Prepaid-Karten für Unternehmen: Bequemlichkeit und Vielseitigkeit in einem

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Oskar Duberg
Oskar Duberg

Zahlreiche Unternehmen – bestimmt auch Ihres – suchen nach innovativen, effizienten und sicheren Möglichkeiten, um ihre Finanzen zu verwalten. Hier kommen Prepaid-Karten für Unternehmen ins Spiel. Dabei handelt es sich um eine zeitgemäße Lösung, die schlankere und effizientere Lösungen für das Ausgabenmanagement ermöglicht. Der Markt für Prepaid Firmenkarten dürfte Prognosen zufolge bis 2030 durchschnittlich um 15,3 Prozent pro Jahr wachsen. 


Kein Wunder: Laut Forbes haben 38,3 Prozent der Unternehmer eine Kreditkarte beantragt und wurden abgelehnt. Aber nicht nur Gründer mit begrenzten finanziellen Mitteln benötigen eine sichere und zuverlässige Firmenkarte, auch kleine, mittlere und große Unternehmen sind darauf angewiesen, um ihrem Team mehr Flexibilität zu geben.

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Prepaid-Firmenkarten: Eine moderne Lösung für die Finanzverwaltung

Vielleicht haben Sie es schon erlebt – mit diesen Herausforderungen beim Ausgabenmanagement hat wohl jedes Unternehmen früher oder später zu tun:

 

Umgang mit komplexen, zeitaufwändigen Spesenabrechnungen: Die konventionelle Art der Spesenabrechnung mit manueller Dateneingabe, Stapeln von Papierbelegen und dem Umgang mit Wechselkursen aufgrund unterschiedlicher Währungen ist nicht nur fehleranfällig, sondern verschlingt auch viel Zeit für Mitarbeiter und Finanzteams.

 

Fehlender zentraler Überblick über alle Ausgaben: Ohne ein einheitliches System kann es zu einem Albtraum werden, den Überblick über anstehende und vergangene Ausgaben zu behalten. In der Folge kann es zu Budgetüberraschungen und finanziellen Diskrepanzen kommen.

 

Begrenzte Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter: Bei herkömmlichen Zahlungsmethoden wie Erstattungen oder Firmenkarten fehlt oft die notwendige Kontrolle. Dies kann zu überhöhten Ausgaben und der Nichteinhaltung von Unternehmensrichtlinien führen.

 

Zeitraubende Genehmigungsverfahren: Das bürokratische Labyrinth herkömmlicher Genehmigungsverfahren für Spesenabrechnungen kann zu Verzögerungen bei den Erstattungen führen und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen.

 

Suche nach fehlenden Dokumenten: Wenn die Spesenabrechnung in Papierform erfolgt, führt das oft zu Ärger, wenn Belege und Dokumente verloren gehen oder verlegt werden und es zu Verzögerungen und Ineffizienzen kommt.

 

Prepaid-Karten für Unternehmen können hier Abhilfe schaffen, indem sie den Prozess der Spesenabrechnung automatisieren. Sie erfassen automatisch Transaktionsdetails, beseitigen manuelle Eingabefehler, beschleunigen die Berichterstellung und gewährleisten die Datenintegrität. Darüber hinaus bieten sie Einblicke in Echtzeit in alle Transaktionen, sodass Finanzteams die Ausgaben genau im Auge behalten und fundierte Budgetentscheidungen treffen können. 

 

Auf diese Weise können Sie Ausgabenlimits festlegen, Ausgabenkategorien definieren und Unternehmensrichtlinien umsetzen, was eine bessere Kontrolle und Überwachung ermöglicht. Prepaid-Firmenkarten können auch die Genehmigung vieler Ausgaben, einschließlich Transaktionen in mehreren Währungen, auf der Grundlage festgelegter Regeln und Kategorien automatisieren. Dies wiederum verringert den Bedarf an manuellen Eingriffen und beschleunigt Erstattungen.

Bevor Sie gehen …

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Was sind Prepaid-Karten für Unternehmen?

Bei Prepaid-Firmenkarten wird jeweils ein bestimmter Geldbetrag im Voraus auf die Karte geladen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Nutzer Ausgaben nur im Rahmen des verfügbaren Guthabens tätigen können. Diese Karten sind vielseitig einsetzbar und decken eine Reihe von geschäftlichen Bedürfnissen ab, von Reisen bis zum Bürobedarf. Gleichzeitig ermöglichen sie eine praktische und strukturierte Methode zur Überwachung von Unternehmensausgaben.

So werden Prepaid-Firmenkarten verwendet

Um eine Prepaid-Firmenkarte zu nutzen, wird sie zunächst mit einem Startbetrag aufgeladen. Dies kann durch Überweisung vom Bankkonto des Unternehmens oder durch andere zugelassene Zahlungsmethoden erfolgen. Sobald die Karte aufgeladen ist, funktioniert sie ähnlich wie eine herkömmliche Debit- oder Kreditkarte. Von der Buchung von Flügen, Bargeldabhebungen und der Begleichung von Hotelrechnungen bis hin zum Kauf von Büromaterialien deckt sie ein breites Spektrum geschäftsbezogener Ausgaben ab.

 

Jedes Mal, wenn die Karte benutzt wird, wird der Restsaldo automatisch aktualisiert. Diese Funktion erlaubt eine Momentaufnahme der Geschäftsausgaben in Echtzeit und hilft den Nutzern, ihre Finanzen effektiver zu verwalten und ihr Budget einzuhalten. Wenn das Guthaben auf der Prepaid-Firmenkarte zur Neige geht, kann jederzeit zusätzliches Guthaben auf die Karte geladen werden. Diese Flexibilität gewährleistet eine kontinuierliche Nutzung ohne Probleme und hält die Ausgaben unter Kontrolle.

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Wie virtuelle Firmenkarten die Ausgabenkontrolle verbessern und diskretionäre Ausgaben begrenzen

Welche Herausforderungen lösen virtuelle Firmenkarten, welche Vorteile bieten sie und warum sind virtuelle Karten die perfekte Lösung, um diskretionäre Ausgaben zu begrenzen?

Lars Mangelsdorf, 

Co-founder and CCO

Vorteile von virtuellen Prepaid-Firmenkarten

Virtuelle Prepaid-Karten sind digitale Gegenstücke, die sich für Online-Einkäufe oder Situationen eignen, in denen keine physische Karte benötigt wird. Virtuelle Karten bieten dieselbe Sicherheit und denselben Komfort, funktionieren aber in einer digitalen Umgebung und bieten Ihnen und Ihrem Team mehrere bedeutende Vorteile:

 

  • Ausgabenkontrolle: Mit diesen Karten können Unternehmen exakte Ausgabenlimits festlegen, was die Mitarbeiter dazu motiviert, das Budget einzuhalten und die Unternehmensrichtlinien zu beachten.

 

  • Erhöhte Sicherheit: Mit einem festen Betrag auf der Karte wird das Potenzial für unbefugte oder betrügerische Transaktionen drastisch reduziert.

 

  • Leichte Handhabung: Prepaid-Firmenkarten vereinfachen das Spesenmanagement, machen komplexe Erstattungsprozesse überflüssig und reduzieren den Verwaltungsaufwand.


Echtzeit-Übersicht: Echtzeit-Updates der Ausgaben bieten den Finanzteams ein klares finanzielles Bild und ermöglichen fundierte Entscheidungen über zukünftige Ausgaben.

Welche Alternativen gibt es?

Prepaid-Karten für Unternehmen weisen einzigartige Merkmale und Vorteile auf. Daneben bietet die Finanzwelt eine Vielzahl von Alternativen, die auf die verschiedenen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Im Folgenden vergleichen wir diese Alternativen mit Prepaid-Firmenkarten.

Business-Kreditkarten

Geschäftskreditkarten sind eine Art Kreditlinie, die von Banken oder Finanzinstituten für Unternehmen angeboten wird. Sie ermöglichen es Unternehmen, Einkäufe auf Kredit zu tätigen und den Saldo zu einem späteren Zeitpunkt auszugleichen.

 

Die Unterschiede zu Prepaid-Firmenkarten:

 

  • Festgelegte Limits: Im Gegensatz zu Prepaid-Karten, die eine Vorauszahlung erfordern, verfügen Business-Kreditkarten über einen festgelegten Kreditrahmen, der sich nach der finanziellen Leistungsfähigkeit des Unternehmens richtet.

 

  • Zinskosten: Wird der Saldo bis zum Fälligkeitsdatum nicht vollständig ausgeglichen, fallen Zinsen an. Dies erfordert eine sorgfältige Finanzplanung, um Ausgaben und Rückzahlungen zu verwalten. Auch die Preisgestaltung oder monatliche Gebühren sind ein weiteres Thema, das zu beachten ist.

 

  • Flexibilität bei den Ausgaben: Diese Karten bieten mehr Ausgabenspielraum und Rückzahlungsmöglichkeiten.

Debitkarten für Unternehmen

Debitkarten für Unternehmen sind direkt mit dem Bankkonto des Unternehmens verbunden und ermöglichen Ausgaben bis zum verfügbaren Kontostand.

 

Die Unterschiede zu Prepaid-Firmenkarten:




  • Sofortige Abbuchung: Bei Business-Debitkarten wird jede Ausgabe direkt vom Bankkonto des Unternehmens abgebucht, sofern das Guthaben vorhanden ist.

 

  • Kein Kredit erforderlich: Im Gegensatz zu Kreditkarten ist keine Kreditaufnahme erforderlich, wodurch das Risiko von Schulden und Zinszahlungen entfällt.

 

  • Deckelung der Ausgaben: Diese Karten bieten zwar viel Flexibilität, doch einige Banken oder Finanzinstitute können tägliche Ausgabenobergrenzen vorgeben.

Maßgeschneiderte Karten für besondere Anlässe

Karten wie die Yokoy Smart Lodge Card für Geschäftsreisen sind auf spezielle Anforderungen zugeschnitten und verfügen über besondere Merkmale und Vorteile.

 

Die Unterschiede zu Prepaid-Firmenkarten:

 

  • Gezielte Nutzung: Diese Karten, die für besondere Zwecke wie Geschäftsreisen konzipiert sind, bieten oft Vorteile wie Reiseversicherungen, Zugang zu Flughafen-Lounges oder Ermäßigungen auf Übernachtungen.

 

  • Begrenzter Anwendungsbereich: Sie sind zwar für die ihnen zugedachten Aufgaben gut geeignet, aber für allgemeine Geschäftsausgaben nicht so vielseitig wie Prepaid- oder andere Kartenarten.

Software zur Ausgabenverwaltung

Als digitales Tool unterstützt eine Ausgabenmanagement-Software die Unternehmen bei der Überwachung und Analyse von Ausgaben und ist oft mit verschiedenen Zahlungsarten, einschließlich Prepaid-Karten, kompatibel.

 

Die Unterschiede zu Prepaid-Firmenkarten:

 

  • 360-Grad-Ansicht: Die Buchhaltungssoftware erlaubt eine umfassende Sicht auf die Unternehmensausgaben und liefert detaillierte Einblicke, Analysen und Berichte.

 

  • Kompatibilität mit mehreren Methoden: Diese Plattformen sind nicht nur mit Prepaid-Karten, sondern auch mit verschiedenen Zahlungsarten kompatibel und vereinfachen so die Kostenerfassung und -berichterstattung.

 

  • Vereinfachte Prozesse: Sie automatisieren häufig Aufgaben wie die Genehmigung von Ausgaben, Erstattungen und die Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien, wodurch Verwaltungsaufgaben und potenzielle Fehler reduziert werden.
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DO & CO standardisierte sein globales Ausgabenmanagement mit Yokoy

„Ein einheitlicher Prozess für die gesamte DO & CO Gruppe. Yokoy ermöglicht uns eine optimale Zusammenarbeit über alle Standorte und Einheiten hinweg.“

Michael Kultscher-Burger, Teamlead Accounts Payable & Receivable

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Flexibilität und Sicherheit: Die Vorteile von Prepaid-Firmenkarten

Prepaid-Firmenkarten werden bei Unternehmen immer beliebter – und das aus guten Gründen. Sie vereinen Flexibilität und Sicherheit miteinander und stellen somit für viele Unternehmen die bevorzugte Wahl dar. Betrachten wir die Vorteile von Prepaid-Karten für Unternehmen im Detail:

 

  • Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben
  • Volle Flexibilität, sobald die Karte aufgeladen ist
  • Volle Budgetkontrolle durch Ihr Finanzteam oder Ihren Kundenbetreuer 
  • Hohe Sicherheit, da niemand die Ausgabenlimits überschreiten kann
  • Vereinfachte Spesenabrechnungen
  • Keine Kreditprüfung erforderlich
  • Vollständige Integration in die Spesenmanagement-Plattform
  • Verbessertes Cashflow-Management

 

Durch die Kontrolle der Ausgaben über Prepaid-Firmenkarten können Unternehmen ihren Cashflow besser verwalten. Die im Voraus festgelegten Ausgabenlimits tragen zu einer effizienteren Mittelzuweisung bei und stellen sicher, dass genügend Liquidität für wichtige Geschäftsvorgänge vorhanden ist. Dieses verbesserte Cashflow-Management führt zu einer  besseren finanziellen Stabilität – ein Ziel, das wohl jedes Unternehmen verfolgen dürfte.

Bitpanda setzt auf die smarten Firmenkarten von Yokoy

„Wir haben uns für die Yokoy-Karte als unsere Firmenkarte entschieden, weil wir dank des Nullgebührenmodells nicht nur auf der Kostenseite eine optimale Lösung genießen, sondern uns gleichzeitig viel manuellen Verwaltungsaufwand ersparen können.“ Dadurch wird unser Ausgabenmanagement viel klarer und effizienter.“

Peter Grausgruber, former CFO Bitpanda

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Finanzielle Kontrolle: Nutzung von Prepaid-Firmenkarten für das Ausgabenmanagement

Prepaid-Firmenkarten haben sich als wertvoller Aktivposten erwiesen, vor allem in Verbindung mit modernen Lösungen für das Spesenmanagement. Im Folgenden erfahren Sie, wie sich diese Karten nahtlos in leistungsstarke Systeme zur Bearbeitung von Rechnungen, zur Verwaltung von Geschäftsausgaben und zur Erleichterung von Zahlungen integrieren lassen und welche Vorteile sie für die Finanzkontrolle eines Unternehmens bieten.

Integration mit Rechnungen

Die Integration von Prepaid-Firmenkarten in ein System zum Spesenmanagement kann den Abgleich von Rechnungen vereinfachen. Die mit diesen Karten getätigten Transaktionen können automatisch mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen werden, wodurch sich der manuelle Aufwand für den Abgleich verringert. Dieser automatisierte Ansatz verringert die Fehlerquote, beschleunigt die Rückerstattung und gewährleistet präzise und umfassende Zahlungsnachweise.

Optimiertes Ausgabenmanagement

Prepaid-Firmenkarten vereinfachen die Verfolgung und Verwaltung von Geschäftsausgaben. Jede Transaktion, die mit der Karte getätigt wird, wird automatisch im Spesenmanagementsystem erfasst, sodass ein Echtzeit-Überblick über die Ausgaben möglich ist. Dieses automatisierte System macht manuelle Eingaben überflüssig, minimiert Fehler und spart Zeit für Mitarbeiter und das Finanzteam. Darüber hinaus fördern die vordefinierten Ausgabenlimits auf diesen Karten die Einhaltung von Budgets, sodass die Ausgaben mit den finanziellen Zielen und Richtlinien des Unternehmens in Einklang gebracht werden.

Mühelose Zahlungsabwicklung

Prepaid-Karten für Unternehmen bieten eine sichere und bequeme Zahlungsmethode, die den Zahlungsverkehr vereinfacht. Ganz gleich, ob es sich um die Begleichung von Rechnungen, die Entlohnung von Lieferanten oder die Vergütung von Mitarbeitern handelt, mit Prepaid-Karten lassen sich Zahlungen schnell und problemlos abwickeln. Die Integration in ein Spesenmanagementsystem ermöglicht die automatische Planung, Verfolgung und Aufzeichnung von Zahlungen, was den Zahlungsablauf weiter vereinfacht und die Finanzaufsicht verbessert.

Vorteile für Ihr Spesenmanagement

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Dank des vereinfachten Systems verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit Papierkram und erhalten schnellere Erstattungen. Diese Effizienz steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, da Verzögerungen und Komplikationen bei der Verwaltung von Ausgaben reduziert werden.

 

Robuste Budgetkontrolle und Sicherheit: Eine gute Übersicht erhöht die finanzielle Sicherheit, dämmt das Risiko überhöhter oder nicht genehmigter Ausgaben ein und gewährleistet eine optimale Nutzung der finanziellen Ressourcen.

 

Zeit für strategische Finanzaufgaben: Durch die Nutzung der Automatisierungsmöglichkeiten von Prepaid-Firmenkarten und integrierten Systemen kann Ihr Finanzteam wertvolle Zeit zurückgewinnen, um sich auf strategische Aufgaben wie Planung, Analyse und strategische Entwicklung zu konzentrieren.

Yokoys Einbindung in Prepaid-Firmenkartenlösungen

Die Prepaid-Firmenkartenlösungen von Yokoy wurden entwickelt, um globale Ausgaben zu optimieren, Fehler und Rechnungsbetrug zu minimieren und Prozesse zum Finanzabschluss zu vereinfachen. Ihr Team kann auf einfache Weise Ausgaben über verschiedene Regionen hinweg überwachen oder unautorisierte Transaktionen von Kartenzahlungen erkennen. Gleichzeitig garantiert unsere Prepaid Visa oder Mastercard die Sicherheit und Konformität Ihrer Finanzoperationen.

 

Yokoy verknüpft automatisch alle Transaktionen mit den entsprechenden Belegen und setzt modernste KI-Algorithmen ein, um präzise Buchungen zu gewährleisten. Dieser automatisierte Prozess vereinfacht den Abgleich, spart wertvolle Zeit ein und minimiert Unstimmigkeiten. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, damit Ihr Team über alle getätigten Transaktionen informiert wird.

 

Sie können Karten sofort sperren oder kündigen und Ersatz anfordern – alles mit einem einfachen Klick. Die Zuweisung von Geldern ist ebenso einfach: Legen Sie Ausgabenlimits für einzelne Karteninhaber innerhalb Ihrer Organisation fest, um ein verantwortungsvolles Ausgabeverhalten zu fördern. Und: Sie müssen sich keine Gedanken über Kartengebühren, Transaktionsgebühren oder Fremdwährungsgebühren machen.

 

Die nächsten Schritte

Wir haben uns mit den verschiedenen Vorteilen der Prepaid-Firmenkarten und ihrer Integration in Spesenmanagement-Systeme beschäftigt. Ihre nächsten Schritte können also die Implementierung von Yokoy-Lösungen für das Spesenmanagement sein, um von einer unübertroffenen Kontrolle, Sicherheit und Effizienz bei der Überwachung der Unternehmensausgaben zu profitieren. 

 

Die wichtigsten Vorteile für Sie, wenn Sie Yokoy als Ihren Kartenanbieter wählen:

 

  • Sofortige Kontrolle und Verwaltung der Ausgaben
  • Automatischer Abgleich von Kartentransaktionen
  • Bis zu 1 Prozent Cashback
  • Reibungslose Integration mit Yokoys Ausgabenmanagement-Software
  • Präzise Ausgabenkontrolle und Einhaltung von Vorschriften
  • Weltweite Akzeptanz und Prämien für Transaktionen
  • Mobile App für Apple und Android

 

Darüber hinaus bietet Yokoy eine Auswahl weiterer Firmenkarten an, die auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind und sowohl für kleine Unternehmen als auch für größere Organisationen interessant sein können:

 

  • Yokoy Smart Lodge Card: Diese auf Geschäftsreisen zugeschnittene Karte vereinfacht die Kontrolle, die Durchsetzung von Richtlinien und die automatische Abwicklung von reisebezogenen Kosten.

 

  • Yokoy Firmenkarten: Diese Karten bieten eine allumfassende Lösung für Unternehmensausgaben und verfügen über Funktionen wie sorgfältige Ausgabenkontrolle, Echtzeitüberwachung und mühelose Integration in die Yokoy-Plattform.

 

Mit den Prepaid-Firmenkarten und den ergänzenden Firmenkarten von Yokoy erhalten Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz für das Ausgabenmanagement. Dies ermöglicht es, Abläufe zu rationalisieren, Fehler und betrügerische Aktivitäten zu vermeiden und eine bessere finanzielle Kontrolle und Effizienz zu erzielen. In Zukunft können Unternehmen die Integration der Prepaid-Karten von Yokoy in ihre Workflows rund um das Spesenmanagement erkunden und auf diese Weise die Funktionen zur Verbesserung der Spesenverfolgung, des Abgleichs und der Einhaltung von Vorschriften nutzen.

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