Automatisierung des Ausgabenmanagements: 5 kritische Fehler, die Sie vermeiden sollten
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Co-founder & CCO, Yokoy
Einige Unternehmen zögern bei der Automatisierung ihres Ausgabenmanagements, weil sie Bedenken hinsichtlich der Kosten oder Komplexität haben beziehungsweise der Überzeugung sind, dass traditionelle Methoden genügen. Aber früher oder später wird die Realität solche Firmen einholen: Zwar haben alte Tools und manuelle Prozesse in der Vergangenheit gute Dienste geleistet – Daten von führenden Marktforschungsunternehmen zeigen jedoch, dass sie mit herkömmlichen Herangehensweisen voraussichtlich bald an ihre Grenzen stoßen werden.
Der Stand der Ausgabenverwaltung
Einem Bericht von McKinsey & Company aus dem Jahr 2019 zufolge können Unternehmen, die KI-gestützte Lösungen für das Ausgabenmanagement einsetzen, ihre Bearbeitungszeiten um bis zu 20 Prozent verkürzen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen und höherer Produktivität führt. Diese Zahlen waren schon bemerkenswert, bevor der KI-Boom überhaupt begonnen hatte. McKinsey erwartet nun, dass generative KI „die nächste Produktivitätswelle auslösen wird“.
Aber wie kommt das? Die Antwort liegt auf der Hand, wenn Sie sich näher mit dem Thema befassen: Legacy-Software verfügt oft nicht über die fortschrittlichen Fähigkeiten von KI-gestützten Lösungen, was zu einer höheren Rate an manuellen Fehlern und einer geringeren Fähigkeit führt, wertvolle Einblicke in Ausgabemuster und Trends zu liefern.
Ein ebenfalls gut dokumentiertes Problem: die Herausforderungen im Zusammenhang mit End-to-End-Integrationen. Eine Umfrage von Gartner hat ergeben, dass fast 60 Prozent der Finanzteams bei der Verwendung von Altsystemen Schwierigkeiten haben, eine nahtlose Integration mit anderen Finanztools zu erreichen, was ihre Fähigkeit einschränkt, volle Transparenz und Kontrolle über ihre Finanzdaten zu erlangen.
Kleinere oder mittelgroße Unternehmen mögen vielleicht noch mit bestehender Rechnungsverarbeitungssoftware oder Spesenverwaltungstools auskommen. Es ist aber wichtig zu erkennen, dass schnell wachsende Unternehmen, die Flexibilität und Kontrolle in großem Umfang anstreben, genauso wie große globale Unternehmen KI-gestützte Lösungen für das Ausgabenmanagement einsetzen müssen, um an der Spitze zu bleiben.
IDC geht beispielsweise davon aus, dass bis 2025 mehr als 80 Prozent der großen Unternehmen KI-gestützte Ausgabenanalyse-Tools einsetzen werden, um die finanzielle Entscheidungsfindung zu optimieren und das Unternehmenswachstum zu fördern.
Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen helfen, sich auf einen nahtlosen Übergang vorzubereiten und die Pain Points zu vermeiden, die einige unserer Kunden vor dem Wechsel zu Yokoy erlebt haben – los geht’s!
Ausgabenmanagement-Software einführen: Diese Fehler können Sie teuer zu stehen kommen
Bei der Implementierung einer Ausgabenmanagement-Software können Finanzteams auf verschiedene Herausforderungen stoßen. Diese zu kennen, kann helfen, finanzielle Risiken zu reduzieren und Zeit zu sparen.
Wir haben die fünf größten Fehler identifiziert, die Unternehmen während dieses Prozesses häufig machen:
Unzureichende Bedarfsanalyse: Einer der häufigsten Fehler ist das Versäumnis, vor der Auswahl einer Ausgabenmanagement-Software eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen. Ein überstürzter Einstieg in den Prozess ohne ein umfassendes Verständnis der individuellen Unternehmensanforderungen kann dazu führen, dass eine Lösung gewählt wird, die nicht auf die spezifischen Bedürfnisse abgestimmt ist. Das wiederum führt zu einer Verschwendung von Zeit und Ressourcen.
Fehlende Zustimmung und Unterstützung durch die Geschäftsleitung: Ohne Support der Geschäftsleitung kann selbst die vielversprechendste Ausgabenmanagement-Automatisierung nicht viel Nutzen bringen. Unserer Meinung nach ist es entscheidend, dass die wichtigsten Interessengruppen, einschließlich der Geschäftsleitung, sich voll und ganz für die Umstellung einsetzen und die Initiative aktiv unterstützen.
Unzureichendes Change Management: Die Implementierung eines KI-gestützten, cloudbasierten Ausgabenmanagements erfordert in der Regel eine Umstellung der Arbeitsabläufe und Prozesse. Wenn Sie es versäumen, in eine angemessene Schulung der Mitarbeiter und ein adäquates Change Management zu investieren, kann dies zu Widerständen im Team führen, die Akzeptanz behindern und den potenziellen Nutzen der Lösung einschränken.
Datenqualität und -integration vernachlässigen: Die Datenintegration ist für eine erfolgreiche Implementierung des Ausgabenmanagements unerlässlich. Wird die nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie ERP- und CRM-Plattformen vernachlässigt, kann dies zu Datendiskrepanzen führen, die die Entscheidungsfindung erschweren und die Effektivität der Lösung beeinträchtigen.
Exklusiver Kostenfokus: Natürlich sind Kostenerwägungen für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, aber es kann ein großer Fehler sein, sich ausschließlich auf die günstigste Ausgabenmanagement-Software zu konzentrieren. Eine Lösung mit geringeren Anschaffungskosten verfügt möglicherweise nicht über die fortschrittlichen Funktionen und die Skalierbarkeit, die erforderlich sind, um zukünftige Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Wir raten Ihnen, ein Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Funktionen, die einen langfristigen Wert liefern, zu finden.
Wenn Sie diese fünf häufigen Fehler vermeiden und sich für einen strategischen Ansatz entscheiden, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Sie mit der Automatisierung Ihres Ausgabenmanagements Erfolg haben.
Bevor Sie gehen …
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Unzureichende Planung und Vorbereitung
Zwei der häufigsten Engpässe in diesem Prozess sind unzureichende Planung und Vorbereitung. Einige Unternehmen überstürzen die Implementierung neuer Funktionen im Ausgabenmanagement ohne einen klaren Fahrplan. Dies führt häufig zu Verwirrung, Verzögerungen und letztlich dazu, dass die gewünschten Ergebnisse nicht erreicht werden.
Das Consulting-Unternehmen Deloitte hat Führungskräfte aus dem Finanzbereich befragt und festgestellt, dass 57 Prozent der Befragten mangelhafte Planung und Vorbereitung als die größte Herausforderung bei der Implementierung von Ausgabenmanagementlösungen ansehen. In der Studie wurde hervorgehoben, dass es den Unternehmen oft nicht gelingt, ihre strategischen Ziele mit den Fähigkeiten der gewählten Lösung in Einklang zu bringen, was zu einem Mangel an Klarheit und Orientierung führt.
Weitere Daten von Ernst & Young (EY) deuten darauf hin, dass Unternehmen, die in eine solide Planung und Vorbereitung der Ausgabenmanagement-Implementierung investieren, mit einer 1,5-mal höheren Wahrscheinlichkeit die angestrebten Ziele erreichen und einen reibungslosen Übergang erleben.
Widerstand gegen ein cloudbasiertes Ausgabenmanagement
McKinsey & Company hat in ihrer Studie zur digitalen Transformation festgestellt, dass der Widerstand gegen Veränderungen eine häufige Herausforderung ist, die den Erfolg von Ausgabenmanagement-Initiativen beeinträchtigt. Die Daten zeigen, dass 70 Prozent der Transformationsinitiativen auf den Widerstand der Mitarbeiter stoßen, was zu Verzögerungen und geringerer Effektivität führt.
PwC hat darüber hinaus eine Umfrage durchgeführt, die Gründe für den Widerstand der Mitarbeiter beleuchtet hat. Die Studie ergab, dass 45 Prozent der Mitarbeiter sich Sorgen über ihre Fähigkeit machen, sich an neue Technologien anzupassen, während 31 Prozent unsicher wegen möglicher Auswirkungen auf ihre täglichen Arbeitsabläufe sind.
Eine weitere große Herausforderung ist der Widerstand gegen Veränderungen. Viele Mitarbeiter sind möglicherweise an alte Tools oder manuelle Prozesse gewöhnt, doch wenn man sie davon überzeugt, neue Technologien anzunehmen, kann man ihnen diese Skepsis nehmen.
Schulung und Kommunikation – auch hier mangelt es häufig
Das Fehlen von angemessenen Schulungen und Kommunikation über anstehende Veränderungen kann dieses Problem noch verschärfen, sodass sich die Mitarbeiter überfordert fühlen und unsicher sind, wie sie die neue Ausgabenmanagement-Software effektiv nutzen können.
Eine Studie von Ardent Partners, einem Marktforschungsunternehmen für Lieferketten und Beschaffung, hat ergeben, dass 60 Prozent der Unternehmen bei der Einführung einer Ausgabenmanagementlösung Probleme mit der Schulung und Kommunikation hatten. Die Studie unterstreicht, wie wichtig es ist, kontinuierliche Trainings und Unterstützung anzubieten, um die erfolgreiche Einführung und Nutzung der neuen Technologie sicherzustellen.
IDC, ein globales Marktforschungsunternehmen, berichtete, dass Unternehmen, die in umfassende Schulungsprogramme für ihre Mitarbeiter investieren, eine um 50 Prozent höhere Rendite auf ihre Technologieinvestitionen erzielen als Unternehmen, die Schulungen vernachlässigen.
Blogartikel
Was ist Spend Management? Seine Funktionsweise und Vorteile
Durch eine effektive Verwaltung der Ausgaben können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen und ihre Effizienz steigern, was wiederum das Fundament für Wachstum und Rentabilität bildet.
Lars Mangelsdorf,
CCO bei Yokoy
Die Vorteile der Ausgabenmanagement-Automatisierung
Die Wahl des richtigen Ausgabenmanagementsystems und die Befolgung von Best Practices wird Ihr Finanzteam in die Lage versetzen,
- die Arbeit durch Vereinfachung der Dateneingabe und -erfassung zu rationalisieren
- menschliche Fehler deutlich zu reduzieren,
- den Genehmigungsprozess zu optimieren,
- Einblicke in Echtzeit zu gewähren, einschließlich Spesenabrechnungen,
- komplizierte Tabellenkalkulationen überflüssig zu machen,
- Ausgabendaten zu konsolidieren und gründliche Ausgabenanalysen zu erstellen,
- die Transparenz zu verbessern und überhöhte Ausgaben zu vermeiden,
- datengestützte Entscheidungen zu treffen und Prognosen zur Steigerung der Rentabilität zu erstellen,
- und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Gut zu wissen: Während Ausgabenmanagement bedeutet, alle Unternehmensausgaben zu betrachten, spezifiziert sich das Spend Management auf bestimmte erstattungsfähige Geschäftsausgaben. Bei ersterem geht es also eher darum, den Ausgabenprozess in seiner Gesamtheit zu optimieren, während bei letzterem sichergestellt wird, dass einzelne Ausgaben mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Schlussfolgerung
Die Einführung einer Ausgabenmanagement-Software kann eine transformative Reise mit erheblichen Auswirkungen auf verschiedene Geschäftsprozesse sein. Der Schritt hin zu einer Automatisierungssoftware kann die finanziellen Arbeitsabläufe und die Entscheidungsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessern, wenn Sie die richtigen Automatisierungstools und Partnerschaften wählen. Wenn Sie die hier erwähnten, häufigen Fehler vermeiden, kann Ihr Unternehmen eine erfolgreiche Implementierung sicherstellen, die vom gesamten Team unterstützt wird.
Der Einsatz moderner Technologien und die Nutzung von KI sind der Weg in die Zukunft für Finanzteams, die sich im heutigen Wettbewerb behaupten wollen. Denken Sie jedoch daran, dass es bei der erfolgreichen Implementierung einer Ausgabenmanagement-Software nicht nur um die Einführung eines neuen Tools geht. Es ist auch eine strategische Initiative, die Zusammenarbeit, Anpassungsfähigkeit und das Engagement für einen positiven Wandel erfordert. Auf diese Weise können Firmen mehr Finanzkontrolle erlangen, effizienter arbeiten und nachhaltig wachsen.
Verabschieden Sie sich von zeitraubender Ausgabenverwaltung: Lassen Sie Yokoy die Arbeit machen
Die intelligente Ausgabenmanagement-Lösung von Yokoy ist der Schlüssel zu einem optimierten Ausgabenmanagement. Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:
Mühelose Ausgabenverwaltung:
Die KI-gesteuerte Lösung von Yokoy vereinfacht das Ausgaben-Reporting und sorgt dafür, dass die Verwaltung von Ausgaben zu einer mühelosen Aufgabe ohne zeitraubende, manuelle Prozesse wird.
Automatisierung für mehr Effizienz:
Schalten Sie Ihr Spesenmanagement mit Yokoy auf Autopilot und automatisieren Sie Aufgaben wie die Mehrwertsteuerrückerstattung und die Reisekostenabrechnung. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Genauigkeit bei Finanzprozessen.
Eliminieren Sie manuelle Aufgaben:
Mit Yokoy gehört manuelle Dateneingabe der Vergangenheit an. Vermeiden Sie Papierkram, automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben und überlassen Sie der KI die Arbeit im Hintergrund, damit Sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren können.
Rationalisierte Prozesse:
Konsolidieren und rationalisieren Sie Ihre Ausgabenprozesse von Anfang bis Ende mit der KI-gestützten Datenverarbeitung von Yokoy und nahtlosen Integrationen. Erleben Sie vereinfachte Arbeitsabläufe, die zur Steigerung der Gesamteffizienz beitragen.
Modernes und intuitives Erlebnis:
Yokoy wurde mit Blick auf größtmögliche Benutzerfreundlichkeit entwickelt und bietet ein modernes und intuitives Erlebnis. Reichen Sie Ausgaben ein, bearbeiten, genehmigen und erstatten Sie sie, während die KI alle nötigen Schritte im Hintergrund erledigt. Der digitale Ansatz von Yokoy vereinfacht die Verwaltung und eliminiert menschliche Fehler.
Zentralisierte Verwaltungslösung:
Zentralisieren und automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnungen vollständig und ersparen Sie sich die Verwaltung mehrerer Karten oder den manuellen Abgleich von Geschäftsausgaben. Yokoy kümmert sich um die Details, sodass Sie sich auf das große Ganze konzentrieren können.
Volle Kontrolle über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:
Setzen Sie Reiserichtlinien durch, legen Sie Ausgabenlimits fest und verhindern Sie Betrug mit den Echtzeit-Ausgabenkontrollen von Yokoy. Stellen Sie die Einhaltung der Richtlinien sicher und vermeiden Sie überhöhte Ausgaben, indem Sie Ausgabenkategorien und individuelle Limits zuweisen.
Automatisierte Genehmigung von Spesenabrechnungen:
Optimieren Sie den Prozess der Ausgabengenehmigung mit hierarchischer und schwellenwertbasierter mehrstufiger Eskalation. Yokoy ermöglicht dynamische Genehmigungs-Workflows für komplexe Setups und gewährleistet so Effizienz und Compliance. Die KI von Yokoy gleicht Kartenzahlungen automatisch mit Ausgaben ab und verhindert so Doppelzahlungen und betrügerische Zahlungen.
Integrierte Compliance und automatische Prüfpfade:
Yokoy verfügt über integrierte Compliance-Funktionen, mit denen sich Reise- und Spesenrichtlinien mühelos durchsetzen lassen. Erstellen Sie individuelle Workflows und erkennen Sie Richtlinienverstöße in Echtzeit, um betrügerische Erstattungen zu verhindern. Behalten Sie den Überblick über Spesenabrechnungen und Genehmigungen mit den automatischen Prüfpfaden von Yokoy. Die digitale Erfassung und Speicherung von Belegen vereinfacht die Kontrollen und trägt zu einer schnellen Finanzberichterstattung bei.
Automatisierte Buchung im ERP:
Beseitigen Sie Datensilos, indem Sie Yokoy mit den Stammdaten synchronisieren und die Finanzbuchungen in das ERP-System exportieren. Erzielen Sie eine echte End-to-End-Automatisierung für einen nahtlosen Geschäftsprozess und einen schnelleren Monatsabschluss.
Nächste Schritte
Ist Ihr Unternehmen bereit, in die Zukunft zu investieren und Ausgabenmanagementprozesse zu revolutionieren? Wenden Sie sich noch heute an unsere Experten, um zu erfahren, wie unsere KI-gestützte Lösung Ihre Finanzabläufe optimieren kann.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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