Wie mobile Lösungen die Effizienz des Spesenmanagements steigern
- Last updated:
- Travel and expense management
Die heutige Unternehmenslandschaft unterscheidet sich deutlich von der vor einigen Jahren: Automatisierung hat die manuelle Bearbeitung von Tabellenkalkulationen nahezu überflüssig gemacht, Kostenmanagement-Software steigert die Effizienz in Firmen wie nie zuvor und Apps für intelligente Ausgabenmanagement-Plattformen wie Yokoy optimieren die Kostenkontrolle noch weiter. Indem die Bearbeitung und der Zugriff auf ausgabenbezogene Aufgaben auch von unterwegs aus möglich sind, lassen sich Arbeitsabläufe vereinfachen und wichtige Echtzeit-Einblicke gewinnen.
Mobile Lösungen haben in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen Einzug gehalten: Sie bieten Unternehmen eine leistungsstarke Möglichkeit, die eigenen Ausgabenprozesse zu optimieren – mit Transparenz, Genauigkeit und Kontrolle über ihre Finanzgeschäfte.
Mobiles Ausgabenmanagement und seine Bedeutung für moderne Unternehmen
Der Einsatz von mobilen Apps zum Tracken, Verwalten und Bearbeiten von Geschäftsausgaben in Echtzeit ist ein moderner Ansatz im Ausgabenmanagement. Mobile Anwendungen und Technologien ermöglichen es, ausgabenbezogene Aufgaben wie die Erfassung von Belegen, die Genehmigung von Anträgen und die Bearbeitung von Rechnungen zu optimieren – und das alles bequem mit dem Smartphone oder Tablet. Mitarbeitende und Manager können Ausgaben über ihre Mobilgeräte ortsunabhängig von überall auf der Welt aus bearbeiten. Diese hohe Flexibilität reduziert die Abhängigkeit von traditionellen, papierbasierten oder desktopgebundenen Systemen. Durch die Integration von KI- und Automatisierungstools in mobile Plattformen wird die Genauigkeit gesteigert und die Einhaltung von Vorschriften sichergestellt.
Mobiles Ausgabenmanagement trägt auch zur Verbesserung der Agilität bei finanziellen Entscheidungen bei – was elementar wichtig ist, da die dynamische digitale Wirtschaft häufig schnelle Reaktionen fordert. Dank der hohen Transparenz bei den Ausgaben können CFOs und Finanzabteilungen unmittelbar auf Veränderungen reagieren, behalten Kosten im Blick und bleiben wettbewerbsfähig. Dies befähigt Unternehmen, ihren Cashflow effizienter zu steuern, betriebliche Ineffizienzen zu verringern und sicherzustellen, dass die Prozesse rund um das Ausgabenmanagement mit den strategischen Zielen übereinstimmen. Wächst das Unternehmen, können die Systeme an die geschäftlichen Anforderungen angepasst werden und sorgen so langfristig für finanzielle Stabilität.
Vorteile des mobilen Ausgabenmanagements
Effizientes Ausgabenmanagement vereinfacht Arbeitsabläufe deutlich: Mitarbeitende und Führungskräfte können Zeit sparen, indem sie mobile Apps nutzen, um Ausgaben schnell zu verbuchen, zu genehmigen und zu erstatten. Transaktionen sind in Echtzeit sichtbar, Kosten lassen sich kontinuierlich überwachen und fundierte Entscheidungen können bei Bedarf umgehend getroffen werden.
Dadurch sinkt das Risiko von übermäßigen Ausgaben, und Potenziale für Kosteneinsparungen können leichter identifiziert werden. Zudem wird die Genauigkeit gesteigert, indem Prozesse rund um die Erfassung, Kategorisierung und Genehmigung von Ausgaben automatisiert werden. Dies minimiert menschliche Fehler und verbessert die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften.
Betriebliche Effizienz
Effektives Ausgabenmanagement steigert die betriebliche Produktivität, indem der gesamte Prozess – angefangen von der Einreichung, Prüfung bis hin zur Genehmigung von Ausgaben –optimiert wird. Mobile Lösungen ermöglichen es Mitarbeitern, Anträge von unterwegs einzureichen, was Verzögerungen verkürzt und mühsame Papierarbeit überflüssig macht. Diese Automatisierung geht nicht nur mit wertvoller Zeitersparnis für Mitarbeiter und Finanzteams einher, sondern entlastet diese auch administrativ, sodass sie sich auf strategische Aufgaben fokussieren können.
Echtzeit-Datenzugriff
In einer Welt, in der Bruchteile von Sekunden entscheidend sein können, ist der Zugang zu Echtzeitdaten unerlässlich, um schnelle und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen zu können. Mobiles Ausgabenmanagement liefert Ihnen sofortige Einblicke in die Ausgaben Ihres Unternehmens in Echzeit. Dies verbessert wiederum das Cashflow-Management und ermöglicht es, umgehend auf Budgetüberschreitungen und Ineffizienzen zu reagieren.
Reduzierung von menschlichen Fehlern und Betrug
Mit mobilem Ausgabenmanagement können zeitaufwändige und ermüdende Prozesse wie das Scannen von Belegen, die Kategorisierung von Ausgaben sowie Genehmigungsworkflows mühelos automatisiert werden. Dies senkt das Risiko manueller Fehler, da automatisierte Prüfungen sicherstellen, dass Anträge korrekt erfasst werden, während KI-gestützte Betrugserkennung in der Lage ist, verdächtige oder betrügerische Aktivitäten zu identifizieren.
Erhöhte Transparenz und Kontrolle
Smarte Ausgabenmanagement-Lösungen ermöglichen Ihrem Unternehmen einen detaillierten Überblick über die finanzielle Ausgangslage. Führungskräfte können die Ausgaben von Mitarbeitenden und die Kosten der verschiedenen Abteilungen überwachen, Trends erkennen und sicherstellen, dass festgelegte Budgets eingehalten werden. Zu wissen, wo und wie viel Geld Ihr Unternehmen ausgibt, ist entscheidend, um die finanzielle Kontrolle zu behalten und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Markt- und Geschäftsbedingungen zu treffen.
Ausgabenverfolgung
Eine präzise Verfolgung und Berichterstattung von Ausgaben ist essenziell für die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Die benutzerfreundlichen Oberflächen mobiler Apps ermöglichen es Mitarbeitenden, Reisekosten in Echtzeit zu verbuchen, sodass weder Reiserichtlinien noch Ausgaben übersehen werden. Durch die Erfassung aller Ausgaben in einem zentralen System können Sie Muster analysieren, Prognosen verbessern und Ihre Ressourcenverteilung optimieren.
Einhaltung von Richtlinien
Die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und externen Vorschriften ist unerlässlich, um kostenintensive Strafen und Betriebsprüfungen zu vermeiden. Mobile Ausgabenmanagement-Plattformen können solche Vorschriften automatisch anwenden und so sicherstellen, dass sämtliche Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Diese Automatisierung fördert Konsistenz und verringert das Risiko von Regelverstößen bei der Ausgabenverwaltung.
Automatisierung manueller Prozesse
Manuelle Prozesse wie die Dateneingabe aus Tabellenkalkulationen und das Abgleichen von Belegen sind selbst mit einer intelligenten ERP- und Buchhaltungssoftware oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit mobilem Ausgabenmanagement werden diese Aufgaben automatisiert, was wiederum den Genehmigungs- und Erstattungsprozess erheblich beschleunigt. Automatisierungsprozesse reduzieren den Bedarf an manuellen Eingriffen, steigern die Genauigkeit und stellen sicher, dass Spesenabrechnungen effizient bearbeitet werden – von der Einreichung bis zur Zahlung.
Blogartikel
Was ist Spend Management? Seine Funktionsweise und Vorteile
Durch eine effektive Verwaltung der Ausgaben können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen und ihre Effizienz steigern, was wiederum das Fundament für Wachstum und Rentabilität bildet.
Lars Mangelsdorf,
CCO bei Yokoy
Warum Ausgabenmanagement mobilfreundlich sein sollte
Inzwischen sollten Sie erkannt haben, dass mobilfreundliches Ausgabenmanagement besonders nützlich ist, da es Flexibilität, Schnelligkeit und Komfort sowohl für Mitarbeitende als auch für das Management bietet. Apps für das Ausgabenmanagement sind zeitsparende Lösungen, die Ihren Mitarbeitern helfen, Belege zu erfassen, Spesenabrechnungen einzureichen und Genehmigungen von überall aus zu verfolgen. Verzögerungen, die durch den Zugriff auf Desktops oder physische Dokumente entstehen, entfallen. Diese Echtzeitfähigkeit ist besonders wichtig für Mitarbeitende im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen.
Darüber hinaus verbessern mobile Plattformen die Entscheidungsfindung, indem sie Führungskräften sofortigen Zugriff zu aktuellen Finanzdaten verschaffen, sodass sie Budgets überwachen, Ausgaben genehmigen und die Kontrolle über diese behalten können – unabhängig davon, wo sie sich befinden. Benutzerfreundlichkeit durch intelligentes User Experience Design und Automatisierung reduzieren die Anfälligkeit für Fehler und machen den gesamten Ausgabenmanagementprozess effizient. Aber es gibt noch mehr:
Skalierbarkeit: Lösungen mit mobilem Zugriff sind darauf ausgelegt, mit Ihrem Business zu wachsen. Ob wenige oder tausende Ausgaben: Apps bewältigen wachsende Datenmengen mühelos, was sie zu einer idealen Lösung für Unternehmen jeder Größe macht.
Geeignet für Unternehmen jeder Größe: Vom Existenzgründer bis zum globalen Großkonzern bietet mobiles Ausgabenmanagement Flexibilität und eine hohe Anpassungsfähigkeit sowohl für kleine als auch für große Unternehmen. Wie auch immer sich Ihr Business entwickelt: Die App- und Softwarelösungen lassen sich stets an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Einfach zu bedienen: Dank benutzerfreundlichen Oberflächen lernen Mitarbeitende rasch, wie sie Ausgaben einreichen, Quittungen mit wenigen Klicks erfassen und Rückerstattungen verfolgen. Diese Einfachheit minimiert den Schulungsaufwand, sodass Ihr Team schnell einsatzbereit ist.
Flexibilität: Mobile Plattformen ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, Ausgaben unterwegs zu verwalten. Ob im Büro, auf Geschäftsreise oder im Homeoffice – ausgabenbezogene Aufgaben können so jederzeit effizient von jedem Gerät aus erledigt werden.
Dienstreisen: Für Mitarbeitende, die häufig reisen, gehen Apps für Ausgaben- und Reisemanagement mit dem Vorteil einher, keine physische Belege mehr aufbewahren zu müssen. Belege und Quittungen können in Echtzeit erfasst und die Reisekostenabrechnung direkt eingereicht werden, was den Erstattungsprozess vereinfacht und beschleunigt.
Remote-Arbeit: Mobile Lösungen lassen sich auch nahtlos in Remote-Arbeitsumgebungen integrieren, wodurch sich Mitarbeiterausgaben ortsunabhängig verwalten lassen. Dies stellt sicher, dass das Ausgabenmanagement reibungslos und effizient funktioniert – egal wo sich Ihre Teammitglieder befinden.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Vereinfachung und Beschleunigung des Ausgabenmanagementprozesses reduzieren digitale Lösungen Frustrationen und verbessern die Nutzererfahrung Ihrer Mitarbeitenden. Dies führt wiederum zu einer höheren Zufriedenheit und einem insgesamt positiveren Erlebnis.
Integration von Ausgaben in eine ganzheitliche Ausgabenmanagement-Lösung wie Yokoy
Die Kombination der Funktionalitäten und Vorteile des Ausgabenmanagements in eine ganzheitliche Lösung wie Yokoy bietet Unternehmen einen umfassenden Ansatz zur finanziellen Kontrolle und Effizienz. Unser System ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Finanzsysteme und enthält wichtige Funktionen, die Ihr Ausgabenmanagement einfach und effizient gestalten – insbesondere durch die intuitive mobile App:
Länderspezifische Steuerungen
Die App von Yokoy ist darauf ausgelegt, die Komplexität internationaler Geschäfte zu bewältigen, indem sie länderspezifische Vorschriften berücksichtigt. Sie verarbeitet unterschiedliche Steuervorschriften und Compliance-Standards aus verschiedenen Regionen und sorgt so dafür, dass jeder Ausgabenbericht korrekt ist und den lokalen Anforderungen entspricht. Diese Funktion ist besonders wertvoll für Unternehmen, die nicht nur in Deutschland, sondern auch grenzüberschreitend tätig sind.
Automatisierte Steuerberechnungen
Dank Automatisierung nimmt Yokoy Steuerberechnungen die Ungewissheit. Unser System wendet automatisch die richtigen Steuersätze auf Ausgaben an, basierend auf dem Standort und den spezifischen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess der Ausgabenberichterstattung und Spesenabrechnung, sondern erhöht auch die Effizienz, indem das Fehlerrisiko reduziert und sichergestellt wird, dass die Finanzberichte präzise und konform sind.
Automatisierte Kilometererstattungen
Für Mitarbeitende, die häufig unterwegs sind, vereinfacht die Yokoy-App die Kilometererstattungen. Sie berechnet den Erstattungsbetrag automatisch, basierend auf der zurückgelegten Entfernung. Manuelle Berechnungen werden so überflüssig und Sie können sichergehen, dass Ihre Mitarbeitenden fair für Fahrten entschädigt werden. Dies optimiert den Erstattungsprozess und spart sowohl Mitarbeitenden als auch Finanzteams wertvolle Zeit.
Individuelle Workflows
Die maßgeschneiderten Workflows von Yokoy bieten Flexibilität bei der Überprüfung und Genehmigung von Spesenabrechnungen. Unternehmen können Genehmigungsprozesse gestalten, die ihren spezifischen Richtlinien entsprechen – sei es durch unterschiedliche Genehmigungsstufen für verschiedene Abteilungen oder durch festgelegte Ausgabenlimits. Mit dieser Anpassungsfähigkeit sorgen Sie dafür, dass Ausgaben effizient und richtlinienkonform bearbeitet werden, was Ihr Spesenmanagement reibungslos und organisiert gestaltet.
Nächste Schritte
Die Ausgabenmanagement-Lösung von Yokoy bietet Integrationsmöglichkeiten für länderspezifische Kontrollen, automatisierte Steuerberechnungen und maßgeschneiderte Workflows, um eine nahtlose, ganzheitliche Ausgabenverwaltung zu ermöglichen. Unsere Fallstudien zeigen, wie die Automatisierung globaler Finanzprozesse dabei hilft, manuelle Aufgaben zu reduzieren.
So nutzte beispielsweise Breitling Yokoy, um seine Spesenverwaltung zu automatisieren, manuelle Aufgaben zu verringern und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Auch der Kanton Basel-Stadt profitierte von automatisierten Kilometererstattungen und individuellen Workflows, was die finanziellen Abläufe vereinfachte und die Genauigkeit verbesserte. Und On, ein weltweit tätiger Sportartikelhersteller, erreichte durch den Einsatz von Yokoy eine Automatisierungsrate von 90 Prozent im Ausgabenmanagement und steigerte seine Effizienz sogar um 472 Prozent.
Möchten auch Sie herausfinden, wie Yokoy Ihr Unternehmen transformieren kann?
Erleben Sie intelligentes Ausgaben-management in Aktion
Ähnliche Beiträge
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, könnten die folgenden Ressourcen für Sie hilfreich sein.
