EU-Richtlinie zum E-Invoicing – alle Fakten im Überblick
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Sie wissen es sicherlich bereits: Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU hat die Europäische Kommission ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat für alle öffentlichen Vergabeverfahren in den EU-Mitgliedstaaten festgelegt. Dieses wichtige Regelwerk erleichtert grenzüberschreitende Geschäfte im Zeitalter der Digitalisierung. Die Richtlinie hat somit erheblichen Einfluss auf die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Behörden in ganz Europa: Sie verpflichtet dazu, elektronische Rechnungsformate zu verwenden, die dem europäischen Standard entsprechen.
Für Unternehmen außerhalb der EU, die mit öffentlichen Verwaltungen in der EU zusammenarbeiten oder sich bei ihren B2B-Transaktionen an bewährten globalen Verfahren orientieren möchten, kann die Übernahme der EU-Standards für die elektronische Rechnungsstellung von Vorteil oder sogar notwendig sein. Seien Sie versichert: Yokoy unterstützt Sie auf dem gesamten Weg, um die elektronische Rechnungsstellung zu optimieren und es Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, sich an komplexe Vorschriften anzupassen – und sogar davon zu profitieren.
E-Invoicing: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU – und was Sie dazu wissen sollten
Bei der Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um eine Initiative zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing). Sie schreibt EU-weit die standardisierte elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge vor und verpflichtet alle öffentlichen Stellen, E-Invoices zu akzeptieren und zu verarbeiten, die dem europäischen Standard (EN 16931) entsprechen. Die Richtlinie zielt darauf ab, die Effizienz, Transparenz und grenzüberschreitende Zusammenarbeit zu stärken.
Laut der Europäischen Kommission zählen zu den Hauptelementen einer elektronischen Rechnung:
- Prozess- und Rechnungskennungen
- Rechnungszeitraum
- Informationen zum Lieferanten
- Informationen zum Auftraggeber
- Informationen zum Zahlungsempfänger
- Informationen zum steuerlichen Vertreter des Lieferanten
- Vertragsreferenz
- Lieferdetails
- Zahlungsanweisungen
- Informationen zu Rabatten oder Gebühren
- Informationen zu den einzelnen Rechnungsposten
- Rechnungsbeträge
- Aufschlüsselung der Umsatzsteuer (USt.)
Die Europäische Kommission stellt außerdem klar: „Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung werden maximiert, wenn die Erstellung, der Versand, die Übertragung, der Empfang und die Verarbeitung einer Rechnung vollständig automatisiert werden. Aus diesem Grund sind nur maschinenlesbare Rechnungen, die vom Empfänger automatisch und digital verarbeitet werden können, konform zum europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Eine Bilddatei gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne dieser Richtlinie.“
Gut zu wissen: PEPPOL, das Pan-European Public Procurement Online-Netzwerk, ermöglicht es Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in der EU, elektronische Dokumente, einschließlich elektronischer Rechnungen, effizient auszutauschen, und zwar gemäß den in der EU-Richtlinie festgelegten Standards.
In Mitgliedstaaten wie Deutschland, Italien, Spanien, Polen, Portugal, Belgien und Frankreich sind Unternehmen verpflichtet, die EU-Standards durch die Einführung von E-Invoicing-Systemen einzuhalten. Dies erhöht die Effizienz in Ihrem Unternehmen und erleichtert das Cashflow-Management. Der grenzüberschreitende Handel innerhalb der EU wird vereinfacht und die digitale Transformation vorangetrieben. Öffentliche Beschaffungsprozesse profitieren von geringeren Kosten und verbesserter Transparenz – ein positiver Effekt aus Sicht der Steuerzahler und ein Vorteil für Geschäftsbeziehungen, da Zahlungen schneller erfolgen.
Die Richtlinie fördert somit ein stärker wettbewerbsorientiertes Umfeld und bereitet alle EU-Länder auf das digitale Zeitalter vor. Ob Sie nun mit deutschen, französischen oder anderen europäischen Unternehmen Geschäfte machen, Sie werden sich mit den Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung vertraut machen müssen.
Bereits jetzt hat jedes Unternehmen sicherzustellen, dass sein Rechnungswesen mit den europäischen Standards übereinstimmt, um an öffentlichen Ausschreibungen in den EU-Mitgliedstaaten teilnehmen zu können. Bald wird diese Anforderung auch auf die Beschaffung zwischen Unternehmen außerhalb des öffentlichen Sektors ausgeweitet.
Dies kann Aktualisierungen der Software und der Rechnungsprozesse erforderlich machen, damit die technischen Spezifikationen des europäischen Standards erfüllt werden.
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Keine Sorge, die Richtlinie und die elektronische Rechnungsstellung sollten Ihnen keine schlaflosen Nächte bereiten. Im Gegenteil: Das Verfahren bietet sogar einige überzeugende Vorteile, die über die Einhaltung von Vorschriften hinausgehen. Daher lohnt es sich für Unternehmen, die elektronische Rechnungsstellung auch dann in Betracht zu ziehen, wenn sie (noch) nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
Optimiert die Rechnungsverarbeitung: E-Invoicing automatisiert die Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen mithilfe standardisierter digitaler Formate wie XML (Extensible Markup Language). Durch diesen systematischen Ansatz verringert sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für manuelle Aufgaben, sodass der gesamte Rechnungsprozess effizienter wird.
Verbessert den Cashflow: Eine schnellere Rechnungsbearbeitung und kürzere Zahlungsfristen optimieren das Cashflow-Management. Ihr Unternehmen erhält Zahlungen schneller, eine reibungslose Rechnungsverarbeitung verbessert die Liquidität und die finanzielle Gesamtsituation.
Weniger Fehler, Betrug und finanzielle Verluste: Durch die automatische Dateneingabe und -validierung werden menschliche Fehler, die bei der manuellen Rechnungsstellung auftreten können, minimiert. Darüber hinaus verfügen E-Invoicing-Systeme über Sicherheitsfunktionen, die das Betrugsrisiko senken, finanzielle Sicherheit gewährleisten und Verluste verhindern.
Dateneinblicke in Echtzeit: E-Invoicing-Systeme generieren Echtzeit-Daten zu Rechnungsaktivitäten, sodass Unternehmen den Status von Rechnungen, Zahlungstrends und ausstehende Beträge verfolgen können. Diese Einblicke ermöglichen eine proaktive Entscheidungsfindung und eine bessere Finanzplanung.
Sicherer Datenaustausch für mehr Compliance: E-Invoicing-Plattformen erfüllen strenge Datenschutzstandards. Damit ist ein sicherer Austausch sensibler Finanzdaten möglich. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wird gewährleistet – ein Plus für das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern.
Vorbereitung auf die EU-Richtlinie zum E-Invoicing
Zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU haben EU-Unternehmen E-Invoicing-Lösungen einzuführen, die dem Standard EN 16931 entsprechen. Idealerweise werden diese Lösungen in ganzheitliche Systeme für das Ausgabenmanagement integriert, um Finanzprozesse zu optimieren, das Risiko von Verstößen zu verringern und die Transparenz sowie die Effizienz von Geschäftsvorgängen zu steigern.
Aus unserer Erfahrung spielen auch innovative und KI-gestützte Automatisierungsfunktionen, Datensicherheit, Skalierbarkeit, Flexibilität und die Zusammenarbeit mit Dienstleistern eine wesentliche Rolle für eine erfolgreiche Umsetzung und langfristige Verfügbarkeit. Mit diesen Funktionen können Sie Ihre Prozesse optimieren, die Anforderungen an die digitale Berichterstattung erfüllen und die sensiblen Finanzdaten Ihres Unternehmens schützen. Außerdem können Unternehmen auf diese Weise ihre Produktivität optimieren, sich auf zukünftiges Wachstum vorbereiten und die Integrität ihrer Daten wirksam schützen.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt die elektronische Rechnungsstellung und deren Einführung für öffentliche Einrichtungen vor. Erforderlich ist es dazu, die Norm EN 16931 einzuhalten. Dieser europäische Standard definiert ein semantisches Datenmodell und eine Syntax für elektronische Rechnungen, um Datenkompatibilität zu wahren.
Yokoy ist mehr als eine E-Invoicing-Lösung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU
Wir bei Yokoy arbeiten ständig daran, Ihr Rechnungsmanagement noch weiter zu vereinfachen. Um die EU-Richtlinie 2014/55/EU einzuhalten, ermöglicht es unsere leistungsstarke Lösung Ihrem Unternehmen, Rechnungen im vorgeschriebenen EN-16931-Standard zu verarbeiten. Automatisierte Compliance-Prüfungen stellen jederzeit die Korrektheit und Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen sicher. Gleichzeitig sorgt die Integration in ERP-Systeme für eine Optimierung der Rechnungsprozesse, ohne die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu beeinträchtigen.
Ein weiteres Thema, das für Yokoy von zentraler Bedeutung ist, betrifft die Datensicherheit. Wir legen großen Wert auf eine zuverlässige Verschlüsselung und sichere Verfahren für den Umgang mit Daten, um die Vertraulichkeit von Finanzinformationen zu gewährleisten, die während der Rechnungsstellung ausgetauscht werden. Durch kontinuierliche Updates und individuellen Support unterstützen wir Ihr Unternehmen bei der Einhaltung komplexer Vorschriften und verbessern die Gesamteffizienz und Zuverlässigkeit Ihrer elektronischen Rechnungsstellung.
Yokoy – eine ganzheitliche Lösung für Ihr Ausgabenmanagement
Natürlich ist das noch nicht alles – Yokoy geht über die Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und anderer Rechtsvorschriften hinaus und bietet viele weitere Vorteile für Ihr Unternehmen:
Betriebseffizienz: Mit Yokoy können Sie den gesamten Rechnungsprozess automatisieren, von der Überprüfung der Rechnungen bis hin zu ihrer Genehmigung und Zahlungsfreigabe. Diese Automatisierung reduziert manuelle Arbeitsschritte und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung, sodass sich Ihre Finanzteams auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
Kosteneinsparungen: Durch die Straffung der Rechnungsprozesse hilft das System Ihrem Unternehmen, Verwaltungskosten zu sparen, die mit manueller Dateneingabe, Fehlern und verspäteten Zahlungen verbunden sind. Die verbesserte Effizienz beschleunigt zudem die Zahlungsprozesse und verbessert so das Cashflow-Management.
Datengestützte Erkenntnisse: Yokoy bietet Echtzeit-Transparenz über Finanztransaktionen und -ausgaben. Die Lösung bietet detaillierte Analyse- und Berichtsfunktionen, die fundierte Erkenntnisse bereitstellen und es Ihrem Unternehmen ermöglichen, Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten zu treffen und Ihr Kostenverhalten zu optimieren.
Integrationsmöglichkeiten: Das System lässt sich problemlos in bestehende ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systeme integrieren und gewährleistet so einen reibungslosen Datenfluss über alle Plattformen hinweg. Durch diese Integration wird die Effizienz der Arbeitsabläufe erhöht und die Verwaltung mehrerer Systeme vereinfacht.
Umfassendes Ausgabenmanagement: Yokoy umfasst darüber hinaus Tools für die Ausgabenverwaltung, die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und die Verwaltung von Firmenkarten. Durch diesen ganzheitlichen Ansatz werden Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens verbessert.
Skalierbarkeit und Flexibilität: Yokoy beruht auf einer skalierbaren Cloud-Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, indem sie steigende Transaktionsvolumen bewältigt und sich jederzeit an die betrieblichen Anforderungen anpasst. Dank der flexiblen Architektur kann das System auf spezifische Arbeitsabläufe zugeschnitten werden.
Compliance und Sicherheit: Das System erfüllt strenge Standards zur Datensicherheit, schützt sensible Finanzdaten und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dieser Fokus auf Sicherheit schafft Vertrauen bei Benutzern und Stakeholdern.
Benutzerfreundliche Oberfläche: Die intuitiv bedienbare Oberfläche und die Möglichkeit, das System auch mobil zu verwenden, erleichtern es Mitarbeitern, Ausgaben einzureichen und Rechnungen von überall aus zu verwalten. Dieses hohe Maß an Benutzerfreundlichkeit fördert die Akzeptanz und die Produktivität.
Mit der leistungsstarken Lösung von Yokoy werden nicht nur Vorschriften eingehalten. Sie kann auch zu einem strategischen Vorteil werden, indem sie Abläufe verbessert, Kosten senkt und wichtige Erkenntnisse liefert, während gleichzeitig ein Höchstmaß an Sicherheit und Skalierbarkeit gewährleistet ist. Wenn Sie sich für die Zukunft des Finanzmanagements vorbereiten möchten, steht Ihnen Yokoy zur Seite – und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen in puncto Effizienz und Effektivität das volle Potenzial ausschöpfen kann.
Nächste Schritte
Hätten Sie gerne früher mit der Anpassung an die EU-Richtlinie begonnen? Keine Sorge – es ist nie zu spät, um Ihr Rechnungsmanagement zu optimieren. Informieren Sie sich über die Möglichkeiten, mit Yokoy Ihre Finanzprozesse im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu modernisieren. Erfahren Sie, wie Sie mit der ganzheitlichen Plattform von Yokoy Ihre Rechnungsstellung automatisieren, Ausgaben verwalten und Daten zielgerichtet analysieren können, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern und Ihre Effizienz zu steigern. Wir sind uns sicher, dass Sie von den positiven Effekten auf Ihr Unternehmen begeistert sein werden.
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