Spesengenauigkeit steigern: Trinkgelder richtig verbuchen
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Für Unternehmen ist die genaue Abrechnung von Trinkgeldern zu Transparenzzwecken sowie zur Compliance ein Top-Thema auf der Prioritätenliste – das gilt insbesondere im Gastgewerbe und Dienstleistungssektor. Seit der Einführung neuer Vorschriften im Jahr 2024 müssen Unternehmen ihre Praktiken anpassen, um sicherzustellen, dass die Verteilung der Trinkgelder weiterhin in voller Höhe stattfindet, fair ist und zugleich den gesetzlichen Verpflichtungen entspricht. In diesem Artikel nehmen wir die Abrechnung von Trinkgeldern unter die Lupe und geben Tipps, mit welchen Verfahren und Technologien der Prozess vereinfacht werden kann.
Warum die korrekte Abrechnung von Trinkgeldern wichtig ist
Trinkgeldzahlungen und Servicegebühren machen einen erheblichen Teil des Einkommens von Mitarbeitern in Branchen wie dem Gastgewerbe aus. Werden sie nicht korrekt verbucht, kann dies zu finanziellen Unstimmigkeiten und Steuerproblemen führen. Ebenso kann das Ansehen des Unternehmens leiden. Die ordnungsgemäße Meldung von Trinkgeldern erlaubt hingegen eine genaue Cashflow-Prognose und ein effizientes Spesenmanagement und stellt sicher, dass Firmen die geltenden Vorschriften einhalten – so können kostspielige Strafen infolge einer unangenehmen Betriebsprüfung vermieden werden.
Den Gesamtbetrag des Trinkgelds im Auge zu behalten und zu tracken, trägt aber auch zur Erstellung klarer und präziser Finanz-Reports bei, auf deren Grundlage gute Business-Entscheidungen getroffen werden können. Daher kann zum Beispiel jeder Gastwirt von einer ordentlichen Dokumentation profitieren.
Mögliche finanzielle Auswirkungen einer fehlerhaften Trinkgeldabrechnung
Auch Firmen, denen infolge eines Geschäftsessens Bewirtungskosten entstehen, sollten die steuerliche Behandlung von Trinkgeldern berücksichtigen. Dies gilt insbesondere für kleine Firmen oder Selbstständige, die mit geringeren Margen arbeiten und sicherstellen müssen, dass alle Betriebsausgaben, einschließlich Trinkgelder für Dienstleistungen wie Bewirtung, korrekt erfasst werden. So lassen sich zu hohe Ausgaben und Unstimmigkeiten in den Spesenabrechnungen vermeiden und ein Vorsteuerabzug ist gegebenenfalls möglich.
Für Gastronomie, Selbstständige oder Hotels können fehlerhafte Trinkgeldabrechnungen dagegen im schlimmsten Fall zu Geldbußen, ungenauen Gehaltsabrechnungen und zu Problemen bei der Finanzberichterstattung führen, die sich negativ auf die Rentabilität und die finanzielle Stabilität des Unternehmens auswirken können.
Rechtliche Verpflichtungen für die korrekte Abrechnung von Trinkgeldern
Die aktuellen gesetzlichen Regelungen in Deutschland im Jahr 2024 sehen vor, dass freiwillige Trinkgelder, die direkt von Kunden an Angestellte gezahlt werden, steuerfrei sind, sofern der Arbeitgeber nicht in die Verteilung eingreift. Dies ist in § 3 Nr. 51 EStG verankert. Eine Obergrenze für die Steuerbefreiung gibt es nicht. Sobald jedoch der Arbeitgeber in die Verteilung eingreift oder das Trinkgeld in eine allgemeine „Trinkgeldkasse“ fließt, wird es steuerpflichtig.
Bedienungszuschläge oder andere automatisch auf Rechnungen aufgeschlagene Servicegebühren gelten nicht als steuerfreies Trinkgeld, sondern als reguläres Entgelt. Sie müssen wie alle anderen Einnahmen des Unternehmens versteuert werden. Hier ist besondere Vorsicht geboten, da der steuerliche Status dieser Beträge anders bewertet wird als das freiwillig gezahlte Trinkgeld.
Neuregelungen seit 2024
Arbeitgeber sind verpflichtet, erhaltene Trinkgelder monatlich zu melden und in den jeweiligen Lohnabrechnungen auszuweisen. Damit soll eine transparente und einheitliche Versteuerung gewährleistet werden.
Für Arbeitnehmer gibt es eine neue Regelung, dass freiwillige Trinkgelder, die den Freibetrag von 2.400 Euro pro Jahr überschreiten, vollständig versteuert werden müssen. Diese Änderung erhöht die Dokumentationspflicht der Angestellten erheblich, da für jedes Trinkgeld ein Eigenbeleg oder eine Notiz erforderlich ist. Hier empfiehlt sich das Führen eines Trinkgeldbuchs – den Erhalt des Trinkgelds kann man so auch digital erfassen.
Bei unfreiwilligen Trinkgeldern (z. B. Servicegebühren auf der Rechnung) handelt es sich um reguläres Einkommen, das steuerpflichtig ist und durch den Arbeitgeber abgewickelt werden muss. Zusätzlich gibt es ab 2024 verschärfte Meldepflichten und Kontrollen seitens des Finanzamtes, um Steuerhinterziehung zu verhindern. Diese Anpassungen zielen darauf ab, mehr Transparenz und Fairness in Gastronomie oder Hotellerie zu schaffen.
Für Selbstständige, wie Friseure oder Taxifahrer, gilt die Steuerfreiheit von Trinkgeldern nicht. Erhaltenes Trinkgeld muss als Betriebseinnahmen vollständig versteuert werden, unabhängig davon, ob sie freiwillig oder unfreiwillig gegeben werden.
Servicegebühren vs. verschiedene Arten von Trinkgeldern
Für die Einhaltung der Vorschriften ist es unerlässlich, die verschiedenen Arten von Trinkgeldern zu kennen und zu wissen, wie sie verbucht werden sollten. Hier erklären wir sie im Detail:
Servicegebühren:
Obligatorische Servicegebühren auf der Rechnung eines Kunden gelten als Teil der Einnahmen des Arbeitgebers und werden über die Lohnabrechnung abgewickelt. Für sie müssen die Einkommens- und Umsatzsteuersätze beachtet werden und das Geld muss ohne Abzüge vollständig an die Mitarbeiter verteilt werden.
Bargeld-Trinkgelder:
Bargeld-Trinkgelder, die Kunden direkt an Mitarbeiter übergeben, sind ebenfalls steuerpflichtig und Unternehmen müssen eine ordnungsgemäße Berichterstattung gewährleisten.
Kreditkarten-Trinkgelder:
Wenn Trinkgelder über Kreditkarten beglichen werden, muss der volle Betrag, einschließlich des Trinkgeldes, ohne Abzüge für Transaktionsgebühren an die Mitarbeiter ausgezahlt werden. Diese Trinkgelder müssen über die Gehaltsabrechnung als durchlaufender Posten ausgezahlt werden und unterliegen den Steuer- und Sozialversicherungsabzügen.
Pool-Trinkgelder:
Viele Unternehmen nutzen ein Troncsystem, um Trinkgelder zu sammeln und unter den Mitarbeitern zu verteilen. Ein Troncmaster, in der Regel eine unabhängige Person, verwaltet dieses System, um Fairness und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
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So wählen Sie die ideale Spesenmanagement-Software aus: Anforderungen und Funktionen
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Best practices für die Erfassung von Trinkgeldern
Ihr Finanzmanagement funktioniert einwandfrei, aber Ihr Unternehmen hat Schwierigkeiten, ein praktisches Trinkgeld-Tracking zu implementieren? Wir möchten Sie bei Ihrem Entscheidungsprozess unterstützen, indem wir einige Verfahren erläutern, die sich als effektiv erwiesen haben.
Trinkgeld-Berichtssysteme
Die Implementierung eines integrierten Systems für das Spesenmanagement, das Trinkgelder in Echtzeit erfasst, kann Fehler reduzieren und die allgemeine Compliance verbessern. Darüber hinaus ermöglicht ein smartes System die Echtzeit-Anzeige der erhaltenen Trinkgelder, damit Ihr Finanzteam fundierte Entscheidungen treffen kann, aber auch die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen vereinfacht und die Transparenz gewährleistet werden. Es hilft zudem bei der Erstellung präziser Steuererklärungen und vielem mehr.
Tägliche Trinkgeldprotokolle
Durch das Führen täglicher Trinkgeldprotokolle, ob aus Bargeld, Kartenzahlungen oder Pool-Trinkgeldern, wird sichergestellt, dass alle Beträge ordnungsgemäß verbucht werden. Protokolle stellen außerdem eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit dar, wodurch sich Unstimmigkeiten leichter erkennen und beheben lassen.
Mitarbeiterschulung
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie Trinkgelder verbucht werden und welche Verantwortung sie bei der Meldung tragen. Zu wissen, welche rechtlichen Folgen die unzureichende Meldung von Trinkgeldern haben kann, trägt dazu bei, rechtliche Probleme zu vermeiden.
Regelmäßige Prüfungen
Die Durchführung regelmäßiger Prüfungen der Trinkgeldverteilungssysteme stellt sicher, dass die Richtlinien korrekt befolgt werden. Solche Checks können auch dazu beitragen, Bereiche zu identifizieren, in denen es Unstimmigkeiten in den Finanzberichten gibt. Unternehmen können dann gegensteuern, bevor das Ganze zu einem größeren Problem wird.
Wie man Trinkgelder in der Gehaltsabrechnung behandelt
Bei der effektiven Verwaltung von Trinkgeldern für professionelle Dienstleistungen im Rahmen der Lohnbuchhaltung geht es nicht nur darum, die Beträge in Ihrer Verwaltungssoftware zu erfassen. Wie bereits erwähnt, geht es auch darum, die Einhaltung der Steuergesetze und fairer Verteilungspraktiken sicherzustellen.
Einbehaltung von Steuern: Arbeitgeber müssen angemessene Steuern, wie z. B. Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, von Trinkgeldern einbehalten, die über die Lohnbuchhaltung abgewickelt werden.
Zuweisung von Trinkgeldern: Trinkgelder müssen fair verteilt werden, gemäß den schriftlich festgelegten Richtlinien, der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden sowie der Mitarbeiterfunktion und der Unternehmenszugehörigkeit. Firmen sollten sicherstellen, dass dieser Prozess transparent gestaltet ist und den aktuellen oder zukünftigen gesetzlichen Richtlinien entspricht, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Trinkgeldempfänger und Lohnabrechnung: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Trinkgeldempfänger den geltenden Mindestlohn erhalten. Wenn das Trinkgeld nicht ausreicht, um den Mindestlohn zu decken, müssen Unternehmen den Lohn der Mitarbeiter entsprechend aufstocken.
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Automatisierte Spesenabrechnung: Vereinfachen Sie die Spesenverfolgung und maximieren Sie die Compliance
Automatisierte Spesenberichte helfen Finanzteams dabei, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Echtzeiteinblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen und die Vorschriften einzuhalten.
Lars Mangelsdorf,
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Häufige Fehler, die beim Umgang mit Trinkgeldern vermieden werden sollten
Wenn man mögliche Fehler kennt, kann man verhindern, dass sie passieren. Hier ist daher ein Heads-up, was Sie und Ihre Teammitglieder beim Umgang mit Trinkgeldern vermeiden sollten:
Unzureichendes Reporting bei Trinkgeldern: Wenn nicht alle Trinkgelder korrekt gemeldet werden, kann dies zu steuerrechtlichen Problemen führen, denn durch die Zuwendung der Trinkgeldgeber können zusätzliche Betriebseinnahmen entstehen, die eventuell gemeldet werden müssen (siehe oben). Auch Trinkgelder aus dem Tronc sind in Deutschland laut BGH steuerpflichtig.
Falsche Aufteilung: Obwohl es in Deutschland kein direktes System für die Aufteilung von Trinkgeldern gibt, sollte der Prozess fair für alle Beteiligten ablaufen.
Übersehen von Trinkgeldern in Form von Sachleistungen: Auch Trinkgelder in Form von Sachleistungen, wie Geschenke oder andere Zuwendungen, müssen ordnungsgemäß verbucht werden. Unternehmen sollten diese Trinkgelder in die Lohnbuchhaltung aufnehmen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Technologielösungen für eine genaue Trinkgeldabrechnung
Glücklicherweise können Sie sich auf smarte Systeme verlassen, die eine genaue Trinkgeldabrechnung ermöglichen. Auf diese Weise können sowohl Kleinunternehmer als auch große Firmen den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Einhaltung der sich stetig weiterentwickelnden Vorschriften gewährleisten – und gleichzeitig wertvolle Einblicke in den Cashflow und die Business-Rentabilität gewinnen.
POS-Integration
Moderne Kassensysteme (POS) können Trinkgelder automatisch verfolgen und melden und liefern Echtzeitdaten, die das individuelle Fehlerrisiko reduzieren. Kassensysteme, die in Buchhaltungssoftware integriert sind, können die Verwaltung von Geschäftsausgaben vereinfachen und die Einhaltung der neuen Vorschriften sicherstellen.
Mobile Apps
Mobile Apps zum Tracking von Ausgaben können Mitarbeitern dabei helfen, ihre täglichen Trinkgelder zu protokollieren und eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten. Diese Apps können in Buchhaltungssoftware integriert werden, um den Prozess zu vereinfachen und es Unternehmen zu erleichtern, die Vorschriften einzuhalten.
Buchhaltungssoftware
Durch die Investition in Buchhaltungssoftware können Unternehmen die Trinkgeldverfolgung und die Lohnbuchhaltung automatisieren, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und Fehler in der Finanzplanung minimiert werden.
Nächste Schritte
Mit der zunehmenden Digitalisierung aller Finanzprozesse ist es wichtiger denn je, eine genaue und vorschriftsmäßige Trinkgeldabrechnung zu gewährleisten. Durch die Aktualisierung Ihrer Systeme und die Umsetzung bewährter Verfahren können Sie Fairness, Transparenz und Rechtskonformität sicherstellen und gleichzeitig die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens unterstützen. Machen Sie den nächsten Schritt – hin zum effektiven Spesenmanagement. Denn mit Automatisierungstools finden Sie heraus, wie Sie die Trinkgeldabrechnung noch weiter vereinfachen können.
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