Die beste Firmenkarte für Geschäftsreisen
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Nach herausfordernden Jahren, in denen die Reisebranche aufgrund der Pandemie einen erheblichen Einbruch erlebte, haben Geschäftsreisen ein starkes Comeback erlebt. Mittlerweile hat die Häufigkeit von Geschäftsreisen wieder das Niveau vor Corona erreicht. So rechnet etwa Deloitte damit, dass das Ausgabenniveau bis Ende 2024 oder 2025 wieder auf die Werte von 2019 und davor ansteigt.
PwC weist darauf hin, dass Unternehmen jedes Jahr mehr als 277 Milliarden Euro für Geschäftsreisen ausgeben, davon entfallen etwa 20 Prozent für Flugreisen. Dieser Trend spiegelt das weiter steigende Interesse an persönlichen Treffen, Konferenzen und Geschäftsreisen wider. Unternehmen, die angesichts der wachsenden Reisetätigkeit wieder kostenbewusst agieren wollen, benötigen ein effizientes Kostenmanagement dringender als je zuvor.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, warum Firmenkarten für Geschäftsreisen von großem Nutzen sein können, welche verschiedenen Arten es gibt und welche Kriterien Sie bei der Auswahl der am besten geeigneten Karte für Ihr Unternehmen beachten sollten. Ganz gleich, ob es sich um ein kleines Unternehmen mit gelegentlichen Reiseverpflichtungen handelt oder um ein großes Unternehmen mit einer Belegschaft, die geschäftlich viel unterwegs ist – für die unterschiedlichsten Anforderungen gibt es Firmenkarten, die optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Was sind Geschäftsreisekarten?
Geschäftsreisekarten dienen der Vereinfachung und Verwaltung von Ausgaben, die durch eine betriebliche Reisetätigkeit entstehen. Diese Firmenkarten werden häufig an Mitarbeitende ausgegeben, um sie ausschließlich auf Geschäftsreisen zu verwenden.
Die Karten sind mit einem Firmenkonto oder einem System für erstattungsfähige Ausgaben verbunden, sodass direkt eine Abrechnung der reisebezogenen Ausgaben mit dem Unternehmen möglich ist. Außerdem bieten viele Karten Funktionen und Vorteile, die speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden zugeschnitten sind.
Hauptmerkmale von Geschäftsreisekarten
- Spesenverwaltung: Detaillierte Berichtsfunktionen erleichtern das Verwalten und Kategorisieren von Ausgaben.
- Ausgabenkontrolle: Unternehmen können Ausgabenlimits und -beschränkungen für Geschäftsreisekarten festlegen, um die Kontrolle über die Reisekosten zu behalten.
- Belohnungen und Vorteile: Viele Geschäftsreisekarten bieten Prämien, wie Flugmeilen, Hotelpunkte oder Bargeldrückerstattung für reisebezogene Einkäufe. Diese Vergünstigungen können dazu beitragen, die Reisekosten zu optimieren und den Karteninhabern einen zusätzlichen Nutzen zu bieten.
- Zentralisierte Abrechnung: Firmenkarten ermöglichen eine zentrale Abrechnung, ohne dass die Mitarbeiter persönliche Mittel verwenden und eine Rückerstattung beantragen müssen. Dieser Prozess erleichtert für die Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens die Verwaltung und den Abgleich der Ausgaben.
- Erhöhte Sicherheit: Geschäftsreisekarten verfügen oft über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Betrugsschutz, EMV-Chiptechnologie und die Möglichkeit, Karten bei Verlust oder Diebstahl schnell zu sperren oder zu deaktivieren.
Gut zu wissen: Vielleicht kennen Sie auch den Begriff APEC-Geschäftsreisekarte. Dabei handelt es sich um ein Reisedokument, das für Geschäftsreisende ausgestellt wird, die Bürger der so genannten APEC-Region sind, die sich auf die teilnehmenden Volkswirtschaften der Asiatisch-Pazifischen Wirtschaftskooperation beziehen.
Dieses Dokument, das zusammen mit Ihrem gültigen Reisepass genutzt wird, kann bei Reisen in andere APEC-Volkswirtschaften (beispielsweise Indonesien, Chile, Hongkong, Thailand, Japan, Malaysia, Peru, Philippinen, Vietnam, Neuseeland, Australien, Südkorea, Singapur, China, Kanada oder Papua-Neuguinea) bis zu fünf Jahre lang ein Visum ersetzen, wenn bei der Beantragung des ABTC eine Vorabgenehmigung erteilt wurde.
Verschiedene Arten von Geschäftsreisekarten
Firmenkarten werden an Mitarbeiter ausgegeben und sind an den Kreditrahmen des Unternehmens gebunden. Sie bieten ein umfassendes Ausgabenmanagement und sind ideal für Unternehmen mit Vielreisenden.
Prepaid-Reisekarten hingegen werden vor der Reise mit einem vorher festgelegten Geldbetrag aufgeladen. Sobald das Guthaben aufgebraucht ist, kann die Karte nicht mehr verwendet werden. Dies ermöglicht im Vorfeld eine klare Budgetierung.
Eine spezielle Version von Firmenkarten für Reisen sind sogenannte Lodge-Karten. Sie wurden speziell für Geschäftsreisen entwickelt und erlauben eine zentrale Kontrolle, die Beachtung von Regularien und eine nahtlose Integration in Spesenmanagementsysteme. Diese Karten können zu mehr Kontrolle beitragen, indem sie nur Buchungen bei bevorzugten Dienstleistern zulassen.
Warum brauchen Sie eine Firmenkarte für Reisen?
In den vergangenen Jahren haben sich Geschäftsreisekarten als nützliches Hilfsmittel zur einfachen Abrechnung von Geschäftsreisen erwiesen. Diese speziellen Karten wurden entwickelt, um die Kostenerfassung zu vereinfachen, den Verwaltungsaufwand zu verringern und die Finanzkontrolle sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende zu verbessern. Durch die Wahl der geeigneten Firmenkarte können Unternehmen ihre Reisebudgets optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und ihren Finanzteams die Arbeit erleichtern.
Ein weiterer Vorteil: Mitarbeitende, die viel reisen, sollten sich voll und ganz auf die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Reise konzentrieren und sich nicht um die Finanzen kümmern müssen. Geschäftsreisekarten geben diese Freiheit, bieten aber auch mehr Sicherheit für das Unternehmen und sparen Zeit für alle Beteiligten.
Die Vorteile einer Firmenkarte im Überblick
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn die Mitarbeiter die Kosten im Voraus tragen und auf die Rückerstattung warten müssen, bedeutet dies eine unangemessene finanzielle Belastung für sie. Eine Geschäftsreisekarte mindert diese Belastung und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter voll auf ihre Arbeit konzentrieren können.
- Erhebliche Zeitersparnis: Eine Geschäftsreisekarte automatisiert die Nachverfolgung und Kategorisierung von Ausgaben, vereinfacht den Berichtsprozess und spart allen Beteiligten wertvolle Zeit.
- Verbesserte Sicherheit: Eine Geschäftsreisekarte bietet eine einheitliche und sichere Zahlungsmethode, die das Risiko von Betrug und unbefugten Transaktionen verringert und gleichzeitig eine konsistente Verfolgung und Kontrolle der Ausgaben gewährleistet.
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Checkliste: Die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen finden
Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um herauszufinden, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
- Wie viele Geschäftsreisen unternehmen Mitarbeitende unseres Unternehmens?
- Wie viele Personen im Unternehmen gehen auf Geschäftsreisen?
- Wie ist das Spesenmanagement im Unternehmen organisiert?
- Welche Regeln und Arbeitsabläufe gibt es in der Finanzverwaltung?
- Wie viel Flexibilität soll den Mitarbeitern zugestanden werden?
- Wie sicher muss die Lösung sein?
- Wie skalierbar muss die Lösung sein?
Blog article
Effizientes Reisekostenmanagement: Empfehlungen für den gesamten Prozess rund um Dienstreisen
Wichtige Schritte, die Sie unternehmen können, um einen ineffizienten T&E-Managementprozess zu beheben und eine höhere Effizienz und Kontrolle über die Reisekosten zu erreichen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Darum sollten Yokoy Smart Lodge Cards Teil einer ganzheitlichen Ausgabenmanagement-Lösung sein
Wir bei Yokoy stellen uns ein Reiseerlebnis vor, bei dem Unternehmen und ihre Mitarbeiter während der Geschäftsreise ein Höchstmaß an Flexibilität, Sicherheit und Ruhe genießen können. Wir sind der Meinung, dass es bei Geschäftsreisen vor allem darum gehen sollte, die unternehmerischen Ziele zu erreichen und Beziehungen aufzubauen, anstatt sich durch finanzielle Komplexität und administrative Aufgaben zu verzetteln.
Unsere Yokoy Smart Lodge Card ist als ganzheitliche Lösung konzipiert, die sich mühelos in das Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens integrieren lässt. Die Yokoy Smart Lodge Card erlaubt eine zentrale Kontrolle über die Reisekosten und ermöglicht es der Finanzabteilung, Ausgaben effektiver zu überwachen und zu verwalten. Darüber hinaus unterstützt die Yokoy Smart Lodge Card Ihr Team bei der Beachtung von Unternehmensrichtlinien und stellt sicher, dass Geschäftsreisen mit den organisatorischen Regularien und Budgetvorgaben übereinstimmen.
Nehmen wir zum Beispiel eine gängige Richtlinie, nach der Flüge unter vier Stunden in der Economy Class gebucht werden müssen. Ohne eine ordnungsgemäße Durchsetzung dieser Richtlinie könnten sich Mitarbeiter für Premium- oder Business-Class-Sitze entscheiden und später eine Erstattung beantragen, was zu überhöhten Ausgaben führt.
Die Yokoy Smart Lodge Card löst diese Herausforderung, indem sie direkt mit den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens verknüpft wird. Sie schränkt die Buchungsoptionen ein, um Ihren Richtlinien und bevorzugten Dienstleistern zu entsprechen, wodurch das Risiko der Nichteinhaltung gemindert und die Einhaltung der Budgets gewährleistet wird.
Yokoy Smart Lodge Cards: 7 benefits you should know
Die Smart Lodge Cards von Yokoy bieten eine umfassende Lösung für das Management von Geschäftsreisen. Sie verbinden Komfort, Automatisierung, Compliance und Echtzeit-Einblicke miteinander, um Ihr Unternehmen bei der Optimierung der Reisekosten und der Prozesse zu unterstützen.
- Eine Karte für alle Reisebuchungen
Mit den Yokoy Smart Lodge Cards werden alle Reisebuchungen auf einer einzigen Karte konsolidiert, was die Verwaltung und Verfolgung der Ausgaben erleichtert. Dies macht mehrere Zahlungsmethoden überflüssig und vereinfacht den Buchungsprozess für Flüge, Hotels und andere reisebezogene Ausgaben. Mit einer einzigen Karte haben Sie zentrale Kontrolle über alle Reiseausgaben. Dadurch fällt es leichter, Budgets einzuhalten und den Cashflow effektiv zu verwalten.
- Vollständig automatisiertes Reisekostenmanagement
Die Yokoy Smart Lodge Cards lassen sich nahtlos in eine Reisekostenmanagement-Software integrieren. Somit automatisieren sie den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung. Die mit der Karte getätigten Ausgaben werden automatisch erfasst und kategorisiert, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und Fehler minimiert werden. Diese Automatisierung rationalisiert den Arbeitsablauf der Spesenabrechnung und spart sowohl den Mitarbeitenden als auch der Finanzabteilung viel wertvolle Zeit.
- Automatisierter Abgleich
Vorbei sind die Zeiten des manuellen Abgleichs von Quittungen mit Spesenabrechnungen. Yokoy Smart Lodge Cards bieten automatische Abgleichsfunktionen, die Transaktionen mit den entsprechenden Quittungen oder Rechnungen in Einklang bringen. Dies beschleunigt nicht nur den Abgleich, sondern gewährleistet auch Genauigkeit und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Steuervorschriften.
- Einblicke in Echtzeit
Yokoy Smart Lodge Cards bieten einen Echtzeit-Einblick in die Reisekosten Ihres Unternehmens. Durch den Zugriff auf aktuelle Ausgabendaten lassen sich fundierte Entscheidungen treffen, Trends erkennen und Budgets proaktiv verwalten. Dank der Einblicke in Echtzeit können Unternehmen ihre Kosten besser kontrollieren und ihre Reiseausgaben optimieren.
- Eingebaute Compliance
Die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Yokoy Smart Lodge Cards verfügen über integrierte Compliance-Funktionen, die das Einhalten von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften gewährleisten. So können Sie beispielsweise Ausgabenlimits festlegen, Ausgabenkategorien einschränken oder Reiserichtlinien direkt über die Karteneinstellungen vornehmen.
- Einfache Verwaltung
Die Verwaltung von Unternehmenskarten kann eine komplexe Aufgabe sein, aber Yokoy Smart Lodge Cards vereinfachen die Verwaltung mit benutzerfreundlichen Oberflächen und intuitiven Kontrollen. Kartenverwaltungsaufgaben wie Kartenausgabe, Aktivierung, Deaktivierung und Berichterstattung können unkompliziert über die Yokoy-Plattform abgewickelt werden. Diese einfache Verwaltung reduziert den Aufwand für die Finanzbuchhaltung und gewährleistet reibungslose Prozesse rund um das Kartenmanagement.
- Keine Spesenabrechnungen mehr
Einer der zeitaufwendigsten Aspekte von Geschäftsreisen ist die Erstellung und Einreichung von Spesenabrechnungen. Mit Yokoy Smart Lodge Cards müssen Ihre Mitarbeitenden keine Spesenabrechnungen mehr manuell erstellen und einreichen. Alle Transaktionen werden automatisch erfasst, kategorisiert und gemeldet, so dass keine herkömmlichen Spesenabrechnungen mehr erforderlich sind. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
Yokoy Smart Lodge Card
Eine Karte für alle Reisebuchungen
Bezahlen Sie sicher für alle Flüge, Bahnreisen, Hotels und andere Reisedienstleistungen mit einer zentralen Smart Lodge Card. Keine Transaktionsgebühren, keine Fremdwährungsgebühren, keine Kartengebühren.
Die nächsten Schritte
Viele Rewards-Karten für Reisen bringen hohe Jahresgebühren mit sich. Die Smart Lodge Cards von Yokoy sind anders: Sie sind die perfekte Ergänzung zu Unternehmenskarten und der Spesenmanagement-Software von Yokoy. Zusammen bilden sie eine umfassende Lösung, die darauf ausgelegt ist, Prozesse zu vereinheitlichen, die Kontrolle zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
Sie oder Ihre Teammitglieder können Flüge, Bahnfahrten, Hotels und Reisedienstleistungen sicher mit einer Smart Lodge Card bezahlen. Dabei ist die Karte vollständig mit Ihrem Reisemanagement-Anbieter integriert. Ein wesentlicher Vorteil: Sie müssen sich keine Gedanken mehr über Transaktions-, Devisen- oder Kartengebühren machen, wenn Sie geschäftliche Verpflichtungen wahrnehmen.
Automatisierter Abgleich: Erfassen Sie Reisekosten in Echtzeit. Yokoy gleicht sie automatisch mit den entsprechenden Transaktionen ab.
Einblicke in Echtzeit: Sehen Sie alle Ihre Reisebuchungen und -transaktionen in Echtzeit, damit Sie auf Besonderheiten reagieren können, sobald sie auftreten.
Integrierte Compliance: Setzen Sie Reiserichtlinien und Regulieren durch, indem Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, für Reisen mit der Yokoy Smart Lodge Karte zu bezahlen.
Sind Sie daran interessiert, es selbst auszuprobieren? Sie können noch heute eine Demo buchen und herausfinden, wie die Yokoy Lösung Ihr Unternehmen voranbringen kann.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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