Spesenkarten für Unternehmen: So steigern Sie Ihre Ausgabeneffizienz

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Oskar Duberg
Oskar Duberg

Bisher haben Banken eine dominierende Stellung im Bereich der Finanzdienstleistungen und bieten alles von sicheren Konten bis zu Krediten und Versicherungen an. Mit der Öffnung des Finanzmarktes für Nichtbanken, die Regulierungsbehörden vollzogen haben, verändert sich diese Situation jedoch von Grund auf. Damit entfällt für die Banken auch die Notwendigkeit, ein komplettes Spektrum an Finanzdienstleistungen anzubieten. 

 

Wie PwC in seinem Global Fintech Survey feststellt, befinden wir uns mitten in der FinTech-Revolution. Durch die Nutzung innovativer Technologien sind FinTech-Unternehmen mit der Erlaubnis der Regulierungsbehörden in der Lage, die Sicherheit und den Komfort von Finanzdienstleistungen zu verbessern. In verschiedenen Sektoren wie dem Zahlungsverkehr, der Vermögensverwaltung, der Peer-to-Peer-Kreditvergabe und dem Crowdfunding ist eine neue Generation von Start-ups entstanden, die wegweisende Geschäftsmodelle realisieren. Dazu gehört auch eine breite Palette innovativer Spesenkarten, die Ihr Unternehmen dabei unterstützen können, Ausgaben effizienter zu steuern.

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Die Entwicklung des Spesenmanagements in Unternehmen

In der pre-digitalen Ära erfolgt die Verwaltung von Unternehmensausgaben manuell, verbunden mit einer Vielzahl an Belegen. Die Mitarbeitenden mussten Quittungen sammeln, Papierformulare mit detaillierten Angaben zu ihren Ausgaben ausfüllen und diese Dokumente zur Erstattung bei der Finanzabteilung einreichen. Die Finanzteams übertrugen diese Ausgaben dann wiederum händisch in Tabellenkalkulationen oder die Buchhaltungssoftware – ein fehleranfälliger und sehr zeitaufwändiger Prozess.

 

Der Weg zur Digitalisierung der Spesenverwaltung begann mit der Einführung einfacher Softwarelösungen. Diese ersten Tools ermöglichten es den Mitarbeitenden, Spesenabrechnungen elektronisch einzureichen. Das verringerte zwar den Bedarf an Papierformularen, erforderte jedoch immer noch die manuelle Dateneingabe durch die Finanzteams.

 

Im Zuge des technologischen Fortschritts führten die Unternehmen modernere und effizientere Plattformen für das Spesenmanagement ein. Diese Lösungen automatisieren den gesamten Prozess der Spesenverwaltung – von der Einreichung bis zur Rückerstattung. Teammitglieder können nun Quittungen mit Hilfe von mobilen Apps digital erfassen, die wesentliche Informationen wie Datum, Betrag und Anbieter mittels optischer Zeichenerkennungs-Technologie (OCR) automatisch auslesen können. Die Ausgaben werden kategorisiert und elektronisch eingereicht, wobei intelligente Algorithmen mögliche Richtlinienverstöße oder Diskrepanzen erkennen.

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Die Macht der KI: Wie sie heute funktioniert

Die leistungsfähigsten Plattformen für das Spesenmanagement setzen heute auf Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI), um Prozesse zu vereinfachen und die Genauigkeit zu verbessern. KI-gestützte Lösungen wie die von Yokoy gleichen die Ausgaben automatisch mit den Kontoauszügen ab, erkennen doppelte Belege und identifizieren Ausreißer oder verdächtige Transaktionen. Algorithmen des maschinellen Lernens analysieren kontinuierlich Ausgabenmuster, um Einsparungsmöglichkeiten aufzudecken und die Budgetzuweisung zu optimieren.

 

Darüber hinaus ermöglicht die Integration mit Firmenkarten und Banksystemen des Unternehmens die Verfolgung von Ausgaben in Echtzeit und verschafft den Finanzteams einen unmittelbaren Einblick in die Ausgaben. Dies erleichtert eine proaktive Entscheidungsfindung und verbessert die Finanzkontrolle. Darüber hinaus bieten Cloud-basierte Plattformen Skalierbarkeit und Zugänglichkeit, sodass Unternehmen jeder Größe ihre Ausgaben jederzeit und überall aus der Ferne verwalten können.

Spesenkarten für Unternehmen: Die wesentlichen Vorteile

Spesenkarten für Unternehmen bringen zahlreiche Vorteile mit sich: Sie verbessern die finanziellen Abläufe und optimieren die Prozesse der Ausgabenverwaltung. Im Folgenden erfahren Sie, warum Sie die Verwendung von Firmenkarten, Prepaid-Karten, Debitkarten oder virtuellen Karten für Ihre Geschäftsausgaben in Betracht ziehen sollten.

 

  • Sichere Transaktionen, online und offline: Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter digital oder persönlich einkaufen, gewährleisten Spesenkarten für Unternehmen, dass Transaktionen sicher durchgeführt werden und das Risiko von Rechnungsbetrug oder unberechtigten Ausgaben verringert wird. Sogar Abhebungen am Geldautomaten sind möglich, um Firmenausgaben zu bezahlen.

 

  • Live-Überwachung der Ausgaben: Sie können die Transaktionen in Echtzeit überwachen und erhalten so einen unmittelbaren Einblick in die Mittelverwendung. Dies hilft, übermäßige Ausgaben zu vermeiden.

 

  • Automatisierte Erkennung von Unregelmäßigkeiten: Mithilfe von Algorithmen erkennen die Systeme verdächtige Transaktionen, die erheblich vom typischen Ausgabeverhalten im Unternehmen abweichen. So können Sie mögliche Unstimmigkeiten umgehend untersuchen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen.

 

  • Maßgeschneiderte Ausgabenlimits: Die Limits lassen sich flexibel nach Funktion, Abteilung oder Projektbudget anpassen. Durch die Implementierung individueller Ausgabenobergrenzen behalten Sie die volle Kontrolle über die Ausgaben und stellen die Einhaltung von Budgetvorgaben sicher.

 

  • Nahtlose Integration mit Spesenmanagement-Lösungen: Unternehmenskarten sind häufig vollständig in Spesenverwaltungslösungen integriert, was eine automatische Synchronisierung der Transaktionsdaten ermöglicht. Vorteil: Die manuelle Dateneingabe wird somit überflüssig, der Prozess läuft wesentlich effizienter ab.

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Wie Sie Governance und Automatisierung mit Spesenkarten für Unternehmen verbessern können

Die Funktionsweise von Spesenkarten für Unternehmen ermöglicht es, individuelle Ausgabenlimits festzulegen, und bietet damit einen zuverlässigen Mechanismus zur Verwaltung der Mitarbeiterausgaben. Durch die eigenständige Festlegung dieser Limits erhält Ihr Unternehmen eine bessere Kontrolle über die Ausgaben. Somit wird sichergestellt, dass die Ausgaben mit den Budgetzuweisungen und internen Richtlinien übereinstimmen.

 

Wenn Spesenkarten für Transaktionen verwendet werden, können die zugehörigen Belege einfach in einer App hochgeladen werden. Durch den Einsatz fortschrittlicher OCR-Technologie werden die Belege automatisch gescannt und verarbeitet, sodass alle Daten ganz ohne manuelle Eingaben exakt erfasst werden.

 

Moderne Lösungen für das Spesenmanagement können auch unternehmensspezifische Richtlinien berücksichtigen. Durch das Einbetten dieser Richtlinien in automatisierte Prozesse wie Spesenabrechnungen und Freigabeworkflows kann Ihr Unternehmen die Einhaltung interner Vorschriften und externer Standards gewährleisten und so das Risiko von Regelverstößen verringern.

 

Mit Spesenkarten durchgeführte Transaktionen durchlaufen einen automatischen Abgleich mit den entsprechenden Belegen und Finanzunterlagen. Dieses automatisierte Verfahren beschleunigt die Überprüfung von Ausgaben und erhöht die Genauigkeit, da Unstimmigkeiten oder Anomalien sofort erkannt werden. So können Sie finanzielle Transparenz und Integrität mit größerer Effizienz gewährleisten.

 

KI-gestützte Algorithmen ermöglichen eine schnelle Erkennung von fehlerhaften Rechnungen und Unregelmäßigkeiten. Nach der Identifizierung können diese Unstimmigkeiten behoben oder gemeldet werden, um sie oder Compliance-Probleme zu vermeiden. Dieser proaktive Ansatz für das Fehlermanagement fördert eine Kultur der Verantwortlichkeit und operativen Effizienz in Ihrem Team.

Wie Sie Geschäftsausgaben mit Yokoy Cards reibungslos verwalten

Die effektive Verwaltung von Geschäftsausgaben mit Yokoy Cards beinhaltet die Nutzung einer Reihe von intelligenten Funktionen. Sie wurden entwickelt, um den finanziellen Überblick zu verbessern und administrative Prozesse zu vereinfachen. Hier erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen mit Yokoy Cards die Arbeitsabläufe im Spesenmanagement optimieren kann.

 

  • Mühelose Verwaltung: Über benutzerfreundliche Schnittstellen können Sie mühelos Karten beantragen und bei Bedarf zuweisen und so den Verwaltungsaufwand reduzieren, der mit einem herkömmlichen Kartenmanagement verbunden ist.

 

  • Überwachung der Ausgaben in Echtzeit: Sie erhalten sofortigen Zugriff auf alle Kartentransaktionen und müssen nicht mehr bis zum Monatsende warten, um Ihren Cashflow zu überprüfen.

 

  • Automatisierter Abgleich: Yokoy automatisiert den Abstimmungsprozess durch einen nahtlosen Import von Kartentransaktionen aller Währungen und den Abgleich mit den entsprechenden Ausgaben.

 

  • Volle Ausgabenkontrolle: Durch die Festlegung individueller Ausgabenlimits und -beschränkungen können Sie die Mittel strategisch zuweisen und Mehrausgaben verhindern.

 

  • Eingebaute Compliance: Durch anpassbare Ausgabenbeschränkungen und die automatische Erkennung von Richtlinienverstößen können Sie sicherstellen, dass die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften übereinstimmen.

 

  • Sichere Ausgaben: Durch die Möglichkeit, Karten sofort zu sperren und zu kündigen, können Unternehmen unberechtigte Ausgaben wie unnötige Abonnements für entlassene Mitarbeiter verhindern. Dies hilft Ihnen, das Kreditlimit einzuhalten.

 

  • Weltweite Akzeptanz und Cashback: Yokoy-Karten werden dank der Mastercard- und Visa-Netzwerke weltweit akzeptiert, so dass Unternehmen ihre Ausgaben über verschiedene Regionen und Einheiten hinweg sicher verwalten können. Darüber hinaus können Unternehmen von einem Cashback auf jede Transaktion profitieren.


Unterstützung für mehrere Unternehmen: Yokoy bietet umfassende Unterstützung bei der Vereinfachung der Kreditorenbuchhaltung und der Reisekostenabrechnung in verschiedenen Niederlassungen.

Bitpanda setzt auf die smarten Firmenkarten von Yokoy

„Wir haben uns für die Yokoy-Karte als unsere Firmenkarte entschieden, weil wir dank des Nullgebührenmodells nicht nur auf der Kostenseite eine optimale Lösung genießen, sondern uns gleichzeitig viel manuellen Verwaltungsaufwand ersparen können.“ Dadurch wird unser Ausgabenmanagement viel klarer und effizienter.“

Peter Grausgruber, former CFO Bitpanda

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Yokoy Cards in Aktion

Spesenkarten für Unternehmen sind nicht nur in der Theorie ein Segen. Diese Beispiele unserer Kunden zeigen, wie sie einen echten Mehrwert für reale Unternehmen geschaffen haben. 

Skalierbare Automatisierung für Planted

Das in der Schweiz ansässige Foodtech-Startup Planted mischt seit 2019 die konventionelle Fleischindustrie mit nachhaltigen, köstlichen und nahrhaften pflanzlichen Angeboten auf.

 

Um Ineffizienzen zu beseitigen und Risiken zu minimieren, hat sich Planted auf die Optimierung des Ausgabenmanagements konzentriert. Auf der Grundlage von Skalierbarkeit, Flexibilität und einem unternehmerischen Ethos entwickelte das Unternehmen einen Rahmen für das Ausgabenmanagement, der mit der Expansion des Unternehmens mitwachsen sollte. Die modulare Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy ist die perfekte Lösung für diese Anforderungen:

 

Yokoy zeichnet sich durch ein hohes Maß an Flexibilität aus, die durch eine offene API-Schnittstelle ermöglicht wird, die sich nahtlos in das Ökosystem von Planted integrieren lässt – ein einzigartiges Angebot, das bei anderen Ausgabenmanagement-Lösungen nicht gegeben ist. Dank dieser Flexibilität kann Planted mühelos Softwarelösungen und Legacy-Tools einbinden oder ersetzen. Darüber hinaus erleichtert die hohe Anpassungsfähigkeit von Yokoy die schnelle Expansion in neue Bereiche und passt perfekt zu den globalen Ambitionen von Planted.

 

Dank der KI-basierten Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy verarbeitet Planted nun mühelos Tausende von Rechnungen, Ausgaben und Kartentransaktionen auf automatisierte, integrierte Weise. Da Yokoy sich wiederholende manuelle Aufgaben übernimmt, kann sich das Finanzteam von Planted auf Analysen und strategische Ausgabenbereiche konzentrieren, was den Wachstumskurs von Planted weiter vorantreibt.


Zukunftssichere Finanzverwaltung bei Crisp

Crisp, der App-Only-Supermarkt, der frische Lebensmittel vom Bauernhof bis zum Tisch zu erschwinglichen Preisen anbietet, versorgt Haushalte in den Niederlanden und Flandern mit hoher Qualität. Die Produktpalette, die von über 800 Kleinbauern und Lebensmittellieferanten bezogen wird, besteht überwiegend aus saisonalen Produkten. Da das Unternehmen schnell expandierte, war eine effiziente Finanzverwaltung von entscheidender Bedeutung, um mit der wachsenden Anzahl an Rechnungen und Ausgaben Schritt zu halten. Das bestehende Rechnungssystem war nicht in der Lage, umfassende und präzise Daten wie Einzelposten, Mehrwertsteuer und Rechnungsaussteller zu extrahieren. Manuelle Spesenrückerstattungen belasteten das System zusätzlich und verschlangen wertvolle Zeit und Ressourcen.

 

Yokoy half bei der Implementierung konsolidierter Dienste, schneller Skalierbarkeit und durchgängiger Automatisierung. Dies führt zu einem Effizienz- und Sicherheitsniveau, das von anderen Anbietern nicht erreicht wird. Zugleich werden Umsätze durch das Yokoy Pay-Kartenprogramm generiert. Crisp profitierte vom Cashback aus Mediabudgets auf Plattformen wie Google Ads und Meta und übertraf damit die gesamten Lizenzgebühren für Yokoy. Die Mitarbeiter, die anfangs gegenüber Finanzsoftware zurückhaltend waren, nahmen die intuitive App von Yokoy für schnelle Spesenabrechnungen und -rückerstattungen an, sodass die manuelle Bearbeitung von Papierbelegen überflüssig wurde.



Mit Yokoy behält Planted die Ausgaben unter Kontrolle

„Eine Firmenkarte soll sicher und unkompliziert sein – und genau das bietet die Yokoy Mastercard. Darüber hinaus ist die Karte smart, was uns viel Zeit spart.“

Christoph Jenny, Co-founder Planted

Die nächsten Schritte

Auch in Zukunft kann Yokoy mit dem Angebot an Kartenoptionen und der darauf abgestimmten Software Ihrem Unternehmen helfen, die finanzielle Situation entscheidend zu verbessern: Yokoy verfügt über ein vielfältiges Angebot an Karten, die auf verschiedene Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind und jeweils unterschiedliche Funktionen und Vorteile bieten. 

 

Ob Sie nun physische Karten wie Spesenkarten für Unternehmen oder Debitkarten (Mastercard, Visa) suchen, die mit Ihrem Geschäftskonto verbunden sind, oder ob Sie Prepaid-Lösungen und virtuelle Karten bevorzugen – Yokoy hat alles für Sie.

 

Mit der Yokoy Smart Lodge Card können Sie zudem Flüge, Bahnfahrten, Hotels und Reisedienstleistungen sicher mit einer zentralen Karte bezahlen, die wiederum vollständig mit Ihrem Travel Management Provider integriert ist. Und selbstverständlich fallen dabei keine Transaktionsgebühren, Fremdwährungsgebühren oder Kartengebühren an.

 

Die nahtlose Integration in die Software von Yokoy ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Karten und der Spesenmanagement-Lösung. So werden Transaktionen, die mit Yokoy-Karten durchgeführt werden, mit der Software synchronisiert, was eine manuelle Eingabe überflüssig macht und für ein hohes Maß an Präzision sorgt. 

 

Darüber hinaus ermöglicht die Software von Yokoy – als Ergänzung der Kartenfunktionen –  die Ausgabenüberwachung in Echtzeit, den automatischen Abgleich und anpassbare Ausgabenkontrollen. Mit diesen Funktionen kann Ihr Unternehmen die Transparenz über die laufenden Ausgaben erhöhen, die Einhaltung interner Protokolle sicherstellen und die Budgetverteilung optimieren.

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