Rechnungsverfolgung vereinfachen: Setzen Sie auf eine intelligente Ausgabenverwaltung
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E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung sowie das elektronische Empfangen von Rechnungen, wird in wenigen Jahren für alle Unternehmen zum neuen Standard werden. In diesem Zuge wird sich auch die Rechnungsverfolgung deutlich verändern. Mit dem intelligenten System zur Ausgabenverwaltung von Yokoy können Sie schon heute von den Vorteilen profitieren, die Ihnen eine moderne Rechnungsverfolgung mit künstlicher Intelligenz (KI) und E-Invoicing-Funktionen bietet.
Effiziente Rechnungsverfolgung – unerlässlich für Ihr Unternehmen
Eine effiziente Rechnungsverfolgung ist für Unternehmen ein hilfreiches Instrument, um den Cashflow und die Finanzlage in Echtzeit zu überwachen. Darüber hinaus können Sie mithilfe der Rechnungsverfolgung und Technologien wie KI Ihre Prozesse optimieren und so die Effizienz und Rentabilität Ihres Unternehmens steigern.
Im Folgenden erfahren Sie, warum eine effiziente Software zur Rechnungsverfolgung ein zentraler Bestandteil der Steuerungsinstrumente in Ihrem Unternehmen sein sollte.
- Nutzen Sie Skonti: Viele Anbieter bieten Skonti als Anreiz für frühzeitige Zahlungen an. Mit einer optimierten Rechnungsverfolgung können Sie Ausgaben, die für Skonti infrage kommen, gezielt ermitteln und priorisieren. So können Sie Zahlungen rechtzeitig leisten, maximale Einsparungen erzielen und die Rentabilität verbessern. Außerdem wird der Cashflow durch eine strategisch ausgerichtete Verwaltung der ausgehenden Zahlungen verbessert.
- Vermeiden Sie verspätete Zahlungen und Mahngebühren: Verspätete Zahlungen können zu unnötigen Mahngebühren führen, die sich im Laufe der Zeit summieren. Durch eine effiziente Rechnungsverfolgung können Sie die Fälligkeitstermine Ihrer Rechnungen präzise überwachen und dadurch verspätete Zahlungen vermeiden. Sie können außerdem automatische Erinnerungen und Workflows einrichten, damit alle Zahlungsprozesse planmäßig ablaufen. Dieser vorausschauende Ansatz trägt dazu bei, eine positive Bonität sicherzustellen.
- Verbesserung der Lieferantenbeziehungen: Pünktliche und korrekte Zahlungen sind für die Pflege guter Beziehungen zu Ihren Lieferanten von entscheidender Bedeutung. Durch eine sorgfältige Rechnungsverfolgung können Sie Vertrauen schaffen, da Sie Ihre Lieferanten stets pünktlich bezahlen. Darüber hinaus erleichtert eine nachweislich gute Zahlungsmoral die Verhandlung über Konditionen und Rabatte für zukünftige Verträge.
- Zeitersparnis durch automatisierte Rechnungsprüfungen: Die manuelle Verfolgung und Abstimmung von Rechnungen kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Automatisierte Systeme zur Rechnungsprüfung können diesen Prozess vereinfachen und den Bedarf an manuellen Kontrollen erheblich verringern. Durch Updates in Echtzeit zum Rechnungsstatus erleichtert moderne Software den Zugriff auf bisherige Daten. So können Mitarbeiter im Finanzwesen wertvolle Zeit für strategisch wichtigere Aufgaben gewinnen.
- Treffen Sie fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten: Der Zugriff auf Finanzdaten in Echtzeit ist für eine fundierte strategische Entscheidung von entscheidender Bedeutung – auch für kleine Unternehmen. Eine leistungsfähige Rechnungsverfolgung erlaubt Ihnen einen sofortigen Überblick über die aktuellen Ausgaben und den Cashflow Ihres Unternehmens. Sie liefert außerdem umfassende Analysen zum Ausgabeverhalten und zu Möglichkeiten der Kostensenkung. Mit diesem datenbasierten Ansatz können Sie Ihre Ressourcen gezielter einsetzen und künftige finanzielle Anforderungen besser planen.
- Umfassende Datenaufzeichnung für eine genaue Prüfung und Berichterstattung: Die Führung akkurater und detaillierter Aufzeichnungen aller Finanztransaktionen ist für die Einhaltung von Vorschriften und Ihre transparente Geschäftsführung unerlässlich. Eine Software zur Ausgabenverwaltung mit einer präzisen Rechnungsverfolgung stellt eine übersichtliche und umfassende Datenaufzeichnung sicher und ermöglicht so eine gründliche und zügige Prüfung. Durch die Führung gut organisierter und jederzeit abrufbarer finanzieller Aufzeichnungen wird außerdem die Einhaltung von Vorschriften erleichtert. Erweiterte Berichtsfunktionen stellen allen Beteiligten zuverlässige Informationen für interne und externe Prüfungen zur Verfügung.
Rechnungsverfolgung: So sah die frühere Praxis in den meisten Unternehmen aus
Jahrzehntelang verließen sich Unternehmen auf Rechnungen in Papierform, die in Aktenschränken und Ordnern aufbewahrt wurden. Jede Rechnung musste manuell in Hauptbüchern oder in einfachen Aufzeichnungen erfasst werden. Diese Methode war äußerst zeitaufwendig, ineffizient und fehleranfällig. Sie erschwerte zudem die Überwachung von Fälligkeitsterminen und führte zu mangelnder finanzieller Kontrolle, verspäteten Zahlungen und verpassten Skonti. Darüber hinaus bestand bei Papierdokumenten stets die Gefahr, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden können.
Als in den 1980er Jahren die ersten PCs auf den Markt kamen, begannen Unternehmen, Software für die Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel zu verwenden. Die Mitarbeiter der Buchhaltung erstellten Vorlagen für die manuelle Dateneingabe der Rechnungsdetails und erfassten die Daten jeder einzelnen Rechnung. Diese Methode ermöglichte eine bessere Organisation und einen einfacheren Datenabruf als handschriftliche Bücher. Allerdings war sie immer noch mit einem erheblichen manuellen Aufwand verbunden und anfällig für Fehler. Die Verwaltung großer Mengen an Rechnungen blieb mühsam, und es fehlte weiterhin an einer Echtzeit-Übersicht über den Status der Rechnungsbearbeitung.
Ab den 2000er Jahren führte die Umstellung auf eine digitale Dokumentation dazu, dass Rechnungen als Dateien (beispielsweise im PDF-Format) empfangen wurden. Unternehmen begannen, die optische Zeichenerkennung (OCR) zu nutzen, um die Daten aus den Dateien zu erfassen. Zwar konnten OCR-Scans relevante Informationen aus Rechnungen auslesen – doch die Technologie war nicht fehlerfrei. Mitarbeiter waren weiterhin damit beschäftigt, die ausgelesenen Daten zu überprüfen, Fehler zu korrigieren und Lücken zu füllen. Trotz der Einschränkungen bedeutete diese Vorgehensweise eine erhebliche Verbesserung der Effizienz und ebnete den Weg für fortschrittlichere digitale Lösungen, die sich bis heute weiterentwickelt haben.
So funktioniert die intelligente Rechnungsverfolgung mit KI
In Zukunft wird die Rechnungsverfolgung durch KI und elektronische Rechnungen revolutioniert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden, die auf dem Scannen von PDFs basieren, können KI-gesteuerte Systeme elektronische Rechnungsformate direkt verarbeiten – das bringt erhebliche Vereinfachungen für Ihr Unternehmen mit sich. Dank elektronischer Rechnungen sind keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr erforderlich. Alles wird in standardisierten digitalen Formaten abgewickelt, die sich nahtlos in die Finanzsysteme integrieren lassen. Diese Umstellung optimiert nicht nur den Prozess der Rechnungsbearbeitung, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Wirtschaftlichkeit, verringert den Bedarf an manueller Nachbearbeitung und spart Personalkosten.
Während die OCR-Technologie Daten aus PDFs scannt und ausliest, kann KI den Kontext und Inhalt von Rechnungen verstehen. KI-gesteuerte Systeme können Rechnungsdetails interpretieren, Daten mit Bestellungen abgleichen und Abweichungen automatisch markieren. Durch dieses Verständnis werden Fehler reduziert, welche die OCR-Technologie möglicherweise übersehen hat, und es wird eine zuverlässigere und effizientere Lösung für die Rechnungsverarbeitung ermöglicht. KI-gestützte Plattformen bieten außerdem anpassbare Workflows, die Genehmigungsprozesse auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisieren.
Vorteile der KI-gesteuerten Rechnungsprüfung
- Optimierter Cashflow: KI kann Zahlungspläne vorhersagen und den Cashflow optimieren, indem sie fristgerechte Zahlungen sicherstellt und Skonti für frühzeitige Zahlungen nutzt.
- Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung manueller Prozesse und Fehler werden erhebliche Einsparungen erzielt.
- Weniger zeitaufwändige manuelle Aufgaben: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich Mitarbeiter auf strategisch wichtigere Tätigkeiten konzentrieren.
- Optimierte Betrugserkennung und weniger menschliche Fehler: Die Reduzierung manueller Aufgaben führt zu weniger Fehlern. In Kombination mit fortschrittlichen Algorithmen, die Anomalien und potenziellen Betrug erkennen, sorgt die modernisierte Rechnungsprüfung für mehr finanzielle Sicherheit und Zuverlässigkeit.
- Dateneinblicke in Echtzeit: KI ermöglicht einen Einblick in den Rechnungsstatus in Echtzeit und erleichtert so die finanzielle Entscheidungsfindung.
- Anpassbare Workflows: Maßgeschneiderte Workflows optimieren Genehmigungsprozesse und steigern die Effizienz in Ihren Betriebsabläufen.
- Empfehlungen zu Ausgaben: KI analysiert das Ausgabeverhalten und macht Ihnen Vorschläge zur Kostenoptimierung.
Aufgrund dieser Vorteile gelten KI und E-Invoicing als Zukunft der effizienten, präzisen und kosteneffektiven Rechnungsüberwachung. Unternehmen können auf diese Weise ihr Finanzmanagement und ihre Betriebsabläufe nachhaltig optimieren.
Optimieren Sie Ihre Rechnungsverfolgung mit Yokoy
Die Plattform von Yokoy integriert die oben genannten Funktionen und bietet somit eine einheitliche Lösung für die Rechnungsverfolgung und -verwaltung. Mit der Leistungsfähigkeit von KI und E-Invoicing können Sie in Zukunft von einer effizienten, präzisen und kostengünstigen Rechnungsbearbeitung profitieren. Hier sind die wichtigsten Funktionen von Yokoy:
- Umfassende Unterstützung für E-Invoicing: Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsprozesse, indem Sie alle Rechnungen, ob auf Papier oder elektronisch, auf einer einzigen Plattform zusammenführen. Yokoy unterstützt durch strategische Partnerschaften eine Vielzahl von Rechnungsformaten und ermöglicht so einen nahtlosen, vollständig automatisierten Prozess für die Kreditorenbuchhaltung.
- Intelligente Codierung von Einzelposten: Beschleunigen Sie die Rechnungsverarbeitung, indem Sie manuelle Aufgaben durch eine KI-gestützte Automatisierung ersetzen. Yokoy ermittelt und ordnet die korrekten Hauptbuchkonten zu jeder Rechnung zu.
- Automatisierter Abgleich: Minimieren Sie Fehlerquellen mit dem 2- und 3-Wege-Abgleich von Yokoy. Dabei werden Beschaffungsdaten aus Ihrem ERP-System importiert und Anomalien automatisch erkannt, sodass Sie sofort reagieren können.
- Automatisierte Compliance-Prüfungen: Vermeiden Sie Verstöße gegen die Compliance durch die automatische Prüfung von Rechnungen, einschließlich der Prüfung auf Duplikate und aktuelle Zahlungsdaten aus Ihrem ERP-System.
- Anpassbare Prozesse für Arbeitsabläufe und Genehmigungen: Definieren Sie maßgeschneiderte Rechnungsabläufe, indem Sie Genehmigungen auf der Grundlage von Kostenstellen, Lieferanten oder Abteilungsleitern festlegen. Yokoy automatisiert diese Prozesse und ermöglicht so kürzere Bearbeitungszeiten und eine effiziente Bearbeitung von Ausnahmen.
- Datenanalyse in Echtzeit: Sie erhalten sofortigen Einblick in jede Rechnung und jeden Auftrag. Überwachen Sie die Freigabe-Workflows in Echtzeit über alle Einheiten hinweg von einem zentralen Dashboard aus. So stellen Sie sicher, dass Zahlungen an Lieferanten rechtzeitig erfolgen und Sie von Skonti profitieren können.
- Rechnungsbearbeitung über mehrere Geräte hinweg: Erfassen und verwalten Sie Rechnungsdaten unterwegs mit der App von Yokoy. Das intuitive Design stellt sicher, dass alle Rechnungsdetails auf jedem Gerät leicht zugänglich sind, wodurch menschliche Fehler minimiert werden.
- Flexible API-Integrationen: Integrieren Sie Yokoy mit Hilfe vorgefertigter Schnittstellen und einer intuitiven API nahtlos in Ihre ERP-Systeme, um Datenlücken zu vermeiden und Ihre Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung vollständig zu automatisieren.
- Unterstützung mehrerer Unternehmen: Optimieren Sie komplexe Prozesse in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung sowie Reise- und Spesenabrechnung in mehreren Unternehmen und Tochtergesellschaften. Die Plattform von Yokoy bietet anpassbare Workflows, um Effizienz und Kontrolle zu verbessern.
- Service und Support: Unsere sofortige Unterstützung und fachkundige Fehlerbehebung helfen Ihnen und Ihrem Team, auftretende Probleme zu lösen und Ihr Wissen durch detaillierte Live- und selbstgesteuerte Akademie-Schulungen zu erweitern.
Für Führungskräfte im Finanzwesen, die mehr Rentabilität und zuverlässige Betriebsabläufe erreichen möchten, ist die Investition in eine innovative Lösung zur Rechnungsverfolgung wie Yokoy ein Muss. Durch die Einführung unserer KI-gesteuerten Funktionen sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsklima nachhaltig erfolgreich ist und seine Betriebsabläufe optimiert.
Nächste Schritte
Möchten Sie mehr über unsere KI-gesteuerte Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung erfahren? Informieren Sie sich über Yokoy oder testen Sie die Lösung einfach selbst.
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