Weltweite Regeln zur digitalen Rechnungsstellung – und die Bedeutung für Ihr Unternehmen
- Last updated:
- Blog
Die digitale Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist ohne Zweifel in den letzten Jahren für Unternehmen jeder Größe essenziell geworden. Das Versenden, Empfangen und Archivieren von elektronischen Rechnungen ersetzt zunehmend herkömmliche Papierrechnungen – nicht nur, weil das digitale Verfahren effizienter ist, sondern ebenso aufgrund rechtlicher Vorgaben.
Auch wenn E-Invoicing zahlreiche Vorteile mit sich bringt, sind gleichzeitig eine Vielzahl komplexer Vorschriften zu beachten – die sich zudem von Land zu Land erheblich unterscheiden. Jeder Staat hat eigene Regeln und Vorschriften aufgestellt, die Sie bei der Erstellung, Übermittlung und Archivierung digitaler Rechnungen zu erfüllen haben. Hinzu kommt: Die Regularien entwickeln und verändern sich laufend weiter. Die Länder verfolgen dabei unter anderem die Ziele, möglichen Betrug zu bekämpfen, das Steueraufkommen zu erhöhen und moderne Technologien zu nutzen. Insbesondere wenn Ihr Unternehmen in vielen verschiedenen Ländern geschäftlich aktiv ist, stellt es eine große Herausforderung dar, mit den Veränderungen permanent Schritt zu halten.
Deshalb ist eine leistungsstarke E-Invoicing-Lösung wie Yokoy von großem Nutzen. Unser Service ist so konzipiert, dass die globalen E-Invoicing-Vorschriften lückenlos erfüllt werden. Auf diese Weise wird das Risiko möglicher Verstöße erheblich reduziert.
Bitte beachten Sie: Die Informationen in diesem Artikel basieren auf dem rechtlichen Stand von Mai 2024. Da sich die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung schnell ändern, empfehlen wir Ihnen, sich regelmäßig über die neuesten Anforderungen in Ihrem Land zu informieren.
Elektronische Rechnungsstellung – auf einen kurzen Nenner gebracht
Die elektronische Rechnungsstellung, kurz E-Invoicing, bezeichnet den Prozess der Erstellung, Versendung, Entgegennahme und Speicherung von Rechnungen in digitaler Form. Anders als herkömmliche Papierrechnungen werden E-Rechnungen digital erstellt und verarbeitet. Damit verbindet sich der Vorteil, dass Unternehmen ihre Prozesse bei der Rechnungsstellung automatisieren und verbessern können. Die digitale Transformation verringert den Bedarf manueller Eingriffe, senkt die Fehlerquote und verkürzt die Zeit bis zur Zahlung.
E-Invoicing bietet Unternehmen jeder Größe, unabhängig von ihrer Branche, nachhaltige Vorteile. Großunternehmen haben oft mit einem hohen Aufkommen an Rechnungen und komplexen Lieferketten zu tun. E-Invoicing unterstützt sie dabei, Abläufe effizienter zu gestalten und die gesetzlichen Anforderungen in den einzelnen Ländern zu erfüllen. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie die öffentliche Hand können dank E-Invoicing ihren Verwaltungsaufwand und ihre Kosten senken, Ressourcen effektiver einsetzen und sich auf ihre Geschäftsziele konzentrieren. Auch multinationale Unternehmen profitieren in hohem Maße von E-Invoicing-Lösungen, da diese das Risiko von Verstößen gegen internationale Vorschriften senken.
Allerdings geht es bei der Einführung von E-Invoicing nicht nur darum, mit den technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Vielmehr handelt es sich um einen strategischen Schritt, der erhebliche Vorteile bieten kann:
- Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch, Druck-, Porto- und Archivierungskosten.
- Effizienz: Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung werden Fehler vermieden und Zahlungsprozesse beschleunigt.
- Compliance: Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften wird sichergestellt.
- Auswirkungen auf die Umwelt: Optimierung des CO2-Fußabdrucks über den gesamten Prozess hinweg.
E-Rechnungen im Vergleich zu digitalen Rechnungen
Auch wenn die Begriffe “E-Invoice“ und „digitale Rechnung“ oft synonym verwendet werden, bestehen doch erhebliche Unterschiede: Eine E-Invoice wird in einem strukturierten digitalen Format erstellt, üblicherweise in XML oder EDI (Electronic Data Interchange). Diese Formate können von IT-Systemen automatisch erfasst und verarbeitet werden, somit lassen sie sich optimal in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übertragen. Somit erfüllt die E-Invoice gängige Standards und gesetzliche Anforderungen, sodass sie sich für eine automatisierte, digitale Verarbeitung eignet.
Digitale Rechnungen hingegen werden beispielsweise als PDF-Datei erstellt und per E-Mail versendet. Sie machen Papier überflüssig, erfordern jedoch häufig eine händische Verarbeitung, beispielsweise durch die Eingabe der Daten in Buchhaltungssysteme. Digitale Rechnungen stellen einen Schritt in Richtung Digitalisierung dar, weisen jedoch nicht die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung in Bezug auf Automatisierung und Compliance auf.
E-Invoicing-Vorschriften der britischen Steuerbehörde
Die Steuerbehörde His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) ist für die Überwachung der Steuergesetze im Vereinigten Königreich verantwortlich. Die Vorschriften für die E-Rechnung im Vereinigten Königreich sind in erster Linie darauf ausgelegt, betriebliche Effizienz zu fördern, Steuerhinterziehung zu bekämpfen und Geschäftsprozesse zu verbessern. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Aspekte für Sie aufgelistet:
1. "Making Tax Digital" (MTD)
Die Initiative „Making Tax Digital” (MTD) stellt einen wichtigen Bestandteil der Strategie dar, mit der die britische Regierung Unternehmen die Steuererklärung und -verwaltung vereinfachen möchte. Im Rahmen von MTD müssen Unternehmen digitale Aufzeichnungen führen und ihre Umsatzsteuervoranmeldungen mit einer kompatiblen Software einreichen. MTD schreibt zwar keine elektronische Rechnungsstellung vor, unterstützt jedoch die digitale Buchführung und die Nutzung digitaler Systeme, die häufig auch über Funktionen für die Rechnungsstellung verfügen.
2. E-Invoicing-Standards
Obwohl das Vereinigte Königreich kein spezifisches Format für elektronische Rechnungen vorschreibt, werden Unternehmen dazu angehalten, standardisierte Dateiformate zu verwenden, um Einheitlichkeit und Kompatibilität zu gewährleisten. Zu den üblichen Formaten gehören:
- UBL (Universal Business Language)
- CII (Cross Industry Invoice)
- PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line)
Die Verwendung dieser standardisierten Formate erleichtert den elektronischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.
3. Vorschriften zur öffentlichen Auftragsvergabe
Für Unternehmen, die mit Einrichtungen der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, ist die E-Rechnung erforderlich. Das Vereinigte Königreich hat den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) übernommen, der für öffentliche Beschaffungsprozesse erforderlich ist. Dieser Standard stellt sicher, dass elektronische Rechnungen interoperabel sind und problemlos in verschiedenen Systemen verarbeitet werden können.
4. Datenspeicherung und -sicherheit
Die Vorschriften der britischen Steuerbehörde (HMRC) betreffen auch die Aufbewahrung und Sicherheit von Rechnungsdaten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen sicher gespeichert werden und auf Anfrage in einem lesbaren Format abgerufen und vorgelegt werden können.
5. Anforderungen bezüglich der Umsatzsteuer
E-Rechnungen im Vereinigten Königreich müssen spezifische Informationen beinhalten, um die Vorschriften zur Umsatzsteuer zu erfüllen. Dazu gehören:
- eine eindeutige Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Ausstellungsdatum
- Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Gesamtbetrag, einschließlich ausgewiesener Umsatzsteuer
6. Grenzüberschreitende E-Rechnungen
Für Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU tätig sind, ist es unabdingbar, sowohl die britischen als auch die EU-Vorschriften für die E-Rechnungsstellung zu erfüllen. Nach dem Brexit ist das Vereinigte Königreich nicht mehr an die EU-Richtlinien gebunden, aber Unternehmen sind weiterhin verpflichtet, die Berichtsanforderungen jedes Landes zu erfüllen, in dem sie tätig sind.
E-Invoicing-Vorschriften in Europa
Die Europäische Union (EU) gilt als Vorreiter bei der Einführung der E-Rechnung. Allerdings unterscheiden sich die Vorschriften selbst innerhalb der EU von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat deutlich. Diese Vielfalt zeigt, wie komplex das Thema ist – vor allem für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind. Es kommt also darauf an, die jeweiligen Regularien zu beachten, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten und mögliche Sanktionen zu vermeiden. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Vorschriften zur E-Rechnung in ausgewählten europäischen Ländern.
E-Invoicing in Deutschland
In Deutschland wird die E-Rechnung zunehmend für B2G-Transaktionen (Business-to-Government) vorgeschrieben. Seit November 2020 müssen Behörden auf Bundesebene E-Rechnungen als XRechnung oder im PEPPOL-Standard entgegennehmen und verarbeiten. Bei B2B-Transaktionen ist die E-Rechnung zwar nicht verpflichtend, wird aber aufgrund ihrer Effizienz und der Kostenvorteile weitestgehend genutzt.
E-Invoicing in Frankreich
Frankreich ist auf dem Weg zur verpflichtenden E-Rechnung für alle Transaktionen. In absehbarer Zukunft werden Unternehmen für B2B-Transaktionen durchgängig E-Rechnungen ausstellen müssen, nachdem die Einführung 2020 zunächst bei großen Unternehmen erfolgte. Das französische System unterstützt das hybride Factur-X-Format, das PDF und XML kombiniert und so die Anforderungen an die Lesbarkeit sowohl für Menschen als auch für Computer erfüllt.
E-Invoicing in Italien
Italien war eines der ersten EU-Länder, das die E-Rechnung für B2B-Transaktionen verpflichtend eingeführt hat. Seit Januar 2019 müssen alle Rechnungen über die Plattform Sistema di Interscambio (SDI) im FatturaPA-Format erstellt und entgegengenommen werden. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, um eine hohe Standardisierung und die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Land zu erreichen.
E-Invoicing in Spanien
In Spanien ist die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen und für große Steuerzahler bei B2B-Transaktionen vorgeschrieben. Für diese Rechnungen wird das Facturae-Format verwendet. Das spanische System für die sofortige Bereitstellung von Informationen (SII) schreibt vor, dass umsatzsteuerrelevante Transaktionen nahezu in Echtzeit, innerhalb von vier Tagen nach Ausstellung, digital gemeldet werden müssen.
E-Invoicing in Polen
Polen hat das Krajowy System e-Faktur (KSeF) eingeführt, ein optionales E-Invoicing-System für B2B-Transaktionen. Ab Januar 2022 können Unternehmen freiwillig eine E-Invoice über KSeF ausstellen. Allerdings wird erwartet, dass dieses System in Zukunft verpflichtend sein wird, um die Umsatzsteuererklärung zu vereinfachen und Steuerbetrug zu bekämpfen.
E-Invoicing in Irland
In Irland ist die E-Rechnung für B2B-Transaktionen derzeit nicht vorgeschrieben, wird aber aus Effizienzgründen empfohlen. Bei B2G-Transaktionen müssen öffentliche Einrichtungen E-Rechnungen akzeptieren, die dem europäischen Standard (EN 16931) entsprechen. Dies steht im Einklang mit der umfassenderen EU-Richtlinie zur E-Rechnung im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe.
E-Invoicing-Regeln in den USA
Derzeit besteht in den USA kein landesweites Gesetz zur E-Rechnung. Verschiedene Initiativen auf Bundes- und Staatsebene unterstützen jedoch die Einführung. Unternehmen und Behörden, welche E-Rechnungen verwenden, können von schlanken Prozessen, Kostenersparnissen und einer verbesserten Einhaltung von Vorschriften profitieren.
Die zukünftige Entwicklung in den USA wird wahrscheinlich von den fortschreitenden technologischen Entwicklungen, dem wachsenden Druck zur Standardisierung gesetzlicher Vorschriften und der digitalen Transformation in der Finanzwelt geprägt sein.
KI-gestützte und weltweit einsetzbare Lösung für elektronische Rechnungsstellung.
Unser System hilft Ihrem Unternehmen dabei, Risiken durch die Nichteinhaltung von E-Invoicing-Vorschriften zu reduzieren. Einer der größten Vorteile von Yokoy: Sie können die Lösung in einem globalen Umfeld, unter komplexen und länderspezifischen Vorgaben verwenden. So werden beispielsweise verschiedene Währungen und Sprachen unterstützt, um Rechnungen jederzeit in der korrekten Ausführung zu verarbeiten. Damit ist Yokoy ideal für global tätige Unternehmen geeignet.
Darüber hinaus lässt sich Yokoy reibungslos in verschiedene ERP-Systeme integrieren. Auf diese Weise können Sie in Ihrem Unternehmen ein einheitliches System für das Finanzmanagement verwenden und gleichzeitig von den erweiterten Funktionen zur Rechnungsstellung profitieren. Die Plattform von Yokoy ist darauf ausgelegt, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen in einem einzelnen Land oder in mehreren Regionen tätig ist – Yokoy wird mit steigenden Rechnungsvolumina und wachsenden behördlichen Anforderungen Schritt halten.
Weitere Vorteile:
- benutzerfreundliche Oberfläche und erweiterte Analysefunktionen
- leistungsstarke Dashboard- und Berichtsfunktionen
- vorausschauende Analysen
- sichere Datenverarbeitung
- Automatisierung von Rechnungsprozessen
- Unterstützung verschiedener E-Invoicing-Formate und -Standards wie PEPPOL, Factur-X, XRechnung und andere
- Echtzeit-Updates zu Rechtsvorschriften
Nächste Schritte
Möchten Sie sich selbst davon überzeugen, wie Yokoy Ihr Rechnungsmanagement verbessern kann? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und testen Sie unsere Plattform – Sie werden überrascht sein, wie reibungslos E-Invoicing sein kann, wenn Sie mit einem leistungsstarken Partner zusammenarbeiten.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
Ähnliche Beiträge
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, könnten die folgenden Ressourcen für Sie hilfreich sein.
