E-Invoice-Compliance: Was Sie dazu wissen sollten
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Globale Richtlinien für elektronische Rechnungen können auf den ersten Blick sehr kompliziert wirken und eine erhebliche Herausforderung für Finanzverantwortliche darstellen. Verstöße gegen die Vorschriften können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen – beispielsweise Geldstrafen, Betriebsunterbrechungen, Imageschäden oder sogar den Verlust von Geschäftsbeziehungen. Zur Verringerung dieser Risiken ist es für Unternehmen unerlässlich, sich über die regionalen E-Invoicing-Anforderungen zu informieren und sicherzustellen, dass alle Prozesse der Rechnungsverarbeitung konform sind.
Die Rechnungsmanagement-Software von Yokoy bietet eine lückenlose Lösung für die elektronische Rechnungsstellung. Sie minimiert das Risiko einer Nichteinhaltung internationaler Normen wie der EN 16931 oder der MwSt.-Mitteilung 700/63 und stellt Aktualisierungen zu gesetzlichen Änderungen in Echtzeit bereit.
Yokoy erleichtert Ihren Rechnungsprozess, verringert die Risiken durch Funktionen zur Betrugserkennung und erlaubt eine einfache Integration in bestehende Systeme. Dadurch wird die Gefahr hoher Geldstrafen oder betrieblicher Unterbrechungen verringert und die Präzision und Effizienz erhöht. Yokoy macht die Einhaltung von Vorschriften für elektronische Rechnungen von einer belastenden Aufgabe für die Kreditorenbuchhaltung zu einem optimierten, KI-gesteuerten Prozess. Ihr Unternehmen kann sich somit auf Wachstum und Innovation konzentrieren.
Vorschriften und Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung
Das Beachten und Einhalten von Standards für die elektronische Rechnungsstellung (kurz E-Invoicing) sollte für Finanzverantwortliche eine Selbstverständlichkeit sein. Allerdings gibt es dabei drei wesentliche Herausforderungen, die Sie in den Blick nehmen sollten:
1. E-Invoicing-Anforderungen
Zu den Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung gehören die Erstellung und der Austausch in strukturierten Formaten wie XML. Dies gewährleistet die Kompatibilität für die automatische Verarbeitung. Behörden verlangen spezifische Datenelemente wie Rechnungsnummern, Daten, Steuerangaben und Käufer-/Verkäuferinformationen, die auf sicherem Wege zu übermitteln sind. Um Authentizität und Integrität zu gewährleisten, werden häufig digitale Signaturen oder elektronische Siegel gefordert. Dadurch lassen sich nachträgliche Änderungen verhindern sowie die Gültigkeit der Rechnung bestätigen. Außerdem sollen E-Invoice-Systeme die digitale Rechnung über lange Zeiträume hinweg archivieren und bei Bedarf wieder zugänglich machen.
2. Regulatorische Anforderungen
In einigen Regionen gelten besondere rechtliche Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. In der EU sieht die Richtlinie 2014/55/EU Vorgaben für die öffentliche Beschaffung vor. Darüber hinaus gelten in den Mitgliedstaaten zusätzliche Anforderungen für B2B-Transaktionen (Business-to-Business). In lateinamerikanischen Ländern wie Mexiko und Brasilien sind die Unternehmen verpflichtet, Rechnungen über staatlich zugelassene Plattformen auszustellen und diese in Echtzeit an die Steuerbehörden zu melden. Auch in Asien schreiben Länder wie Indien eine standardisierte elektronische Rechnungsstellung und die Meldung an ein Regierungsportal zur Validierung vor.
Im Vereinigten Königreich gibt es zwar keine grundsätzlichen, verbindlichen Rechtsvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung. Öffentliche Einrichtungen sind jedoch verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie zu empfangen und zu verarbeiten – insbesondere bei öffentlichen Aufträgen. Darüber hinaus zielt die britische Initiative „Making Tax Digital“ (MTD) darauf ab, Steuermeldungen zu digitalisieren. Von Unternehmen wird verlangt, digitale Aufzeichnungen zu führen und Umsatzsteuererklärungen über eine kompatible Software einzureichen.
Es empfiehlt sich dringend, dass Unternehmen die lokalen Vorschriften beachten und ihre E-Invoicing-Lösungen entsprechend anpassen. Insbesondere bei grenzüberschreitenden Transaktionen sollten die Prozesse mit staatlichen Plattformen abgestimmt sein. Die Einführung derartiger Vorschriften erfolgt häufig in Phasen: Der Schwerpunkt liegt zunächst auf größeren Unternehmen, bevor kleinere Betriebe einbezogen werden. Dies erleichtert einen schrittweisen und überschaubaren Weg zur Einhaltung der Rechtsvorschriften.
3. Anforderungen an die Berichterstattung
Die elektronische Rechnungsstellung ist häufig mit strengen Meldepflichten verbunden – den so genannten kontinuierlichen Transaktionskontrollen (CTC) –, die den Steuerbehörden nahezu in Echtzeit Einblick in die Geschäftsvorgänge erlauben. Länder wie Italien und Ungarn verlangen die Meldung von Rechnungsdaten in Echtzeit. Im Gegensatz dazu verwenden Mexiko und Brasilien Freigabemodelle, bei denen die Steuerbehörden die Rechnungen genehmigen müssen, bevor sie an die Käufer ausgestellt werden. Diese Systeme unterstützen die lokalen Steuerbehörden bei der Bekämpfung von Steuerhinterziehung und gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften durch die Überprüfung von Transaktionen.
Wie Sie die elektronische Rechnungsstellung gesetzeskonform umsetzen
E-Invoice-Lösungen optimieren den Prozess der Rechnungsstellung erheblich. Sie machen die physische Bearbeitung, den Druck und den Versand von Papierrechnungen überflüssig – bis hin zu einem schnelleren Rechnungsabschluss. Um dabei alle Standards an die Rechnungsstellung zu erfüllen, sollte Ihr Unternehmen die wichtigsten Modelle und Methoden anwenden.
1. Das semantische Modell EN 16931 der Europäischen Kommission
Die von der Europäischen Kommission eingeführte Norm EN 16931 definiert ein gemeinsames Datenmodell für elektronische Rechnungen in der EU, das in erster Linie für das öffentliche Auftragswesen bestimmt ist. Sie legt ein strukturiertes Format fest, das wesentliche Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Datum, Steuerangaben und Einzelposten enthält und so Konsistenz und Interoperabilität gewährleistet. Diese Normung ist für Unternehmen, die in mehreren europäischen Ländern tätig sind, von entscheidender Bedeutung: Sie vereinfacht die Erfüllung von Vorschriften und grenzüberschreitenden Transaktionen, da sie einen einheitlichen Rahmen für die Rechnungsstellung bietet. Zur Einführung der EN 16931 hat Ihr Unternehmen die Systeme so zu aktualisieren, dass sie Rechnungen entsprechend den Spezifikationen erstellen können. Dadurch wird die nahtlose Integration mit den Systemen verschiedener öffentlicher Stellen erleichtert.
Um die EN 16931 zu erfüllen, muss Ihr Unternehmen sicherstellen, dass die E-Invoicing-Software die erforderliche Datenstruktur und die Übertragungsverfahren unterstützt. Dazu müssen häufig bestehende ERP-Systeme aufgerüstet und an die Norm angepasst werden. Auf diese Weise wird es möglich, Rechnungen gemäß der Anforderungen zu erstellen und zu verarbeiten. Das Modell EN 16931 trägt nicht nur zur Vereinfachung der Rechnungsstellung bei, sondern spielt auch eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Korrektheit und Effizienz von Finanztransaktionen in der EU.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur
Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) sind von zentraler Bedeutung für die Sicherung elektronischer Dokumente und die Gewährleistung ihrer Integrität und Authentizität. Sie sind so konzipiert, dass sie eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft sind, und ermöglichen es, die Identität des Unterzeichners zu überprüfen sowie jede Änderung des Dokuments zu erkennen. Gemäß der eIDAS-Verordnung in der EU sind AES rechtlich anerkannt und haben die gleiche Gültigkeit wie handschriftliche Unterschriften – sofern sie bestimmte Kriterien erfüllen. Die Implementierung von AES beinhaltet in der Regel die Implementierung digitaler Zertifikatsdienste, um sichere und rechtskonforme elektronische Signaturen zu ermöglichen.
Unternehmen benötigen AES, um die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Dokumente, einschließlich elektronischer Rechnungen, zu erfüllen. Die Verwendung von AES stellt sicher, dass Rechnungen sicher signiert und validiert werden – eine wesentliche Voraussetzung für Rechtskonformität bei digitalen Transaktionen. Die sichere Signiermethode trägt zum Schutz vor Betrug und unbefugten Änderungen bei und spielt somit eine entscheidende Rolle bei der elektronischen Rechnungsstellung sowie der sicheren digitalen Kommunikation.
3. Elektronischer Datenaustausch (EDI)
Beim elektronischen Datenaustausch (EDI) handelt es sich um ein standardisiertes Verfahren für Dokumente wie Rechnungen. EDI macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, da Formate wie EDIFACT oder ANSI X12 verwendet werden. Dadurch können verschiedene Systeme effizient miteinander kommunizieren, Fehler werden minimiert und die Transaktionszeiten verkürzt. Die durch EDI erzielte Automation ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die ein großes Transaktionsvolumen abwickeln.
Um EDI nutzen zu können, müssen Unternehmen ihre Systeme mit EDI-Dienstleistern oder -Plattformen integrieren, die den erforderlichen Standard unterstützen und die Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen gewährleisten. Durch diese Integration wird der sichere, automatisierte Austausch elektronischer Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente ermöglicht. Damit wird EDI zu einem zentralen Instrument für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten wollen.
4. Kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) durch Steuerbehörden
Systeme zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (Continuous Transaction Control, CTC) ermöglichen es Steuerbehörden, Transaktionen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zu überwachen. Dies verbessert die Einhaltung von Steuervorschriften erheblich und verringert die Betrugsmöglichkeiten. Länder oder Regionen wie Italien oder Mexiko, die bereits CTC-Systeme nutzen, verlangen von den Unternehmen, dass sie Rechnungsdaten sofort melden oder eine Vorabgenehmigung der Steuerbehörden einholen, bevor Rechnungen an Kunden versandt werden. Dieses Modell setzt voraus, dass Unternehmen ihre Systeme zur Rechnungsstellung mit den staatlichen Plattformen integrieren, um eine genaue und rechtzeitige Datenübermittlung an die Behörden zu gewährleisten.
Die Einführung von CTCs erfordert die Aktualisierung der Geschäftssysteme, um die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Anforderungen einer Echtzeit-Meldung zu erfüllen. Dazu gehört oft auch die Nutzung von APIs, die von den Steuerbehörden für eine nahtlose Datenübertragung bereitgestellt werden. Die Genauigkeit der Daten vermeidet Diskrepanzen, die Prüfungen oder Sanktionen auslösen könnten. Durch die Implementierung von CTCs können Unternehmen ihre Compliance-Prozesse vereinheitlichen und zu transparenteren und effizienteren Systemen für die Steuerberichterstattung beitragen.
KI-Automatisierung und Yokoy: E-Invoice einfach umsetzen
Die KI-gestützte Plattform von Yokoy wurde entwickelt, um die Handhabung elektronischer Rechnungen zu optimieren und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften zu verringern.
Künstliche Intelligenz (KI) hilft dabei, jeden Schritt des elektronischen Rechnungsprozesses zu automatisieren, den manuellen Arbeitsaufwand zu minimieren und die Korrektheit zu steigern. Zu den wichtigsten Merkmalen gehört die automatische Datenerfassung und -validierung durch Yokoy, bei der KI und maschinelles Lernen zum Einsatz kommen. Dadurch kann Yokoy Rechnungsdaten aus verschiedenen Formaten präzise extrahieren und validieren. Auf diese Weise werden Eingabefehler vermieden und eine genauere, einheitliche Datenerfassung der Rechnungen in Ihrem Unternehmen ermöglicht.
Die nahtlose Integration mit ERP-Systemen und anderen Tools ermöglicht eine vereinfachte Datensynchronisation und die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Ein Beispiel dafür: Die automatische Weiterleitung auf der Grundlage vordefinierter Regeln stellt sicher, dass Rechnungen schnell die richtigen Genehmigenden erreichen und unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorschriften.
Um die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen, bietet Yokoy automatisierte Kontrollen in Echtzeit an. Zudem unterstützt Yokoy internationale E-Invoicing-Standards wie EN 16931 und hilft Unternehmen dabei, Sanktionen wegen Nichteinhaltung zu vermeiden. Die KI-gestützten Algorithmen des Systems verbessern die Betrugserkennung, indem sie verdächtige Aktivitäten und Anomalien in Echtzeit identifizieren. Diese proaktive Strategie minimiert Risiken und bietet Schutz vor betrügerischen Transaktionen – mit dem Ziel, dass nur rechtmäßige Transaktionen verarbeitet werden. Da Yokoy häufige Fehler bei der Rechnungsstellung wie Doppelzahlungen reduziert, gewinnen die Abläufe an Effizienz und Präzision.
Nächste Schritte
Die KI-Technologie von Yokoy kann Finanzabteilungen bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützen. Finden Sie heraus, wie Yokoy Ihnen dabei hilft, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die vollständige Kontrolle über Ihre Finanzvorgänge zu behalten. Machen Sie sich ein eigenes Bild davon, indem Sie die Plattform umfassend testen.
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