Alles, was Sie über Firmenkarten wissen müssen

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Oskar Duberg

Das Volumen des bargeldlosen Zahlungsverkehrs in der Eurozone beläuft sich auf 167,3 Billionen Euro, so die Europäische Zentralbank. 47 Prozent davon entfallen auf Kartenzahlungen. Es überrascht also nicht, dass Firmenkarten im Ausgabenmanagement mittlerweile eine tragende Rolle spielen. Für Unternehmen sind sie ein effizientes Mittel, finanzielle Aufwände zu überwachen und zu steuern. In der Praxis geben Arbeitgeber diese spezialisierten Finanzinstrumente an ihre Mitarbeitenden heraus, damit diese selbst geschäftliche Transaktionen ausführen können. Worin die Vorteile liegen? Anpassbare Ausgabenlimits, praktische Finanzberichte, aber auch eine nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme.

Aber bei der Nutzung von Unternehmenskarten gibt es noch eine wichtige Komponente: Wie eine Umfrage von Forbes Advisor aus dem Jahr 2023 zeigt, haben 29 Prozent der Unternehmen – darunter Start-ups – 2022 eine Finanzierung über eine Geschäftskreditkarte beantragt. 4,67 Prozent der Befragten nutzten Business-Kreditkarten sogar als primäre Finanzierungsquelle, um ihr Unternehmen in Gang zu bringen.

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Vorteile von Firmenkarten

Firmenkarten bieten oft Prämienprogramme, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Die Anreize können Cashback umfassen, Flugmeilen, oder Punkte, die sich bei geschäftlichen Ausgaben einlösen lassen. Diese Kartenprogramme ermöglichen es Betrieben, ihre Gesamtausgaben effektiv zu senken oder die Prämien zu reinvestieren, um die eigene Schlagkraft zu erhöhen.

 

Ein weiterer entscheidender Vorteil der Karten ist ihre robuste Kostenverfolgung und Berichtsfunktionalität. Da jede Transaktion elektronisch erfasst wird, erhalten Unternehmen einen umfassenden Einblick in Ausgabenmuster, Kategorien und Trends. Diese Daten lassen sich nahtlos in Buchhaltungssysteme integrieren, was den Abstimmungsprozess vereinfacht und präzise Echtzeit-Finanzdaten liefert, anhand derer fundierte Entscheidungen getroffen werden können.

 

Unternehmenskarten können das Cashflow-Management erheblich verbessern, denn zwischen Transaktionsdatum und Fälligkeitsdatum der Zahlung wird ein zinsfreier Zeitraum geschaffen. Das gibt Unternehmen die Flexibilität, ihr Betriebskapital zu optimieren: Abflüsse vom Bankkonto lassen sich aufschieben, was für eine bessere Liquidität sorgt.

 

Außerdem bieten Firmenkarten einen starken Schutz vor illegalen Aktivitäten, denn sie sind mit modernen Sicherheitsmerkmalen und Maßnahmen zur Betrugsprävention ausgestattet, weit über 3-D Secure hinaus. Zu diesen Funktionen gehören das Überwachen von Transaktionen in Echtzeit, Warnungen bei verdächtigem Verhalten und Haftungsschutz bei nicht genehmigten Abbuchungen.

 

Mit anpassbaren Ausgabenkontrollen und detaillierten Aufzeichnungen aller Transaktionen können Unternehmen ihre Ausgabenrichtlinien und die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen präzise durchsetzen, seien es steuerliche Vorschriften oder branchenspezifische Richtlinien. Dies mindert nicht nur das Risiko von Strafen für Compliance-Verstöße, sondern fördert auch eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation. Untersuchungen haben nämlich gezeigt, dass 77 Prozent der Mitarbeitenden mit Karten die Richtlinien in Bezug auf Spesen besser einhalten als diejenigen ohne Karten.

 

Und wo wir gerade von Mitarbeitenden sprechen: Auch die Belegschaft profitiert von Business-Cards. Wenn geschäftliche Dienstleistungen oder Waren nicht aus der eigenen Tasche bezahlt werden müssen, steigert das die Zufriedenheit – außerdem muss sich das Finance-Team nicht länger mit Rückerstattungen herumplagen. Auch werden verschiedene Zahlungslösungen angeboten, die vom individuellen Bonitätsscore unabhängig sind.

Bevor Sie gehen …

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Auf welche Merkmale Sie bei Zahlungskarten für Unternehmen achten sollten

Diese Features sind für unsere Kunden am wichtigsten:

 

Warum diese Funktionen für Sie von Nutzen sein können: Unserer Erfahrung nach sollten Business-Cards anpassbare Ausgabenlimits bieten, damit Einschränkungen etwa auf Basis von Abteilungsbudgets oder Mitarbeiterrollen getätigt werden können. So können Sie Ihre Ausgaben besser kontrollieren, überhöhte Ausgaben vermeiden und sich an den finanziellen Zielen Ihres Unternehmens orientieren.

 

Individuell anpassbare Freigabe-Workflows sind für Unternehmen mit komplexen Autorisierungsprozessen unerlässlich. Moderne Corporate Cards ermöglichen es, personalisierte Genehmigungsstrukturen zu schaffen. Dann können einzelne Teammitglieder die Transaktionen nach vordefinierten Kriterien bewerten und freigeben – der gesamte Ablauf wird noch transparenter.

 

Virtuelle Karten sind eine sichere und benutzerfreundliche Alternative zu herkömmlichen physischen Karten, für Online-Zahlungen im Speziellen. Ihr Finance-Team kann für jede kontaktlose Transaktion eine neue Kartennummer generieren und so das Risiko von Betrug und Missbrauch verringern. Außerdem lassen sie sich in Online-Ausgabenverwaltungssysteme integrieren, was das Zahlungsmanagement vereinfacht und die Sicherheit erhöht.

 

Unternehmenskarten mit automatisiertem Abgleich verbessern das Ausgabenmanagement, indem Transaktionen selbständig den entsprechenden Quittungen oder Rechnungen zugewiesen werden. Durch diese Automatisierung werden manuelle Fehler erheblich reduziert und der Prozess beschleunigt. Heißt auch: Sie haben Ihre Ausgaben stets im Blick, und das in Echtzeit.

 

Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in Firmenkarten revolutioniert das Spesenmanagement. Algorithmen untersuchen Transaktionsdaten auf Muster, Trends und Unregelmäßigkeiten und ermöglichen so eine proaktive Risikominimierung und Ausgabenoptimierung. KI-gestützte Insights helfen Ihrem Unternehmen, Einsparpotenziale und betrügerische Aktivitäten aufzudecken und Ausgabenstrategien zu entwickeln.

Yokoy Pay und Yokoy Expense: Effizienteres Ausgabenmanagement

Yokoy Pay und Yokoy Expense sind zwei Kernbestandteile der Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy.

 

Yokoy Pay verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen abwickeln und Geschäftsreisen abrechnen. Einfache und intuitive Zahlungslösungen wie Kredit- und Debitkarten sowie unsere Yokoy Smart Lodge Card machen den Unterschied.

 

Yokoy Expense vereinfacht die oft komplexe und zeitaufwändige Spesenabrechnung, indem es Finance-Teams eine übersichtliche, benutzerfreundliche Plattform zur Ausgabenverwaltung bereitstellt. Mitarbeitende können kinderleicht Belege erfassen, Ausgaben kategorisieren und Rückerstattungsanträge direkt auf der Plattform oder in der mobilen App einreichen – manuelle Dateneingabe und Papierformulare werden überflüssig.

 

Die fortschrittlichen KI-Funktionen gleichen automatisch Ausgaben mit den entsprechenden Transaktionen ab und weisen auf etwaige Diskrepanzen oder Richtlinienverstöße hin. Diese Automatisierung beschleunigt nicht nur den Freigabeprozess, auch die Compliance mit Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Regelungen profitiert.

 

Darüber hinaus ermöglicht Yokoy Expense das Nachverfolgen von Spesen in Echtzeit. Finance-Teams können so Ausgabenmuster erkennen, Möglichkeiten zum Einsparen von Kosten auswerten und datengestützte Entscheidungen treffen.

Yokoy Smart Lodge Card

Eine Karte für alle Reisebuchungen

Bezahlen Sie sicher für alle Flüge, Bahnreisen, Hotels und andere Reisedienstleistungen mit einer zentralen Smart Lodge Card. Keine Transaktionsgebühren, keine Fremdwährungsgebühren, keine Kartengebühren.

Wie Sie die Vorteile von Businesskarten bestmöglich nutzen

Wer das volle Potenzial von Geschäftskarten ausschöpfen möchte, sollte strategisch an die Sache herangehen:

 

1. Wählen Sie eine Firmenkarte, die zu Ihnen passt

Zunächst sollten Sie die individuellen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens ermitteln. Wählen Sie eine Karte, die Ihre Ausgabenentwicklung widerspiegelt, branchenspezifische Vorteile bietet und Funktionen wie einen anpassbaren Verfügungsrahmen und umfassende Ausgabenverfolgung umfasst. Machen Sie sich Gedanken dazu, auf welches Zahlungsnetzwerk Sie sich verlassen wollen – Visa und Mastercard sind beide vertrauenswürdig und werden weltweit akzeptiert. Achten Sie natürlich auch auf die jährlichen Gebühren und Zinssätze. Zusätzliche Leistungen wie eine Reiseversicherung oder ein Einkaufsschutz können ebenfalls von Vorteil sein.

 

2. Denken Sie über Ihr gesamtes Ausgabenmanagement nach (nicht nur über Karten)

Durchleuchten Sie Ihr Ausgabenmanagement vom Procurement bis zum Zahlungsabgleich. Suchen Sie nach Lösungen, die sich nahtlos in Ihre Buchhaltungssysteme und Verwaltungstools integrieren lassen. So können sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Firmenkarten ziehen.

 

3. Regelmäßige Überwachung Ihrer Ausgaben

Überprüfen Sie Ihre typischen Ausgaben und Kartenzahlungen. Wenn Sie Ihre Ausgaben systematisch auswerten, können Sie leicht Anpassungen vornehmen, z. B. Budgets umverteilen oder Lieferantenvereinbarungen neu verhandeln. So zahlen Sie auf die Unternehmensziele ein und erhöhen Ihre Kapitalrendite (ROI).

 

4. Zentralisieren Sie Ihr Ausgabenmanagement ganzheitlich

Vereinfachen Sie die Abläufe rund um Ihr Ausgabenmanagement, wo immer es geht. Zentralisieren Sie den Einkauf, die Rechnungsstellung und das Reporting. Durch bessere Prozesse sinkt der Verwaltungsaufwand enorm.

 

5. Schulen Sie Ihre Belegschaft

Ihre Teammitglieder sollten lernen, wie sie die Geschäftskarten gemäß Ihrer Unternehmensrichtlinien einsetzen. Klären Sie sie über die Bedeutung von Compliance auf, damit ihre Aktivitäten mit den Zielen Ihres Unternehmens in Einklang stehen.

Wie Sie mit Yokoy mehrere Firmenkarten nutzen können

Yokoy bietet eine Reihe leistungsstarker Firmenkarten-Optionen, die speziell darauf ausgelegt sind, verschiedenste Geschäftsanforderungen zu erfüllen:

Prepaid-Karten: Aufladbare Karten, sogenannte Prepaid-Karten, funktionieren ähnlich wie Debitkarten: Geld wird auf die Karte übertragen, bevor sie eingesetzt wird. Sie sind für Firmen geeignet, die ihre Ausgaben streng regulieren und überwachen möchten. Die Prepaid-Karten von Yokoy zeichnen sich durch Anpassbarkeit und hohe Sicherheitsstandards aus, denn Sie können Kartenlimits festlegen und alle Transaktionen in Echtzeit überblicken.

Debitkarten: Debitkarten werden direkt mit einem Geschäftskonto verbunden, wodurch sie einen bequemen Zugang zu Geldmitteln ermöglichen – ohne dass Schulden entstehen. Sie richten sich an Unternehmen, die auf einfachen und unmittelbaren Zahlungsverkehr Wert legen. Mit Yokoy lassen sich Debitkarten nahtlos in Ausgabenmanagement-Plattformen integrieren, was die Verfolgung und die Abstimmung von Geschäftsausgaben vereinfacht.

Geschäftsreisekarten (Yokoy Smart Lodge Cards): Firmenkarten für Geschäftsreisen, etwa die Yokoy Smart Lodge Cards, vereinfachen die Verarbeitung reisebezogener Unternehmensausgaben. Geldmittel für Unterkunft, Verpflegung und Fahrtkosten lassen sich im Vorfeld einer Reise bereitstellen. Mit den Yokoy Smart Lodge Cards können Unternehmen ihre Reisekostenabrechnung optimieren, die Einhaltung von Reiserichtlinien sicherstellen und dem jeweiligen Karteninhaber eine bequeme Zahlungsmethode für unterwegs bieten – ob in Deutschland oder weltweit.

Virtuelle Karten: Virtuelle Firmenkarten dienen als digitales Gegenstück zu physischen Karten und werden für Online-Transaktionen verwendet. Die virtuellen Karten von Yokoy lassen sich einfach erstellen, verwalten und sperren – so mindern sie das Risiko von Betrug und nicht autorisierter Transaktionen, während die Verarbeitung der Ausgaben und der Abgleich von Rechnungen und Belegen vereinfacht wird.

Bitpanda setzt auf die smarten Firmenkarten von Yokoy

„Wir haben uns für die Yokoy-Karte als unsere Firmenkarte entschieden, weil wir dank des Nullgebührenmodells nicht nur auf der Kostenseite eine optimale Lösung genießen, sondern uns gleichzeitig viel manuellen Verwaltungsaufwand ersparen können.“ Dadurch wird unser Ausgabenmanagement viel klarer und effizienter.“

Peter Grausgruber, former CFO Bitpanda

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Wie Sie mit Yokoy mehrere Firmenkarten nutzen können

Als einer der Global Player in der Hospitality- und Catering-Branche überzeugt DO & CO durch seinen Gourmet-Qualitätsanspruch in den Bereichen Airline-Catering, Event-Catering sowie innerhalb seiner Restaurants, Lounges und Hotels. „Vor dem Einsatz von Yokoy sahen wir uns mit der Herausforderung konfrontiert, dass Dokumente verloren gingen, zwischen Abteilungen hin- und hergeschoben wurden und Daten aufgrund von manuellen Eingaben und mangelnder Koordination doppelt vorhanden waren. Diese Inkonsistenz im Spesenmanagement führte zu unterschiedlichen Arbeitsabläufen und Freigabeprozessen in unseren Business Units“, sagt Johannes Echeverria, CFO bei DO & CO.

 

Yokoy führte eine Lösung ein, die intelligente Corporate Cards und ein hoch performantes Ausgabenmanagement-Tool in sich vereint. Damit änderte sich bei DO & CO der Umgang mit Dienstreisen und Spesen grundlegend: Die Yokoy-Firmenkarten und -Plattform zur Spesenverwaltung automatisierte den gesamten Prozess, von der Transaktionserfassung bis hin zu Compliance-Prüfungen und Datenkategorisierung.

 

Dadurch entfiel nicht nur die manuelle Dateneingabe, sondern es wurden auch die Freigabeabläufe standardisiert. Das Ergebnis: DO & CO verfügt heute über ein effizienteres und transparenteres Spesenmanagementsystem. In finanzieller Hinsicht konnte das Unternehmen durch die Implementierung der Lösungen von Yokoy eine bemerkenswerte Investitionsrendite von 550 Prozent erzielen.

Der Umstieg auf Yokoy zeigt Wirkung

Comparis bietet umfassende Vergleiche und Gegenüberstellungen an, etwa von Krankenkassen und Handytarifen. Auch im Immobilien- und Fahrzeugmarkt ist der Anbieter aktiv. Angesichts von Problemen mit dem bisherigen Ausgabenmanagementsystem entschied sich Comparis zunächst für eine kostengünstigere Yokoy-Alternative, die eine Integration mit den bestehenden ERP-Systemen versprach. Die Einführung erwies sich jedoch als komplexer und unflexibler als erwartet, was zu unbefriedigenden Ergebnissen führte. Die damalige CFO von Comparis, Vivian Mohr, entschied sich daraufhin für den Wechsel zu Yokoy: „Mit Yokoy dauerte die Implementierung dreieinhalb Wochen. Die Zusammenarbeit war sehr professionell. Wenn es Probleme gab, wurden sie schnell gelöst.“

 

Mit den fortschrittlichen Softwarelösungen von Yokoy hat Comparis seine Spesenabrechnung vollständig digitalisiert und sich von veralteten Ansätzen auf Papier und in Excel-Tabellen verabschiedet. Die Integration mit den ERP-Systemen von Comparis aktualisiert die Daten von Kartentransaktionen in Echtzeit und verbessert somit die Genauigkeit und Aktualität der finanziellen Berichte.

Finanzielle Abläufe optimieren

Das 2019 in Kemptthal (Schweiz) gegründete Unternehmen Planted hat sich durch innovative und nachhaltige Fleischersatzprodukte auf pflanzlicher Basis schnell zu einem Vorreiter in der Foodtech-Branche entwickelt. Mit der internationalen Expansion wurden die Komplexität des Ausgabenmanagements und Herausforderungen in puncto Skalierbarkeit immer stärker deutlich. Anfangs wurden die Finanzvorgänge von Planted von papierbasierten, manuellen Prozessen und unzusammenhängenden Softwarelösungen behindert, insbesondere in den Bereichen Procure-to-Pay (P2P) und Reisekostenabrechnung (T&E).

 

Planted erkannte, dass für die eigene Ausgabenverwaltung ein skalierbarer und flexibler Ansatz gefragt war. Das Unternehmen entschied sich für die modulare Suite von Yokoy, die sich durch ihre Anpassbarkeit und vielfältige Integrationen über eine offene API auszeichnet. Diese strategische Entscheidung ermöglichte es Planted, Yokoy nahtlos in den bestehenden Technologie-Stack zu integrieren und sich schnell an die neue Software und operative Prozesse zu gewöhnen.

Mit Yokoy behält Planted die Ausgaben unter Kontrolle

„Eine Firmenkarte soll sicher und unkompliziert sein – und genau das bietet die Yokoy Mastercard. Darüber hinaus ist die Karte smart, was uns viel Zeit spart.“

Christoph Jenny, Co-founder Planted

Nächste Schritte

Sind Sie bereit, die Prozesse im Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens besser zu kontrollieren? Dann ist Yokoy die Antwort. Mit leistungsstarken Firmenkarten-Lösungen und einer KI-gestützten Plattform bietet Yokoy Echtzeit-Insights und Automatisierungen, um finanzielle Abläufe zu vereinfachen – damit Ihr Team sich auf strategisches Wachstum und Innovation konzentrieren kann. Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie, was Yokoy für Ihren Bargeldlos-Zahlungsverkehr leisten kann.

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