Wie Sie mit künstlicher Intelligenz Ihr Lieferantenrechnungsmanagement verbessern
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Es gibt kaum einen Unternehmensbereich, der sich in den vergangenen Monaten nicht mit der Frage „Wie können wir von künstlicher Intelligenz profitieren?“ auseinandergesetzt hat. Die rasante Entwicklung neuer Technologien, gepaart mit öffentlichkeitswirksamen Anwendungen wie Open AIs ChatGPT, haben das Interesse und die Nachfrage nach dem Einsatz von KI in Unternehmen noch weiter verstärkt.
Dieser Trend macht auch vor den Finanzabteilungen nicht halt: Ein Bereich, dem hierbei eine besondere Aufmerksamkeit zuteil wird, ist das KI-Rechnungsmanagement. In diesem Leitfaden erläutern wir, wie künstliche Intelligenz dazu beitragen kann, die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und die Verwaltung von Lieferantenrechnungen zu verbessern.
Die 7 wichtigsten Vorteile des Rechnungsmanagements
Das Rechnungsmanagement definiert die systematische Bearbeitung von eingehenden Rechnungen – vom Eingang bis zur Zahlung. Darunter fallen Tätigkeiten wie die Erfassung der Rechnungsdaten, die Validierung von Informationen, Freigaben und natürlich das Sicherstellen der rechtzeitigen Zahlung.
Um einen reibungslosen Kreditorenbuchhaltungsprozess in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten, lohnt es sich, Ihr Rechnungsmanagement-Tool in Ihre bestehenden Finanz- und Buchhaltungssysteme zu integrieren – denn die Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung dieser Prozesse bringt viele Vorteile mit sich.
1. Optimierte Arbeitsabläufe
Mit modernen Lösungen für Ihre Rechnungsverwaltung digitalisieren und automatisieren Sie den gesamten Prozess – von der Rechnungserfassung bis zur Genehmigung und Zahlung. Eine manuelle Eingabe der Daten ist nicht mehr notwendig. Dadurch können Sie Engpässe reduzieren und den Rechnungszyklus beschleunigen.
Schnellere Bearbeitungszeiten: Dank automatisierter Prozesse lässt sich die Anzahl manueller Aufgaben bei der Rechnungsverwaltung erheblich reduzieren. Die Bearbeitung von Rechnungen in Echtzeit ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Zahlungsfristen einzuhalten und die betriebliche Effizienz insgesamt zu steigern.
Einheitliche Arbeitsabläufe: Mit standardisierten Verfahren stellen Sie sicher, dass jede Ihrer Rechnungen einheitlich bearbeitet wird, sodass Abweichungen bei der Bearbeitung minimiert werden. Diese Konsistenz steigert nicht nur die Produktivität, sondern erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und das Onboarding von Systemen.
2. Verbesserter Cashflow
Ein effektives Rechnungsmanagement wirkt sich direkt auf den Cashflow aus, indem es Zahlungsverzögerungen vermeidet und das Betriebskapital optimiert.
Vorhersehbarer Cashflow: Mit Echtzeit-Einblicken in ausstehende Rechnungen und Zahlungspläne kann Ihr Finanzteam den Cashflow genauer vorhersagen. Ihr Unternehmen profitiert davon, indem Sie Ausgaben und Investitionen sicher planen können – denn Sie wissen stets, wann Mittel verfügbar sein werden.
Besseres Liquiditätsmanagement: Genaue Prognosen tragen dazu bei, gesunde Liquiditätsreserven aufrechtzuerhalten, sodass Ihr Unternehmen Chancen ergreifen und unerwartete Herausforderungen ohne finanziellen Druck bewältigen kann. Dies unterstützt die strategische Planung sowohl kurz- als auch langfristiger Ziele.
3. Bessere Beziehungen zu Lieferanten
Pünktliche und korrekte Zahlungen fördern die Beziehung zu Ihren Lieferanten, von der Ihr Unternehmen wiederum etwa durch Frühzahlerrabatte und eine engere Zusammenarbeit profitiert.
Gestärktes Vertrauen: Zuverlässige Zahlungen schaffen Glaubwürdigkeit bei Lieferanten und stärken das gegenseitige Vertrauen. Eine starke Beziehung kann zu einem verbesserten Service und der Priorisierung Ihres Unternehmens in Zeiten hoher Nachfrage oder begrenztem Angebot führen.
Stärkere Verhandlungsposition: Positive Beziehungen können zu günstigeren Konditionen und Rabatten führen. Indem Ihr Unternehmen Zuverlässigkeit demonstriert, können Sie sich bessere Preise, Zahlungsbedingungen und exklusive Angebote sichern, was langfristig wiederum die Kosten senkt.
4. Skalierbarkeit
Wächst Ihr Unternehmen, nimmt auch das Rechnungsvolumen zu. Digitale Rechnungsverwaltungssysteme sind darauf ausgelegt, dieses Wachstum mühelos zu bewältigen – und zwar ohne, dass die Effizienz darunter leidet.
Anpassungsfähigkeit: Mit einer durchdachten Rechnungsmanagement-Lösung bewältigen Finanzteams das erhöhte Volumen und die zunehmende Komplexität von Rechnungen problemlos. Durch die Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Formate und Prozesse lässt sich sicherstellen, dass Ihre Finanzprozesse auch dann reibungslos und effizient verlaufen, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Zukunftssicher: Skalierbare Lösungen ermöglichen ein langfristiges Wachstum Ihres Unternehmens, da Sie bei Bedarf jederzeit neue Funktionen und Integrationen hinzufügen können. Für Sie geht diese Art von Flexibilität mit der Möglichkeit einher, Abläufe kontinuierlich zu verbessern – ohne die Systeme komplett ändern zu müssen.
5. Weniger Fehler
Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist von Natur aus anfällig für Fehler und zieht nicht selten teure Unstimmigkeiten nach sich. Wer auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung setzt, profitiert hingegen von Genauigkeit und Konsistenz – mit folgenden Ergebnissen:
Weniger Fehler: Durch die automatisierte Erfassung von Rechnungen minimieren Sie das Risiko menschlicher Fehler in der Rechnungsverarbeitung wie z. B. falsches Eingeben oder Ablegen. Genaue Prozesse reduzieren wiederum den Zeitaufwand für Korrekturen und verringern so das Potenzial finanzieller Verluste.
Weniger Rechtsstreitigkeiten: Eine genaue Verarbeitung senkt die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten und Korrekturen, was zu einer reibungsloseren Interaktion mit Ihren Lieferanten führt und den administrativen Aufwand zur Lösung möglicher Konflikte verringert.
6. Bessere Entscheidungsfindung
Durch digitale Lösungen erhalten Sie wertvolle Einblicke dank fortschrittlicher Metriken und Reporting-Tools, die es Ihrem Finanzteam ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Datengetriebene Einblicke: Der Zugang zu detaillierten Metriken und Analysen zu Ausgabenmustern, Lieferantenleistungen und der allgemeinen finanziellen Situation Ihres Unternehmens gibt Ihnen die erforderlichen Informationen für strategische Entscheidungen. Diese Einblicke erleichtern wiederum Budgetanpassungen und Investitionsentscheidungen.
Strategische Planung: Ein besserer Einblick in die eigenen Finanzprozesse hilft Ihnen bei langfristigen Planungen und der Strategieentwicklung. Durch den Zugang zu besseren Daten kann Ihr Finanzteam seine Bemühungen an den Unternehmenszielen ausrichten – das führt zu einer effektiveren Ressourcenzuweisung und einem besseren Risikomanagement.
7. Geringeres Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften
Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften zu verringern. Digitale Rechnungsmanagement-Lösungen gewährleisten die Einhaltung von Gesetzen und Standards durch:
Automatisierte Compliance-Prüfungen: Integrierte Funktionen überprüfen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und stellen sicher, dass jede Ihrer Rechnungen den erforderlichen gesetzlichen Normen entspricht. Durch die Automatisierung können Sie das Risiko von Compliance-Verstößen und die Gefahr von Strafen und Reputationsschäden vermeiden.
Prüfpfade: Durch die sorgfältige Aufzeichnung aller Transaktionen entsteht ein klarer Prüfpfad, der die Validierung und Überprüfung erheblich vereinfacht. Diese Transparenz unterstützt Sie nicht nur bei der Einhaltung von Vorschriften, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Stakeholder in die Integrität der Finanzpraktiken Ihres Unternehmens.
KI-gestützte Rechnungsverarbeitung für ein besseres Management von Lieferantenrechnungen
Wenn es um intelligente Lösungen im Bereich Rechnungsmanagement geht, ist es wichtig zu verstehen, was OCR und Robotic Process Automation (RPA) sind – und weshalb sie keine echten künstlichen Intelligenzen darstellen. Warum das so ist, klären wir jetzt.
Veraltete Technologien vs. KI im Zentrum der Technologie
Automatisierte Texterkennung (engl. Optical Character Recognition, OCR) wandelt verschiedene Dokumentarten, wie gescannte Papierrechnungen oder PDF-Dateien, in bearbeitbare und durchsuchbare Daten um. Durch die Erkennung von Text in Bild lässt sich die Datenerfassung leichter automatisieren. Probleme können jedoch bei unterschiedlichen Rechnungsformaten, Handschriften oder Scans von minderwertiger Qualität auftreten, was Fehler nach sich zieht, die manuell korrigiert werden müssen.
Robotic Process Automation (RPA) ist ein Ansatz der Prozessautomatisierung, bei dem sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden, indem menschliche Interaktionen mit Softwareanwendungen nachahmt werden. Im Kontext des Rechnungsmanagements kann RPA Prozesse wie die Dateneingabe, den Rechnungsabgleich und Genehmigungsverfahren automatisieren. Trotz dieser Fähigkeiten ist es auf strukturierte Daten und vordefinierte Regeln angewiesen. Das Verfahren kann sich nicht an neue oder unerwartete Situationen anpassen und erfordert häufige Updates und menschliches Eingreifen, wenn Ausnahmen auftreten.
Obwohl Technologien wie automatisierte Texterkennung und Robotergestützte Prozessautomatisierung die elektronische Rechnungsverwaltung durch die Reduktion manueller Aufgaben erheblich verbessert haben, fallen sie im Vergleich zum transformativen Potential echter KI-gestützter Systeme zurück.
Der Einsatz von KI mit fortschrittlichen Algorithmen für maschinelles Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) ermöglicht es, sich an verschiedene Rechnungsformate anzupassen und die Genauigkeit im Laufe der Zeit zu verbessern. Im Gegensatz zur automatisierten Texterkennung verarbeitet künstliche Intelligenz auch unstrukturierte Daten und komplexe Szenarien – und zwar ohne eine ständige Neuprogrammierung zu benötigen.
Über die Automatisierung repetitiver Aufgaben hinaus bringt KI kognitive Fähigkeiten in das Rechnungsmanagement ein, einschließlich prädiktiver Analysen für die Cashflow-Prognose, Betrugserkennung und die nahtlose Integration in andere Finanzsysteme.
Verbesserte Entscheidungsfindung durch prädiktive und präskriptive KI
Prädiktive und präskriptive KI-Technologien sind bedeutende Fortschritte, die über die Möglichkeiten von OCR und RPA hinausgehen und Unternehmen leistungsstarke Werkzeuge zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und zur Erlangung von Wettbewerbsvorteilen an die Hand geben.
Prädiktive KI-Algorithmen nutzen historische Daten und maschinelles Lernen, um zukünftige Ergebnisse vorherzusagen. Durch das Erkennen von Mustern und Trends gelingt es Unternehmen, Marktveränderungen zu antizipieren, das Verhalten ihrer Kunden zu verstehen und betriebliche Herausforderungen zu bewältigen. Diese Art von KI kann den Cashflow vorhersagen, potenziellen Betrug aufdecken und Lieferkettenprozesse optimieren, sodass Unternehmen Probleme proaktiv angehen können, noch bevor sie ernst werden.
Präskriptive KI geht noch einen Schritt weiter, indem sie nicht nur Ergebnisse vorhersagt, sondern auch spezifische Maßnahmen empfiehlt, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Dazu wertet sie Daten aus, prüft verschiedene Szenarien und schlägt anhand dieser Analyse die besten Strategien vor. So kann präskriptive KI beispielsweise dabei helfen, Ressourcen effektiv zuzuweisen, Lagerbestände zu verwalten und Preisstrategien festzulegen. Das Unternehmen erhält umsetzbare Erkenntnisse und kann auf Basis dieser fundierte Entscheidungen treffen, die Effizienz steigern und das eigene Wachstum vorantreiben.
Optimierte Arbeitsabläufe durch KI-gestützte Automatisierung
Künstliche Intelligenz kann durch die Optimierung und Automatisierung manueller Aufgaben Fehlerquoten deutlich senken, Zeit sparen und Kosten reduzieren – und das nicht nur im Rechnungsprozess. Durch die Automatisierung von Dateneingabe, Rechnungsbearbeitung und Genehmigungsabläufen werden menschliche Fehler minimiert und Prozesse beschleunigt. Dies entlastet nicht nur Ihr Finanz- und Beschaffungsteam, sondern senkt auch die Betriebskosten, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich werden.
Darüber hinaus sind KI-Systeme so konzipiert, dass sie gesetzliche Vorschriften und Unternehmensrichtlinien einhalten, automatisch Vorschriften überprüfen und Prüfprotokolle für alle Transaktionen erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen gesetzliche Standards einhalten und das Risiko von Compliance-Verstößen verringert wird, was letztlich zu einem effizienteren, kostengünstigeren und konformen Betriebsumfeld beiträgt.
Wie die KI von Yokoy Ihr Rechnungsmanagement revolutioniert
Das KI-gesteuerte Rechnungsmanagementsystem von Yokoy optimiert die Erfassung, Verifizierung und Autorisierung Ihrer Finanzdokumente. Fortschrittliches maschinelles Lernen und Automatisierung verbessern Effizienz und Genauigkeit – und verringern so das Risiko von Compliance-Verstößen.
Erfassen
Eine der Stärken von Yokoys KI zeigt sich bei der Ersterfassung von Finanzdokumenten: Unsere künstliche Intelligenz versteht die eingegebenen Daten, ohne dass menschliche Eingaben oder vorgefertigte Vorlagen erforderlich sind. Sind die Daten erfasst, erkennt die KI die verschiedenen Angaben innerhalb der Rechnung, wie z. B. Rechnungsnummern oder Informationen zu Lieferanten, indem es den Kontext und den Inhalt analysiert. Sie strukturiert die Daten intelligent basierend auf früheren Transaktionen und lernt aus der Beobachtung menschlicher Verhaltensmuster. So wird die Genauigkeit der Datenanalyse stetig verbessert.
Darüber hinaus identifiziert Yokoy fehlende Informationen in einem Dokument und füllt diese Lücken, indem es auf historische Transaktionen verweist. Dadurch kann die KI eine umfassende Datenerfassung gewährleisten und den Bedarf manueller Eingriffe verringern.
Überprüfen
In der Verifizierungsphase führt Yokoy Echtzeitüberprüfungen anhand von vordefinierten Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben durch, die durch Ihr Finanzteam festgelegt wurden. Unsere KI lernt aus vergangenen Transaktionen und menschlichen Verhaltensweisen, um Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen genau zu verarbeiten, und verbessert so im Laufe der Zeit ihre Prüffähigkeiten.
Mittels Smart Coding wird die Kodierung von Einzelposten automatisiert und eine präzise Budgetverfolgung und -prognose gewährleistet. Die automatisierte Verifizierung beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern reduziert auch das Fehlerpotenzial erheblich und stellt sicher, dass alle Ihre Finanzdokumente korrekt verarbeitet werden.
Genehmigen
Für die Autorisierung reagiert Yokoys KI auf den Kontext jedes Dokuments, um den entsprechenden Workflow zu initiieren. Das System unterstützt eine unbegrenzte Anzahl an Workflows und ermöglicht so eine individuelle Anpassung an die geschäftlichen Anforderungen der Rechnungsfreigabe Ihres Unternehmens. Die Workflows können innerhalb von Minuten aktualisiert werden – und bieten so ein Höchstmaß an Flexibilität und Reaktionsfähigkeit, wenn sich die Anforderungen ändern.
Darüber hinaus empfiehlt das selbstlernende System proaktiv Prozessverbesserungen und optimiert Ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich, um Effizienz und Effektivität zu steigern. Dieser dynamische Genehmigungsprozess stellt sicher, dass Finanzdokumente schnell und präzise bearbeitet werden und mit Ihren Unternehmenszielen und Compliance-Anforderungen übereinstimmen.
Nächste Schritte
Sind Sie neugierig geworden, wie unsere KI-gestützte Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihre Finanzprozesse revolutioniert? Informieren Sie sich über die Ressourcen von Yokoy, um mehr zu erfahren – oder erleben Sie es selbst, indem Sie eine Demo buchen. Mit Yokoy empowern Sie Ihr Finanzteam.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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