¿Qué es el pago de dietas? Explorando los conceptos básicos de este sistema de reembolso
- Última actualización: septiembre 22, 2023
- Finance education
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Per diem o dietas se refieren a un sistema de reembolso que muchas empresas y organizaciones utilizan para compensar a sus empleados por los gastos relacionados con los viajes.
Este artículo tiene como objetivo proporcionar una comprensión integral de los viáticos, incluida su definición, su función en diversas industrias, la comparación con el reembolso de gastos reales, así como sus implicaciones legales y fiscales.
¿Qué significa Per diem (dieta)?
Los viáticos, derivados de la frase latina “per diem”, que significa “por cada día”, es una asignación diaria proporcionada a los empleados para cubrir los gastos de viajes de negocios, como comidas, alojamiento y otros costos incidentales incurridos durante los viajes de negocios.
El propósito de las dietas es simplificar y estandarizar el reembolso de gastos comerciales proporcionando a los empleados una cantidad diaria fija.
Las dietas (también conocidas como sumas globales) desempeñan un papel crucial para garantizar que los empleados reciban una compensación adecuada por sus gastos de bolsillo.
Al ofrecer a los empleados una cantidad fija de dinero en forma de tarifa diaria, las empresas pueden evitar la molestia de reembolsarles cada gasto individual, lo que puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
En cambio, los pagos diarios permiten un proceso simplificado, lo que facilita tanto a los empleados como a los empleadores la gestión de los gastos de viaje.
Tipos de pagos diarios
Los reembolsos de viáticos están designados específicamente para cubrir tres categorías distintas de gastos, y es importante tener en cuenta que no incluyen costos de transporte ni reembolsos de millas. Las sumas globales abordan únicamente los siguientes tipos de gastos:
- Alojamiento: incluye gastos relacionados con el alojamiento, como estadías en hoteles.
- Comidas: las dietas se pueden utilizar para compensar los costos de comidas incurridos durante los viajes de negocios.
- Gastos incidentales: abarcan varios costos menores, como limpieza en seco o imprevistos menores.
Cuando los empleados requieren un reembolso para las tres categorías, reciben el subsidio diario completo. Sin embargo, si los empleados no tienen que pagar el alojamiento porque se quedan con familiares o en otros arreglos no reembolsables, puede proporcionar una tarifa diaria reducida que cubra solo las otras dos categorías de gastos: M&IE.
Esto garantiza que los empleados sigan recibiendo una compensación justa por sus comidas y gastos imprevistos.
Tiene la flexibilidad de ofrecer pagos de viáticos por adelantado, antes de que el empleado emprenda su viaje de negocios o como reembolso una vez concluido el viaje.
Los empleados están obligados a presentar sus informes de gastos de viaje e incluir información como:
- Fecha, hora y lugar de los gastos,
- El importe total de los gastos incurridos,
- Una descripción del propósito comercial de cada gasto.
En cuanto al proceso de pago, los empleados reciben la tarifa fija sin necesidad de que usted apruebe o rechace el gasto individual. En la mayoría de los casos, a los empleados se les permite retener los fondos viáticos no utilizados, lo que les brinda flexibilidad en la gestión de sus gastos.
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¿Cómo funcionan los reembolsos de viáticos?
Las tarifas viáticos generalmente se basan en la ubicación y la duración del viaje de negocios. Diferentes ciudades y países tienen diferentes costos de vida, lo que se tiene en cuenta al determinar la tarifa diaria.
Por ejemplo, viajar por motivos de negocios a una ciudad metropolitana importante con altos costos de vida puede tener una tarifa diaria más alta en comparación con un viaje a una ciudad más pequeña.
Aquí hay un desglose del proceso.
Calcular las tarifas de viáticos
Cuando se trata de determinar las dietas, entran en juego varios factores. En este cálculo influyen la ubicación, las normas de viaje locales y de la empresa, la duración del viaje y la función laboral del empleado.
1. Establecer tarifas de viáticos
El primer paso en el proceso de reembolso de viáticos es establecer las tarifas de viáticos. Estas tarifas pueden variar en función de factores como el destino, el propósito del viaje y las políticas de la organización.
Las tarifas generalmente se determinan para categorías de gastos específicas, incluidos alojamiento, comidas y gastos imprevistos.
2. Identificación de gastos elegibles:
Es fundamental definir qué gastos son elegibles para el reembolso de viáticos. Como se dijo, las categorías comunes incluyen:
- Alojamiento
- Comidas
- Imprevistos
3. Calcular el importe de las dietas:
Para calcular el monto del reembolso de viáticos para un viaje específico, siga estos pasos:
- Determine la tarifa de viáticos: busque las tarifas de viáticos aplicables para las categorías de destino y gastos. Las tarifas se pueden encontrar en sitios web gubernamentales, plataformas de autoridades fiscales o políticas internas de la empresa.
- Multiplique por la cantidad de días: multiplique la tarifa de viáticos por la cantidad de días que el empleado estará en el viaje de negocios. Esto proporciona el viático total para ese viaje.
4. Dosis diaria:
Los empleados reciben una asignación diaria basada en las tarifas de viáticos. Por ejemplo, si la tarifa diaria para las comidas es de £50 y un empleado está en un viaje de 3 días, recibiría £150 como asignación diaria para comidas.
5. Presentación de gastos:
Con los reembolsos de viáticos, los empleados no necesitan presentar recibos individuales para cada gasto. En cambio, reciben la asignación diaria predeterminada, lo que simplifica el proceso de presentación de informes de gastos.
6. Cumplimiento y documentación:
Aunque los reembolsos de viáticos reducen la carga administrativa de los empleados, es esencial mantener el cumplimiento de las políticas y regulaciones fiscales de la empresa. Los profesionales de finanzas deben asegurarse de que los empleados cumplan con las pautas de viáticos, incluido no exceder la asignación diaria.
7. Reconciliación:
Después del viaje de negocios, los empleados deben proporcionar un resumen de las fechas de su viaje y la cantidad de días que tuvieron derecho a recibir el reembolso de viáticos. Luego, los equipos de finanzas pueden calcular el monto total del reembolso basándose en esta información.
8. Automatización y software:
Muchas organizaciones utilizan software de gestión de gastos basado en inteligencia artificial para automatizar el proceso de reembolso de viáticos. Estas herramientas pueden calcular viáticos, realizar un seguimiento de las fechas de viaje y garantizar el cumplimiento de las políticas, lo que reduce el riesgo de errores y mejora la eficiencia.
9. Consideraciones fiscales:
Los profesionales de las finanzas deben ser conscientes de las implicaciones fiscales relacionadas con los reembolsos de viáticos. En algunos países, los pagos diarios pueden estar sujetos a impuestos, y es necesaria la documentación y los informes adecuados para cumplir con las leyes fiscales.
10. Actualizaciones periódicas:
Las tarifas de viáticos pueden cambiar, por lo que es esencial actualizar periódicamente las tarifas según las pautas gubernamentales o las políticas de la empresa para garantizar reembolsos precisos.
Como puede ver, los reembolsos de viáticos proporcionan una forma estructurada y simplificada de compensar a los empleados por los gastos relacionados con el negocio durante los viajes.
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Factores que influyen en el importe de las dietas
Varios factores influyen en las dietas que reciben los empleados. Uno de los factores principales es el costo de vida en el lugar donde se realiza el viaje de negocios.
Los destinos con un costo de vida más alto, como las principales ciudades o los puntos turísticos, generalmente tienen tarifas diarias más altas para compensar los mayores gastos en los que pueden incurrir los empleados.
Otro factor que entra en juego es el motivo del viaje. Los diferentes tipos de viajes pueden requerir diferentes niveles de reembolso de viáticos, aunque los viáticos solo se aplican a viajes oficiales, no a viajes de placer.
Por ejemplo, un viaje de negocios que implique asistir a conferencias o reuniones puede tener viáticos más altos en comparación con un viaje centrado únicamente en reuniones internas del equipo.
Las tarifas también variarán cuando se requiera pasar la noche, pero no están influenciadas por las tarifas de alojamiento, ya que generalmente las cubre la empresa como gastos previos al viaje.
Además, la posición de un empleado dentro de la organización también puede influir en el importe de las dietas recibidas. Los empleados con funciones y responsabilidades más importantes pueden ser elegibles para recibir viáticos más altos. Esto es para tener en cuenta su mayor nivel de autoridad y los posibles gastos de entretenimiento que pueden surgir durante sus viajes de negocios.
Es importante que las organizaciones consideren cuidadosamente estos factores al establecer sus políticas de viáticos. Al hacerlo, pueden garantizar que los empleados reciban una compensación justa por sus gastos y que las tasas de reembolso se alineen con las circunstancias específicas de cada viaje.
Viáticos versus reembolso de gastos reales
Pros y contras de las dietas
El reembolso de viáticos ofrece varias ventajas. Simplifica el proceso de presentación de informes de gastos, elimina la necesidad de que los empleados realicen un seguimiento y envíen recibos individuales y proporciona un monto de reembolso predecible y consistente.
Sin embargo, un posible inconveniente es que es posible que los empleados deban ser frugales con sus gastos para mantenerse dentro del límite de viáticos, lo que puede resultar un desafío en ubicaciones de alto costo.
Beneficios de los reembolsos de viáticos
- Simplicidad: este sistema de reembolso elimina la necesidad de que los empleados recopilen y presenten recibos de cada comida, transporte y gastos incidentales. Esto simplifica la presentación de informes de gastos de empleados,
- Previsibilidad: los profesionales de finanzas pueden presupuestar con mayor precisión, ya que las tarifas son fijas y predefinidas.
- Ahorro de tiempo: los empleados y los equipos financieros ahorran tiempo en los procesos de aprobación y presentación de informes de gastos.
Desafíos de los viáticos
- Potencial de sobrepago: los empleados pueden recibir más de sus gastos reales si la tarifa diaria excede lo que gastan.
- Falta de visibilidad de gastos: los profesionales financieros tienen una visibilidad limitada de los gastos individuales, lo que dificulta identificar gastos excesivos o incumplimientos.
Pros y contras de los reembolsos de gastos de los empleados
El reembolso de gastos reales, por otro lado, permite a los empleados recibir un reembolso por sus gastos exactos, independientemente de la ubicación o los límites de gasto. Esto puede resultar ventajoso en situaciones en las que los costos varían significativamente, como viajes internacionales o al asistir a eventos de alto perfil.
Sin embargo, el reembolso de gastos reales puede resultar en un proceso de reembolso más complejo y lento tanto para los empleados como para los empleadores.
Beneficios del reembolso de gastos reales
- Reembolso preciso: los empleados reciben un reembolso preciso por lo que gastan, lo que reduce el riesgo de pago excesivo.
- Visibilidad de gastos: los profesionales de finanzas obtienen visibilidad granular de los gastos, lo que permite un mejor control y análisis.
- Garantía de cumplimiento: la documentación detallada garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa y las regulaciones fiscales.
Desafíos del reembolso de gastos reales
- Carga administrativa: el procesamiento de numerosos recibos e informes de gastos puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
- Complejidad: A los empleados les puede resultar engorroso recopilar y enviar recibos de cada gasto, lo que podría provocar retrasos en el reembolso.
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Seleccionar el enfoque correcto para reembolsar a los empleados
La elección entre pagos diarios y reembolso de gastos reales depende de las necesidades, políticas y objetivos específicos de su organización. Considere los siguientes factores al tomar su decisión:
- Volumen de gastos: si sus empleados incurren con frecuencia en gastos, el reembolso de gastos reales puede proporcionar un mejor control y precisión.
- Cumplimiento de políticas: si el estricto cumplimiento de las políticas de gastos y las regulaciones fiscales es crucial, el reembolso de gastos reales ofrece documentación detallada para garantizar el cumplimiento.
- Simplicidad versus precisión: las dietas ofrecen simplicidad, mientras que el reembolso de gastos reales proporciona precisión. Elija el equilibrio que se alinee con las prioridades de su organización.
- Integración de tecnología: considere cómo la automatización y el software de gestión de gastos impulsado por IA pueden optimizar cualquiera de los métodos, reduciendo el trabajo manual y los errores.
Para ilustrar el impacto de estos enfoques, veamos dos escenarios hipotéticos:
Escenario 1: viáticos
- La empresa A implementa viáticos y reduce el tiempo de procesamiento de informes de gastos en un 30 %.
- La empresa ahorra 50.000 libras esterlinas al año en costes administrativos.
- Sin embargo, una auditoría revela £20.000 en pagos excesivos debido a dietas fijas que exceden los gastos reales.
Escenario 2: Reembolso de gastos reales
- La empresa B opta por el reembolso de gastos reales con gestión de gastos automatizada.
- Las infracciones de cumplimiento disminuyen en un 25 %, lo que se traduce en un ahorro fiscal de £10 000.
- Los empleados aprecian los reembolsos precisos, lo que conduce a una mayor satisfacción laboral.
Implicaciones legales y fiscales de las dietas
Directrices para viáticos
Las pautas tributarias y regulatorias para las dietas varían según la región, y es esencial examinar las implicaciones legales y fiscales específicas de las dietas en Europa, Suiza (CH) y el Reino Unido (UK). Cada una de estas regiones tiene su conjunto de reglas y estándares que los empleadores y empleados deben cumplir cuando se trata de dietas.
Por ejemplo, en Alemania, existen tasas viáticos definidas por el gobierno alemán, que describen límites permisibles para reembolsos de comidas y alojamiento que no tienen implicaciones fiscales. Sin embargo, cualquier monto que supere estos límites se considera ingreso imponible para el empleado.
Si el empleado recibe comida de la empresa/empleador o ya la paga junto con el alojamiento, la comida debe deducirse de la asignación diaria.
Las deducciones por cada comida pueden variar:
- Desayuno – 20% deducible
- Almuerzo – 40% deducible
- Cena – 40% deducible
Los empleados pueden recibir viáticos por viaje de un solo día. Según la normativa alemana, el empleado debe viajar más de 8 horas para recibir las dietas correspondientes a un viaje de negocios de un día.
Si el empleado viaja:
- Más o igual a 8 horas, entonces el empleado tiene derecho a recibir una dieta reducida de 14 €.
- Menos o igual a 8 horas, el empleado no tiene derecho a recibir viáticos.
Las tarifas viáticos están muy influenciadas por la ubicación y la duración del viaje de negocios. El gobierno alemán tiene un conjunto de reglas que pueden variar según cada viaje de negocios.
Puede obtener más información sobre las tarifas de viáticos en diferentes países en nuestro centro de Cumplimiento.
Consideraciones legales para empleadores y empleados
El cumplimiento de las leyes laborales y las normas fiscales es primordial para los empleadores y empleados en Europa, Suiza y el Reino Unido cuando se trata de reembolso de viáticos.
Establecer políticas y procedimientos claros es esencial para navegar con éxito las complejidades de las regulaciones regionales. Los empleados también deben ser conscientes de sus derechos y responsabilidades con respecto a los viáticos, incluido su impacto en los impuestos, los requisitos de documentación y cualquier restricción relacionada con los gastos personales mientras viajan en estas regiones específicas.
Compliance en España
Manténgase actualizado con las normas y regulaciones sobre dietas, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA en España, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
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