Die Wahl der richtigen Rechnungssoftware für Ihr Unternehmen
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Erinnern Sie sich manchmal daran, wie es war, als es Tabellenkalkulationssoftware noch nicht gab? Als Excel, Google Sheets und ähnliche Tools schließlich aufkamen, bedeutete das einen großen Fortschritt – und erleichterte den Alltag von Unternehmen enorm. Jetzt stellen Sie sich vor, wie erst KI-basierte Software Ihre Rechnungsverarbeitung – und vielleicht die gesamte Geschäftswelt – revolutionieren könnte. Neugierig? Wir zeigen Ihnen, wie die künstliche Intelligenz von Yokoy genau das möglich macht.
Was Sie für eine intelligente Rechnungsverarbeitung benötigen
Jedes effektive Ausgabenmanagement beruht auf klar definierten Rollen und optimierten Prozessen. Intelligente Lösungen zur Rechnungsverarbeitung helfen Ihrem Unternehmen dabei, diese Strukturen aufzubauen, sofern sie noch nicht vorhanden sind. Mit Hilfe der Automatisierung von Routineaufgaben und der Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien sorgen Sie mit der richtigen Rechnungssoftware dafür, dass jedes Ihrer Teammitglieder seine Aufgaben kennt und festgelegte Prozesse eingehalten werden. Dazu gehört nicht zuletzt, dass Zahlungserinnerungen fristgerecht an die Kreditorenbuchhaltung gemeldet werden – und es so erst gar nicht zu verspäteten Zahlungen kommt. Sie sehen: Allein das stärkt das Verantwortungsbewusstsein und minimiert Probleme bei Finanztransaktionen.
Die Arbeit mit genauen, aktuellen Daten ist für jedes Finanzteam und jeden Entscheidungsträger von immenser Bedeutung – denn nur detaillierte Einblicke in die Ausgaben Ihres Unternehmens ermöglichen eine überlegte Entscheidungsfindung und ein effizientes Budgetmanagement. Mit Analyse- und Reporting-Tools haben Sie Ihre Ausgaben im Blick, erkennen Trends und sind stets informiert. Die daraus resultierenden, fundierten Entscheidungen können zu erheblichen Kosteneinsparungen und einem optimierten Cashflow führen.
Die eigentliche Revolution kommt aber erst mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz: Modernes Ausgabenmanagement setzt auf KI, um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Sie erkennt Unregelmäßigkeiten frühzeitig und kann Rechnungsbetrug und andere Verstöße unterbinden. Sie lernt aus vergangenen Daten und kann zukünftige Ausgaben-Muster vorhersagen. Und: Sie reduziert nicht nur manuelle Aufgaben mittels intelligenter Rechnungscodierung und der Einhaltung von Zahlungsbedingungen – sondern liefert Ihrem Unternehmen auch wertvolle Einblicke, inwiefern sich Ihre gesamte Ausgabenstrategie optimieren lässt.
So gelingt es auch kleinen Unternehmen, durch die Integration von KI von einem reaktiven auf ein proaktives Ausgabenmanagement umzusatteln. Aus diesem Grund sollten Sie nicht auf eine Rechnungssoftware ohne die leistungsstarken Funktionen von künstlicher Intelligenz setzen.
Fragen, die Sie sich bei der Wahl Ihrer Rechnungsverarbeitungslösung stellen sollten
Damit Finanztransaktionen im Unternehmen reibungslos ablaufen, ist eine effiziente Rechnungsverarbeitung unerlässlich. Herkömmliche manuelle Methoden kosten jedoch Zeit, sind fehleranfällig und ineffizient. Intelligente Software ist somit unverzichtbar – denn nur sie ermöglicht es, Routineaufgaben zu automatisieren, Echtzeit-Einblicke zu bieten, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen und die täglichen Herausforderungen im Geschäftsalltag zu meistern. Mit der richtigen Rechnungsverarbeitungssoftware entlasten Sie Ihr Finanzteam und schaffen Raum, damit sich Ihre Mitarbeitenden auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
Moderne, intelligente Software zur Rechnungsverarbeitung sollte dabei selbstverständlich die Erstellung von Online-Rechnungen und eine hohe Benutzerfreundlichkeit bieten, aber vor allem auch auf Automatisierung setzen, damit sich Workflows optimieren und Fehler reduzieren lassen – und letztendlich die Produktivität Ihres Unternehmens gesteigert wird.
Der Markt für Rechnungssoftware ist enorm groß und bietet eine Vielzahl an Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten, Funktionsumfängen und Features. Einige Tools zeichnen sich durch grundlegende Automatisierungsfunktionen aus, die eine einfache Dateneingabe und effiziente Abwicklung von Genehmigungsprozessen ermöglichen. Andere wiederum bieten fortschrittlichere Funktionen wie mobile Apps, Payment-Gateways und nahtlose Integrationen in Ihre ERP-Systeme.
Bei der Wahl des richtigen Tools ist entscheidend, dass es optimal auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele abgestimmt ist. Yokoy bietet beispielsweise eine robuste, skalierbare Lösung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die den vielfältigen Anforderungen von Unternehmen gerecht wird und eine nahtlose Rechnungsverwaltung in allen Bereichen sicherstellt.
Viele Rechnungs-Apps behaupten zwar, intelligent zu sein – doch echte Intelligenz basiert heutzutage auf tief integrierten KI-Funktionen und cloudgesteuerten Systemen. Ist künstliche Intelligenz das Herzstück einer Plattform, ermöglicht sie nicht nur die Vorhersage zukünftiger Trends, sondern bietet auch konkrete Handlungsempfehlungen, die weit über eine einfache automatisierte Rechnungsstellung hinausgehen.
Mithilfe prädiktiver KI lassen sich kommende Ausgabenmuster identifizieren und vorhersagen, wodurch es Ihrem Unternehmen gelingt, effektiver zu planen und zu budgetieren. Präskriptive KI wiederum setzt auf Handlungsempfehlungen und hilft Ihrem Unternehmen so, die Effizienz zu steigern und die Kosten Ihrer Geschäftsprozesse zu reduzieren.
Erst ein solches Intelligenz-Level kann sicherstellen, dass eine Software nicht nur Zahlungsprozesse automatisiert, sondern auch strategischen Mehrwert bietet – und zwar indem sie Ihr Unternehmen dazu befähigt, auf Basis datenbasierter Entscheidungen eine größere Kontrolle über die eigenen Finanzen zu erlangen.
Um die richtige Lösung zu finden, sollten sich Unternehmen die folgenden Fragen stellen:
1. Welche Unternehmensrichtlinien müssen Sie einhalten, und kann das Tool diese berücksichtigen?
Unternehmensrichtlinien müssen in jedem Fall eingehalten werden – egal, ob es um Rechnungsfreigaben, Ausgabenlimits oder das Lieferantenmanagement geht.
- Automatisierung von Richtlinien: Ihre neue Software sollte unternehmensspezifische Regeln und Genehmigungshierarchien automatisch durchsetzen.
- Anpassbare Einstellungen: Die Software sollte es weiterhin ermöglichen, die Richtlinien an die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen, z. B. an individuelle Rechnungen oder andere Anforderungen an die Rechnungsstellung, um so die Einhaltung interner Richtlinien zu gewährleisten.
2. Welche externen Vorschriften müssen Sie einhalten, und kann das Tool diese berücksichtigen?
Neben unternehmensinternen Anforderungen spielt auch die Einhaltung externer Vorschriften – etwa von Steuergesetzen, Datenschutzbestimmungen und Industriestandards – eine entscheidende Rolle bei der Wahl der richtigen Software.
- Einhaltung von Vorschriften: Ihre neue Software sollte sowohl die Einhaltung nationaler als auch internationaler Vorschriften sicherstellen, um Regelverstöße zu vermeiden.
- Prüfpfade und Dokumentation: Das Tool sollte zudem umfassende Aufzeichnungen und Audit Trails für Betriebsprüfungen ermöglichen.
3. Welche Sicherheitsanforderungen muss das Tool erfüllen?
Sicherheit ist selbstverständlich von größter Bedeutung – insbesondere, wenn es um sensible Finanzdaten geht.
- Datenverschlüsselung: Achten Sie darauf, dass die Software auf aktuelle Verschlüsselungstechnologien setzt, um sensible Daten jederzeit vor einem unbefugten Fremdzugriff zu schützen.
- Zugriffskontrollen: Robuste Zugriffskontrolle und Berechtigungsprozesse sind unerlässlich, um den Datenzugriff ausschließlich auf autorisiertes Personal zu beschränken.
- Multi-Faktor-Authentifizierung: Ihre neue Software sollte die Datensicherheit mindestens durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erhöhen.
4. Müssen Sie mehrere Stellen unterstützen?
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Einheiten oder Abteilungen betreibt, sollte die Software Folgendes bieten:
- Verwaltung mehrerer Entitäten: Die Software sollte die Fähigkeit besitzen, die Rechnungsstellung für verschiedene Einheiten innerhalb einer einzigen Plattform zu verwalten.
- Konsolidierte Berichterstattung: Darüber hinaus sollten Sie die Möglichkeit haben, über eine zentrale Berichterstattung einen umfassenden Überblick über sämtliche Einheiten zu erhalten.
5. Wie werden Mitarbeiter auf das Tool zugreifen? Single Sign-On etc.
Bei der Wahl der richtigen Software ist auch die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Mitarbeitenden entscheidend.
- Single Sign-On (SSO): Ihr neues Tool sollte den Anmeldeprozess mittels Einmalanmeldung vereinfachen, dabei aber selbstverständlich sämtliche Sicherheitsstandards einhalten.
- Mobile Zugänglichkeit: Weiterhin sollte die Software Ihren Mitarbeitenden ermöglichen, sich unkompliziert von verschiedenen Geräten aus – einschließlich Android-Smartphones und Tablets – einzuloggen.
6. Inwieweit müssen Sie das Tool für Ihre Arbeitsabläufe anpassen können?
Flexibilität, um sich an spezifische Arbeitsabläufe anzupassen, spielt bei der Auswahl einer geeigneten Rechnungssoftware ebenfalls eine wichtige Rolle.
- Anpassbare Arbeitsabläufe: Ihre neue Software sollte in der Lage sein, Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungseinstellungen und Berichtsformate an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.
- Skalierbarkeit: Weiterhin sollte die Software in der Lage sein, sich anzupassen und zu skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst.
7. Wie skalierbar muss die Lösung sein?
Skalierbarkeit stellt sicher, dass die Software gemeinsam mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
- Umgang mit steigendem Volumen: Ihre Softwarelösung sollte auch eine zunehmende Anzahl von Rechnungen effizient verwalten können – ohne dass dies die Leistung beeinträchtigt.
- Unterstützung bei Expansion: Selbstverständlich sollten sich auch zusätzliche Benutzer, Einheiten, Währungen und Zahlungsoptionen problemlos integrieren lassen, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen expandieren.
8. Gibt es glaubwürdige Erfolgsgeschichten, die beweisen, dass das Tool funktioniert?
Kundenbewertungen, Erfolgsgeschichten und Case Studies vermitteln Vertrauen – achten Sie daher auch darauf, wie zufrieden andere Unternehmen mit der Software sind.
- Kundenbewertungen: Recherchieren Sie Bewertungen und Feedback anderer Softwarenutzer – unabhängig davon, ob es sich bei den Kunden um etablierte Unternehmen oder junge Start-ups handelt.
- Case Studies: Fallstudien geben Ihnen wichtige Erkenntnisse, ob und wie das Tool die Rechnungsverarbeitung für andere Unternehmen verbessert.
9. Lässt sich die Software leicht in Ihre bestehenden Prozesse und Tools integrieren?
Achten Sie darauf, dass eine nahtlose Integration in Ihre aktuellen Systeme möglich ist – denn dies ist entscheidend für die Effizienz.
- Integrationsmöglichkeiten: Ihre neue Software sollte sich problemlos mit Ihren Geschäftstools wie Buchhaltungs-, ERP-, CRM- und Abrechnungssoftware verbinden lassen.
- API-Verfügbarkeit (Application Programming Interface): Die Software sollte zudem Schnittstellen für benutzerdefinierte Integrationen wie Online-Zahlungen (z .B. PayPal) und zum Datenaustausch bieten, um die Kompatibilität mit bestehenden Prozessen sicherzustellen.
10. Gibt es einen guten Kundensupport, der Ihrem Unternehmen bei der Integration hilft?
Nicht zuletzt ist ein guter Kundensupport ein elementares Kriterium, wenn es um die Auswahl der passenden Rechnungssoftware geht – denn dieser sorgt für eine reibungslose Implementierung und unterstützt Sie fortlaufend in der Anwendung Ihrer neuen Software.
- Unterstützung bei der Implementierung: Umfassende Unterstützung während der Einrichtung und Integration sind unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang zwischen alten Systemen und der neuen Software sicherzustellen.
- Fortlaufende Unterstützung: Die richtige Software bietet Ihnen Zugang zu Hilfsangeboten wie Tutorials und Schulungen. Engagierte Account Manager sollten Ihnen beiseite stehen, um eventuell auftretende Probleme umgehend zu lösen.
Die KI-gesteuerte Ausgabenmanagement-Plattform von Yokoy
Dank ihrer Skalierbarkeit, ihrer Flexibilität und den umfassenden Funktionen ist Yokoy die beste Rechnungssoftware für Unternehmen – egal welcher Größe. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet Yokoy eine leicht zu implementierende Lösung, mit der sich Routineaufgaben automatisieren lassen, wiederkehrende Rechnungen erkannt und manuelle Fehler reduziert werden und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und externen Vorschriften sichergestellt wird.
Große Unternehmen profitieren von Yokoys robusten Multi-Entity-Management-Funktionen, die eine nahtlose Verwaltung der Rechnungsstellung über verschiedene Einheiten innerhalb einer einzigen Plattform ermöglichen. Dank anpassbarer Arbeitsabläufe und leistungsstarker Bericht-Tools lässt sie sich genau mit den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens in Einklang bringen – und gewährleistet eine effiziente und konforme Rechnungsverarbeitung, während Ihr Business wächst.
Die von Yokoy entwickelte künstliche Intelligenz hebt sich dabei von den meisten anderen Lösungen auf dem Markt ab, denn sie nutzt fortschrittliche maschinelle Lernalgorithmen, um den gesamten Workflow der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und zu optimieren. Unsere KI erfasst Rechnungsdaten präzise, erkennt Unstimmigkeiten und liefert vorausschauende und empfehlende Einblicke, die Sie bei fundierten Unternehmensentscheidungen unterstützen.
Durch die intelligente Automatisierung werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler minimiert und die Kontrolle über Ihre Ausgaben und Finanzen letztendlich verbessert. Zu den wichtigsten Funktionen der Yokoy-Rechnungsverarbeitung gehören dabei das automatische Scannen und die Datenerfassung von Rechnungen, die Durchsetzung der Einhaltung von Richtlinien, die nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme, umfassende Audit Trails sowie Echtzeit-Analysen und -berichte.
So gelingt es Ihrem Unternehmen, mit der Unterstützung von Yokoy Ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse effizient, sicher und im Einklang mit den geltenden Vorschriften zu verwalten.
Schon heute nutzen mehr als 600 Organisationen weltweit Yokoys umfangreiches Funktionsspektrum:
- Automatisches Scannen und Erfassen von Rechnungsdaten
- Durchsetzung von Richtlinien
- Nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme
- Multi-Entity-Management
- Anpassbare Arbeitsabläufe
- Umfassende Audit Trails
- Echtzeit-Analysen und -berichte
- Erkennung von Anomalien
- Vorausschauende und empfehlende Einblicke
- Mobile Zugänglichkeit und SSO
Nächste Schritte
Erleben Sie selbst, wie Yokoys intelligente Rechnungsverarbeitung Ihre Finanzprozesse revolutioniert und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt. Mit automatischer Datenerfassung, Echtzeit-Reporting, Multi-Entity-Management und zahlreichen weiteren Funktionen sind Sie bestens aufgestellt. Entdecken Sie Yokoys transformative Möglichkeiten – buchen Sie noch heute eine Demo und überzeugen Sie sich selbst!
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