Die Erstellung einer Spesenrichtlinie ist für jedes Unternehmen hilfreich – aber vielleicht fragen Sie sich, wie Sie damit beginnen sollen. Das Wichtigste zuerst: Es ist sinnvoll, die Dinge in verschiedene Kategorien zu unterteilen, damit Ihre Mitarbeitenden genau wissen, was sie geltend machen und wie viel sie ausgeben können. Es gibt bestimmte Ausgabenkategorien, die in jedem Fall in eine Spesenrichtlinie gehören:

Reisekosten: Herunter fallen Geschäftsreisekosten wie Flüge, Züge, Mietwagen und Unterkünfte, wenn Ihre Angestellten beruflich unterwegs sind. Um die Kosten für Geschäftsreisen unter Kontrolle zu halten, könnten Sie beispielsweise Limits für die Flugklasse (Economy vs. Business) oder die Stern-Vergabe von Hotels festlegen. Es ist auch empfehlenswert, Hinweise zum Nahverkehr aufzunehmen – etwa, ob Mitarbeitende Fahrdienst-Apps wie Uber oder BlaBlaCar nutzen können oder öffentliche Verkehrsmittel bevorzugen sollen.

Mahlzeiten: Wenn Mitarbeiter unterwegs sind oder geschäftliche Meetings haben, sind Mahlzeiten natürlich ein Muss. Ihre Richtlinie sollte jedoch klare Regeln darüber aufstellen, was abgedeckt ist, wie z. B. tägliche Verpflegungspauschalen oder tägliche Ausgabenobergrenzen. Sie können auch angeben, ob Dinge wie Alkohol zu den erstattungsfähigen Ausgaben gehören und falls ja, unter welchen Bedingungen – beispielsweise bei Geschäftsessen mit Kunden.

Unterhaltung: Manchmal werden Geschäftsbeziehungen bei einem Abendessen oder im Rahmen eines Events aufgebaut. Hier kommen Unterhaltungskosten ins Spiel. Dazu gehören beispielsweise das Ausgehen mit Kunden, Besuche von Veranstaltungen oder die Teilnahme an anderen geschäftsbezogenen Aktivitäten. Ihre Richtlinie sollte definieren, welche Spesen als legitime Unterhaltungsausgaben gelten und welche Dokumentation diese erforderlich machen – z. B. eine Liste der Teilnehmer und die Angabe des geschäftlichen Zwecks.

Homeoffice- und Remotearbeit: Da remotes Arbeiten immer üblicher wird, übernehmen viele Unternehmen mittlerweile Kosten, die im Homeoffice anfallen. Dazu können Gegenstände wie Büromöbel, ein Teil der Internetrechnung oder notwendige Technik wie Monitore oder Drucker gehören. Stellen Sie sicher, dass Sie klar darlegen, was erstattet werden kann, ob es Ausgabenlimits gibt und welche besonderen Bedingungen gelten (z. B. Kostenübernahme erst nach einer bestimmten Tätigkeitszeit im Homeoffice).

Schulungen und Entwicklung: Investitionen in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeitenden gehen oft mit der Übernahme der Kosten für Konferenzen, Schulungen, Kurse und Zertifizierungen einher. In Ihrer Spesenrichtlinie sollte geklärt werden, welche Weiterbildungsmöglichkeiten erstattungsfähig sind und welche Höchstgrenzen gelten. Viele Unternehmen übernehmen beispielsweise die volle Kostenerstattung für berufsbezogene Schulungen, begrenzen aber die Erstattung für optionale Kurse.

Sonstige Ausgaben: Einige Geschäftsausgaben passen nicht genau in die anderen Kategorien. Dieser Abschnitt Ihrer Richtlinie sollte daher kleinere, abzugsfähige Kosten wie Büromaterialien, Porto oder Software-Abonnements abdecken. Wir empfehlen, vorab zu definieren, was als „sonstige“ Ausgabe gilt, und ein angemessenes Limit festzulegen. So gewährleisten Sie Konsistenz und Fairness, erstellen eine wirksame Spesenrichtlinie und behalten den Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden.