Intelligente Rechnungsautomatisierungssoftware: Was ist das überhaupt?
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In Ihrem Berufsleben haben Sie bestimmt schon einmal Sätze wie „Das haben wir schon immer so gemacht – und wir hatten nie Probleme mit unserem ‘Prozess’“ gehört. Klar, das mag schon stimmen. Doch was ist, wenn genau dieser „Prozess“ langsam, ineffizient und einfach nicht mehr aktuell ist? Die Zeit ist reif für neue, intelligente Workflows. Wir zeigen Ihnen, wie eine smarte Rechnungsautomatisierungssoftware Sie dabei unterstützen kann.
Rechnungsautomatisierung mit künstlicher Intelligenz
Es versteht sich von selbst, dass Technologie eine große Hilfe ist, wenn es darum geht, die Prozesse rund um die Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen zu vereinfachen. Die Automatisierung von repetitiven, manuellen Aufgaben wie Dateneingabe, Validierung, Genehmigungsabläufen und Zahlungen ist dabei nur einer der Grundsteine der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Ihr Ziel besteht darin, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und den gesamten Rechnungsprozess zu beschleunigen. Dies wiederum optimiert den Cashflow, minimiert Kosten und führt zu gesteigerten Leistungen.
Noch mehr kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mittels künstlicher Intelligenz einen entscheidenden Part bei einem intelligenten Rechnungsmanagement spielen – und ein Boost für die Effizienz von Finanzteams sein. KI macht es möglich, komplexe Aufgaben, die eigentlich menschliche kognitive Fähigkeiten erfordern – wie Verstehen, Lernen, Denken und Selbstkorrektur – automatisiert auszuführen.
So kann künstliche Intelligenz zur Rechnungsautomatisierung beitragen:
- Datenextraktion: KI-gesteuerte Tools verwenden Technologien wie optische Texterkennung und intelligente Dokumentenverarbeitung, um Daten aus verschiedenen Rechnungsformaten zu extrahieren – einschließlich gescannter Dokumente, PDFs und E-Mails. Dadurch entfällt das manuelle, fehleranfällige Eingeben der Daten.
- Datenvalidierung: KI-basierte maschinelle Lernalgorithmen prüfen die extrahierten Daten anhand vordefinierter Regeln und vergangener Daten, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Unstimmigkeiten wie abweichende Beträge oder fehlerhafte Lieferantenangaben lassen sich so frühzeitig erkennen und korrigieren.
- Automatisierte Workflows: Künstliche Intelligenz automatisiert den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess, von der Erfassung und Genehmigung von Rechnungen bis hin zur Zahlung. Dabei kommt robotergesteuerte Prozessautomatisierung zum Einsatz – eine Softwaretechnologie, die mittels KI wiederkehrende Aufgaben in Ihrer Buchhaltungssoftware übernimmt und Rechnungen durch vordefinierte Prüfpfade leitet.
- Ausnahmenbehandlung: KI-Systeme in der Kreditorenbuchhaltung erkennen Anomalien und Ausnahmen, die von gängigen Mustern abweichen. Durch das Lernen aus vergangenen Daten lassen sich Probleme wie doppelte Rechnungen, Rechnungsbetrug und ungewöhnliche Ausgabenmuster rechtzeitig identifizieren.
- Natürliche Sprachverarbeitung (NLP): NLP ist eine Technologie des Machine Learning, die es ermöglicht, unstrukturierte Texte wie E-Mails oder Notizen auf Rechnungen zu verstehen und zu interpretieren. So ist dank KI eine nahtlose Kommunikation und Verarbeitung rechnungsbezogener Informationen aus unterschiedlichen Quellen kein Problem mehr.
- Predictive Analytics: Mittels prädiktiver (vorausschauender) KI lassen sich Muster aus zurückliegenden Daten ableiten. Dadurch ist es möglich, den Cashflow-Bedarf vorherzusagen, die Zeit bis zur Rechnungsfreigabe zu schätzen und Ausgabenmuster zu analysieren. Dies unterstützt Unternehmen wiederum bei der Finanzplanung und Entscheidungsfindung.
Sie sehen also: In der Rechnungsautomatisierung mit künstlicher Intelligenz steckt ein enormes Potenzial!
Arten von KI und ihr Nutzen für das Rechnungsmanagement
Um zu entscheiden, welches KI-Tool sich am besten eignet, um Ihr Rechnungsmanagement zu optimieren, ist es aus unserer Erfahrung unerlässlich, sich mit den verschiedenen Arten von künstlicher Intelligenz auseinanderzusetzen.
Generative KI
Generative KI ist eine Form der künstlichen Intelligenz, die darauf spezialisiert ist, neue Inhalte zu erschaffen, indem sie aus bestehenden Daten lernt. Das können Texte, Bilder und sogar Softwarecodes sein – was sie zu einem leistungsstarken Tool für die Erstellung von Inhalten und anderen Bereichen macht.
Wie generative KI das Rechnungsmanagement unterstützen kann
Obwohl generative KI aktuell vor allem durch Tools wie ChatGPT in aller Munde ist, hat sie das Rechnungsmanagement in Unternehmen bislang nicht signifikant beeinflusst. Nichtsdestotrotz könnten zukünftige Anwendungen ein interessantes Potenzial bieten: Sei es bei der Erstellung maßgeschneiderter Antworten auf Lieferantenanfragen oder detaillierter Finanzberichte auf Grundlage von Rechnungsdaten. Derzeit stecken diese Anwendungen jedoch größtenteils noch in den Kinderschuhen.
Prädiktive KI
Prädiktive KI ist eine Art der künstlichen Intelligenz, deren Stärke es ist, Muster aus vergangenen Ereignissen zu identifizieren, um zukünftige Ergebnisse vorauszusagen. Durch die Analyse zurückliegender Daten und die Vorhersage von Trends und Verhaltensweisen liefert sie wertvolle Einblicke für fundierte Entscheidungsprozesse.
Wie Prädiktive KI das Rechnungsmanagement unterstützen kann
Prädiktive KI unterstützt das Rechnungsmanagement, indem sie aus vergangenen Verhaltensweisen und Daten lernt, um zukünftige Ergebnisse vorherzusagen. So ist es dank ihr etwa möglich, zu analysieren, welche Rechnungen aller Wahrscheinlichkeit nach verspätet bezahlt werden. Auf dieser Basis können Unternehmen ihren Cashflow proaktiv steuern und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben.
Präskriptive KI
Präskriptive KI ist eine Anwendung von künstlicher Intelligenz, die vorhandene Daten nutzt, um durch deren Analyse gezielte Handlungsempfehlungen zu geben – und so ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Damit geht sie noch einen Schritt weiter als prädiktive KI: Präskriptive künstliche Intelligenz kann nicht nur zukünftige Ereignisse vorhersagen, sondern auch konkrete Maßnahmen vorschlagen, mit denen sich Ergebnisse optimieren und Probleme lösen lassen.
Wie Präskriptive KI das Rechnungsmanagement unterstützen kann
Präskriptive KI optimiert Ihr Rechnungsmanagement, indem sie konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte gibt, mit denen Sie Ihre gewünschten Ergebnisse erreichen. Wenn prädiktive KI beispielsweise eine hohe Wahrscheinlichkeit für verspätete Zahlungen durch einen Kunden anzeigt, könnte eine präskriptive KI vorschlagen, Frühzahlerrabatte anzubieten oder die Zahlungsbedingungen anzupassen. Dadurch können Unternehmen Probleme proaktiv angehen und Workflows verbessern.
Während eine prädiktive KI einen Kunden also möglicherweise als abwanderungsgefährdet identifiziert, empfiehlt eine präskriptive KI Maßnahmen, um dies zu verhindern – etwa durch das Anbieten kostenloser Versandoptionen. Ebenso kann prädiktive KI potenzielle verspätete Zahlungen im Rechnungsmanagement identifizieren, während präskriptive KI konkrete Strategien vorschlägt, um diese Risiken zu minimieren und das Finanzmanagement insgesamt zu verbessern.
Wichtig zu wissen: OCR und RPA sind keine KI
Optische Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) verwandelt Dokumente wie gescannte Papiere, PDFs oder Bilder in bearbeitbaren und durchsuchbaren digitalen Text um. Die Genauigkeit kann jedoch durch eine schlechte Qualität der Dokumente, unscharfen Text oder nicht standardisierte Schriftarten beeinträchtigt werden. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) nutzt hingegen Software-Roboter, um repetitive, regelbasierte Aufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsabgleich zu automatisieren.
Auch wenn beide Technologien sehr sinnvolle Tools für die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung von Aufgaben sind, so folgen sie doch strikt vordefinierten Skripten – was dazu führt, dass sie weder skalierbar noch lernfähig sind und keine komplexen Entscheidungen unabhängig vom menschlichen Anwender treffen können.
Im Gegensatz zu künstlicher Intelligenz sind Anwendungen wie optische Texterkennung und robotergesteuerte Prozessautomatisierung nicht in der Lage, zu lernen, sich anzupassen und Kontexte zu verstehen. Sie bieten somit zwar grundlegende Automatisierungsfunktionen,verfügen aber nicht über die adaptiven Lernfähigkeiten von KI.
Die beste Rechnungsautomatisierungssoftware nutzt echte Intelligenz
Echte Intelligenz in einer Rechnungsautomatisierungssoftware entfaltet sich durch die Integration von KI als Basistechnologie, die erfolgreich generative, prädiktive und präskriptive KI miteinander vereint. Generative KI kann maßgeschneiderte Antworten und detaillierte Berichte erstellen. Prädiktive KI identifiziert Muster aus vergangenen Daten, um zukünftige Ergebnisse wie verspätete Zahlungen vorherzusagen. Präskriptive KI empfiehlt wiederum konkrete Maßnahmen zur Behebung potenzieller Probleme, wie das Anbieten von Frühzahlerrabatten.
Gemeinsam ermöglicht diese Kombination einen umfassenden, adaptiven und proaktiven Ansatz für das Rechnungsmanagement Ihres Unternehmens. Eine solche Software ist tatsächlich intelligent – und kann Effizienz und Genauigkeit erheblich verbessern.
Im Vergleich zu alten Technologien ist mit künstlicher Intelligenz in den folgenden Bereichen ein echter Fortschritt möglich:
Automatisierte Workflows
KI-gesteuerte Rechnungsautomatisierungssoftware revolutioniert die Verwaltung von Workflows durch dynamische Anpassungen in Echtzeit. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die auf statischen Regeln und manueller Überwachung basieren, können KI-Systeme Rechnungen automatisch zur Genehmigung weiterleiten, Unstimmigkeiten kennzeichnen und Workflows flexibel anpassen. Dies führt zu deutlich schnelleren Bearbeitungszeiten und reduziert typische Engpässe, die Ihr Unternehmen möglicherweise derzeit erlebt.
Weniger manuelle Aufgaben
Mittels künstlicher Intelligenz lässt sich der Bedarf an manuellen Eingriffen erheblich reduzieren – denn repetitive und zeitaufwendige Aufgaben werden einfach automatisiert. Herkömmliche Systeme erfordern oft einen übermäßigen Aufwand für Dateneingabe, Validierung und Abgleich. KI-gestützte Systeme können diese Aufgaben autonom erledigen und so Ihre Mitarbeitenden entlasten, damit sich diese auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können. Nicht zuletzt wird damit der Gefahr von Burnouts vorgebeugt.
Verbesserte Datenerfassung
Mit Technologien wie optischer Texterkennung und intelligenter Dokumentenverarbeitung ermöglicht KI eine präzisere und effizientere Datenerfassung aus Rechnungen. Während traditionelle Systeme oft Schwierigkeiten mit unterschiedlichen Formaten und unstrukturierten Daten haben, ermöglichen es moderne KI-Systeme, relevante Informationen nahtlos aus verschiedenen Dokumenttypen und -formaten zu extrahieren – und können so eine höhere Genauigkeit und eine schnellere Verarbeitung gewährleisten.
Weniger menschliche Fehler
KI reduziert menschliche Fehler, die bei manueller Dateneingabe und -verarbeitung häufig vorkommen. Herkömmliche Systeme sind aufgrund der händischen Eingaben deutlich fehleranfälliger und ziehen nicht selten kostspielige Unstimmigkeiten und Verzögerungen nach sich. Die Fähigkeit von KI, Daten mithilfe zurückliegender Aufzeichnungen und vordefinierter Regeln zu validieren und abzugleichen, garantiert eine höhere Genauigkeit und Konsistenz. Dies minimiert Fehler und verbessert die Datenintegrität.
Verbesserte Compliance
Im Rechnungsmanagement ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien unverzichtbar. KI-Systeme gewährleisten dies automatisch, indem sie Transaktionen in Echtzeit überwachen und sicherstellen, dass alle Rechnungen den erforderlichen Standards entsprechen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die manuelle Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, kann sich künstliche Intelligenz schnell an neue Vorschriften anpassen, eine kontinuierliche Compliance sicherstellen und das Risiko von Strafen und Prüfungen verringern.
Wie Yokoys KI-gestützte Rechnungsautomatisierungssoftware Ihr Rechnungsmanagement verbessert
Yokoys KI kombiniert Technologien wie optische Texterkennung, maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um das Rechnungsmanagement zu optimieren. Dazu erfasst und digitalisiert die KI zunächst mittels Texterkennung den Text aus verschiedenen Dokumentformaten wie gescannten Rechnungen und PDFs. Anschließend analysieren maschinelle Lernalgorithmen vergangene Daten in Ihrem Buchhaltungssystem, um die Genauigkeit der Datenerfassung und -klassifizierung zu verbessern. Natürliche Sprachverarbeitung ermöglicht wiederum, unstrukturierte Daten wie Notizen und Anmerkungen in Rechnungen zu verstehen und zu interpretieren.
Die Kombination dieser Technologien ermöglicht es der KI von Yokoy, die Dateneingabe zu automatisieren, Rechnungen mit Bestellungen abzugleichen und Unstimmigkeiten präzise zu kennzeichnen, was die Anzahl manueller Prozesse und Fehler deutlich reduziert.
Yokoys Rechnungsmanagementlösung bietet eine Reihe von Schlüsselfunktionen, die Ihren Rechnungsprozess vereinfachen:
- Automatisierte Datenerfassung: Mit fortschrittlicher Texterkennung und maschinellem Lernen extrahiert und digitalisiert Yokoy Daten aus Rechnungen automatisch, reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe und erhöht so die Genauigkeit in Ihrem ERP-System.
- Intelligentes Matching: Das System gleicht Rechnungen automatisch mit den entsprechenden Bestellungen und Belegen ab, stellt sicher, dass alle Daten übereinstimmen und kennzeichnet Unstimmigkeiten zur weiteren Überprüfung.
- Genehmigungsworkflows: Yokoy optimiert Genehmigungsprozesse, indem Rechnungen durch konfigurierbare Workflows geleitet werden, die effiziente und fehlerfreie Genehmigungen basierend auf vordefinierten Regeln ermöglichen.
- Echtzeit-Analysen: Unsere Plattform bietet Echtzeit-Einblicke und Analysen zur Rechnungsverarbeitung, sodass Ihr Unternehmen die Leistung überwachen, Trends erkennen und fundierte Entscheidungen treffen kann, um seine Genehmigungsprozesse und Finanzoperationen zu optimieren.
- Compliance und Sicherheit: Yokoy unterstützt Ihr Team dabei, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, indem sämtliche Standards und Richtlinien automatisch angewendet und durchgesetzt werden. Gleichzeitig bietet die Lösung robuste Sicherheitsfunktionen, um sensible Finanzdaten zu schützen.
Nächste Schritte
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Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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