Oplossingen voor het vastleggen van facturen: van handmatige verwerking tot OCR- en AI-technologie
- Laatst bijgewerkt: september 9, 2023
- AI in finance, Invoice management
Growth Marketing Manager
Handmatige factuurverwerking is jarenlang de norm geweest, maar brengt ook zijn eigen uitdagingen met zich mee. Van fouten bij het invoeren van gegevens tot tijdrovende workflows: financiële professionals hebben lang gezocht naar manieren om dit cruciale aspect van hun activiteiten te stroomlijnen.
Maak kennis met OCR (Optical Character Recognition) en AI (Artificial Intelligence) technologie – twee gamechangers op het gebied van het vastleggen van facturen. Deze geavanceerde oplossingen hebben een nieuw tijdperk van efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit ingeluid en een revolutie teweeggebracht in de manier waarop financiële afdelingen hun facturen beheren.
In dit artikel beginnen we aan een reis door het landschap van methoden voor het vastleggen van facturen, beginnend bij de traditionele handmatige processen en wagen we ons in de opwindende domeinen van OCR- en AI-technologie.
We onderzoeken hoe deze innovaties de manier waarop financiële professionals werken opnieuw vormgeven, waardoor ze nauwkeurig en gemakkelijk door de complexe wereld van facturen kunnen navigeren.
Wat betekent het om een factuur vast te leggen?
Het vastleggen van een factuur verwijst naar het proces van het verzamelen en vastleggen van essentiële informatie van een factuur, doorgaans ontvangen van een leverancier of leverancier. Deze informatie omvat cruciale details zoals factuurnummer, datum, leveranciersgegevens, regelitems, hoeveelheden, prijzen en eventuele toepasselijke belastingen.
Het doel is om de factuur, vaak in papieren of digitale vorm, om te zetten in een gestructureerd en digitaal gegevensformaat dat efficiënt kan worden verwerkt, gevalideerd en vastgelegd binnen de financiële systemen van een organisatie.
Belangrijke stappen in het proces voor het vastleggen van facturen
- Ontvangst: De eerste stap omvat het ontvangen van de factuur, of deze nu in fysieke of elektronische vorm is.
- Gegevensextractie: De relevante gegevens worden uit de factuur gehaald. Bij handmatige processen gebeurt dit door de informatie handmatig in boekhoudsystemen in te voeren. Met OCR- en AI-technologieën wordt deze stap geautomatiseerd, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer aanzienlijk wordt verminderd.
- Validatie: De vastgelegde gegevens worden geverifieerd op juistheid en volledigheid. Eventuele discrepanties of fouten worden gemarkeerd voor oplossing.
Goedkeuringsworkflow: In veel organisaties moeten facturen een goedkeuringsworkflow doorlopen waarin verschillende belanghebbenden de betaling beoordelen en autoriseren. - Registratie: Ten slotte worden de factuurgegevens vastgelegd in de boekhoudsoftware van de organisatie, waardoor de financiële gegevens worden bijgewerkt en de verplichting tot betaling aan de leverancier wordt weerspiegeld.
Efficiënt vastleggen van facturen is van fundamenteel belang voor nauwkeurig financieel beheer, tijdige betalingen en compliance.
Handmatige factuurregistratie: de traditionele aanpak
Handmatige factuurverwerking is al lang een praktijk op financiële afdelingen in verschillende sectoren. Deze traditionele aanpak omvat fysieke facturen, vaak ontvangen op papier, die handmatig moeten worden gesorteerd, in boekhoudsystemen moeten worden ingevoerd en voor betaling moeten worden goedgekeurd.
Het is een arbeidsintensief proces dat behoorlijk wat uitdagingen met zich meebrengt.
Om er een paar op te noemen:
- Fouten bij gegevensinvoer: Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor fouten, waaronder typefouten, verkeerde interpretaties en verkeerd geplaatste decimalen. Deze fouten kunnen leiden tot discrepanties en betalingsvertragingen.
- Tijdrovende workflows: De handmatige afhandeling van facturen omvat meerdere stappen, van sorteren en gegevensinvoer tot goedkeuringsrouting. Dit kan leiden tot trage doorlooptijden en knelpunten.
- Beperkt inzicht: Het volgen van de status van facturen en het verkrijgen van realtime inzicht in financiële verplichtingen kan een uitdaging zijn met handmatige systemen.
- Kosten en compliancerisico’s: De kosten van handmatige verwerking, inclusief arbeid en fysieke opslag, kunnen aanzienlijk zijn. Bovendien kunnen complianceproblemen ontstaan als gevolg van gemiste deadlines of verloren facturen.
Volgens onderzoek van het Institute of Finance & Management (IOFM) kan handmatige factuurverwerking een organisatie tot wel €25,- per factuur aan verwerkingskosten kosten. Bovendien kent handmatige gegevensinvoer een foutenpercentage van 1-5% per teken, wat bijdraagt aan onnauwkeurigheden in financiële gegevens.
Voordat je gaat …
Mis het niet
Doe mee met 12’000+ finance professionals en ontvang de laatste inzichten over de transformatie van finance direct in je inbox.
Factuur-OCR - Van papieren naar digitale facturen
Optical Character Recognition (OCR)-technologie speelt een cruciale rol bij het moderniseren van het vastleggen van facturen. Het is een geavanceerd systeem dat gedrukte of handgeschreven tekst scant en interpreteert, en deze omzet in machinaal leesbare gegevens.
In de context van het vastleggen van facturen haalt OCR essentiële informatie uit facturen, zoals factuurnummers, datums, bedragen en leveranciersgegevens, met opmerkelijke precisie.
Hoe OCR de factuurverwerking transformeert
Als het gaat om het vastleggen van facturen, biedt de OCR-technologie (Optical Character Recognition) een groot aantal voordelen die de manier waarop financiële professionals met facturen omgaan kunnen transformeren:
- Verbeterde gegevensextractie: OCR gaat verder dan eenvoudige gegevensinvoer door op intelligente wijze belangrijke informatie uit facturen te extraheren, zoals factuurnummers, datums, bedragen en leveranciersgegevens. Deze gestructureerde gegevens zijn van onschatbare waarde voor automatisering en rapportage.
- Foutreductie: De automatisering van OCR minimaliseert de kans op fouten bij het invoeren van gegevens, waardoor uw financiële gegevens foutloos zijn en klaar zijn voor naleving.
Verbeterde nauwkeurigheid: OCR-software blinkt uit in het lezen en interpreteren van tekst, waardoor het risico op menselijke fouten bij handmatige gegevensinvoer aanzienlijk wordt verminderd. Dit vertaalt zich in nauwkeurigere financiële gegevens en minder discrepanties. - Snelheid en efficiëntie: OCR verwerkt facturen met opmerkelijke snelheden, waarbij papieren of digitale documenten snel worden omgezet in machinaal leesbare gegevens. Deze versnelling van het vastleggingsproces resulteert in snellere goedkeuringen en betalingen.
- Kostenbesparingen: Minder handmatige gegevensinvoer en verhoogde efficiëntie leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op het gebied van arbeids- en operationele kosten.
De OCR-technologie voor facturen heeft echter zijn beperkingen.
Beperkingen van factuur-OCR-technologie
Hoewel de technologie voor optische tekenherkenning (OCR) de efficiëntie van het vastleggen van facturen aanzienlijk heeft verbeterd, kent deze technologie wel beperkingen in vergelijking met de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie (AI).
Laten we dus eens kijken naar de beperkingen van OCR en hoe AI deze kan overwinnen.
1. Omgaan met ongestructureerde gegevens: OCR blinkt uit in het extraheren van gestructureerde gegevens, zoals cijfers en tekst, uit facturen. Het heeft echter moeite als het wordt geconfronteerd met ongestructureerde gegevens of onregelmatige lay-outs.
Handgeschreven notities of facturen met een afwijkende opmaak kunnen bijvoorbeeld problemen opleveren voor OCR-systemen.
2. Beperkt contextueel begrip: OCR richt zich op tekstherkenning, maar mist contextueel begrip. Het kan zijn dat het de betekenis achter de tekst die het vastlegt niet interpreteert, wat van cruciaal belang kan zijn voor taken als het categoriseren van facturen of het identificeren van discrepanties.
3. Onvermogen om te leren en te verbeteren: OCR is voornamelijk op regels gebaseerd en heeft niet het vermogen om in de loop van de tijd te leren of zich aan te passen. Het is afhankelijk van vaste regels voor gegevensextractie, die beperkend kunnen zijn naarmate factuurformaten evolueren.
4. Beperkte gegevensvalidatie: OCR is efficiënt in het extraheren van gegevens, maar het valideren ervan op nauwkeurigheid vereist vaak handmatige tussenkomst. Alleen al voor OCR kan het bijvoorbeeld lastig zijn om te verifiëren of het totaal van een factuur overeenkomt met de som van de regelitems.
5. Schaalbaarheid: Omdat OCR op regels is gebaseerd, kan het schalen van de mogelijkheden om een breed scala aan factuurtypen en talen te verwerken lastig en tijdrovend zijn.
6. Samenvattend: hoewel OCR een waardevol hulpmiddel is geweest bij het vastleggen van facturen, overtreft kunstmatige intelligentie zijn beperkingen.
Factuur AI-technologie
Het vermogen van AI om ongestructureerde gegevens te verwerken, de context te begrijpen, voortdurend te leren, gegevensvalidatie te automatiseren en moeiteloos te schalen, maakt het een uitgebreidere oplossing voor moderne financiële teams die hun workflows voor factuurverwerking willen optimaliseren.
Structureren en valideren van complexe data
AI kan zich met zijn machine learning-mogelijkheden aanpassen aan ongestructureerde gegevens.
Software voor kunstmatige intelligentie maakt gebruik van technieken als OCR en deep learning om de tekstuele en numerieke informatie op facturen te ‘lezen’. Het herkent patronen in de gegevens, zoals het consistente formaat van factuurnummers, datums en regelitems.
Bovendien kan AI handschriften en niet-standaardlettertypen detecteren en deze omzetten in machinaal leesbare tekst.
Tegelijkertijd kan kunstmatige intelligentie gegevensvalidatieprocessen automatiseren. Het vergelijkt factuurgegevens met vooraf gedefinieerde regels en historische patronen en signaleert verschillen ter beoordeling. Dit vermindert de noodzaak voor handmatige validatie, waardoor de nauwkeurigheid en efficiëntie worden verbeterd.
In het onderstaande artikel hebben we gedetailleerd beschreven hoe de factuurverwerkingsmodule van Yokoy AI gebruikt om de afhandeling van facturen volledig te automatiseren, van vastleggen tot validatie, matching en goedkeuring.
Contextueel begrip
AI gaat verder dan tekstherkenning; het kan de context en de semantiek begrijpen van de gegevens die het verwerkt. AI kan bijvoorbeeld facturen classificeren op basis van inhoud, regelitems herkennen en afwijkingen signaleren door patronen en historische gegevens te analyseren.
Omdat kunstmatige intelligentietechnologie niet alleen geïsoleerde datapunten analyseert, maar ook rekening houdt met de context waarin gegevens verschijnen, ‘begrijpt’ het de relaties tussen verschillende elementen binnen een factuur.
Het vermogen van AI om de inhoud van facturen te begrijpen, leidt tot nauwkeurige categorisering, waardoor de kans op verkeerde classificatie wordt verkleind. Door zich dynamisch aan te passen aan veranderende terminologie en evoluerende categorieën, maakt kunstmatige intelligentie voor facturen snellere factuurgoedkeuringen mogelijk, waardoor betalingsvertragingen worden voorkomen.
Geautomatiseerde factuurclassificatie en codering
AI-algoritmen kunnen facturen op intelligente wijze categoriseren op basis van inhoud, zodat elke factuur naar de juiste afdeling of goedkeurder wordt doorgestuurd. Dit vermindert het risico op verkeerde classificatie en vertragingen.
Kunstmatige intelligentie maakt gebruik van Natural Language Processing (NLP) en machine learning-algoritmen om de tekstuele inhoud van facturen te analyseren. Het herkent trefwoorden en patronen die de aard van de uitgaven of diensten aangeven.
AI kan bijvoorbeeld termen identificeren als ‘kantoorbenodigdheden’, ‘advieskosten’ of ‘softwarelicenties’. Vervolgens worden deze trefwoorden toegewezen aan vooraf gedefinieerde categorieën, zodat elke factuur op basis van de geïdentificeerde inhoud naar de juiste afdeling of goedkeurder wordt doorgestuurd.
Geautomatiseerde factuur- en PO-matching
Naast het vastleggen en valideren van facturen, stelt kunstmatige intelligentie financiële teams in staat om facturen automatisch te matchen met inkooporders en goederenontvangsten.
AI-algoritmen scannen deze documenten en verwijzen ernaar om ervoor te zorgen dat ze perfect op elkaar aansluiten. Deze afstemming verifieert dat de goederen of diensten zijn ontvangen zoals gespecificeerd in de inkooporder, en dat de bijbehorende factuur deze details nauwkeurig weergeeft.
Voorspellende analyses en autonome rapportage
Factuur AI verwerkt niet alleen individuele facturen, maar heeft ook de capaciteit om gegevens over meerdere facturen te consolideren. AI kan historische factuurgegevens analyseren om toekomstige uitgavenpatronen te voorspellen, waardoor organisaties weloverwogen financiële beslissingen kunnen nemen.
Deze mogelijkheid stroomlijnt het genereren van rapporten, waardoor financiële professionals inzicht kunnen krijgen in bestedingspatronen, de cashflow kunnen monitoren en gemakkelijk weloverwogen financiële beslissingen kunnen nemen.
Financiële teams kunnen AI-gestuurde systemen in staat stellen om moeiteloos aangepaste rapporten te creëren. Zo kan een FP&A manager een chatbot de opdracht geven om een rapport te genereren waarin alle openstaande facturen uit een bepaalde regio, boven een bepaald bedrag en afkomstig van nieuwe leveranciers, zijn opgenomen, allemaal in een voorkeursformaat zoals Excel.
Dit proces, dat vroeger uren duurde, kan nu in enkele milliseconden worden volbracht, dankzij de efficiëntie van AI-gestuurde rapportagetools.
Fraudedetectie voor betere naleving
Factuur AI-technologie verbetert de veiligheid en integriteit van financiële transacties door afwijkingen en potentiële fraude te detecteren. Het kan ongebruikelijke patronen of verdachte facturen signaleren voor onmiddellijke aandacht, waardoor het risico op financieel wangedrag wordt verminderd.
Bovendien zorgt kunstmatige intelligentie ervoor dat financiële activiteiten voldoen aan de sectorregelgeving en het interne beleid – automatisch en op schaal. Het vermindert het risico op fouten die kunnen leiden tot complianceproblemen en vereenvoudigt de voorbereiding van audits door nauwkeurige en georganiseerde financiële gegevens te verstrekken.
AI leert bij elke verwerkte factuur
AI herkent bijvoorbeeld dat een specifiek regelitem tot een bepaalde categorie behoort op basis van de context die door andere elementen op de factuur wordt geboden.
AI is dynamisch en kan voortdurend leren en verbeteren. Door training op grote datasets passen AI-algoritmen zich aan de veranderende factuurindelingen aan en worden ze in de loop van de tijd nauwkeuriger. Ze kunnen zich zelfs aanpassen aan regionale of branchespecifieke variaties.
Onbeperkte schaalbaarheid
AI schaalt gemakkelijk. Eenmaal getraind kunnen AI-modellen zonder noemenswaardige aanpassingen uiteenlopende facturen verwerken, waardoor ze beter aanpasbaar zijn aan de groeiende behoeften van financiële afdelingen.
Software voor kunstmatige intelligentie gedijt op complexiteit. Het gedijt goed als het wordt gepresenteerd met diverse en ingewikkelde factuurindelingen, handschriftstijlen of zelfs ongestructureerde gegevens. In tegenstelling tot rigide, op regels gebaseerde systemen, past AI zich moeiteloos aan het steeds evoluerende landschap van factuurdiversiteit aan.
Zodra AI-modellen zijn getraind en geïntegreerd in de workflow voor factuurverwerking, vereisen ze minimale voortdurende aanpassingen. Dit implementatiegemak betekent dat naarmate uw financiële afdeling groeit, AI naadloos kan worden geschaald om te kunnen voldoen aan de toenemende factuurvolumes, zonder dat er uitgebreide aanpassingen nodig zijn.
Volgende stappen
Hoewel OCR en AI afzonderlijk aanzienlijke voordelen bieden, komt hun ware potentieel tot uiting wanneer ze worden gecombineerd. De synergie tussen deze technologieën tilt het vastleggen van facturen naar een geheel nieuw niveau.
Organisaties die zowel OCR als AI gebruiken bij hun processen voor het vastleggen van facturen, rapporteren een vermindering van tot wel 80% in handmatige gegevensinvoer. Het foutenpercentage bij het vastleggen van facturen daalt tot minder dan 1% wanneer OCR en AI samenwerken, waardoor de gegevensnauwkeurigheid aanzienlijk wordt verbeterd.
Als u dergelijke verbeteringen in uw factuurverwerkingsworkflows wilt ervaren, boek dan hieronder een demo om de AI-gestuurde factuurengine van Yokoy in actie te zien.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.