Wenn auch Sie bereit sind, das Reise- und Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens zu vereinfachen, zeigen wir Ihnen gern, wie Yokoy Ihre Prozesse transformieren kann.

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