POs vs. Kartenzahlungen: Die passende Wahl für finanzielle Kontrolle
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Wenn es um Geschäftsausgaben geht, stehen Unternehmen oft vor der Wahl zwischen zwei Zahlungsmethoden: Bestellungsaufträge (Englisch: Purchase Orders, POs) und Kartenzahlungen. Beide Methoden haben ihre Berechtigung, aber es ist entscheidend zu wissen, wann welche Zahlungsart am sinnvollsten ist. Es ist ähnlich wie die Wahl zwischen Bus und Fahrrad, denn jede Option hat ihre Stärken, wenn sie zur Situation passt.
Schauen wir uns diesen Vergleich genauer an: Stellen Sie sich vor, Ihr Finanzmanager kümmert sich um die gesamte Zahlungsabwicklung Ihres Unternehmens. Bei größeren, vorausgeplanten Investitionen, wie dem Kauf von 100 neuen Laptops, gleicht eine PO der Fahrt mit einem Bus: Sie ist einfach und umfassend, sodass alles in einem Schwung erledigt ist. Für kleinere, schnell abzuwickelnde Einkäufe, wie die Beschaffung von Bürobedarf, ist eine Girocard oder Kreditkarte vergleichbar mit einem Fahrrad: flexibel, schnell und perfekt für spontane Besorgungen ohne großen Aufwand.
In diesem Artikel beleuchten wir die Vor- und Nachteile von POs und Kartenzahlungen, um Ihnen zu helfen, das passende Vehikel für den Zahlungsverkehr zu finden. Sind Sie bereit für einen detaillierten Einblick? Lassen Sie uns entdecken, wie Sie Ihr Finanzmanagement optimieren können!
POs verstehen
Eine PO ist ein formelles Dokument, das von einem Käufer an einen Lieferanten ausgestellt wird, um den Kauf von Waren oder Dienstleistungen zu einem festgelegten Preis zu bestätigen. Bestellungen enthalten wichtige Details wie Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise, Liefertermine, Kundendaten und Zahlungsbedingungen. In Deutschland ist diese Methode besonders verbreitet bei großen oder komplexen Anschaffungen, bei denen eine klare Dokumentation und formelle Genehmigung erforderlich sind.
POs werden oft für Beschaffungsaktivitäten genutzt, die definierte Arbeitsabläufe erfordern, um sicherzustellen, dass jeder Schritt im Kaufprozess ordnungsgemäß genehmigt ist. Dadurch wird sichergestellt, dass keine unangemessenen oder nicht autorisierten Ausgaben getätigt werden. Jede PO wird vom Finanzteam oder den relevanten Interessengruppen geprüft, bevor sie an den Lieferanten weitergeleitet wird. Dies minimiert das Risiko von Mehrausgaben und optimiert das Cashflow-Management, was für Unternehmen, die sich auf effiziente Prozesse und bargeldlose Zahlungsmethoden stützen, entscheidend ist.
Der Prozess folgt einer klaren Abfolge und gewährleistet eine strenge Kontrolle der Ausgaben, indem sichergestellt wird, dass die Einkäufe den genehmigten Budgets und internen Richtlinien entsprechen. Zudem wird für jede Bestellung ein detaillierter Datensatz erstellt, der den gesamten Zyklus von der Anfrage bis zur finalen Bezahlung dokumentiert. Diese Dokumentation hilft Unternehmen, Unregelmäßigkeiten schnell zu erkennen und ihre Ausgaben besser zu überwachen, insbesondere bei großen Anschaffungen oder der Nutzung elektronischer Zahlverfahren.
POs können in die APIs bestehender Finanzsysteme oder in cloudbasierte Plattformen integriert werden und bieten eine vereinfachte Funktionalität zur Verwaltung des gesamten Beschaffungszyklus – von der Bestellung bis zur Bezahlung. Diese nahtlose Integration ist besonders wichtig für Firmenkunden, die bargeldloses Zahlen bevorzugen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten.
Die Vorteile und Grenzen von POs
Jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile. Einige sind jedoch für Unternehmen relevanter als andere. Werfen wir einen kurzen Blick darauf:
Vorteile
Starker Prüfpfad für große Einkäufe: POs bieten einen klaren Prüfpfad für jede Transaktion, was es Finanzteams und Prüfern erleichtert, Ausgaben nachzuverfolgen und die Einhaltung von Sicherheitsstandards und Vorschriften, wie z. B. SEPA-Richtlinien in Europa, sicherzustellen. Die detaillierten Aufzeichnungen sind für die Buchhaltung und interne Prüfungen unerlässlich.
Formeller Genehmigungsprozess gewährleistet die Einhaltung von Budgets und Beschaffungsrichtlinien: POs stellen sicher, dass jede Bestellung im Einklang mit den Budget- und Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens steht. Jede Anfrage wird überprüft, mit dem zugewiesenen Budget abgeglichen und von den zuständigen Personen genehmigt. Dies gewährleistet die Transparenz der Ausgaben – ein wesentlicher Aspekt im europäischen Geschäftsumfeld, wo bargeldloses Zahlen und Compliance immer mehr an Bedeutung gewinnen.
Hilft, übermäßige Ausgaben zu vermeiden und bietet eine bessere Kontrolle über den Cashflow: Durch die Vorabgenehmigung von Käufen und die Kontrolle des Cashflows trägt die PO dazu bei, unvorhergesehene Ausgaben zu vermeiden. Unternehmen haben so einen klaren Überblick über ihre geplanten Ausgaben und können ihre Finanzplanung besser steuern.
Einschränkungen
Zeitaufwendig: Die Genehmigung jeder Bestellung kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn mehrere Beteiligte involviert sind. Dies kann zu Verzögerungen führen, vor allem bei zeitkritischen Einkäufen, bei denen schnell reagiert werden muss.
POs sind nicht ideal für kleinere Ausgaben: Für kleine, alltägliche Käufe, wie Bürobedarf oder Lebensmittel, kann der administrative Aufwand von POs unverhältnismäßig groß sein. Hier wäre eine EC-Karte oder Kreditkarte oft praktischer.
Verwaltungsaufwand: Die Verwaltung von POs erfordert eine umfangreiche Buchführung und oft einen mehrstufigen Genehmigungsprozess. Dieser zusätzliche Aufwand kann die Ressourcen belasten, insbesondere für Unternehmen mit begrenzten Kapazitäten.
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Zahlungen mit Firmenkreditkarten
Firmeneigene Kreditkarten sind in Deutschland ein weitverbreitetes Zahlungsmittel für kleinere oder alltägliche Ausgaben. Firmenkreditkarten werden oft für unvorhergesehene oder routinemäßige Einkäufe genutzt, bei denen kein formeller Genehmigungsprozess erforderlich ist. In Kombination mit digitalen Zahlungsmethoden wie Google Pay, Apple Pay oder NFC (Near Field Communication) bieten sie eine praktische Möglichkeit, bargeldlos zu bezahlen – sei es im Online-Shop, am Kartenterminal im Geschäft oder auf Geschäftsreisen.
Karten können in deutsche Kassensysteme (POS) und Zahlungsgateways integriert werden, was eine Echtzeitverfolgung und -kategorisierung der Ausgaben ermöglicht. So behält das Finanzteam jederzeit den Überblick über Transaktionen und kann sicherstellen, dass die Ausgaben den internen Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften wie der SEPA-Verordnung entsprechen.
Firmenkreditkarten bieten Unternehmen die nötige Flexibilität, um notwendige Einkäufe ohne Verzögerung zu tätigen. Für kleinere Unternehmen oder Teams mit dezentralen Strukturen kann diese Methode besonders vorteilhaft sein. Kartenzahlungen können an jedem EC-Terminal abgewickelt werden und sind ideal für mobile Zahlungen sowie Transaktionen im Geschäft.
Um Missbrauch vorzubeugen, können Unternehmen für jede Firmenkreditkarte Ausgabelimits und Beschränkungen festlegen. So lassen sich beispielsweise tägliche oder monatliche Ausgabenobergrenzen einrichten und Einkäufe auf bestimmte Kategorien, wie z. B. Reisekosten oder Büromaterial, beschränken.
Vorteile und Einschränkungen von Zahlungen mit Firmenkreditkarten
Hier sind einige Vor- und Nachteile von Firmenkreditkarten:
Vorteile
Flexibilität bei kleinen, routinemäßigen oder ungeplanten Einkäufen: Firmenkreditkarten sind perfekt für kleine, routinemäßige oder spontane Ausgaben. Sie machen einen formellen Genehmigungsprozess überflüssig und ermöglichen es den Mitarbeitern, schnell und flexibel Einkäufe zu tätigen. Dies ist besonders nützlich in Branchen wie dem Einzelhandel oder bei Geschäftsausgaben, die direkt am POS oder Geldautomaten abgewickelt werden müssen.
Integrierte Ausgabenkontrolle und Echtzeit-Nachverfolgung: Viele Firmenkreditkarten verfügen über eine integrierte Ausgabenkontrolle und Echtzeit-Nachverfolgung. Mit dieser Funktion können Finanzteams Limits festlegen und Ausgaben überwachen, um nicht autorisierte Ausgaben oder Betrug zu verhindern.
Geringerer Verwaltungsaufwand bei Transaktionen mit niedrigem Wert: Im Vergleich zu POs ist der administrative Aufwand bei Kartenzahlungen geringer, besonders bei geringwertigen Transaktionen. Dies entlastet das Finanzteam und gibt mehr Spielraum für strategische Aufgaben.
Einschränkungen
Ohne angemessene Kontrollen können Kartenzahlungen zu Mehrausgaben oder Missbrauch führen: Ohne klare Kontrollen besteht das Risiko, dass Mitarbeiter die Kreditkarte für nicht genehmigte Ausgaben verwenden. Hier sind klare Ausgaberichtlinien und eine regelmäßige Überprüfung der Transaktionen wichtig, um Missbrauch zu vermeiden.
Betrugsrisiko: Firmenkreditkarten sind anfällig für Betrug, besonders wenn Debitkarten- oder Kreditkartendaten gestohlen oder kompromittiert werden. Unternehmen sollten Sicherheitsmaßnahmen wie die Verschlüsselung von Zahlungsdaten und die Einhaltung von PCI-Standards umsetzen.
Eingeschränkte Verwendung für große, komplexe Einkäufe: Für größere oder komplexe Einkäufe sind Firmenkreditkarten oft ungeeignet, da sie keine detaillierte Dokumentation und formellen Genehmigungsprozess beinhalten. Bei großen Investitionen bieten POs eine strukturiertere Übersicht, um jedes Detail zu verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Auswahl der richtigen Zahlungsmethode für Ihr Unternehmen
Die Wahl zwischen POs und Firmenkreditkarten hängt von der Art der Einkäufe und dem erforderlichen Maß an Kontrolle ab. Wie wir jetzt wissen, haben beide Methoden ihre Vorzüge und Schwächen. Lassen Sie uns deshalb einige Szenarien skizzieren, in denen POs, Kartenzahlungen oder ein hybrider Ansatz die beste Option für Ihr Unternehmen sein könnten:
Anwendungsfälle für POs
POs sind ideal für die Verwaltung hochwertiger oder komplexer Einkäufe, bei denen Transparenz und Rechenschaftspflicht wichtig sind. Sie bieten eine strukturierte Übersicht, die besonders bei Großbestellungen oder Jahresabonnements in Online-Banking-Systemen sinnvoll ist. Diese Methode bietet auch eine rechtliche Absicherung und reduziert das Risiko von Missverständnissen oder Streitigkeiten mit Lieferanten.
POs eignen sich daher perfekt für geplante Ausgaben, die vorab genehmigt wurden und in ein definiertes Budget fallen. Sie dienen auch als formelle Vereinbarung zwischen Käufern und Lieferanten, in der die Bedingungen klar dargelegt werden und das Risiko von Streitigkeiten verringert wird. Durch die Transparenz von POs stellen sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bevor Geld ausgegeben wird.
Anwendungsfälle für Kartenzahlungen
Virtuelle oder Firmenkreditkarten eignen sich perfekt für kleine, routinemäßige Ausgaben wie Büromaterial, Reisekosten oder Geschäftsessen, bei denen der Aufwand eines strukturierten Ansatzes einer PO nicht nötig ist. Kartenzahlungen eignen sich auch für Situationen, die schnelles Handeln erfordern, wie ungeplante Geschäftsessen mit Kundinnen und Kunden oder dringende Lieferaufträge, damit Mitarbeiter Einkäufe tätigen können, ohne erst auf Genehmigungen warten zu müssen. Für Unternehmen mit verteilten oder dezentralen Teams bieten Firmenkreditkarten ein einfaches Bezahlverfahren für Mitarbeiter, um lokale Ausgaben unabhängig zu tätigen, während Finanzteams in Echtzeit Einblick und Kontrolle über diese Ausgaben behalten.
Hybridansatz
Warum sich mit nur einer Version zufriedengeben, wenn man beides haben kann? Ein Hybridansatz, der die Verwendung von POs und Firmenkartenzahlungen kombiniert, kann das Beste aus beiden Welten vereinen: Die Kontrolle und Compliance von POs für kostenintensive, geplante Anschaffungen, zusammen mit den agilen Eigenschaften von Kartenzahlungen, sorgen für eine umfassende Finanzkontrolle und Flexibilität im Zahlungsverkehr.
Blogartikel
Warum intelligente Firmenkarten ein Muss für Unternehmen sind
Digitaler Zahlungsverkehr hat eine massive Transformation durchlaufen, und die traditionelle Firmenkreditkarte oder Debitkarte ist dabei keine Ausnahme. Aber die eigentliche Frage ist, sind intelligente Firmenkarten wirklich “smart” oder nur ein nettes Feature?
Francesca Burkhardt,
Product Marketing
KI-gestützte Ausgaben und Kartenzahlungen mit Yokoy Pay
Die intelligenten Tools von Yokoy Pay kombinieren die Kontrolle und Struktur von POs mit der Flexibilität von Kartenzahlungen mit intelligenten Firmenkarten.
Dank KI-gestützter Technologie und Echtzeit-Datenanalyse bietet Yokoy eine solide Finanzkontrolle, eine verbesserte Betrugserkennung und höhere Effizienz bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben.
Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Aspekte, die Yokoy Pay für Ihr Unternehmen leisten kann:
Anpassbare Ausgabenkontrollen
Die anpassbaren Ausgabenkontrollen von Yokoy geben Ihnen die Möglichkeit, für jede Art von Ausgaben Regelungen festzulegen. Sie können Limits für Zahlungen mit Firmenkarten festlegen, z. B. wie viel monatlich für Büromaterial ausgegeben werden darf oder welche Kategorien für Reisekosten zugelassen sind.
So behalten Sie die Kontrolle über das Spesenmanagement Ihres Unternehmens, ohne an Flexibilität einzubüßen. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter schnelle Einkäufe per kontaktlosem Giropay im Geschäft oder online tätigen, während Ihr Finanzteam sicher sein kann, dass alle Ausgaben innerhalb des Budgets und der festgelegten Limits bleiben.
KI-gestützte Betrugserkennung
Yokoy nutzt KI, um jede Transaktion in Echtzeit zu überwachen. Das System kennzeichnet verdächtige Zahlungen automatisch. Wenn ein Karteninhaber eine Transaktion mit hohem Wert tätigt oder die Karte an einem unerwarteten Ort verwendet, können Zahlungen zurückgehalten werden. Ob Kredit- oder Debitkartenzahlungen – KI ist Ihr digitaler Wachhund, der Ihr Unternehmen jederzeit vor potenziellem Spesenbetrug oder Missbrauch schützt.
Integrierte Sicherheit
Apropos Schutz: Yokoy Pay deckt Sicherheitsaspekte wie die Multi-Faktor-Authentifizierung für PCI-konforme Systeme ab und gewährleistet so, dass jeder Einkauf sicher ist – ob online mit digitalen Lösungen oder vor Ort an einem Point-of-Sale-System (POS). Dies ist besonders wichtig für den Schutz sensibler Bankkontodaten. Selbst wenn Mitarbeiter Zahlungen über ein kontaktloses Kartenlesegerät beim Kassieren tätigen, werden die Transaktionsdaten verschlüsselt, wodurch die Sicherheit erhöht wird.
Automatisierte globale Compliance-Prüfungen
Für Unternehmen, die in verschiedenen Regionen oder Ländern tätig sind, kann es schwierig sein, die jeweiligen Compliance-Richtlinien einzuhalten. Yokoy automatisiert Compliance-Prüfungen und hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Transaktionen den lokalen und internationalen Standards entsprechen.
Das ist besonders nützlich, wenn Sie mit verschiedenen Zahlungsanbietern oder Finanzinstituten zusammenarbeiten. Das vermeidet unnötige Bearbeitungsgebühren oder Bußgelder und kann für Ihr Unternehmen von großem Vorteil sein.
Nahtlose Integration in bestehende Finanzsysteme
Yokoy Pay lässt sich mühelos in Ihre vorhandenen ERP-, POS-Systeme oder Buchhaltungssoftware integrieren. Ob es um die Ausgabenverfolgung über verschiedene Händlerkonten hinweg oder die Synchronisierung von Daten für eine flüssige Kreditkartenabwicklung geht – alles funktioniert reibungslos in einem System zusammen.
Ihr Finanzteam hat einen vollständigen Überblick über Ausgaben, Rückerstattungen und sogar Transaktionsgebühren, ohne zwischen den Plattformen wechseln zu müssen, was vieles vom Abstimmen bis zum Reporting vereinfacht.
Nächste Schritte
Nachdem Sie nun die Stärken und Grenzen der einzelnen Zahlungsmethoden kennen: Testen Sie, wie Sie mit intelligenter KI-gestützter Technologie und integrierten Zahlungslösungen Ihr Finanzmanagement optimieren können.
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