Herausforderungen beim Kostenmanagement in Bauunternehmen und wie Automatisierung helfen kann
- Last updated: September 18, 2023
- Spend management, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
In Bauunternehmen führen herkömmliche Kostenmanagementmethoden häufig zu eingeschränkter Transparenz der Außendienstkosten, unzusammenhängenden Technologielandschaften, zeitaufwändigen Dateneingabeaufgaben und dem ständigen Problem fehlender Belege. Allerdings verändert die Einführung der Automatisierung die Spesenabrechnung in dieser Branche.
Die Automatisierung ermöglicht die mühelose Erfassung von Belegen, steigert die Prozesseffizienz, minimiert Fehler und Betrug und bietet eine bessere Kontrolle über die Ausgaben. Darüber hinaus gewährleistet es eine strikte Durchsetzung der Compliance und bietet eine durchgängige Transparenz der Ausgaben.
Da Bauunternehmen moderne, auf Automatisierung und künstlicher Intelligenz basierende Kostenmanagementlösungen nutzen, ebnen sie den Weg für schlankere, effizientere und nachvollziehbarere Kostenmanagementpraktiken, die zu ihrem finanziellen Erfolg und ihrer Wettbewerbsfähigkeit in der Branche beitragen.
Traditionelles Baukostenmanagement und seine Herausforderungen
Das traditionelle Baukostenmanagement ist mit Herausforderungen behaftet, die die Effizienz und Transparenz innerhalb der Branche beeinträchtigen können.
Herausforderungen beim Ausgabenmanagement
Auslagen aus eigener Tasche
Im Baugewerbe entstehen den Mitarbeitern während der Arbeit häufig Auslagen, etwa für den Kauf kleiner Werkzeuge oder Materialien, die für ein Projekt benötigt werden.
Die Verwaltung dieser Auslagen kann eine Herausforderung darstellen, da Mitarbeiter oft persönliche Mittel verwenden und möglicherweise nicht immer daran denken, diese umgehend zu melden.
Ohne einen optimierten Prozess zur Verfolgung und Erstattung dieser Ausgaben besteht die Gefahr, dass diese Kosten nicht berücksichtigt werden, was sich sowohl auf die finanzielle Genauigkeit als auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken kann.
MAVERICK-AUSGABEN
Maverick-Ausgaben beziehen sich auf nicht autorisierte oder nicht konforme Ausgaben innerhalb einer Organisation. Im Baugewerbe, wo Projekte schnelllebig und dynamisch sind, können unkontrollierte Ausgaben eine erhebliche Herausforderung darstellen.
An Bauprojekten sind häufig verschiedene Teams, Subunternehmer und Lieferanten beteiligt, die möglicherweise Einkäufe tätigen, ohne sich an die festgelegten Beschaffungsprozesse oder genehmigten Geschäftsausgaben zu halten.
Dies kann zu überhöhten Projektkosten, Diskrepanzen in der Berichterstattung und Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung der Budgetkontrolle führen. Um die Finanzdisziplin aufrechtzuerhalten und nicht genehmigte Baukosten zu begrenzen, ist es von entscheidender Bedeutung, Fehlinvestitionen zu erkennen und einzudämmen.
EMPFANGSVERFOLGUNG
Belege sind für die Überprüfung von Ausgaben und die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Allerdings gehen in den anspruchsvollen Umgebungen auf Baustellen häufig Quittungen verloren, werden beschädigt oder sind auf andere Weise unbrauchbar.
Dies stellt für Bauunternehmen eine große Herausforderung dar, da der Kostenabgleich ohne ordnungsgemäße Dokumentation zu einer gewaltigen Aufgabe wird. Fehlende Belege können zu Streitigkeiten, Verzögerungen bei der Erstattung und finanziellen Unstimmigkeiten führen, die schwer zu lösen sind.
Ineffiziente Genehmigungsabläufe
Herkömmliche Genehmigungsabläufe im Baukostenmanagement umfassen häufig einen papierbasierten oder per E-Mail gesteuerten Prozess. Diese Arbeitsabläufe können ineffizient und anfällig für Engpässe sein.
Verzögerungen bei Genehmigungen können den Cashflow beeinträchtigen und zu Frustration bei Mitarbeitern führen, die auf eine Rückerstattung warten.
EINGESCHRÄNKTE SICHT DER FELDKOSTEN
Bauprojekte sind von Natur aus dezentralisiert, wobei die Kosten über verschiedene Baustellen und Standorte hinweg anfallen. Aufgrund dieser geografischen Streuung ist es schwierig, in Echtzeit Einblick in die Außendienstkosten zu erhalten, um ein effektives Kostenmanagement zu ermöglichen.
Bauunternehmen haben oft Schwierigkeiten, diese Projektausgaben effektiv zu verfolgen und zu verwalten, was zu potenziellen Mehrausgaben und betrieblichen Ineffizienzen führt. Ohne einen klaren Überblick darüber, wohin die Gelder fließen, wird die Finanzkontrolle schwer fassbar.
COMPLIANCE UND PRÜFUNGSKOMPLEXITÄT
Die Baubranche unterliegt sowohl intern als auch extern zahlreichen Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Sicherzustellen, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien und Branchenstandards entsprechen, kann ein komplexes und zeitaufwändiges Unterfangen sein.
Herkömmlichen Kostenmanagementmethoden fehlen möglicherweise die automatisierten Kontrollen und Abwägungen, die erforderlich sind, um die Einhaltung effektiv durchzusetzen und den Betrieb revisionssicher zu halten. Infolgedessen besteht für Bauunternehmen das Risiko von Verstößen und möglichen finanziellen Strafen.
Darüber hinaus stehen Bauunternehmen vor allgemeinen Herausforderungen beim Ausgabenmanagement.
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Herausforderungen beim Ausgabenmanagement in Bauunternehmen
Budgetüberschreitungen
Bei Bauprojekten entstehen häufig unerwartete Kosten, beispielsweise durch unvorhergesehene Standortbedingungen oder Änderungen der Projektspezifikationen. Diese Überraschungen können das ursprünglich geplante Budget belasten und es schwierig machen, die finanziellen Grenzen einzuhalten. Darüber hinaus können sich ändernde Projektanforderungen Anpassungen erforderlich machen, was die Budgetkontrolle weiter erschwert.
KOMPLEXITÄT DER BESCHAFFUNG
In der Baubranche kann die Vielfalt der für Projekte benötigten Materialien und Geräte enorm sein. Die Verwaltung der Beschaffung dieser vielfältigen Artikel kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Diese Komplexität umfasst die Beschaffung von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen und die Sicherstellung pünktlicher Lieferungen, die alle größte Aufmerksamkeit erfordern.
LIEFERANTENBEZIEHUNGSMANAGEMENT
Bauunternehmen sind auf ein Netzwerk von Lieferanten und Subunternehmern angewiesen. Die Aufrechterhaltung der Beziehungen zu diesen Parteien zur Gewährleistung von Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz kann eine Herausforderung sein. Die Abhängigkeit von externen Unternehmen bedeutet, dass sich alle Probleme auf deren Seite auf das Bauprojekt auswirken können, was die Bedeutung starker Lieferantenbeziehungen unterstreicht.
ZEITAUFWANDIGE PROZESSE
Bei der herkömmlichen Kostenverwaltung im Baugewerbe sind häufig manuelle Dateneingabeprozesse erforderlich. Mitarbeiter müssen Ausgabendetails wie Quittungen, Beträge und Kategorien in Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssoftware eingeben.
Dieser manuelle Ansatz ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Es lenkt wertvolle Humanressourcen von strategischeren Aufgaben ab und birgt das Risiko von Ungenauigkeiten, die finanzielle Auswirkungen haben können.
Unzusammenhängende Technologielandschaften
Viele Bauunternehmen verlassen sich für verschiedene Aspekte ihres Betriebs auf einen Flickenteppich aus Softwarelösungen. Diese Lösungen lassen sich möglicherweise nicht nahtlos ineinander integrieren, wodurch eine fragmentierte und unzusammenhängende Technologielandschaft entsteht.
Dies erschwert die Kostenverfolgung und -berichterstattung. Die Unfähigkeit, Daten über verschiedene Systeme hinweg zu synchronisieren, kann zu Datensilos führen, die es schwierig machen, umfassende Spesenberichte zu erstellen und ganzheitliche Einblicke in die Ausgabenmuster zu gewinnen.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert häufig die Einführung moderner Technologie, optimierte Prozesse sowie eine solide Schulung und Kommunikation innerhalb von Bauunternehmen.
Wie Automatisierung das Kostenmanagement in Bauunternehmen rationalisiert
In der Baubranche, wo Präzision, Verantwortlichkeit und Effizienz von größter Bedeutung sind, kann der Einsatz von Automatisierung den gesamten Kostenabrechnungsprozess revolutionieren.
Hier finden Sie einen detaillierten Überblick darüber, wie Automatisierung diese Transformation herbeiführen kann.
Erfassen Sie ganz einfach Belege
Einer der größten Vorteile der Automatisierung ist die lückenlose Erfassung von Belegen. Mit OCR-Technologie ausgestattete mobile Apps ermöglichen Außendienstmitarbeitern das Fotografieren von Belegen unterwegs.
Diese Funktion reduziert das Risiko, dass wichtige Dokumentationen inmitten der Hektik auf Baustellen verloren gehen, erheblich. Jeder Beleg wird digital gespeichert, sodass keine Ausgaben unberücksichtigt bleiben.
Yokoy Expense
Müheloses Spesenmanagement
Optimieren Sie Ihren Spesenprozess, vereinfachen Sie die Spesenabrechnung und beugen Sie Betrug vor, indem Sie auf die KI-gestützte Spesenmanagementlösung von Yokoy setzen.
Kostenverfolgung in Echtzeit
Durch die Automatisierung erhalten Sie in Echtzeit Einblick in die anfallenden Ausgaben. Projektmanager und Finanzteams können die Ausgaben überwachen, während sie gemeldet werden, anstatt auf manuelle Aktualisierungen warten zu müssen.
Dieser sofortige Zugriff auf Ausgabendaten ermöglicht eine zeitnahe Entscheidungsfindung und hilft Bauunternehmen, ihr Budget einzuhalten und Mehrausgaben zu verhindern.
Optimieren Sie die Spesenabrechnung
Herkömmliche Spesenabrechnungen erfordern oft manuelle Papierarbeit, E-Mail-Übermittlungen oder Tabellenkalkulationen. Die Automatisierung ersetzt diese umständlichen Methoden durch benutzerfreundliche, digitale Schnittstellen und mobile Apps und vereinfacht so die Spesenabrechnung.
Dadurch können Außendienstmitarbeiter ihre Ausgaben mühelos von unterwegs einreichen und so sicherstellen, dass keine Ausgaben unangemeldet bleiben. Dieser optimierte Prozess spart sowohl Mitarbeitern als auch Administratoren wertvolle Zeit.
DO & CO standardisierte sein globales Ausgabenmanagement mit Yokoy
„Ein einheitlicher Prozess für die gesamte DO & CO Gruppe. Yokoy ermöglicht uns eine optimale Zusammenarbeit über alle Standorte und Einheiten hinweg.“
Michael Kultscher-Burger, Teamlead Accounts Payable & Receivable
Compliance durchsetzen
In der Baubranche gibt es zahlreiche Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. Die Automatisierung fungiert als sorgfältiger Wächter und stellt die strikte Einhaltung dieser Richtlinien sicher.
Ausgabenmanagement-Tools sorgen für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften und verringern so das Risiko kostspieliger Verstöße. Dieses Maß an Einhaltung schützt die finanzielle Gesundheit und den Ruf von Bauunternehmen.
Meinungsbeitrag
Compliance-Maximierung durch automatisierte Spesenabrechnung: wichtige Überlegungen
Die automatisierte Spesenabrechnung hat sich als eine Lösung durchgesetzt, die es Finanzteams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen. Außerdem können Automatisierung und moderne Lösung für die Abrechnung von Reisekosten enorm dabei helfen, Fehler und Betrug zu vermeiden und lokale Vorschriften einzuhalten.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO, Yokoy
Kontrollieren Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit
Durch die Automatisierung erhalten Bauunternehmen einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben. Finanzexperten können Ausgaben überwachen, sobald sie anfallen, anstatt sich auf retrospektive Analysen zu verlassen.
Dieses Maß an Kontrolle ermöglicht es Unternehmen, Kosten proaktiv zu verwalten, Mehrausgaben zu verhindern und spontan fundierte Finanzentscheidungen zu treffen. Mit der Automatisierung bleiben keine Ausgaben unbemerkt.
Beseitigen Sie Fehler und Betrug
Die Baubranche lässt keinen Raum für Fehler. Automatisierung zeichnet sich durch die Reduzierung menschlicher Fehler durch die Automatisierung von Berechnungen und Validierungen aus.
Darüber hinaus bietet es integrierte Betrugserkennungsmechanismen, die sicherstellen, dass die Spesendaten ihre Genauigkeit und Integrität bewahren. Durch die Automatisierung können Bauunternehmen sicher sein, dass ihre Finanzunterlagen fehlerfrei und betrugssicher sind.
Automatisieren Sie Arbeitsabläufe
Automatisierte Tools zur Spesenverwaltung bilden das Rückgrat optimierter Spesenabläufe. Sie vereinfachen und beschleunigen den gesamten Prozess, von der Speseneinreichung bis zur Genehmigung und Erstattung.
Mit der Automatisierung können sich Baufachleute von den mühsamen, zeitaufwändigen Dateneingabe- und Genehmigungsprozessen verabschieden, die herkömmliche Spesenabrechnungen oft beeinträchtigen.
Blogartikel
So verhindern Sie Spesenbetrug bei Dienstreisen: KI-gesteuerte Compliance in der Reisekostenabrechnung
Spesenbetrug ist ein allgegenwärtiges Problem, das Unternehmen aller Größen und Branchen weiterhin plagt. Tatsächlich ergab eine kürzlich von der Association of Certified Fraud Examiners durchgeführte Umfrage, dass Organisationen jedes Jahr schätzungsweise 5 % ihrer Einnahmen durch Abrechnungsbetrug verlieren, wobei gefälschte Reisekostenabrechnungen besonders häufig vorkommen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO
Durchgängige Sichtbarkeit
Spesenverwaltungssoftware bietet nicht nur eine Momentaufnahme des Spesenabrechnungsprozesses; Es bietet einen Panoramablick vom Anfang bis zum Ziel.
Von der Einreichung einer Ausgabe bis zur Erstattung sorgen automatisierte Systeme für eine durchgängige Transparenz. Diese Transparenz ist von unschätzbarem Wert, da sie es Bauunternehmen ermöglicht, Ausgaben zu verfolgen, den Genehmigungsfortschritt zu überwachen und rechtzeitige Rückerstattungen sicherzustellen.
Nächste Schritte
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Automatisierung für Bauunternehmen nicht nur eine Annehmlichkeit ist; Es ist ein Katalysator für Effizienz, Genauigkeit und finanzielle Verantwortung.
Da Bauunternehmen weiterhin auf Automatisierung setzen, begeben sie sich auf den Weg zu effizienteren Abläufen, geringeren Kosten und verbesserter Compliance in einer Branche, in der jedes Detail zählt.
Die KI-gestützte Ausgabenverwaltungssuite von Yokoy hilft globalen Unternehmen dabei, ihren Ausgabenverwaltungsprozess zu rationalisieren und den gesamten Ausgabenabwicklungsablauf durch Funktionen wie KI-Datenerfassung und -validierung, automatisierten Transaktionsabgleich und -abgleich sowie automatisierte Buchung zu automatisieren.
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