KI im Finanzwesen: Eine neue Ära des Ausgabenmanagements
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Wie in vielen anderen Bereichen erlebt auch der Finanzsektor durch die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) eine tiefgreifende Transformation. Das Ausgabenmanagement – traditionell arbeitsintensiv und fehleranfällig – zählt dabei zu den Bereichen, die am meisten von KI-basierten Innovationen profitieren. Von gesteigerter Effizienz bis hin zu Datenanalysen in Echtzeit können Führungskräfte in Finanzabteilungen und Kreditorenbuchhalter Prozesse heute auf eine Art und Weise optimieren, die früher undenkbar war. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie KI Fintech im Allgemeinen revolutioniert und wie sie ERP und Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens verbessern kann.
KI-Technologien sind bei der Optimierung des Ausgabenmanagements nicht mehr wegzudenken
Künstliche Intelligenz bezieht sich auf Computersysteme, die menschliche Fähigkeiten wie Lernen, Problemlösung und Entscheidungsfindung simulieren. In der Finanzbranche kann KI Routineaufgaben automatisieren, wertvolle datengesteuerte Erkenntnisse liefern und den manuellen Aufwand erheblich reduzieren. KI ist daher längst nicht mehr nur ein „nettes Feature”, sondern hat sich zum unverzichtbaren Werkzeug bei der Optimierung des Ausgabenmanagements entwickelt.
Unternehmen, die KI einsetzen, profitieren von mehreren Vorteilen:
Erhöhte Effizienz: KI-Tools vereinfachen Routineaufgaben wie die Verarbeitung von Rechnungen, die Genehmigung von Ausgaben und die Abstimmung, was Zeit spart und den administrativen Aufwand reduziert.
Weniger menschliche Fehler: Durch die Automatisierung von Prozessen lässt sich das Fehlerrisiko, das nicht selten zu kostspieligen Fehlern führt, deutlich eindämmen.
Niedrigere Kosten: Dank Automatisierung können Unternehmen ihre Betriebsausgaben senken und Ressourcen effizienter einsetzen.
Strategischer Fokus: Die Zeitersparnis bei manuellen Prozessen ermöglicht es Finanzteams wiederum, sich auf strategische Aktivitäten wie Finanzplanung und Prognosen zu konzentrieren.
Echtzeit-Einblicke: Der Zugriff auf Echtzeit-Daten liefert Führungskräften im Finanzbereich aktuelle Einblicke, um schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen zu können.
Verbessertes Cashflow-Management: Durch prädiktive Analysen, basierend auf zurückliegenden Datenmengen und der Möglichkeit, anhand von relevanten Informationen sofortige Berichte zu erstellen, erhalten Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihren Cashflow.
Neben diesen Vorteilen spielt KI auch eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung von Compliance und der Betrugserkennung im Ausgabenmanagement. Das System markiert etwa Ausgaben, die mit vordefinierten Regeln oder Vorschriften nicht übereinstimmen, automatisch – beispielsweise persönliche Transaktionen oder unzulässige Luxusausgaben. Ohne KI wären solche Überprüfungen nur manuell und mit erheblich mehr Aufwand möglich.
Bei einfachen Überprüfungen bleibt es aber nicht: Durch ihre Fähigkeit, Muster in Ausgaben zu extrahieren und zu analysieren, lassen sich dank KI auch Anomalien wie doppelte Belege, geänderte Dokumente oder ungewöhnliche Ausgabeverhalten umgehend erkennen.
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Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Wo KI den Unterschied macht
KI-Anwendungen revolutionieren verschiedene Bereiche des Ausgabenmanagements, indem sie Automatisierung, Skalierbarkeit und fortgeschrittene Analysen in den Vordergrund stellen. So kann KI einen echten Unterschied machen:
- Automatisierung und Effizienz: KI automatisiert zeitraubende Aufgaben wie die manuelle Dateneingabe, den Rechnungsabgleich und die Genehmigungsprozesse für Ausgaben. Dies verkürzt die Bearbeitungszeiten und ermöglicht es Finanzteams, sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren. Nicht zuletzt kann auch die Gehaltsabrechnung schneller bearbeitet werden – was zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden führt.
- Skalierbarkeit: KI-Lösungen lassen sich problemlos an die wachsenden Anforderungen von Firmen anpassen. Wenn ein Unternehmen expandiert, bewältigen KI-gestützte Systeme größere Mengen an Ausgaben und Rechnungen – und zwar ohne einen proportionalen Personalaufbau erforderlich zu machen. Finanzteams gelingt es so, einen zunehmenden Arbeitsaufwand mit minimalen Störungen zu bewältigen.
- Prädiktive Analysen und Echtzeit-Datenanalyse: KI automatisiert nicht nur, sondern unterstützt auch bei der Entscheidungsfindung. Prädiktive Analysen helfen Finanzteams, Ausgaben vorherzusagen, Trends zu erkennen und Budgets effektiver zu verwalten. Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken lassen sich zeitnahe, datengesteuerte Entscheidungen treffen, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
- Kostenkontrolle und Budgetierung: KI überwacht Ausgabenmuster und hebt Kosteneinsparungen hervor, wodurch Unternehmen ihre Budgets präziser steuern können. Indem KI-Systeme Anomalien markieren und auf potenzielle Überschreitungen hinweisen, haben Führungskräfte immer den Überblick, wohin finanzielle Mittel fließen und wie sie verwendet werden.
- Erhöhte Genauigkeit und Compliance: KI-gestützte Systeme fördern die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften. Durch die Integration vordefinierter Regeln in die unternehmenseigenen Prozesse kann die KI automatisch Ausgaben markieren, die von Unternehmensrichtlinien oder regulatorischen Standards abweichen. Das trägt wiederum dazu bei, das Risiko von Compliance-Verstößen und Strafen zu verringern.
- Betrugserkennung und Prävention: Eine der wichtigsten Rollen von künstlicher Intelligenz im Ausgabenmanagement ist die Erkennung und Vermeidung von Betrug. Dafür verwendet KI Mustererkennung und identifiziert so verdächtige Aktivitäten wie doppelte Rechnungen und unregelmäßige Ausgaben. Durch die kontinuierliche KI-basierte Überwachung von Transaktionen können Finanzteams bei verdächtigen Aktivitäten schnell handeln und Betrugsrisiken minimieren.
- Datensicherheit: Durch Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen erhöht der Einsatz von KI-Systemen in Unternehmen die Datensicherheit und schützt sensible Finanzinformationen umfassend. Fortgeschrittene Machine-Learning-Algorithmen können zudem ungewöhnliche Zugriffsmuster erkennen, was Unternehmen hilft, sich vor Cyber-Bedrohungen und Datenpannen zu schützen.
Was wir in Zukunft von KI-gestütztem Ausgabenmanagement erwarten können
Es lässt sich mit Sicherheit sagen: Während sich künstliche Intelligenz stetig weiterentwickelt, wird auch ihre Rolle für Finanzabteilungen weiter an Bedeutung gewinnen. Generative KI hat beispielsweise das Potenzial, Finanzprozesse weiter zu revolutionieren, indem sie automatisch Spesenabrechnungen, Rechnungen und sogar komplexe Finanzmodelle und Datensätze erstellt und verwaltet. Unternehmen wie das Ihre werden von zunehmender Effizienz profitieren, wenn sich diese Technologien weiterentwickeln – bis hin zu vollständig autonomen Finanzsystemen.
Darüber hinaus ist es naheliegend, dass KI-Systeme zunehmend in Bereiche des Finanzmanagements vordringen und in andere Geschäftssystemen integriert werden, um eine nahtlose, umfassende Finanzmanagement-Lösung zu bieten. Die Fortschritte im Bereich künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernens könnten mit erweiterten Kollaborationsfunktionen einhergehen, bei denen KI-Systeme aktiv Empfehlungen zur Verbesserung von Ausgabenrichtlinien und Budgetzuweisungen in Echtzeit aussprechen.
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Erleben Sie die neue Ära des Ausgabenmanagements – mit der KI von Yokoy
Yokoy steht an der Spitze des KI-gestützten Ausgabenmanagements und bietet eine umfassende Lösung, die darauf ausgelegt ist, Effizienz, Compliance und finanzielle Einblicke zu optimieren.
End-to-End-Ausgabenautomatisierung
Yokoys KI automatisiert den gesamten Ausgabenmanagement-Prozess, vom Scannen von Quittungen und der Datenerfassung bis hin zu Genehmigungsprozessen und Abstimmungen. Dies reduziert die Notwendigkeit manueller Eingriffe und schafft so wertvolle Zeit für Finanzteams.
Integrierte Ausgabenrichtlinien und Compliance
Die KI-Plattform von Yokoy geht über einfache Automatisierung hinaus, indem sie unternehmensspezifische Richtlinien direkt in das System integriert. Jede eingereichte Ausgabe wird automatisch mit internen Richtlinien und externen regulatorischen Rahmenbedingungen abgeglichen.
Der integrierte Compliance-Mechanismus macht manuelle Audits überflüssig, indem er sicherstellt, dass keine Abgabe übersehen wird. Die KI überprüft kontinuierlich Ausgaben auf mögliche Probleme wie z. B. fehlende Dokumentationen oder falsche Klassifizierungen und benachrichtigt das zuständige Team vor der Genehmigung.
Diese enge Integration der Ausgabenrichtlinien stellt sicher, dass alle ausgabenbezogenen Daten gemäß der vordefinierten Regeln des Unternehmens verarbeitet werden, wodurch Audits vereinfacht und die Zeit für manuelle Eingriffe erheblich reduziert wird. Zudem hilft dies Ihrem Finanzteam, auditbereite Unterlagen zu führen, die Transparenz zu verbessern und potenzielle regulatorische Risiken zu minimieren.
Benutzerdefinierte Workflows
Yokoy ermöglicht es Ihrem Unternehmen, benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse einzurichten, die passgenau auf Ihre Organisationsstruktur zugeschnitten sind. Prozesse werden automatisiert und Ausgaben gemäß vordefinierter Unternehmensrichtlinien an die richtigen Genehmiger weitergeleitet. Dadurch lassen sich Engpässe reduzieren und Bearbeitungszeiten verkürzen – wodurch sich nur noch auf die Ausnahmen konzentriert werden muss, die eine manuelle Überprüfung erfordern.
Echtzeit-Analyse
Die Plattform von Yokoy sammelt und analysiert kontinuierlich Daten und ermöglicht so aktuelle Einblicke in die Unternehmensausgaben. Mit KI-gesteuerten Analysen können Führungskräfte Dashboards mit Ausgabentrends, Anomalien und wichtigen finanziellen Kennzahlen im Unternehmen einsehen. Dies hilft bei:
Ausgabenkategorisierung: Automatische Kategorisierung von Ausgaben nach Abteilung, Projekt oder Entität, wodurch Finanzteams schnell erkennen können, welche Bereiche Kosten verursachen und wo möglicherweise zu viel ausgegeben wird.
Prädiktive Analysen: KI-Datenanalysen prüfen die aktuellen Ausgaben und nutzen prädiktive Algorithmen zur Prognose zukünftiger Ausgaben. So gelingt es Finanzteams, den Cashflow-Bedarf besser vorherzusehen und Budgets entsprechend anzupassen.
Handlungsrelevante Einblicke: Führungskräfte im Finanzsektor können schneller auf Ausgabemuster reagieren, da sie sofort Zugang zu detaillierten Berichten erhalten. Dies hilft ihnen, informierte, zeitnahe Anpassungen an Ausgaben, Zuteilungen von Ressourcen und der Finanzplanung vorzunehmen.
Unterstützung über Unternehmen hinweg: Yokoy bietet Einblicke in verschiedene Länder, Unternehmen und Abteilungen für multinationale Organisationen, sodass Führungskräfte Ausgaben vergleichen und Budgets global optimieren können.
Mehrere Entitäten und Länder
Die KI-Plattform von Yokoy vereinfacht das grenzüberschreitende Ausgabenmanagement für Unternehmen, die nicht nur Niederlassungen in Deutschland, sondern auch in anderen Ländern haben. In diesem Anwendungsfall meistert sie Herausforderungen wie Währungsumrechnungen, lokale Steuerregelungen und Compliance-Anforderungen.
Nächste Schritte
KI führt uns in eine neue Ära des Ausgabenmanagements – eine Ära, die beispiellose Effizienz, Genauigkeit und strategische Einblicke im Finanzdienstleistungsbereich ermöglicht. Mit der zunehmenden Weiterentwicklung der KI-Technologien werden Innovationen und die digitale Transformation weiter vorangetrieben, die CFOs zu ihrem Vorteil nutzen können. Daher können wir aus unserer Perspektive und mit dem derzeit verfügbaren Wissen sagen, dass die Einführung von KI-gestützten Lösungen nicht nur eine Option ist – sie ist eine Notwendigkeit.
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