Het aanpakken van uitdagingen op het gebied van crediteurenadministratie in productiebedrijven: strategieën voor succes
- Laatst bijgewerkt: september 9, 2023
- Invoice management, Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
In de maakindustrie kunnen knelpunten in het AP-proces de activiteiten tot stilstand brengen. Vertragingen bij de goedkeuring van facturen, discrepanties in inkooporders en fouten bij handmatige gegevensinvoer zijn slechts enkele van de hindernissen waarmee fabrikanten vaak worden geconfronteerd.
Dergelijke knelpunten zetten niet alleen de relaties met leveranciers onder druk, maar belemmeren ook de financiële zichtbaarheid en besluitvorming.
Bij Yokoy begrijpen we de unieke uitdagingen waarmee productiebedrijven worden geconfronteerd als het gaat om hun crediteurenprocessen (AP), en we zijn hier om de manier waarop u uw financiën beheert te transformeren.
In dit artikel geven we u inzicht in hoe AI-technologie een gamechanger kan zijn voor fabrikanten die hun AP-processen willen stroomlijnen.
Uitdagingen op het gebied van crediteurenadministratie bij productiebedrijven
Accounts Payable (AP)-processen vormen unieke uitdagingen voor productiebedrijven, vanwege de complexiteit van hun toeleveringsketens en het enorme aantal transacties. Laten we, voordat we ons verdiepen in oplossingen, deze uitdagingen eens nader bekijken.
- Fouten bij handmatige gegevensinvoer: Menselijke fouten bij gegevensinvoer vormen een veelvoorkomend probleem bij de productie van AP-processen. Verkeerd getypte cijfers of onjuiste informatie kunnen leiden tot financiële onnauwkeurigheden en complianceproblemen.
- Verschillen in facturen en inkooporders: Het matchen van facturen met inkooporders kan een moeizame taak zijn, die gevoelig is voor fouten. Discrepanties kunnen leiden tot betalingsgeschillen, waardoor de AP-cyclus verder wordt vertraagd.
- Vertraagde goedkeuring van facturen: Fabrikanten hebben vaak te maken met een groot aantal facturen en gebruiken naast hun financiële hulpmiddelen een combinatie van handmatige goedkeuringsprocessen en Excel-spreadsheets. Dit is niet alleen tijdrovend, maar leidt vaak ook tot late betalingen aan leveranciers, waardoor de relaties worden aangetast en er mogelijk boetes ontstaan.
- Complexe betalingsvoorwaarden: Fabrikanten onderhandelen vaak met leveranciers over complexe betalingsvoorwaarden, waaronder kortingen, kredieten en langere betalingstermijnen, wat een uitdaging kan zijn om handmatig te beheren.
- Meerdere locaties en wereldwijde leveranciers: Productiebedrijven kunnen meerdere locaties hebben en te maken hebben met leveranciers uit verschillende regio’s, waardoor het een uitdaging wordt om AP-processen in verschillende tijdzones en talen te coördineren.
- Diversiteit van leveranciers: Veel productiebedrijven werken met een breed scala aan leveranciers, elk met hun eigen factureringsmethoden, factuurformaten en systemen, waardoor het inkoopproces complexer wordt.
- Voorraadbeheer: De timing van betalingen aan leveranciers is cruciaal voor voorraadbeheer, en vertragingen kunnen van invloed zijn op de productieschema’s en de efficiëntie van de toeleveringsketen.
- Beperkte financiële zichtbaarheid: Inefficiënte AP-processen belemmeren de financiële zichtbaarheid, waardoor het voor financiële professionals moeilijk wordt om weloverwogen beslissingen te nemen en effectief te plannen.
- Naleving van regelgeving: Het voldoen aan branchespecifieke regelgeving en belastingwetten kan ingewikkeld en veeleisend zijn voor fabrikanten, en vereist zorgvuldige aandacht voor details van de AP-afdeling.
- Auditing en rapportage: Fabrikanten worden vaak geconfronteerd met strenge auditvereisten, en het bijhouden van gedetailleerde audittrajecten en rapporten kan tijdrovend en arbeidsintensief zijn.
Het aanpakken van deze uitdagingen vereist vaak de adoptie van geavanceerde technologieën zoals AI-aangedreven automatisering, die bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen, fouten kunnen verminderen, de naleving kunnen verbeteren en de algehele efficiëntie in productiebedrijven kunnen verbeteren.
Voordat je gaat …
Mis het niet
Doe mee met 12’000+ finance professionals en ontvang de laatste inzichten over de transformatie van finance direct in je inbox.
Hoe AI-aangedreven automatisering het AP-proces kan verbeteren
AI-automatiseringssoftware levert inventieve oplossingen die de beperkingen van handmatige processen overstijgen.
Hoewel we ons niet zullen verdiepen in elke toepassing van kunstmatige intelligentie binnen de financiële afdeling van productiebedrijven, zullen we ons concentreren op de belangrijkste gebieden waar AI het AP-proces kan verbeteren, en laten zien hoe AI-aangedreven software zoals Yokoy innovatieve oplossingen biedt die verder gaan dan de beperkingen. van handmatige procedures.
Verminder handmatig werk om de efficiëntie te verhogen
Door AI aangedreven automatisering vermindert het handmatige werk in het crediteurenproces aanzienlijk.
Door routinetaken zoals gegevensinvoer en goedkeuringsworkflows te automatiseren, maakt AI waardevolle tijd vrij voor financiële professionals. Dit leidt tot een snellere factuurverwerking en een verbeterde algehele efficiëntie.
Hier ziet u hoe de AI van Yokoy dit bereikt:
FACTUURVASTLEGGEN EN GEGEVENSEXTRACTIE
Kunstmatige intelligentiesystemen kunnen automatisch gegevens van leveranciersfacturen vastleggen, inclusief leveranciersgegevens, factuurbedragen en regelitems. Dit elimineert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer, waardoor tijd wordt bespaard en de kans op fouten wordt verkleind.
In tegenstelling tot oudere software die ongestructureerde gegevens niet goed kan verwerken en vaak leidt tot een mix van handmatige en digitale stappen, kan de factuurengine van Yokoy niet alleen factuuritems lezen, maar ook de gegevens ‘begrijpen’ en structureren voor verder gebruik.
Dit is uiterst nuttig omdat het naadloze gegevensstromen tussen financiële tools mogelijk maakt, voor echte end-to-end automatisering.
GEAUTOMATISEERDE GOEDKEURINGSWORKFLOWS
Automatisering, aangedreven door kunstmatige intelligentie, kan facturen ter goedkeuring routeren op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor het beheer wordt gewaarborgd en chaos wordt voorkomen in opstellingen met complexe hiërarchieën.
Facturen met een lage waarde kunnen bijvoorbeeld automatisch worden goedgekeurd, terwijl facturen met een hoge waarde naar het juiste personeel worden doorgestuurd. Dit zorgt ervoor dat facturen snel door het goedkeuringsproces gaan, waardoor er geen handmatige processen meer nodig zijn en end-to-end automatisering van de crediteurenadministratie mogelijk wordt.
Met Yokoy kunnen financiële teams hiërarchieën op meerdere niveaus opzetten en aangepaste workflows en voorafgaande goedkeuringsstromen creëren. Het is daarom aan uw AP-afdeling om te beslissen hoeveel standaardisatie en flexibiliteit zij willen hebben.
Validatie van factuurgegevens
AI-technologie is ontworpen om fouten bij handmatige gegevensinvoer te elimineren. Met intelligente gegevensextractie en -validatie wordt het risico op onnauwkeurigheden aanzienlijk verminderd, waardoor de gegevensintegriteit wordt gewaarborgd. Maar dit stopt niet bij het invoeren van gegevens in een factuurverwerkingssysteem.
AI-systemen zoals Yokoy kunnen factuurgegevens van leveranciers valideren aan de hand van inkooporders en ontvangstbewijzen. Eventuele discrepanties worden in realtime gemarkeerd voor beoordeling, waardoor de kans op onjuiste of dubbele betalingen wordt verkleind.
In de loop van de tijd leert de kunstmatige intelligentie van historische gegevens, waardoor de nauwkeurigheid ervan bij het herkennen en valideren van informatie verbetert. Dit is mogelijk via machine learning-algoritmen, waarbij de voortdurende verbeteringen de foutpercentages tot een minimum beperken.
Naast dit voordeel maken de geautomatiseerde controles functionaliteiten mogelijk zoals twee- of drieweg-matching en afhandeling van uitzonderingen.
Bovendien kan kunstmatige intelligentie veelvoorkomende fouten bij het invoeren van gegevens, zoals typefouten of ontbrekende informatie, automatisch corrigeren, waardoor de nauwkeurigheid van de gegevens wordt gewaarborgd. Op deze manier hoeft het AP-team fouten niet handmatig te herstellen en kan het tijd vrijmaken voor meer strategische taken. Door integraties met ERP-systemen kunnen de gegevens automatisch worden gepusht, voor nauwkeurige registraties.
Stroomlijn de factuurverwerking
Een andere manier waarop AI-gestuurde automatisering de maakindustrie ten goede kan komen, is door de gehele factuurverwerkingscyclus te stroomlijnen.
We hebben al vermeld dat software zoals Yokoy het vastleggen van factuurgegevens kan automatiseren, maar bovendien kan de tool ook de codering, matching en afhandeling van uitzonderingen overnemen.
FACTUURCODERING EN MATCHING
Yokoy wijst automatisch grootboekcodes of kostenplaatsen toe aan facturen op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor het factuurcoderingsproces wordt versneld en handmatige tussenkomst overbodig wordt.
AI-software voor AP-automatisering kan facturen automatisch matchen met inkooporders en goederenontvangsten. Afhankelijk van de gebruikte tool en uw opstelling kan dit de tweewegwedstrijd, de driewegwedstrijd of de vierwegwedstrijd zijn.
UITZONDERLIJKE BEHANDELING
In gevallen waarin er discrepanties of problemen zijn met een factuur, kunnen factuurverwerkingsoplossingen zoals Yokoy deze in realtime markeren voor beoordeling. Dit zorgt ervoor dat alleen facturen die menselijke aandacht vereisen, worden vertraagd, waardoor het proces voor het merendeel van de facturen wordt versneld.
Via aangepaste workflows kunnen de edge cases automatisch worden doorgestuurd naar de aangewezen belanghebbenden, voor verdere controles.
Consolideer het technologielandschap
Wanneer we in contact komen met klanten en prospects in de productie-industrie, komen we vaak zorgen tegen over slecht uitgevoerde implementaties en het ontbreken van systeemintegratie, die een belangrijke bijdrage leveren aan onsamenhangende processen en gefragmenteerde AP-workflows.
Daarom raden we ten zeerste aan om een AI-aangedreven AP-automatiseringsoplossing te selecteren die aansluit bij de unieke vereisten van uw productiebedrijf en naadloos integreert met uw bestaande IT-infrastructuur.
AP-automatiseringsoplossingen zijn ontworpen om te integreren met bestaande ERP-systemen, boekhoudsoftware of inkooptools. Deze consolidatie stroomlijnt de gegevensstroom en vermindert de behoefte aan meerdere applicaties.
Bovendien maakt moderne AP-software schaalbaarheid mogelijk en zit u niet vast aan één enkele leverancier.
Yokoy is bijvoorbeeld gebouwd voor mondiale organisaties met meerdere entiteiten en complexe P2P- en AP-opstellingen. Het is ontworpen om zeer flexibel en modulair te zijn, meerdere valuta’s en talen te ondersteunen en naleving in alle regio’s af te dwingen via ingebouwde AI en automatiseringsregels.
Case study
Hoe Buhler hun uitgavenbeheer een boost gaf met Yokoy
Buhler had een digitale oplossing nodig om hun uitgavenbeheerproces voor wereldwijde entiteiten te stroomlijnen. Met Yokoy behaalden ze een ROI van 4,7x, waarbij ze 46,7% van hun uitgaven binnen 24 uur verwerkten.
Verbeter de zichtbaarheid door middel van realtime gegevens
Kunstmatige intelligentie biedt realtime inzicht in uw AP-proces. Financiële professionals hebben toegang tot actuele gegevens en analyses, waardoor de zichtbaarheid wordt vergroot en datagestuurde besluitvorming mogelijk wordt gemaakt.
OP MAAT GEMAAKTE RAPPORTAGE
Veel AI-oplossingen bieden een gecentraliseerd dashboard waar financiële professionals op één plek toegang hebben tot alle informatie over uitgavenanalyses, van facturen tot goedkeuringen. Dit vereenvoudigt de gebruikerservaring en vermindert de complexiteit van het beheer van verschillende tools, waardoor het gemakkelijker wordt om onderweg onkostendeclaraties te genereren.
VOORSPELLINGEN
Met historische gegevens en door AI aangedreven voorspellende analyses kunt u de toekomstige cashflow voorspellen en dienovereenkomstig plannen, waardoor financiële stabiliteit wordt gegarandeerd.
Naleving afdwingen
Another major benefit of automation software for the manufacturing industry is that it ensures that your AP process complies with industry regulations and company policies. It helps identify and flag any discrepancies or potential compliance issues, reducing risk and keeping your processes audit-proof.
GEAUTOMATISEERDE NALEVINGCONTROLES
AI kan facturen automatisch controleren op naleving van belastingregels, het uitgavenbeleid van het bedrijf en andere wettelijke vereisten. Dit verkleint het risico op niet-naleving en de bijbehorende boetes.
Yokoy controleert bijvoorbeeld facturen en uitgaven in realtime aan dergelijke regelgeving en beleid, signaleert verdachte activiteiten en stelt de relevante belanghebbenden op de hoogte.
De kunstmatige intelligentie-algoritmen identificeren onregelmatigheden of mogelijk frauduleuze activiteiten, zoals dubbele facturen of ongebruikelijke betalingspatronen. Deze vroege detectie helpt financiële verliezen te voorkomen.
Vereenvoudig audittrails
Met moderne crediteurentools wordt het bijhouden van gedetailleerde audittrails moeiteloos. Elke stap in het AP-proces wordt vastgelegd, waardoor audits soepeler verlopen en de kans op fraude wordt verkleind.
AUTOMATISCHE REGISTRATIE
Yokoy registreert elke stap in het AP-proces, van factuurontvangst tot betaling, automatisch. Dit alles gebeurt op de achtergrond en heeft geen invloed op uw werk. Dit uitgebreide audittraject vereenvoudigt het auditproces, omdat auditors de geschiedenis van elke transactie gemakkelijk kunnen traceren.
GEGEVENSBEHOUD EN TOEGANGSCONTROLE
AI-oplossingen kunnen historische gegevens veilig voor langere perioden opslaan, zodat u voldoet aan de wettelijke vereisten voor het bewaren van gegevens. Met AI kunt u bepalen wie toegang heeft tot audit trail-informatie, waardoor de beveiliging en privacy worden verbeterd.
Verbeter de relaties met leveranciers
In de productiewereld zijn sterke leveranciersrelaties essentieel voor het in stand houden van een soepele toeleveringsketen en het veiligstellen van gunstige voorwaarden. AI-automatisering biedt een krachtig hulpmiddel om deze relaties te versterken door de betalingsverwerking te optimaliseren.
Doordat er minder handmatig werk nodig is, kunnen facturen sneller worden verwerkt en betaald. Dit verbetert niet alleen de relaties met leveranciers, maar kan ook profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling, waardoor het bedrijf geld bespaart.
Volgende stappen
Het stroomlijnen van het crediteurenproces in productiebedrijven door middel van AI-aangedreven automatisering is een strategische investering die niet alleen de efficiëntie verbetert, maar ook kostenbesparingen en compliance stimuleert.
Door AI-aangedreven automatisering in uw AP-proces te omarmen, kunt u aanzienlijke verbeteringen bereiken op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid, compliance en zichtbaarheid, wat uiteindelijk het succes in de concurrerende productie-industrie zal vergroten.
Als u wilt zien hoe Yokoy u kan helpen uw AP-activiteiten te vereenvoudigen, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.