Optimierung der Spesenfreigaben durch Automatisierung
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Vielleicht haben Sie das selbst schon erlebt: Herkömmliche Methoden zur Genehmigung von Spesen bremsen oft die betrieblichen Abläufe und können kostspielige Fehler für das Unternehmen verursachen. Darüber hinaus können diese Probleme zu ineffizienten Abläufen und einer Verschwendung von Ressourcen führen. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel – ein echter Game-Changer für das Spesenmanagement. Durch die Vereinfachung und Digitalisierung von Genehmigungsprozessen hilft Ihnen die Automatisierung, Arbeitsabläufe zu beschleunigen, Prozesse effizienter zu gestalten, die Genauigkeit zu verbessern und das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich zu reduzieren.
In diesem Artikel untersuchen wir, wie die Einführung automatisierter Spesenabrechnungen das Finanzmanagement revolutionieren kann und warum diese Art der Prozessoptimierung sowohl eine unmittelbare Effizienzsteigerung als auch langfristige Vorteile für Ihre Organisation bietet.
Definition und Bedeutung der Automatisierung von Spesenabrechnungen
Da Spesenabrechnungen ein grundlegender Bestandteil des Finanzmanagements sind, legen Sie sicher stets den Fokus darauf, dass Ausgaben genehmigt und mit den Richtlinien der Organisation in Einklang gebracht werden. Im Großen und Ganzen lassen sich Spesenabrechnungen in zwei Kategorien einteilen:
Vorab genehmigte Ausgaben sind Ausgaben, die vor ihrer Tätigung genehmigt werden, oft als Teil eines Budgets oder Projektplans.
Nachträgliche Genehmigungen erfolgen, nachdem die Ausgabe getätigt wurde, und erfordern einen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess, um die Ausgabe zu validieren.
Traditionell erfordert die Verwaltung dieser Genehmigungen einen erheblichen manuellen Aufwand für die Dateneingabe und -validierung. Es sind sich immer wiederholende Aufgaben, die eine echte Belastung für Ihr Team darstellen, da sie zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Automatisierte Spesenabrechnungssysteme hingegen nutzen fortschrittliche Technologie, um diese Aufgaben effizient zu bewältigen.
Die Automatisierung der Spesenabrechnung bezieht sich auf den Einsatz digitaler Tools und Workflows, um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen und den Bedarf an manuellen Eingriffen zu reduzieren. Die Bedeutung der Automatisierung von Geschäftsprozessen kann aus unserer Sicht nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie hilft, Genehmigungszyklen zu beschleunigen, die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten und den Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren. Aber lassen Sie uns im folgenden Abschnitt die wichtigsten Vorteile einmal genauer erklären.
Vorteile der Automatisierung von Spesenabrechnungen
Die Umstellung auf Automatisierungstechnologien bietet zahlreiche Vorteile. Hier sind fünf Hauptargumente, die Sie davon überzeugen könnten, auf die Automatisierung von Prozessen zu setzen.
Kosteneinsparungen: Durch automatisierte Prozesse werden der Bedarf an manueller Verarbeitung und die damit verbundenen Verwaltungskosten reduziert. Durch die Minimierung des Zeitaufwands für die Verwaltung von Ausgaben können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
Höhere Produktivität: Indem Sie Routineaufgaben automatisieren, können sich Mitarbeiter und Ihre Finanzabteilung auf strategischere Aktivitäten konzentrieren. Diese Verlagerung führt zu einer allgemeinen Produktivitätssteigerung, da weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird.
Weniger manuelle Fehler: Menschliche Fehler sind ein unvermeidlicher Bestandteil manueller Prozesse. Automatisierte Systeme reduzieren diese Fehler, indem sie die Dateneingabe und Genehmigungsabläufe präzise abwickeln, was zu genaueren Aufzeichnungen und weniger Unstimmigkeiten führt.
Bessere Einhaltung von Vorschriften: Automatisierungstools können dazu beitragen, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und behördlichen Vorschriften konsequent durchzusetzen. Durch die Automatisierung von Richtlinienprüfungen und Genehmigungsabläufen stellen Unternehmen sicher, dass alle Geschäftsausgaben den festgelegten Richtlinien entsprechen, und verringern so das Risiko von Verstößen.
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Wie Tools zur Automatisierung von Ausgaben die Arbeit erleichtern
Tools zur Automatisierung von Ausgaben sind mit einer Reihe von Funktionen ausgestattet, die den Genehmigungsprozess für Ausgaben vereinfachen und für eine kontinuierliche Verbesserung sorgen.
Scannen von Belegen und OCR
Einer der zeitaufwändigsten Aspekte des Spesenmanagements ist die manuelle Dateneingabe. Mitarbeiter müssen physische oder digitale Belege einreichen, die dann vom Finanzteam bearbeitet werden müssen – ein Prozess, der oft zu Verzögerungen, Fehlern und Frustration führt. Hier kommen das Scannen von Belegen und die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ins Spiel.
Mit OCR können Benutzer einfach ein Foto ihres Belegs machen oder ein Bild hochladen, das das System ausliest und in strukturierte Daten umwandelt. Die wichtigsten Details wie Datum, Lieferant, Betrag und Kategorie werden automatisch extrahiert und in die Spesenabrechnung eingetragen. Die Vorteile dieser Technologie sind immens:
Mitarbeiter müssen keine Belegdetails mehr eingeben.
Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe reduziert das System das Risiko menschlicher Fehler.
Mitarbeiter können ihre Ausgaben unterwegs direkt von ihrem Smartphone aus einreichen, ohne Papierbelege aufbewahren zu müssen.
Die OCR-Technologie stellt sicher, dass alle Belege gleich verarbeitet werden, um die Daten im gesamten Unternehmen zu standardisieren.
Automatisierte Arbeitsabläufe
Das Herzstück einer innovativen Spesenabrechnung sind automatisierte Arbeitsabläufe, die herkömmliche manuelle Spesenabrechnungsprozesse ersetzen. In vielen Unternehmen können Spesenabrechnungen mehrere Überprüfungsstufen umfassen, wobei Anfragen zwischen Managern und Finanzteams hin und her geschickt werden. Dieser manuelle Ansatz ist langsam und anfällig für Engpässe, insbesondere zu Stoßzeiten oder wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten tätig sind. Automatisierte Arbeitsabläufe vereinfachen den gesamten Prozess, indem sie Spesenabrechnungen durch einen vorkonfigurierten Genehmigungspfad leiten. Zu den Vorteilen gehören:
Automatisierte Arbeitsabläufe für die Genehmigung von Spesen können an die spezifischen Genehmigungsregeln Ihrer Organisation angepasst werden, um sicherzustellen, dass Geschäftsausgaben auf der Grundlage von Faktoren wie Abteilung, Betrag oder Projektcode an die richtigen Genehmiger weitergeleitet werden.
Genehmigungsanfragen werden viel schneller durch das System geleitet, wobei Benachrichtigungen und Erinnerungen automatisch an die Genehmigenden gesendet werden.
Automatisierte Systeme verfolgen und protokollieren jeden Schritt des Genehmigungsprozesses und bieten so einen transparenten Prüfpfad. Genehmigende Personen können sehen, wer die Anfrage bereits geprüft hat, während Finanzteams schnell erkennen können, wo es zu Verzögerungen kommt.
Es können Regeln für die automatische Handhabung unterschiedlicher Genehmigungsschwellenwerte festgelegt werden. So können beispielsweise geringe Ausgaben mit weniger Überprüfungen genehmigt werden, während höhere Ausgaben an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden.
Automatisierte Arbeitsabläufe können zur Durchsetzung der Compliance beitragen, indem sie automatisch alle Ausgaben kennzeichnen, die nicht den Unternehmensrichtlinien oder dem Budget entsprechen.
Integration in Buchhaltungssysteme
Die Automatisierung von Ausgaben endet nicht mit der Genehmigung. Die wahre Stärke automatisierter Systeme liegt in ihrer Fähigkeit, sich direkt in die Buchhaltungssoftware des Unternehmens zu integrieren und so die Lücke zwischen der Einreichung von Ausgaben und der Finanzberichterstattung zu schließen.
Bei einer Integration fließen die Ausgabendaten nahtlos vom Genehmigungssystem in die Buchhaltungsplattform, wodurch eine manuelle Datenübertragung überflüssig wird. Diese Integration bietet mehrere entscheidende Vorteile:
Da die Ausgaben automatisch in das Buchhaltungssystem eingespeist werden, können die Finanzteams auf aktuelle Ausgabendaten zugreifen.
Manuelle Datenübertragungen für repetitive Aufgaben sind fehleranfällig, z. B. durch falsch eingegebene Zahlen oder falsche Kategorien.
Die Integration ermöglicht eine reibungslose Abstimmung der Ausgaben mit Firmenkreditkarten oder anderen Zahlungsmethoden gemäß der geltenden Datenschutzrichtlinie.
Der Einsatz von Technologien für die Einhaltung von Steuer- und Prüfungsanforderungen, da die Ausgaben genau erfasst werden.
Wenn Ausgaben in das Buchhaltungssystem integriert werden, lassen sich benutzerdefinierte Berichte, die detaillierte Einblicke in Ausgabenmuster, Budgetverfolgung und Abteilungsausgaben bieten, leichter erstellen.
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Überdenken Sie Ihre Ausgaben – mit Yokoys ganzheitlicher Ausgabenmanagement-Lösung
Yokoy bietet eine innovative und umfassende Plattform, die den gesamten Ausgabenmanagementprozess Ihres Unternehmens vereinfacht. Mit modernster Technologie optimiert Yokoy die Genehmigung von Ausgaben und gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, wie Ausgaben verwaltet, nachverfolgt und gemeldet werden. Lassen Sie uns also einmal einen Blick auf die entscheidenden Vorteile der Prozessautomatisierung mit Yokoys ganzheitlicher Ausgabenmanagement-Lösung werfen.
Belegscannen und Datenerfassung
Die DSGVO-konforme Digitalisierung von Prozessen ist bei Yokoy von entscheidender Bedeutung. Fortschrittliche Belegscantechnologie reduziert den manuellen Arbeitsaufwand bei der Einreichung und Bearbeitung von Ausgaben erheblich. Ihre Mitarbeiter müssen die Angaben auf Papierbelegen nicht mehr mühsam eingeben. Stattdessen können Benutzer mit dem Yokoy-System ein Foto ihres Belegs machen oder eine digitale Datei hochladen, woraufhin die Plattform sofort mit der Verarbeitung beginnt.
Die Scanfunktion verwendet OCR, um Daten sofort aus Belegen zu extrahieren. Sobald der Beleg gescannt ist, werden die Daten erfasst und in Echtzeit zur Verfügung gestellt, wodurch der gesamte Prozess der Spesenabrechnung beschleunigt wird und Ihre Teammitglieder ihre Ansprüche unterwegs einreichen können.
Automatisierte Datenextraktion
Über das Scannen von Belegen hinaus setzt Yokoy leistungsstarke KI-gesteuerte Algorithmen ein, um wichtige Informationen aus Belegen und Rechnungen automatisch zu extrahieren und weiter zu interpretieren. Ohne menschliches Eingreifen identifiziert das System wesentliche Details wie Mehrwertsteuerbeträge, Zahlungsmethoden und Ausgabenkategorien. So fallen zeitaufwändige Aufgaben weg. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Extraktion relevanter Informationen aus Belegen, Rechnungen und anderen Dokumenten minimiert Yokoy das Risiko von Fehlern, die sonst durch manuelle Eingabe oder Versehen entstehen könnten, erheblich. Dadurch werden auch Ressourcen effektiver genutzt.
Anpassbare Arbeitsabläufe
Genehmigungsprozesse für Ausgaben sind nie einheitlich und Yokoy ist sich der Bedeutung der Anpassung von Arbeitsabläufen an die spezifischen Bedürfnisse jeder Organisation bewusst. Unsere Plattform bietet vollständig anpassbare Arbeitsabläufe, die es Managern und CFOs ermöglichen, Genehmigungsprozesse so zu gestalten, dass sie zu ihrer internen Struktur und ihren Richtlinien passen. Genehmigungen können auf Grundlage von Faktoren wie Ausgabenart, Abteilung, Mitarbeiterebene oder Ausgabenobergrenzen weitergeleitet werden. So können beispielsweise kleinere Ausgaben einem einfacheren Genehmigungsprozess folgen, während höhere Ausgaben an die Geschäftsleitung eskaliert werden.
Ein weiterer Vorteil: Die Workflows von Yokoy können angepasst werden, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich weiterentwickelt. Unabhängig davon, ob Ihre Organisation über mehrere Teams oder Regionen hinweg tätig ist, passt sich die Plattform also Ihren Wünschen nach Skalierbarkeit an, um Flexibilität zu bieten und gleichzeitig die Ausgaben zu kontrollieren. Wenn sich die Genehmigung einer Spesenabrechnung verzögert, kann Yokoy die Anfrage automatisch eskalieren, indem es Erinnerungen sendet oder die Anfrage an einen anderen Manager weiterleitet, um Engpässe zu vermeiden.
Integration in Ihre Reisekostenmanagement-Lösung
Yokoy ist keine isolierte Plattform, sondern fügt neue Technologien nahtlos in bestehende Reisekostenmanagement-Lösungen ein, sodass reisebezogene Ausgaben innerhalb desselben Systems erfasst, verarbeitet und genehmigt werden. Durch die Integration in Reisebuchungs- und -verwaltungsplattformen bietet Yokoy einen einzigen Zugangspunkt für alle Arten von Ausgaben – ob im Zusammenhang mit für die heutige Geschäftswelt typischen Reisen, Unterkünften oder allgemeinen Ausgaben.
Reisekosten sind oft mit recht komplexen Interaktionen zwischen mehreren Anbietern verbunden – von Hotels und Fluggesellschaften bis hin zu Autovermietungen. Die Integration von Yokoy in Reisesysteme stellt sicher, dass diese Ausgaben automatisch mit Belegen und Rechnungen abgeglichen werden, was den Prozess der Kostenerstattung für Finanzteams vereinfacht.
Länderspezifische Kontrollen
Global agierende Unternehmen müssen sich in verschiedenen Rechtsräumen zurechtfinden, und die Einhaltung von Vorschriften in mehreren Ländern kann eine Herausforderung darstellen. Die Yokoy-Plattform ist mit Robotic Process Automation (RPA) für länderspezifischen Kontrollen ausgestattet, um die Komplexität örtlicher Gesetze und Steuervorschriften zu bewältigen und sicherzustellen, dass die Ausgaben den steuerlichen Anforderungen entsprechen, wie z. B. die Berechtigung zum Vorsteuerabzug oder lokale Tagespauschalen.
Integrierte Spesenrichtlinien
Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Spesen ist die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Das System von Yokoy verfügt über eine integrierte Durchsetzung von Spesenrichtlinien, d. h. die Unternehmensregeln werden automatisch während des Einreichungs- und Genehmigungsprozesses von Spesen angewendet.
Wenn Mitarbeiter ihre Ausgaben einreichen, überprüft die Plattform sofort, ob Richtlinien verletzt wurden, z. B. durch eine Überschreitung des Tageslimits, Nutzung nicht autorisierter Anbieter oder die Einreichung doppelter Anträge. Diese Echtzeitprüfung verhindert, dass nicht richtlinienkonforme Ausgaben die Genehmigungsphase erreichen. Aber das ist noch nicht alles: Yokoy ermöglicht es Unternehmen, ihre eigenen Regeln zu definieren und durchzusetzen, einschließlich Ausgabenlimits, Reisebeschränkungen oder der obligatorischen Einreichung von Belegen für bestimmte Ausgabenarten.
Durchgängige Spesenautomatisierung
Yokoy bietet außerdem eine echte durchgängige Spesenautomatisierung, d. h. jeder Schritt des Spesenmanagements wird vereinfacht – von der ersten Belegerfassung bis zur endgültigen Genehmigung. Sobald ein Beleg gescannt wird, erfasst und verarbeitet das System die Daten, schickt eine Genehmigungsanfrage, überprüft die Einhaltung der Vorschriften und integriert die Informationen in das Buchhaltungssystem – und das alles mit minimalem menschlichem Aufwand.
Darüber hinaus bieten detaillierte Berichte und Dashboards Einblicke in Ausgabentrends, die Einhaltung von Richtlinien und potenzielle Bereiche für Kosteneinsparungen. Die Plattform von Yokoy lässt sich in bestehende Buchhaltungs-, ERP- und HR-Systeme integrieren und stellt so sicher, dass die Ausgabendaten nahtlos in Ihre Finanzberichterstattungs- und Lohnbuchhaltungsprozesse einfließen. Auch die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Tools ist einfach und intuitiv gestaltet – für eine optimale Zeitersparnis.
Best Practices für die Implementierung der Ausgabenautomatisierung
Um die Ausgabenautomatisierung optimal zu nutzen, sollten Organisationen die folgenden bewährten Verfahren befolgen:
Entwickeln und kommunizieren Sie klare Spesenrichtlinien, um sicherzustellen, dass alle die Regeln und Erwartungen verstehen. Gut definierte Richtlinien erleichtern eine reibungslose Automatisierung und Einhaltung.
Bieten Sie Ihren Mitarbeitern und Finanzteams eine gründliche Schulung zur Nutzung des neuen Systems an. So wird sichergestellt, dass alle in der Lage sind, den Übergang reibungslos zu bewältigen und das volle Potenzial des Systems auszuschöpfen.
Überprüfen und aktualisieren Sie das Automatisierungssystem und die zugehörigen Richtlinien kontinuierlich, um mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen und behördlichen Auflagen Schritt zu halten. Regelmäßige Bewertungen tragen dazu bei, die Effektivität und Konformität des Systems aufrechtzuerhalten.
Nächste Schritte
Wir hoffen, dass wir Ihnen ausreichend darlegen konnten, wie vorteilhaft die Automatisierung von Spesenabrechnungen in Ihrem Spesenmanagementsystem sein kann – von Kosteneinsparungen und höherer Produktivität bis hin zu verbesserter Genauigkeit und Compliance. Wir bei Yokoy sind davon überzeugt, dass Ihre Firma durch die Einführung eines automatisierten Ansatzes ihre Spesenmanagementprozesse transformieren kann. Buchen Sie noch heute eine Demo, um zu erfahren, wie KI Ihre Spesenabrechnungen vereinfachen und einen umfassenden Überblick über Ihre Ausgaben bieten kann.
Erleben Sie intelligentes Ausgaben-management in Aktion
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