Finden Sie den perfekten Prozess zur Rechnungsbearbeitung in Ihrem Unternehmen
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Software sollte das Leben vereinfachen – kann aber auch Vorgänge verkomplizieren und zu einem Hindernis werden. Unternehmen, die beispielsweise ihre Rechnungsbearbeitung optimieren möchten, können sich dabei zwischen verschiedenen Wegen entscheiden.
Moderne Lösungen sind in der Lage, eine beliebige Zahl an Geschäftsvorfällen zu bewältigen und dabei die Integration mit anderen Systemen zu ermöglichen. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Prozesse kosteneffizient, gesetzeskonform und flexibel gestalten – und auch bei Veränderungen jederzeit einen reibungslosen Prozess gewährleisten. Lassen Sie die Beschränkungen der manuellen Verarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung hinter sich und sagen Sie „Hallo“ zu Systemen für die automatisierte Rechnungsbearbeitung wie Yokoy.
Wie läuft der konventionelle Prozess der Rechnungsbearbeitung ab?
Die Rechnungsbearbeitung besteht grundsätzlich aus den Arbeitsschritten Erfassen, Prüfen und Genehmigen – unter der Einhaltung relevanter Vorschriften. In der Regel beginnt der Prozess mit dem Rechnungseingang per Post, E-Mail oder EDI (zum Beispiel über ERP-Systeme). Anschließend erfolgt die Datenerfassung durch das Einscannen der Rechnungen in Papierform. Die extrahierten Daten werden in der Datenbank des Unternehmens gespeichert. Beim Rechnungsabgleich werden die Angaben auf ihre Übereinstimmung mit Bestellungen und Quittungen geprüft.
Diese Kontrolle trägt dazu bei, möglichen Betrug oder Doppelzahlungen auszuschließen. Danach können Rechnungen, die sich innerhalb des Budgets bewegen, automatisch genehmigt werden. Rechnungen mit hohen Beträgen werden hingegen von mehreren Personen geprüft. Unternehmen müssen daher den Zahlungsprozess genau planen und überwachen. Um die Einhaltung von Vorschriften zu sichern, ist es notwendig, Rechnungen auf die benötigten Informationen zu prüfen und nicht-konforme Rechnungen an die Lieferanten zurückzusenden. Individuelle Workflows, die auf den Richtlinien Ihres Unternehmens basieren, können verschiedene Szenarien abdecken, beispielsweise Verstöße gegen die Beobachtungsliste für Lieferanten oder Überschreitungen des Budgets.
Sie sehen: Viele Schritte und Augenpaare sind erforderlich, um den Prozess der Rechnungsbearbeitung an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Selbst bei Automatisierungslösungen wie OCR (Optical Character Recognition) oder der Stapelverarbeitung kann moderne Buchhaltungssoftware Ihre Abläufe erheblich optimieren.
So arbeiten herkömmliche Tools für die Rechnungsbearbeitung
Herkömmliche Tools für die Rechnungsbearbeitung schränken die Möglichkeiten oft stark ein, da sie auf fest programmierten Mustern basieren und keine automatisierten Workflows ermöglichen. Dies kann zu langen Bearbeitungszeiten, Ineffizienz, Fehlern, höheren Kosten für Ihr Unternehmen oder sogar zu einem gestörten Cashflow führen:
- Eingeschränkte Flexibilität: Altsysteme bieten meist nur eine begrenzte Anzahl fest programmierter Vorlagen, die auf gängige Szenarien der Rechnungsbearbeitung ausgelegt sind. Aufgrund der mangelnden Flexibilität ist es oft schwierig, Arbeitsabläufe an veränderte Anforderungen, Formate oder Standards anzupassen.
- Teure Aktualisierungen: Die Anpassung oder Erstellung neuer Vorlagen zur Berücksichtigung von Änderungen externer oder interner Vorschriften ist oft kostspielig und zeitaufwendig. Somit müssen IT-Teams viel Zeit für die Neuprogrammierung aufwenden – ohne dabei bestehende Prozesse zu beeinträchtigen.
- Verzögerte Anpassung: Wenn sich Prozesse ändern, kann es bei Unternehmen, die veraltete Tools verwenden, zu erheblichen Verzögerungen in der Implementierung der erforderlichen Aktualisierungen kommen. Dies kann zu Compliance-Risiken und einer ineffizienten Arbeitsweise führen.
- Manuelle Überprüfung: Altsysteme erfordern bei der Rechnungsfreigabe häufig eine umfangreiche manuelle Dateneingabe. Dazu gehört die Überprüfung von Details anhand von Bestellungen, Quittungen und Budgetgrenzen. Da diese Freigabeschritte nicht automatisiert sind, steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, wie das Übersehen von Unstimmigkeiten oder wichtiger Details.
- Fehleranfällige Codierung: Die korrekte Codierung von Rechnungspositionen erfordert häufig manuelle Eingaben. Dabei besteht ein hohes Risiko für Fehler und Abweichungen, da verschiedene Personen die Codierungsregeln möglicherweise unterschiedlich interpretieren oder bei der Dateneingabe Fehler machen. Dies kann zu fehlerhaften Buchhaltungsunterlagen führen und Prüfungen erschweren.
- Manuelle Eingriffe: Herkömmliche Tools sind statisch und können ohne erhebliche manuelle Eingriffe nicht angepasst werden. Ihnen fehlen dynamische Funktionen, um Arbeitsabläufe automatisch an veränderte Bedingungen oder neue Dateneingaben anzupassen. Das kann zu Lasten der Effizienz und Schnelligkeit der Abläufe gehen.
Yokoys individuell anpassbarer, No-Code-Workflow-Builder
Ein Alleinstellungsmerkmal von Yokoy ist der individuell anpassbare, codefreie Workflow-Builder. Mit diesem Tool können Unternehmen ihre Prozesse für die Rechnungsbearbeitung dynamisch verändern. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die auf starren, fest programmierten Vorlagen basieren, die nur mit hohem Aufwand aktualisiert werden können, ermöglicht die Yokoy-Plattform Ihrem Unternehmen eine schnelle und effiziente Anpassung. Gerade bei sich ändernden externen Vorschriften oder neuen internen Prozessen ist diese Skalierbarkeit von entscheidender Bedeutung. Mit dem No-Code-Workflow-Builder können Anwender ohne umfassende Unterstützung durch die IT-Abteilung Genehmigungsprozesse erstellen und anpassen, spezifische Abläufe für die verschiedenen Rechnungsarten definieren sowie Unternehmensrichtlinien umsetzen.
Die Bandbreite der möglichen Implementierungen reicht von lieferantenbasierten Genehmigungen mit automatischer Prüfung bis zur Ebene der Kostenträger. So lassen sich etwa Rechnungen unterhalb eines bestimmten Grenzwerts automatisch genehmigen. Ein praktisches Beispiel: Früher musste ein autorisierter Bearbeiter Belege ab einem Betrag von 30 Euro prüfen, heute liegt dieser Grenzwert bei 100 Euro. Um diesen Betrag anzupassen, musste früher ein Support-Ticket erstellt werden – heute kann dies einfach per Drag-and-Drop erfolgen.
Durch die Kombination verschiedener Genehmigungsprozesse oder die Einrichtung individueller Abläufe kann Ihr Unternehmen den Prozess somit genau auf die individuellen Anforderungen zuschneiden. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform eine klare Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes Beteiligten im Genehmigungsprozess. Dadurch verringert sich der Aufwand durch doppelte oder widersprüchliche Genehmigungen.
Der Workflow-Designer im Vergleich zu herkömmlichen Tools
Die Vorteile des Workflow-Designer von Yokoy im Vergleich zu herkömmlichen Systemen sind erheblich. „Der Workflow-Designer markiert einen weiteren Meilenstein auf dem Weg, mithilfe unserer Technologie die Finanzabteilungen in eine Zukunft ohne manuelle Arbeitsschritte zu begleiten. Die Notwendigkeit, Belege physisch zu erfassen, sollte auf ein Minimum reduziert werden”, so Philippe Sahli, CEO und Mitbegründer von Yokoy. „Je intuitiver Kunden die Funktionen der abstrakten KI nutzen können, desto häufiger kommt sie zum Einsatz, desto mehr kann sie fortlaufend dazulernen und desto geringer ist die Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter.“
Herkömmliche Tools erfordern häufig eine manuelle Bearbeitung von Rechnungen oder die Codierung von Einzelposten, was zu Fehlern und Unstimmigkeiten führen kann. Zudem lassen sie sich nur schwer ohne erheblichen manuellen Eingriff an geänderte Bedingungen anpassen. Im Gegensatz dazu automatisiert das KI-gestützte Managementsystem von Yokoy die Abläufe, um die Fehlerquote zu senken und die Einhaltung von Standards zu gewährleisten. Durch die optimierten Prozesse und die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Workflows zu integrieren, kann sich die Plattform von Yokoy an die unterschiedlichen geschäftlichen Anforderungen von Unternehmen anpassen – zum Beispiel an steigende Rechnungsvolumina oder Änderungen in den Arbeitsabläufen für die Genehmigung. Darüber hinaus lässt sich Yokoy nahtlos in die HR-Software integrieren, sodass auch bei Abwesenheit von Mitarbeitern oder organisatorischen Veränderungen ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist.
Integriert in Ihre HR-Tools
Der KI-gesteuerte Workflow-Builder von Yokoy bietet einen entscheidenden Vorteil gegenüber herkömmlichen Systemen zur Rechnungsbearbeitung: Unternehmen können Workflows ohne großen IT-Support erstellen und ändern. Diese No-Code-Lösung versetzt Anwender in die Lage, maßgeschneiderte Workflows zu entwerfen, die unterschiedliche Szenarien abdecken, darunter Standardgenehmigungen, kostenintensive Genehmigungen oder Richtlinien für die Einhaltung von Vorschriften und das Lieferantenmanagement. Die Fähigkeit, sich schnell an Änderungen in externen Vorschriften oder internen Prozessen anzupassen, stellt sicher, dass Unternehmen die Vorschriften weiterhin einhalten und effizient arbeiten – ohne den Zeit- und Kostenaufwand, der mit der Aktualisierung von fest programmierten Vorlagen in älteren Systemen verbunden ist.
Yokoy lässt sich in verschiedene gängige HR-Tools integrieren, darunter Personio, rexx systems und HiBob, und bietet so eine verbesserte Möglichkeit, Workflows auf der Grundlage von Organisationsstrukturen festzulegen. Diese Integrationen sind für die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebsablaufs von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei Abwesenheit oder Wechseln von Mitarbeitern. Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter, der für die Genehmigung zuständig ist, im Urlaub befindet oder aus dem Unternehmen ausscheidet, kann das System von Yokoy automatisch einen Vertreter bestimmen – so wird sichergestellt, dass die Freigabeprozesse weiterhin reibungslos laufen. Durch die Nutzung der HR-Integrationen ermöglicht Yokoy eine flexible Neuzuweisung von Aufgaben und Genehmigungen, die auf Aktualisierungen in Echtzeit aus den HR-Systemen basieren. Dadurch werden Engpässe vermieden und die Durchgängigkeit der Arbeitsabläufe gewährleistet.
Nächste Schritte
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