Spesentracking in Echtzeit: 3 Schritte zur Implementierung
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Viele Unternehmen werden in der Regel mit Quittungen und Reisekosten überschwemmt. Daran lässt sich nichts ändern – aber die Art und Weise, wie Sie damit umgehen, können Sie beeinflussen. Finanzmanager, die veraltete Methoden wie Tabellenkalkulationen und manuelle Prozesse auf Grundlage von Papierbelegen verwenden, bearbeiten in der Regel Ausgaben, die vor Wochen getätigt wurden, und nicht die, die aktuell anfallen. Es ist, als würde man Auto fahren und dabei nur in den Rückspiegel schauen – man kann nicht sehen, was kommt, und entdeckt möglicherweise potenzielle Gefahren erst, wenn es schon zu spät ist.
Echtzeit-Spesentracking bietet hingegen eine technologiebasierte Lösung, die einen sofortigen Einblick in die Ausgabenmuster ermöglicht und die Prozesse für Finanzteams vereinfachen kann. Schauen wir uns die Vorteile des Echtzeit-Spesentrackings an – in diesem Artikel finden Sie einen einfachen 3-Schritte-Leitfaden zum Digitalisieren Ihres Spesenmanagements.
Warum Echtzeit-Spesentracking so wichtig ist
Das Spesentracking in Echtzeit ist für Finanzteams und die Kreditorenbuchhaltung von entscheidender Bedeutung. Es bietet sofortige Transparenz über die Ausgaben und gibt den Finanzverantwortlichen proaktive Kostenkontrolle. Zudem ermöglicht es Teams, übermäßige Ausgaben sofort zu erkennen und Budgets in Echtzeit anzupassen, wodurch finanzielle Engpässe verhindert werden können. Darüber hinaus trägt das Spesentracking zur Betrugsprävention bei, da verdächtige Ausgabenmuster geflaggt werden.
Mit Live-Tracking kann die Finanzplanung und -prognose Ihrer Firma dank aktueller Daten genauer erfolgen. Dies trägt dazu bei, intelligentere, datengestützte Entscheidungen für ein nachhaltiges Unternehmenswachstum zu treffen. Es führt außerdem zu schnelleren Rückerstattungen, was wiederum zu zufriedeneren Mitarbeitern führt.
Herausforderungen bei der traditionellen Spesenabrechnung
Viele Firmen verlassen sich in ihren Buchhaltungssystemen immer noch auf traditionelle Spesenabrechnungsverfahren. Veraltete Prozesse bringen jedoch gewisse Herausforderungen mit sich, die nicht nur der Kreditorenbuchhaltung Kopfschmerzen bereiten können.
Schauen wir uns drei der häufigsten Probleme einmal genauer an:
Ungenaue Daten durch manuelle Eingabe: Die manuelle Dateneingabe ist nicht nur eine zeitaufwändige Aufgabe, sondern auch eine Schwachstelle beim Thema Datengenauigkeit. Wenn Mitarbeiter Ausgaben manuell eingeben müssen, ist das Risiko von Fehlern hoch. Ob Tippfehler, falsche Zahlen, unvollständige Informationen auf Belegen oder doppelte Einträge: Diese kleinen Unachtsamkeiten können sich summieren und zu ungenauen Spesenberichten, überzogenen Budgets und sogar zu potenziellen Compliance-Problemen führen. Falsche Daten können es für Finanzteams also schwierig machen, die Ausgaben des Unternehmens im Auge zu behalten, was letztlich ein effektives Finanzmanagement behindert.
Mangelnde Transparenz der aktuellen Ausgaben: Beim herkömmlichen Spesentracking muss oft gewartet werden, bis die Spesen eingereicht, geprüft und bearbeitet wurden. Infolgedessen müssen Finanzteams und Manager mit veralteten Informationen arbeiten, was es schwierig macht, sich ein genaues Bild davon zu machen, wo derzeit Geld ausgegeben wird.
Verzögerte Entscheidungsfindung und Kostenkontrolle: Wenn Sie auf das Eintrudeln von Spesen Ihrer Mitarbeiter warten, können Sie nur schwer fundierte Entscheidungen treffen. Darüber hinaus können betrügerische oder nicht autorisierte Ausgaben über längere Zeiträume unbemerkt bleiben.
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Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Hauptvorteile der Spesenverfolgung in Echtzeit
- Bessere finanzielle Transparenz: Systeme für das Spesenmanagement in Echtzeit bieten aktuelle Finanzdaten, die Finanzteams ein klares Bild von den Ausgaben der Firma in Echtzeit vermitteln. Dies erleichtert die Verwaltung von Budgets, das Erkennen von Ausgabentrends und ein schnelles Umschalten bei wichtigen Finanzentscheidungen. So können solide Finanzstrategien entwickelt und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifiziert werden, was insgesamt die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens verbessert.
- Geringerer Verwaltungsaufwand: Das herkömmliche Spesentracking ist oft mit viel manueller Schreibarbeit und Dateneingabe verbunden. Die Echtzeit-Verfolgung hingegen automatisiert einen Großteil dieses Prozesses. Ausgaben werden sofort über digitale Belege oder mobile Apps erfasst und protokolliert, was Fehler minimiert und die Berichterstattung vereinfacht. Dies reduziert die Arbeitsbelastung für die Finanzteams. Darüber hinaus bedeutet eine schnellere Bearbeitung schnellere Erstattungen, was die Mitarbeiter zufriedenstellt und den Verwaltungsaufwand reduziert.
- Verbesserte Compliance und Betrugsprävention: Die Einhaltung von Vorschriften und die Betrugsprävention werden durch die Echtzeit-Nachverfolgung erheblich erleichtert. Da Ausgaben sofort erfasst und überprüft werden, kann die Finanzabteilung verdächtige Transaktionen oder Ausgabenmuster schnell erkennen und untersuchen. Genaue, aktuelle Aufzeichnungen tragen dazu bei, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und externen Vorschriften sicherzustellen.
Wie Sie in 3 Schritten ein Echtzeit-Spesentracking implementieren
Die Implementierung einer Software für Echtzeit-Spesentracking kann in vielen geschäftlichen Belangen das Zünglein an der Waage sein, es erfordert jedoch einen strukturierten Ansatz, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Mit den folgenden drei Schritten können Sie ein solches System erfolgreich implementieren, um Ihre Finanzabläufe zu vereinfachen und für mehr Transparenz zu sorgen:
Schritt 1: Bewertung der aktuellen Prozesse im Spesenmanagement
Der erste Schritt besteht darin, zu analysieren, wo Ihr derzeitiges Spesenmanagement Mängel aufweist. Eine eingehende Untersuchung der aktuellen Spesenverwaltung kann dazu beitragen, ineffiziente Abläufe zu erkennen.
Überprüfen Sie, wie Spesen erfasst, genehmigt und gemeldet werden: Beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Workflows für das Spesenmanagement von Anfang bis Ende zu durchleuchten. Identifizieren Sie Verzögerungen, Unstimmigkeiten oder häufige Fehler, die während des gesamten Prozesses auftreten.
Identifizieren Sie ineffiziente Aspekte, wie z. B. die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen oder papierbasierten Systemen: Manuelle Methoden sind oft langsam und fehleranfällig. Ermitteln Sie, wie sich diese veralteten Praktiken auf den Prozess auswirken, zu Verzögerungen oder Ungenauigkeiten führen und wo eine Automatisierung die Abläufe vereinfachen könnte.
Befragen Sie Ihr Finanzteam und andere Beteiligte, um Einblicke in die Schwachstellen zu erhalten: Sammeln Sie Feedback von Ihrem Finanzteam und Mitarbeitern, die regelmäßig Geschäftsausgaben tracken, um ihre Herausforderungen mit dem aktuellen System und seiner Funktionalität zu verstehen. Ihre Erkenntnisse helfen Ihnen, spezifische Schwachstellen zu ermitteln, wie z. B. langsame Erstattungen oder verwirrende Verfahren, und führen Sie zu gezielten Verbesserungen.
Schritt 2: Auswahl und Implementierung einer Spesenmanagementlösung
Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl einer Software für das Echtzeit-Spesenmanagement auf jene Schlüsselfaktoren, die sich auf Ihre Effektivität auswirken. Stellen Sie eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes ERP-System sicher, um eine zentralisierte Datenverwaltung zu ermöglichen, Unstimmigkeiten zu reduzieren und die Finanzberichterstattung zu verbessern.
Achten Sie auf KI- und Automatisierungsfunktionen wie optische Zeichenerkennung (OCR), um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden, und auf Features der künstlichen Intelligenz (KI) für die Kategorisierung und Betrugserkennung in Echtzeit.
Zudem ist ein mobiler Zugriff von entscheidender Bedeutung, da er es den Mitarbeitern ermöglicht, unterwegs Spesen einzureichen, Benachrichtigungen zu erhalten und auf Erkenntnisse zuzugreifen, was die Verantwortlichkeit fördert.
Beziehen Sie wichtige Interessengruppen in die Software-Evaluierung ein: Lassen Sie Teammitglieder aus den Bereichen Finanzen, IT und anderen relevanten Abteilungen am Evaluierungsprozess teilhaben, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Bedürfnissen und Erwartungen aller Beteiligten entspricht.
Erstellen Sie einen Implementierungszeitplan mit spezifischen Meilensteinen: Entwickeln Sie einen klaren Ablauf, der jede Phase des Implementierungsprozesses umfasst, einschließlich wichtiger Meilensteine, um den Fortschritt zu verfolgen und die Verantwortlichkeiten aufrechtzuerhalten.
Testen Sie die Integration in Phasen, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten: Führen Sie die Lösung in Phasen ein, beginnend mit einem Pilotprogramm, das es Ihnen ermöglicht, Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor Sie die Lösung in der gesamten Firma einführen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, dass die Integration korrekt funktioniert und Daten gut zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
Schritt 3: Förderung der Benutzerakzeptanz und kontinuierliche Optimierung
Was wäre eine Softwarelösung ohne ihre Benutzer? Deshalb sind Akzeptanz und kontinuierliche Optimierung ebenso wichtig:
Erstellung eines Schulungsplans: Erstellen Sie einen umfassenden Schulungsplan, um die Akzeptanz des neuen Systems bei den Benutzern zu fördern. Beginnen Sie damit, den unterschiedlichen Kenntnisstand Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Technologie und Spesenmanagement zu ermitteln. Integrieren Sie eine Mischung aus verschiedenen Lehrmethoden, wie z. B. Präsenzworkshops, Online-Tutorials und leicht verständliche Benutzerhandbücher. Ihre Mitarbeiter müssen die Vorteile des neuen Systems verstehen und wissen, wie sie es effektiv nutzen können.
Überwachung über Dashboards: Die Verwendung von Dashboards zur Überwachung der Systemnutzung und -leistung ist unerlässlich, um zu verstehen, wie gut die Lösung angenommen wird. Dashboards bieten Echtzeit-Einblicke in wichtige Kennzahlen, wie die Anzahl der eingereichten Spesen, Genehmigungsabläufe und häufige Probleme, mit denen Benutzer konfrontiert sind.
Überprüfen Sie die Spesenrichtlinien und passen Sie sie auf der Grundlage von Echtzeit-Datenerkenntnissen an: Durch die Analyse von Ausgabenmustern und -trends, die vom Spesenabrechnungssystem erfasst werden, können Sie Bereiche identifizieren, in denen Richtlinien möglicherweise überarbeitet werden müssen, um sie besser auf die Ziele der Firma und das Verhalten der Mitarbeiter abzustimmen.
Vierteljährliche Überprüfungen zur Bewertung der Effektivität: Sammeln Sie bei den Überprüfungen Feedback von Benutzern, um ihre Erfahrungen mit der Funktionalität und den Herausforderungen des Systems zu verstehen. Diese gesammelten Daten helfen dabei, die Leistung des Systems anhand festgelegter Ziele zu bewerten, wie z. B. Effizienzsteigerungen, Fehlerreduzierung und Benutzerzufriedenheit.
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Effizientes Reisekostenmanagement: Empfehlungen für den gesamten Prozess rund um Dienstreisen
Wichtige Schritte, die Sie unternehmen können, um einen ineffizienten T&E-Managementprozess zu beheben und eine höhere Effizienz und Kontrolle über die Reisekosten zu erreichen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Yokoys KI-gestützte Lösung zur Spesenverfolgung implementieren
Die Implementierung einer KI-gestützten Lösung zur Spesenverfolgung wie der von Yokoy kann die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Prozesse im Spesenmanagement erheblich verbessern. So kann es Ihr Spesentracking transformieren:
Durchgängige Spesen-Automatisierung
Eines der herausragenden Merkmale der KI-gestützten Spesenverwaltung mit Yokoy ist die Möglichkeit, den gesamten Prozess des Spesenmanagements zu automatisieren – von der Belegerfassung bis zur Erstattung. Diese durchgängige Automatisierung vereinfacht die Arbeitsabläufe, da keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist und der Verwaltungsaufwand für Ihr Finanzteam reduziert wird. Ihre Mitarbeiter können Belege einfach über die App hochladen und die KI-Technologie von Yokoy extrahiert automatisch relevante Daten, wählt Spesenarten aus und plant die Genehmigung.
Echtzeit-Analysen
Yokoy bietet Echtzeit-Analysen, die Finanzteams sofortige Einblicke in Ausgabenmuster und -trends ermöglichen. Aktuelle Daten können Firmen die Möglichkeit geben, Ausgaben zu überwachen, sobald sie anfallen – für eine proaktive Kostenkontrolle und optimierte Rentabilität.
Diese Transparenz stellt sicher, dass CFOs die Informationen, die sie benötigen, zur Hand haben, um fundierte Entscheidungen und Anpassungen zu treffen, anstatt sich auf veraltete Berichte zu verlassen.
Integrierte Spesenrichtlinien
In Yokoy sind die wichtigsten Spesenrichtlinien bereits integriert. Das System ermöglicht es zudem, Verpflegungspauschalen und Kilometerpauschalen zu berücksichtigen. Darüber hinaus können Sie Limits für Ihre ausgegebenen Firmenkarten festlegen. Yokoy kann diese Richtlinien automatisch bei der Dateneingabe durchsetzen und so verhindern, dass Mitarbeiter nicht genehmigungsfähige Spesen einreichen oder festgelegte Grenzen überschreiten. Eingereichte Spesenbelege für Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Verpflegungskosten oder andere Mitarbeiterausgaben werden vorab gemäß der geltenden Firmenrichtlinien validiert. Durch die direkte Einbindung dieser Vorgaben in den Workflow des Spesenmanagements unterstützt Yokoy die Einhaltung der Richtlinien und stärkt die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.
Integration in Reisebuchungssysteme
Yokoy erleichtert auch die Integration in Reisebuchungssysteme und schafft so eine angenehme Erfahrung für Arbeitnehmende in der Finanzabteilung, die Geschäftsreisen und anfallende Ausgaben verwalten müssen. Durch die direkte Verknüpfung von Reisebuchungen mit dem Spesentracking-System können Firmen das Reisekostenmanagement automatisieren, um genau erfasste und gemeldete Daten zu ermöglichen. Diese Integration vereinfacht den gesamten Reiseprozess von der Buchung bis zur Erstattung und bietet Finanzteams umfassende Transparenz.
Intuitive mobile App
Mit seiner intuitiven mobilen App für iOS und Android ermöglicht Yokoy es Mitarbeitern, ihre Ausgaben unterwegs zu verwalten. Die benutzerfreundliche App erlaubt es Benutzern, Belege für Übernachtungen oder Verpflegungsmehraufwand noch während ihrer Dienstreisen zu erfassen. Zugleich können Sie den Status ihrer Erstattungen verfolgen – alles von ihrem Smartphone aus. Diese Features erhöhen die Benutzerfreundlichkeit und fördern ein zeitnahes Einreichen von Ausgaben. So verhindern Sie außerdem, dass für den Spesenprozess wichtige Belegen verloren gehen.
Nächste Schritte
Yokoy bietet noch weitere Funktionen, die Ihr Spesenmanagement revolutionieren können. Buchen Sie noch heute eine Demo, um zu sehen, wie unsere KI-gestützte Lösung Ihr Spesenmanagement vereinfachen, die Transparenz verbessern und die Einhaltung von Vorschriften optimieren kann.
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