Virtuelle Karten: Remote-Teams effizient unterstützen
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Die Herausforderungen der Pandemie haben gezeigt, wie wichtig eine funktionierende Homeoffice-Umgebung ist. Wer möchte, dass sein Remote-Team produktiv und effizient von Zuhause aus arbeitet, muss es mit den richtigen Tools ausstatten. Diese enden nicht bei reibungslosen Videokonferenzen und virtuellen Meetings oder effizienten Projektmanagement-Tools, sondern betreffen auch den Zahlungsverkehr. Firmenkarten sind als flexible, sichere und sofortige Zahlungsmethode dabei bereits ein guter Ansatz. Unternehmen, die noch einen Schritt weitergehen wollen, integrieren moderne virtuelle Karten – und bieten ihren Remote-Mitarbeitenden einen kontrollierten Zugang zu Unternehmensgeldern ohne physische Karten und umständliche Erstattungsverfahren. Technologien wie diese transformieren das Ausgabenmanagement, indem sie Finanzteams Echtzeit-Einblicke, erweiterte Ausgabenkontrolle und optimierte Workflows bieten.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Kreditkarten ermöglichen virtuelle Firmenkarten ein unkompliziertes Ausgabenmanagement, das perfekt auf die Anforderungen von Remote-Teams abgestimmt ist. Neben Kommunikationstools wie Slack und Microsoft Teams und Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello braucht es auch für den Zahlungsverkehr Lösungen, die jederzeit und überall einsetzbar sind. Hier kommen virtuelle Karten ins Spiel: Mit anpassbaren Ausgabenlimits und sofortiger Transaktionsverfolgung sorgen sie dafür, dass sowohl die Finanzteams als auch die Remote-Mitarbeitenden zufrieden sind: Ausgabenrichtlinien werden automatisch eingehalten, Workflows optimiert und der administrative Aufwand gesenkt. Ihre Teammitglieder haben die Freiheit, notwendige Einkäufe von überall aus zu tätigen.
Digitale Zusammenarbeit und virtuelle Karten stärken Remote-Teams und virtuellen Teams den Rücken. Wir zeigen Ihnen im folgenden Beitrag, wie auch Ihr Unternehmen Teil dieser Transformation werden kann.
Der Aufstieg der Remote-Arbeit und seine Bedeutung für das Ausgabenmanagement
Der Aufstieg der Remote-Arbeit hat das Ausgabenmanagement für verschiedene Arbeitsbereiche grundlegend verändert. Wie bei fast jeder Entwicklung eröffnen sich dadurch neue Chancen, aber auch Herausforderungen für Kreditorenbuchhaltung und Finanzabteilung.
Während Kollaborationstools wie Zoom, Google Drive oder Office 365 und Messenger-Software wie Slack das Projektmanagement und das Arbeiten von Zuhause aus revolutioniert haben, basiert das Ausgabenmanagement vielerorts noch auf Excel und Tabellenkalkulationen. Dieses Problem verschärft sich, wenn Teammitglieder über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg verteilt sind.
Traditionelle Methoden für die Verwaltung von Ausgaben und Erstattungen – beispielsweise das Sammeln von Belegen in Papierform oder manuelle Genehmigungsprozesse – werden zunehmend ineffizient und anfällig für Fehler. Fernarbeit und das Arbeiten auf Geschäftsreisen erfordern jedoch einen flexiblen und effizienten Ansatz für das Ausgabenmanagement, der mit der schnellen und dezentralisierten Struktur der heutigen Arbeitswelt Schritt halten kann.
Blogartikel
Warum intelligente Firmenkarten ein Muss für Unternehmen sind
Digitaler Zahlungsverkehr hat eine massive Transformation durchlaufen, und die traditionelle Firmenkreditkarte oder Debitkarte ist dabei keine Ausnahme. Aber die eigentliche Frage ist, sind intelligente Firmenkarten wirklich “smart” oder nur ein nettes Feature?
Francesca Burkhardt,
Product Marketing
Herausforderungen bei der Verwaltung von Ausgaben in Remote-Teams
Die Verwaltung von Ausgaben in hybriden Teams und Remote-Teams bringt besondere Herausforderungen mit sich, die sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch die Effizienz des Finanzteams beeinträchtigen können. Traditionelle Methoden des Ausgabenmanagements wie die manuelle Nachverfolgung werden bei einer virtuellen Zusammenarbeit von mehreren Teams über verschiedene Kontinente hinweg schnell komplex und unübersichtlich.
Verzögerte Erstattungsprozesse
Verzögerte Erstattungsprozesse gehören zu den frustrierendsten Herausforderungen für Remote-Mitarbeitende. In traditionellen Arbeitsumgebungen reichen Beschäftigte Belege und Quittungen persönlich ein und durchlaufen daraufhin die entsprechenden Genehmigungsprozesse. Für Remote-Teams verlangsamen sich diese – oftmals ohnehin schon behäbigen – Prozesse noch einmal mehr, da der eingeschränkte Zugang zum Finanzteam eine zusätzliche Hürde darstellt. Die Folge: Längere Wartezeiten, die die persönlichen Finanzen der Mitarbeiter belasten und die Zufriedenheit verringern.
Für die Finanzabteilung bedeutet die Bearbeitung von Erstattungen für Remote-Mitarbeiter wiederum zusätzlichen administrativen Aufwand, da eine Vielzahl von Transaktionen über verschiedene Standorte hinweg und nicht selten in mehreren Währungen nachverfolgt werden muss. Die dadurch entstehenden Verzögerungen erschweren eine präzise Dokumentation und verkomplizieren eine reibungslose Bearbeitung der Ausgaben für Remote-Mitarbeiter.
Eingeschränkte Kontrolle von Ausgaben
Die Ausgabenkontrolle von Remote-Mitarbeitern ist oftmals herausfordernd, sofern diese auf Erstattungen oder private Kreditkarten angewiesen sind. Ausgabenlimits lassen sich nur schwer durchsetzen und Transaktionen kaum in Echtzeit zu überwachen. Ohne sofortige Einsicht in die Ausgaben ist es für die Finanzteams äußerst schwierig, Einkäufe von Remote-Mitarbeitern zu tracken – was wiederum das Risiko unautorisierter und übermäßiger Ausgaben erhöht.
Dieser Mangel an Kontrolle kann inkonsistente Ausgabengewohnheiten, Budgetüberschreitungen und Schwierigkeiten bei der Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien zur Folge haben. Für Finanzteams wird es zunehmend zur Herausforderung, den Cashflow korrekt zu planen, da Erstattungen und unvorhergesehene Ausgaben schwerer zu managen sind.
Ineffiziente Belegverwaltung
Die Verwaltung von Belegen ist für Remote-Teams ebenfalls herausfordernd. Ohne zentrales Büro wird das Sammeln, Einreichen und Aufbewahren von Belegen schnell zur ineffizienten Belastung. Remote-Mitarbeiter müssen Quittungen scannen oder fotografieren, was nicht selten fehlende Belege und verspätete Einreichungen nach sich zieht, die wiederum zu Inkonsistenzen in der Ausgabenberichterstattung und einem erhöhten Risiko für Compliance-Verstöße führen.
Für die Finanzabteilung erhöht die manuelle Verfolgung von Belegen zudem die Arbeitsbelastung, da jeder Beleg überprüft und abgeglichen werden muss. Fehlende oder unvollständige Belege können das Unternehmen bei Audits und Betriebsprüfungen einem Compliance-Risiko aussetzen. Ein optimiertes digitales System zur Belegverwaltung ist daher entscheidend, um diese Risiken zu reduzieren und eine organisierte und konforme Ausgabenerfassung sicherzustellen.
Wie virtuelle Karten Remote-Teams unterstützen
Virtuelle Karten ermöglichen Remote-Teams direkten Zugriff auf Unternehmensmittel, während gleichzeitig umfassende Ausgabenkontrollen gewährleistet werden. Dadurch eignen sie sich hervorragend für ein dezentrales Ausgabenmanagement – denn anders als bei herkömmlichen Erstattungsprozessen bieten virtuelle Firmenkarten Remote-Mitarbeitern unmittelbare Kaufkraft. Notwendige Unternehmensausgaben wie Material für Projekte oder Software-Abos müssen nicht vorab aus eigener Tasche bezahlt werden, sondern laufen direkt über die Firmenkarten. Virtuelle Karten erleichtern die Arbeitsabläufe dabei nochmals besonders, da sie Remote-Teams erlauben, sich ganz auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren – ohne logistische Hürden.
Neben dem schnellen Zugriff bieten virtuelle Karten Finanzteams exakte Kontrolle über Ausgabenkategorien und -limits. Jede virtuelle Firmenkarte lässt sich so anpassen, dass Ausgaben entsprechend den spezifischen Rollen oder Projektanforderungen eingeschränkt werden können. Finanzteams können individuelle Ausgabenlimits pro Karte setzen, wodurch Remote-Teams im Budgetrahmen bleiben und die finanzielle Kontrolle gewahrt wird. Klare, durchsetzbare Limits verhindern Überschreitungen und fördern die Transparenz für ein effektives Budgetmanagement.
Virtuelle Karten gewährleisten zudem die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, indem Ausgabenregeln direkt in jede Transaktion integriert werden. Dank der automatischen Erfassung von Transaktionsdaten und der Einbindung in Ausgabenmanagementsysteme lassen sich Einkäufe mittels virtueller Firmenkarten korrekt protokollieren und das Risiko nicht-konformer Ausgaben verringern. Dies vereinfacht wiederum die Vorbereitung auf Audits und die Durchsetzung von Richtlinien für Remote-Teams.
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Vereinfachtes Spesenmanagement: Wie Unternehmen jeder Größe von Firmenkarten profitieren
Intelligente Firmenkarten machen Firmenkreditkarten zunehmend Konkurrenz. Wie werden sie den Anforderungen moderner Unternehmen besser gerecht?
Francesca Burkhardt,
Product Marketing
Ausgabenmanagement in Echtzeit: Die Vorteile
Transparenz in Echtzeit: Ausgabenmanagement in Echtzeit gibt Finanzteams direkten Zugriff auf Transaktionsdaten und ermöglicht eine unmittelbare Überwachung der Ausgaben in allen Abteilungen und Standorten. Die Einsicht ermöglicht es, Budgets im Blick zu behalten, Ausgabenmuster zu erkennen und ungewöhnliche Aktivitäten frühzeitig zu identifizieren. Für Remote-Teams stellt eine solche Echtzeit-Transparenz sicher, dass Geschäftsausgaben den Budgetvorgaben entsprechen, was das Risiko von Überausgaben senkt und finanzielle Anpassungen ermöglicht.
Klare Kontrolle über Ausgaben: Mit einer Echtzeit-Ausgabenverfolgung können Finanzteams Ausgabenlimits setzen, Budgets zuweisen und Ausgaben gezielt je nach Kategorie oder Mitarbeiter beschränken. Dies gewährleistet ein hohes Maß an Kontrolle und vermeidet unerwartete und nicht-genehmigte Ausgaben. Da Transaktionen in Echtzeit überwacht werden, lässt sich Betrug verhindern – denn sobald Richtlinien verletzt werden, kann sofort eingegriffen werden. Finanzielle Mittel werden so verantwortungsvoll und stets im Rahmen der festgelegten Grenzen genutzt.
Verbesserte Entscheidungsfindung: Echtzeit-Ausgabendaten verbessern die Entscheidungsprozesse, da sie Finanzteams aktuelle Informationen über Ausgabentrends und den Cashflow liefern. Auf Grundlage dieser Daten kann Ihr Unternehmen Budgets anpassen, neue Projekte freigeben und nicht-essenzielle Geschäftsausgaben je nach aktuellem Bedarf aufschieben. Die stetige Klarheit über die eigene finanzielle Lage ermöglicht informierte Entscheidungen über die Ressourcenverteilung und sorgt dafür, dass sämtliche Mittel optimal eingesetzt und an die Unternehmensziele angepasst werden.
Schnellere Erstattungen: Traditionelle Erstattungsprozesse können langsam sein, insbesondere für Remote-Mitarbeiter, die oftmals Verzögerungen bei der Einreichung und Bearbeitung von Ausgaben in Kauf nehmen müssen. Durch ein Echtzeit-Ausgabenmanagement können Unternehmen diesen Prozess beschleunigen – denn Transaktionsdetails werden sofort erfasst und Genehmigungen schneller stattgegeben. Mitarbeitende können geschäftliche Ausgaben umgehend einreichen und erhalten Rückerstattungen zügig. Gut für den Cashflow, die Teamkultur und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.
Benutzerfreundlichkeit: Plattformen für Echtzeit-Ausgabenmanagement sind auf Benutzerfreundlichkeit und eine hohe UX ausgelegt, was besonders für Remote-Teams ein Plus ist. Mitarbeiter können Ausgaben nachverfolgen, Belege einreichen und den Erstattungsstatus von jedem Ort aus über ihre App einsehen. Dadurch gelingt es ihnen mühelos, sich an die im Unternehmen geltenden Spesenrichtlinien zu halten und sich auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren, während sie gleichzeitig für eine effiziente Ausgabenverwaltung sorgen.
Effizientes Ausgabenmanagement für Remote-Teams mit Yokoy Pay und virtuellen Karten
Mit den virtuellen Kartenlösungen von Yokoy Pay kann Ihr Unternehmen das Ausgabenmanagement für Remote-Teams weitgreifend optimieren. Ihre Mitarbeitenden erhalten sichere und flexible Zahlungsmöglichkeiten, während Ihr Finanzteam sämtliche Ausgaben jederzeit kontrolliert im Blick behält.
Wir zeigen Ihnen, wie Yokoy Pay Ihr Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitsprozesse und Aufgabenverwaltung zu vereinfachen und das Finanzmanagement zu verbessern:
Virtuelle Karten
Mit Yokoy Pay können virtuelle Karten sofort erstellt werden, was es dem Finanzteam ermöglicht, innerhalb von Sekunden digitale Zahlungsmittel zur Verfügung zu stellen. Die Karten lassen sich sowohl für einmalige Transaktionen als auch für langfristige Geschäftsbeziehungen generieren und ermöglichen Einkäufe, ohne erst auf physische Karten warten zu müssen. Diese Flexibilität ist besonders vorteilhaft für Remote-Teams, da sie schnelle Kaufentscheidungen erleichtert und die Verwaltung projektbezogener Ausgaben vereinfacht.
Detaillierte Ausgabenkontrolle
Mit Yokoy Pay können Sie individuelle Ausgabenlimits festlegen und Karten auf bestimmte Händlerkategorien beschränken. Damit stellen Sie sicher, dass die finanziellen Mittel Ihres Unternehmens verantwortungsbewusst und ausschließlich im Rahmen der geltenden Richtlinien genutzt werden. Durch die Vorgabe klarer Parameter für jede Karte kann Ihr Finanzteam nicht-genehmigte Ausgaben verhindern und die Budgeteinhaltung in allen Abteilungen sicherstellen.
Echtzeit-Ausgabentracking
Yokoy Pay bietet Ihnen Echtzeit-Einblick in sämtliche Transaktionen, sodass Ihr Finanzteam die Ausgaben im Moment ihres Entstehens tracken kann. Dieser unmittelbare Zugriff auf Daten fördert die Transparenz und vereinfacht den Abgleichprozess. Durch das Echtzeit-Tracken Ihrer Geschäftsausgaben können Sie wiederholt auftretende Ausgabenmuster erkennen, Unregelmäßigkeiten frühzeitig identifizieren und auf dieser Basis schnelle und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.
Automatisierte Compliance-Prüfungen
Die KI-gestützten Automatisierungsfunktionen von Yokoy Pay führen bei jeder Transaktion Compliance-Prüfungen durch. So ist sichergestellt, dass sämtliche Ausgaben den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das Risiko von Betrugsfällen wird reduziert und ihr Finanzteam entlastet, sodass es sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
Integrierte Sicherheitsfunktionen
Sicherheit hat bei Yokoy Pay oberste Priorität. Daher umfasst unsere Plattform fortschrittliche Schutzmaßnahmen, wie z. B. Einmalkarten und die Möglichkeit, Karten bei Bedarf sofort zu deaktivieren oder vorübergehend zu sperren. Zudem identifiziert die KI-gestützte Betrugserkennung verdächtige Aktivitäten umgehend. Dieser mehrstufige Schutzumfang sichert Ihr Unternehmen gegen unautorisierte Transaktionen ab, schützt die Finanzen und stärkt das Vertrauen der auf der ganzen Welt verteilten Teams in das Ausgabenmanagementsystem.
Nächste Schritte
Sie möchten Ihre Ausgabenverfolgung vereinfachen und Ihren Teams sichere Echtzeit-Kontrollen für Unternehmensausgaben bieten? Wir zeigen Ihnen, wie Yokoys virtuelle Kartenlösungen auch Ihr Ausgabenmanagement revolutionieren. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo und erleben Sie Yokoy in Aktion!
Erleben Sie intelligentes Ausgaben-management in Aktion
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