Individuelle Ausgabenlimits mit Smart Corporate Cards festlegen
- Last updated: September 14, 2023
- Corporate cards, Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
Finanzexperten haben schon lange mit den Einschränkungen herkömmlicher Firmenkarten zu kämpfen. Eines der lästigsten Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, ist die Notwendigkeit, zeitaufwändige und oft frustrierende Bankgespräche zu führen, wenn Anpassungen der Ausgabenlimits erforderlich sind.
Diese veraltete Praxis kostet nicht nur wertvolle Stunden, sondern schafft auch unnötige Hürden auf dem Weg zu einem effektiven Ausgabenmanagement.
Einschränkungen herkömmlicher Firmenkarten
Herkömmliche Firmenkarten waren zwar einst bahnbrechend, für Finanzexperten sind sie jedoch zu einer Quelle der Frustration geworden.
Diesen Karten fehlt die erforderliche Flexibilität und Agilität, um sich an die Dynamik moderner Geschäftsausgaben anzupassen. Aufgrund ihrer starren Strukturen und veralteten Prozesse sind sie für das schnelle Tempo der heutigen Finanzlandschaft nicht geeignet.
Um nur einige ihrer Einschränkungen aufzulisten:
- Verwaltungsaufwand: Der Erwerb neuer Firmenkarten oder die Anpassung der Ausgabenlimits bei herkömmlichen Karten ist mit einem mühsamen und zeitintensiven Verwaltungsvorgang verbunden. Finanzexperten sind mit Papierkram, hin- und hergehender Kommunikation mit Banken und einer Vielzahl bürokratischer Hürden belastet.
- Manuelle Prozesse: Der gesamte Prozess ist aufgrund der zahlreichen manuellen Schritte sehr zeitaufwändig. Dieser manuelle Ansatz erhöht nicht nur das Fehlerrisiko, sondern lenkt auch wertvolle Personalressourcen von strategischeren Finanzaufgaben ab.
- Komplexität und Ineffizienz: Finanzteams müssen oft mit mehreren Kartenanbietern jonglieren, von denen jeder seine eigenen Regeln, Verfahren und Einschränkungen hat. Diese Komplexität kann zu Ineffizienz, Verwirrung und erhöhtem Verwaltungsaufwand führen.
- Eingeschränkte Sichtbarkeit der Mitarbeiterausgaben: Der statische Charakter herkömmlicher Unternehmenskarten und die Einhaltung veralteter Prozesse erschweren es Finanzexperten, den Überblick über die Mitarbeiterausgaben zu behalten. Selbst wenn Beschränkungen bestehen, erhalten Finanzteams erst am Ende des Monats, während des Monatsabschlussprozesses, vollständigen Einblick in die Geschäftsausgaben.
- Mehrere Kartenanbieter und Unternehmen: Buchhaltungsteams in globalen Unternehmen arbeiten oft mit mehreren Kartenanbietern für ihre verschiedenen Unternehmen zusammen. Dies macht den Kartenbestellvorgang sowie die Anpassung der Ausgabenlimits noch umständlicher.
- Eingeschränkte Kontrolle: Darüber hinaus hat das Buchhaltungsteam nur sehr wenig Kontrolle über die Ausgabenlimits, da alles außerhalb ihrer IT-Infrastruktur liegt.
- Reaktiver Ansatz: Mit herkömmlichen Geschäftskarten ist es für das Buchhaltungsteam praktisch unmöglich, unterwegs Karten auszugeben oder neue Limits festzulegen, sodass Sonderwünsche, etwa wenn ein Mitarbeiter für eine Veranstaltung eine temporäre Karte benötigt, nur sehr schwer zu berücksichtigen sind.
Angesichts dieser Einschränkungen ist es offensichtlich, dass traditionelle Firmenkarten nicht nur Relikte der Vergangenheit sind; Sie sind Hindernisse für Fortschritt und Effizienz in der Finanzwelt.
Bevor Sie gehen …
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Was das für Finanzprofis bedeutet
Um das Ausmaß des Problems zu verdeutlichen, betrachten Sie die folgenden Statistiken:
- Im Durchschnitt verbringen Finanzteams 20 Stunden pro Monat und Mitarbeiter mit der Verwaltung von Unternehmenskarten und damit verbundenen Aufgaben.
- Darüber hinaus berichten überwältigende 70 % der Finanzexperten von ihrer Frustration über den Zeit- und Arbeitsaufwand, der selbst für einfache Anpassungen der Ausgabengrenzen erforderlich ist.
Um die Frustration zu veranschaulichen, mit der Finanzexperten konfrontiert sind, betrachten wir die Erfahrung des Finanzteams eines globalen Konzerns.
Als plötzlich die Notwendigkeit entstand, die Ausgabengrenzen für ein Team von Vertriebsleitern anzupassen, die an einem wichtigen Kundentreffen im Ausland teilnahmen, geriet die Finanzmanagerin in einen bürokratischen Albtraum.
Mehrere Telefonanrufe und E-Mails später dauerte die einfache Anpassung der Ausgabenlimits fast eine Woche, was übermäßigen Stress verursachte und die Fähigkeit des Unternehmens beeinträchtigte, eine lukrative Geschäftschance zu ergreifen.
Das traditionelle Firmenkartenmodell bedarf dringend einer Überarbeitung, und die gute Nachricht ist, dass es eine transformative Lösung gibt: intelligente Firmenkarten.
Intelligente Firmenkarten revolutionieren die Art und Weise, wie Finanzexperten ihre Ausgaben verwalten, und beseitigen die traditionellen Probleme und Ineffizienzen, die die Branche seit langem plagen.
Diese intelligenten Zahlungslösungen konsolidieren die verschiedenen Kartentypen in einer einzigen, benutzerfreundlichen Ausgabenverwaltungsplattform und vereinfachen so die Verwaltung verschiedener Ausgabenkategorien wie Werbung, Reisen, Marketing, Software und Büroveranstaltungen.
In den folgenden Abschnitten werden wir untersuchen, wie diese Mitarbeiterkarten eine Erholung von den Frustrationen der Vergangenheit bieten und einen Weg zu einem optimierten, effizienten Ausgabenmanagement bieten.
Mit Yokoy behält Planted die Ausgaben unter Kontrolle
„Eine Firmenkarte soll sicher und unkompliziert sein – und genau das bietet die Yokoy Mastercard. Darüber hinaus ist die Karte smart, was uns viel Zeit spart.“
Christoph Jenny, Co-founder Planted
Kontrollieren Sie Ausgabenlimits mit Smart-Corporate-Karten
Mit intelligenten Unternehmenskarten können Finanzteams von einer zentralen Plattform aus Ausgabenlimits festlegen und die Ausgaben der Mitarbeiter in Echtzeit überwachen. Mal sehen, wie sie funktionieren.
KARTEN UNTERWEGS BESTELLEN
Mit den intelligenten Unternehmenskarten von Yokoy können Finanzteams neue Ausgabekarten erstellen – virtuell oder physisch – und die Ausgabenlimits unterwegs über den Desktop oder die mobile App festlegen.
Die Währung, der Ausgabebetrag und die Ausgabehäufigkeit können von Anfang an eingerichtet und bei Bedarf später angepasst werden. Die Standardoptionen zur Auswahl sind:
- Physische Mitarbeiterkarte,
- Virtuelle Mitarbeiterkarte,
- Virtuelle Karte mit hohem Ausgabenvolumen, und
- Physische Karte mit hohem Ausgabenvolumen.
Die Anzahl der auszugebenden Karten ist unbegrenzt und es besteht keine Notwendigkeit, eine Bank anzurufen. Der Vorgang ist sehr einfach und bequem.
Detaillierte Kostenkontrolle und individuelle Ausgabenlimits
Die Yokoy-Karten bieten detaillierte Mechanismen zur Ausgabenkontrolle. Finanzteams können nicht nur Gelder zuweisen, wann und wo sie benötigt werden, und Ausgabengrenzen und -kontrollen für einzelne Mitarbeiter festlegen, sondern auch die Verwendung von Karten für bestimmte Arten von Ausgaben einschränken.
Beispielsweise kann eine Karte nur für Marketingausgaben ausgestellt werden, während eine andere Karte als Reise- oder Tankkarte dienen kann. Im letzteren Fall wird die Karte nur dann akzeptiert, wenn die Ausgabe in die zugewiesene Kategorie passt.
Bitpanda setzt auf die smarten Firmenkarten von Yokoy
„Wir haben uns für die Yokoy-Karte als unsere Firmenkarte entschieden, weil wir dank des Nullgebührenmodells nicht nur auf der Kostenseite eine optimale Lösung genießen, sondern uns gleichzeitig viel manuellen Verwaltungsaufwand ersparen können.“ Dadurch wird unser Ausgabenmanagement viel klarer und effizienter.“
Peter Grausgruber, former CFO Bitpanda
VORZAHLUNGEN FÜR MITARBEITER
Intelligente Firmenkarten sind eine Lebensader für Mitarbeiter, die für kurzfristige Geschäftsreisen Vorauszahlungen benötigen. Durch die einfache Einrichtung spezifischer Ablaufdaten und vorgegebener Ausgabenlimits können Mitarbeiter diese Karten sofort erhalten und so ein nahtloses und stressfreies Erlebnis gewährleisten.
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter reist nicht häufig und verfügt daher nicht über eine Firmenkreditkarte. Er hat jedoch einen dringenden Kundenbesuch und benötigt eine Karte, die seine Kosten für Unterkunft, Flüge und alle Reisekosten abdeckt.
Auf seiner Privatkarte gibt es kein hohes Ausgabenlimit, daher benötigt er eine Vorauszahlung oder eine Überweisung, um seine Reise zu finanzieren.
Die virtuellen Smart-Corporate-Cards von Yokoy sind in diesem Szenario die perfekte Lösung. Die Karte kann mit einem Klick bestellt werden und der Mitarbeiter erhält sie und kann sie umgehend über sein Mobiltelefon nutzen.
Intelligente Firmenkarten
Intelligent bezahlen
Mit den intelligenten Firmenkarten von Yokoy vereinfachen Sie Ihre Kartenadministration und behalten in Echtzeit den Überblick sowie die volle Kontrolle über Geschäftsausgaben weltweit.
ZENTRALISIERTE KARTENVERWALTUNG
Die Yokoy-Plattform bietet vollständigen Einblick in die Unternehmensausgaben. In ihrem Admin-Bereich können Finanzteams alle ihre Karten einsehen, einschließlich des aktuellen Kontostands, der Reservierungen und des noch verfügbaren Betrags.
Über das zentrale Dashboard können sie unterwegs in Echtzeit Geld auf eine Karte oder ein Konto überweisen. Darüber hinaus kann das Buchhaltungsteam Karten mit wenigen Klicks sperren und kündigen.
Die Plattform kann so konfiguriert werden, dass sie Push-Benachrichtigungen für Autorisierungen ausgibt und potenziell betrügerische Zahlungen in Echtzeit erkennt, um Compliance sicherzustellen und Mehrausgaben und Betrug zu verhindern.
Nächste Schritte
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass intelligente Firmenkarten die Art und Weise verändern, wie Finanzexperten ihre Ausgaben verwalten, und einen Weg zu einer optimierten, effizienten Ausgabenverwaltung bieten.
Wenn Sie die Yokoy-Smartcards in Aktion sehen möchten, können Sie unten eine Demo buchen.
Sehen Sie Yokoy in Aktion
Führen Sie alle Spesen, Lieferantenrechnungen und Zahlungen mit Firmenkarten in einer integrierten und KI-gestützten Plattform zusammen.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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