Checkliste zur Einhaltung von Rechnungsvorschriften
- Last updated:
- Blog
Haben Sie schon einmal Rechnungen erhalten, die nicht den erforderlichen Standards entsprachen? Das führt oft zu Ärger und Verzögerungen, da Sie die Rechnungen ablehnen und zur Überarbeitung zurücksenden müssen. Und noch schlimmer: Aufgrund unvollständiger oder ungenauer Daten können Strafen durch die Steuerbehörden drohen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Plattform von Yokoy mithilfe von Automatisierung diese Herausforderungen meistert und einen reibungslosen Betrieb gewährleistet.
Welche Rechnungsdaten werden benötigt?
Rechnungen werden permanent in Papierform oder digital zwischen Verbrauchern, Unternehmen, Behörden und vielen anderen Beteiligten ausgetauscht. Aus diesem Grund gibt es verschiedene Anforderungen und Standards, die Sie einhalten sollten.
KYB-Anforderungen
Die KYB-Anforderungen (Know Your Business) an Rechnungen dienen der Bestätigung der Identität und Rechtmäßigkeit eines Unternehmens. Dazu gehören umfassende Angaben wie der offizielle Name, die Adresse, Kontaktdaten, Registrierungsnummern sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dies erleichtert es der Buchhaltung, Handelspartner als vertrauenswürdig einzuordnen.
Mehrwertsteuer
Um die Vorschriften zur Umsatzsteuer einzuhalten, müssen Rechnungen eine Reihe von Angaben enthalten, damit die Umsatzsteuer korrekt berechnet, gemeldet und abgeführt werden kann. Dazu gehören die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien, eine eindeutige Kennzeichnung wie Rechnungsnummer und -datum sowie eine Aufschlüsselung der Umsatzsteuerbeträge und -sätze. Die Rechnung muss den Gesamtbetrag der Umsatzsteuer, den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer sowie alle Steuerbefreiungen oder steuerfreien Posten ausweisen. Nur so können die Vorschriften der Steuerbehörden eingehalten, Strafen vermieden und eine korrekte Buchführung gewährleistet werden.
Waren und Dienstleistungen
Auf Rechnungen sollten Waren und Dienstleistungen mit detaillierten Angaben und Kennziffern, einschließlich Menge, Einheiten, Stückpreise, Rabatte und Nachlässe, klar beschrieben werden. Dies ist wichtig, um eine Zwischensumme vor Steuern zu berechnen. Außerdem sollten Liefertermine, Versanddetails und die Zahlungsbedingungen, Garantien oder Servicevereinbarungen transparent angegeben werden, um eine korrekte Rechnungsstellung, eine effektive Verwaltung und transparente Abläufe zu gewährleisten.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Um die Vorschriften für elektronische Rechnungen zu erfüllen, müssen Unternehmen strukturierte Formate wie XML (Extensible Markup Language) verwenden, sichere Übertragungsmethoden wie End-to-End-Verschlüsselung einsetzen, länderspezifische Standards wie die europäische Norm EN 16931 einhalten sowie moderne digitale Signaturen nutzen. Die Integration von EDI (elektronischer Datenaustausch) und CTC (kontinuierliche Transaktionskontrolle) ist dabei unerlässlich. Die KI-gestützte Plattform von Yokoy für das Rechnungsmanagement automatisiert Abläufe, erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und steigert die Effizienz durch Echtzeitüberwachung und Überprüfung.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Bei Compliance-Anforderungen handelt es sich um die Regeln und Vorschriften, die Unternehmen einhalten müssen, um legal und ethisch korrekt zu handeln. Dazu gehören regulatorische, unternehmerische, ökologische, finanzielle und datenschutzrechtliche Normen. Sie stellen sicher, dass die Gesetze und Richtlinien des jeweiligen Landes erfüllt werden. Die Einhaltung von Vorschriften ist unerlässlich, um rechtliche Sanktionen zu vermeiden, Betrugsrisiken zu minimieren und das Vertrauen der Märkte zu stärken. Zu den Herausforderungen gehören dabei die Einhaltung sich ändernder Gesetze, die Kostenkontrolle und die Komplexität der Tätigkeit in verschiedenen Rechtsräumen.
Digitale Signaturen
Bei digitalen Signaturen handelt es sich um kryptografische Tools, mit denen die Authentizität und Integrität digitaler Dokumente überprüft werden kann. Dazu wird ein eindeutiger „Dokumenten-Hash” mit einem privaten Schlüssel codiert. Digitale Signaturen gewährleisten, dass Dokumente unverändert bleiben und von überprüften Absendern stammen. Sie werden häufig für Verträge, sichere E-Mail-Kommunikation und die Verbreitung von Software verwendet. Die Implementierung digitaler Signaturen kann jedoch komplex und kostspielig sein, da sie eine sichere Schlüsselverwaltung und umfassende Maßnahmen zum Schutz der Cybersicherheit erfordert.
Elektronischer Datenaustausch (EDI)
EDI erleichtert den elektronischen Austausch standardisierter Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen usw. und macht so papierbasierte Prozesse überflüssig. EDI verbessert die Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit von Geschäftsvorgängen und fördert so engere geschäftliche Beziehungen. Die Implementierung von EDI kann jedoch komplex und kostspielig sein, da sie eine Kompatibilität der Systeme und umfassende Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz erfordert.
Einhaltung der Steuervorschriften
Die Einhaltung von Steuervorschriften umfasst die korrekte Meldung, Berechnung und Zahlung von Steuern, einschließlich der Abgabe von Steuererklärungen, der Archivierung von Dokumenten und der Abführung von Steuern. Die Einhaltung von Steuervorschriften ist für Rechtssicherheit und finanzielle Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Sie kann jedoch aufgrund komplexer Gesetze, Änderungen von Vorschriften und grenzüberschreitender Tätigkeiten zu Herausforderungen führen. Die Einhaltung von Steuervorschriften kann nur durch eine kontinuierliche Aufmerksamkeit für Details und Investitionen in entsprechende Ressourcen gewährleistet werden.
Checkliste für die rechtskonforme Rechnungsbearbeitung
Hier finden Sie eine Checkliste mit allen Punkten, die Sie beachten sollten, damit Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen:
Checkliste für Rechnungsdaten
1. Kopfdaten:
- Rechnungstitel: Als „Rechnung” kennzeichnen
- Rechnungsnummer: Eindeutige Nummer
- Ausstellungsdatum: Erstellungstag
- Fälligkeitsdatum: Zahlungsfrist
2. Informationen zum Verkäufer:
- Firmenname: Vollständiger rechtlicher Name
- Adresse: Vollständige Adressangaben
- Kontaktinformationen: Telefon und E-Mail
- Steuer-ID: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder andere Steuernummer
3. Informationen zum Käufer:
- Name des Kunden: Vollständiger Name oder Firma
- Adresse: Vollständige Adressangaben
- Kontaktinformationen: Telefon und E-Mail
- Steuer-ID des Kunden: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), falls zutreffend
4. Details zum Produkt oder zur Dienstleistung:
- Beschreibung: Einzelheiten zum Artikel oder zur Dienstleistung
- Menge: Einheiten oder Stunden
- Einheitspreis: Kosten pro Einheit oder Stunde
- Gesamtbetrag der Zeile: Menge x Stückpreis
5. Kostenübersicht:
- Zwischensumme: Gesamtbetrag vor Steuern und Rabatten
- Rabatte: Alle anwendbaren Ermäßigungen
- Steuern: Aufschlüsselung von Mehrwertsteuer, Zoll etc.
- Versandkosten: Zusätzliche Gebühren, falls zutreffend
- Gesamtbetrag: Fälliger Endbetrag
6. Zahlungsdetails:
- Zahlungsmethoden: Akzeptierte Wege (z. B. Banküberweisung, Kreditkarte)
- Bankverbindung: Für Überweisungen
- Zahlungsbedingungen: z. B. „Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig”
- Zahlungsbedingungen bei verspäteter Zahlung: Gebühren für verspätete Zahlungen
7. Zusätzliche Informationen:
- Bestellnummer: Referenznummer, falls zutreffend
- Rechnungshinweise: Zusätzliche Kommentare oder Anweisungen
- Allgemeine Geschäftsbedingungen: Bedingungen für den Verkauf
- Rückgabebedingungen: Falls zutreffend
8. Rechtliche und sonstige Bestimmungen:
- Rechtliche Hinweise: Verpflichtende rechtliche Informationen
- Compliance: Branchenbezogene Vorschriften
- Währung: Angabe der Währung
9. Visuelle/strukturelle Elemente:
- Firmenlogo: Für die Wiedererkennung der Marke
- Klares Layout: Professionell und leicht lesbar
- Formatierung: Korrekte Anordnung und Lesbarkeit
Endkontrolle
- Datenüberprüfung: Bestätigen Sie die Richtigkeit aller eingegebenen Informationen
- Korrekturlesen: Überprüfung auf Rechtschreib- und Zahlenfehler
- Gesetzeskonformität: Sicherstellen, dass alle rechtlichen und behördlichen Vorschriften eingehalten werden
Genehmigung: Sicherstellen, dass die Rechnung genehmigt und zur Ausstellung bereit ist.
Checkliste für die elektronische Rechnungsstellung
Zur Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung gehören gesetzliche und behördliche Standards. Um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen konform sind, müssen Unternehmen folgende Punkte beachten:
1. Echtheit der Herkunft:
- Stellen Sie sicher, dass die elektronischen Rechnungen tatsächlich vom angegebenen Rechnungssteller (Verkäufer) und nicht von einer gefälschten Identität stammen.
- Führen Sie zuverlässige Protokolle zur Identifizierung und Authentifizierung ein.
- Beide Parteien sollten Zertifikate verwenden, um die Echtheit zu überprüfen.
2. Inhaltliche Integrität:
- Die Informationen in der elektronischen Rechnung sind zu schützen, damit sie nach der Ausstellung nicht verändert werden können.
- Verwenden Sie digitale Signaturen, die jede Änderung der Daten erkennen und die Signatur bei einer Manipulation ungültig machen.
3. Lesbarkeit:
- Stellen Sie sicher, dass die elektronische Rechnung in einem lesbaren Format (z. B. XML, UBL) bereitgestellt wird und während der gesamten Gültigkeitsdauer lesbar bleibt.
- Halten Sie sich an die im Empfängerland akzeptierten E-Rechnungsformate. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen aus Großbritannien nach Australien senden, verwenden Sie das Peppol-Format.
4. Speicherung:
- Bewahren Sie elektronische Rechnungen im ursprünglichen Format auf.
- Stellen Sie sicher, dass die elektronischen Rechnungen für Steuerprüfungen zugänglich sind.
- In einigen Ländern, wie z. B. Saudi-Arabien, ist sicherzustellen, dass das E-Invoicing-System den Export von Rechnungen und zugehörigen Notizen in ein lokales Offline-Archiv unterstützt.
Mit E-Invoicing-Lösungen zu rechtskonformen Rechnungen
Mit der KI-gestützten Plattform für Rechnungsmanagement kann Yokoy Ihrem Unternehmen viel Zeit sparen. Die umfassenden Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung, die Automatisierung des Abgleichs und die flexiblen Möglichkeiten zur API-Integration ermöglichen die Optimierung von Finanzprozessen und die Einhaltung von Vorschriften.
Nützliche Funktionen zur Einhaltung der Rechnungsvorschriften
- Automatisierte Compliance-Prüfungen: Yokoy automatisiert Prüfungen im Rahmen der Rechnungsbearbeitung und stellt so sicher, dass die Richtlinien und Vorschriften des Unternehmens eingehalten werden, um die Fehlerquote und mögliche Strafzahlungen zu vermeiden. So wird das Risiko von Verstößen gegen die Richtlinien minimiert – und sämtliche Transaktionen werden ordnungsgemäß geprüft.
- Vollständige Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung: Yokoy unterstützt weltweit tätige Unternehmen bei der Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in Übereinstimmung mit den Branchenstandards. Durch den Einsatz sicherer Methoden zur Verbesserung der Transparenz und Effizienz von Geschäftsvorgängen wird die Einhaltung internationaler Vorschriften für die Rechnungsstellung erleichtert.
- Automatisierter Abgleich: Fortschrittliche OCR-Technologie und KI-Algorithmen automatisieren den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen oder Quittungen. Dies vereinfacht die Verarbeitung, sorgt für Genauigkeit und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand sowie potenzielle Unstimmigkeiten erheblich.
- Smarte Codierung von Einzelpositionen: Die Analyse mit KI ermöglicht eine intelligente Kategorisierung der Ausgaben. Dies verbessert die Rückverfolgbarkeit und Präzision der Buchführung. Die Mittelzuweisung wird optimiert und die Übersicht über das Ausgabeverhalten wird verbessert.
- Flexible API-Integrationen: Die nahtlose Integration in ERP-, CRM- und Finanzsysteme ermöglicht den Datenaustausch in Echtzeit. Dies verbessert die betriebliche Leistungsfähigkeit und die Richtigkeit der Daten. So wird sichergestellt, dass sich alle Systeme auf dem neuesten Stand befinden und miteinander kompatibel sind.
- Prüfung von Rechnungen in Echtzeit: Yokoy bietet eine Prüfung von Rechnungen in Echtzeit. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen vorliegen und korrekt sind, bevor die Verarbeitung beginnt. Dies reduziert Verzögerungen und Fehler, was einen reibungsloseren Prozess bei der Rechnungsverarbeitung gewährleistet.
- Sichere Datenverarbeitung: Durch den Einsatz moderner Verschlüsselungs- und Speicherlösungen werden Rechnungsdaten geschützt und die Vertraulichkeit gewährleistet. Durch die Einhaltung von Vorschriften zum Datenschutz wird die Integrität und Sicherheit von Finanzdaten gewahrt.
Mit der Implementierung der E-Invoicing-Lösung von Yokoy können Unternehmen einen reibungslosen Prozess für die Rechnungsstellung erreichen. Dieser ist nicht nur sehr effizient, sondern senkt auch das Risiko von Verstößen gegen die Vorschriften, gewährleistet eine fristgerechte Zahlung und verringert den Verwaltungsaufwand.
Nächste Schritte
Eine Plattform wie Yokoy bietet Ihnen gleich einen mehrfachen Nutzen: Sie automatisiert die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften, unterstützt die elektronische Rechnungsstellung, vereinfacht Prozesse und ermöglicht die Nutzung flexibler API-Integrationen – um nur einige Beispiele zu nennen. Die erfolgreichen Beispiele von Yokoy-Anwendern zeigen, dass Unternehmen mit Hilfe dieser Plattform ihre Finanzprozesse optimieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und mehr Transparenz sowie Kontrolle über ihre Ausgaben erreichen können.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
Ähnliche Beiträge
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, könnten die folgenden Ressourcen für Sie hilfreich sein.
