Yokoy veröffentlicht „Workflow Designer“: Genehmigungsabläufe im Ausgabenmanagement per Drag & Drop konfigurieren

Zürich, den 1. Februar 2024 – Yokoy, Anbieter einer KI-gesteuerten Ausgabenmanagement-Plattform für mittelständische und große Unternehmen, präsentierte diese Woche auf dem erstmals stattfindenden jährlichen Launch Event im Google-Campus Europaallee in Zürich seine neueste Funktion namens „Workflow Designer“. Vor einem ausgewählten Publikum aus Finanzführungskräften enthüllte Yokoy das intuitive Drag-and-Drop-Tool, mit dem Unternehmen komplexe Genehmigungsabläufe und spezielle Anforderungen für Rechnungen und Ausgaben ohne Hard-Coding eigenständig in einem visuellen Interface erstellen und aktualisieren können. Die neue Funktion ist in der Yokoy Plattform für sämtliche Produkte verfügbar, darunter Spesenmanagement, Rechnungsverarbeitung und Firmenkreditkarten.

 

„Der Workflow-Designer ist ein weiterer Meilenstein, Finanzabteilungen mit unserer Technologie in eine „Zero Touch“-Zukunft zu führen. Die Notwendigkeit, Belege physisch in die Hand zu nehmen, soll auf ein Minimum reduziert werden“, sagt Philippe Sahli, CEO und Mitgründer von Yokoy. „Je intuitiver die Kunden die Funktionen der abstrakten KI nutzen können, desto häufiger kommt sie zum Einsatz, kann kontinuierlich dazulernen und entlastet die Mitarbeiter zunehmend.“

 

Die benutzerdefinierten Workflows bilden schon jetzt einen integralen Bestandteil der KI-gesteuerten Plattform von Yokoy. Die neue Funktion revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen komplexe Genehmigungsworkflows gestalten und verwalten. Sie bedeutet das Ende umständlicher Prozesse und führt zu kürzeren Implementierungszeiten und reduziertem Support-Aufwand: Kunden können nun ihre Konfigurationen selbstständig vornehmen: Der NoCode-Ansatz erlaubt es ihnen, in einem grafischen Userinterface (GUI) ohne jegliche Programmierkenntnisse per Drag & Drop ihre individuellen Workflows anzupassen.

„Der Workflow-Designer ist ein weiterer Meilenstein, Finanzabteilungen mit unserer Technologie in eine „Zero Touch“-Zukunft zu führen. Die Notwendigkeit, Belege physisch in die Hand zu nehmen, soll auf ein Minimum reduziert werden.“

Jederzeit komplexe, individuell anpassbare Genehmigungsworkflows

Komplexe Genehmigungsworkflows wirken sich vielfältig auf Geschäftsprozesse aus und können längere Bearbeitungszeiten, höhere Kosten durch manuelle Eingriffe, potenzielle Compliance-Probleme und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Dokumenten nach sich ziehen. Yokoys Plattform ermöglicht es, für verschiedene Entitäten oder Arten von Belegen (Spesenberichte / Lieferantenrechnungen) unterschiedliche Genehmigungsabläufe zu erstellen. Die Möglichkeiten, verschiedene Workflows zu implementieren, reichen von lieferantenbasierten Genehmigungen mit automatischer Weiterleitung zur Überprüfung bis hin zu kostenträgerbasierten Workflows. Bei Letzteren erfolgt die Rechnungsgenehmigung beispielsweise automatisch, wenn sie unter einem bestimmten Schwellenwert liegen.

 

Ein Praxisbeispiel: Zu Beginn des Projekts musste ein Genehmigungsberechtigter Belege ab 30 Euro prüfen, jetzt soll diese Schwelle bei 100 Euro liegen. Früher musste für diese Anpassung ein Support-Ticket eröffnet werden, jetzt geht es per Drag & Drop.

 

Oder ein anderer Fall: Stimmt die Rechnung mit einem Bestellbeleg überein, möchte der Kunde den Genehmigungsprozess umgehen. Falls kein Bestellbeleg vorhanden ist, soll die Rechnung automatisch auf Grundlage des Lieferanten genehmigt werden. Falls dies nicht möglich ist, muss der Kostenstelleninhaber die Genehmigung vornehmen.

 

Die Kombination verschiedener Genehmigungsabläufe oder spezieller Routings auf Grundlage bestimmter Bedingungen ermöglicht eine noch feinere Anpassung an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Zusätzlich bietet die Plattform die Möglichkeit, Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Stakeholder im Genehmigungsprozess klar zu definieren, was das Risiko von doppelten oder widersprüchlichen Genehmigungen minimiert.

 

Yokoys KI-gesteuerte Plattform setzt somit neue Maßstäbe in der flexiblen und effizienten Gestaltung von Genehmigungsworkflows und leistet dadurch einen entscheidenden Beitrag zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

 

Yokoy vereint intelligente Firmenkreditkarten, Spesenmanagement und Rechnungsverarbeitung in einer einzigen KI-gesteuerten Plattform. Die KI-Technologie von Yokoy „liest“ die Daten, ordnet sie den richtigen Kategorien zu und verknüpft sie mit der entsprechenden Spesenabrechnung. Dabei lernt sie ständig dazu. Mit Yokoy gelingt es Unternehmen, ihre Kosten für die Transaktionsverarbeitung um über 95 Prozent zu senken.

Technischer Hintergrund: So funktioniert’s

Die Nutzeroberfläche ähnelt einem digitalen Whiteboard mit Linien und Knoten, was die klare Darstellung komplexer Abläufe mit Varianten, parallelen Flüssen oder Wiederholungen ermöglicht. Knoten markieren die Punkte, an denen etwas geschieht. Sie bieten eine Reihe an Optionen, die einfach per Drag & Drop in das Diagramm gezogen und logisch mit den anderen Elementen verbunden werden können.

 

Folgende Knoten gibt es:

 

  • Statusknoten zeigen den Rechnungsstatus an (neu, Entwurf, in Prüfung usw.) und können mit Bedingungsknoten verknüpft werden. Die Aktionen aus einem Status müssen präzise spezifiziert werden, zum Beispiel „erfordert Überarbeitung“.
  • Bedingungsknoten agieren als Wächter, repräsentieren logische Operatoren und geben die Werte wahr oder falsch zurück, je nach Erfüllung bestimmter Bedingungen. Sie können mit Statusknoten verbunden werden, wie im Beispiel des Genehmigungsberechtigten.
  • Aktivitätsknoten stehen für Punkte, die Aktionen ausführen, Eingaben verarbeiten und Ausgaben für andere Knoten generieren. Sie lassen sich mit den Statusknoten, Bedingungsknoten und komplexen Knoten verbinden. Zusätzliche Optionen wie „Benötigen Sie eine genehmigende Person?“ bieten flexible Anpassungsmöglichkeiten, etwa bei Kostenträgergenehmigungen durch Zuweisung an eine qualifizierte Person mit spezifischen Eigenschaften für die Genehmigung eines bestimmten Prozesses.

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