E-Belege: Daten effizienter erfassen und Fehler reduzieren
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Stellen Sie sich vor, das Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen würde reibungslos und vollkommen automatisch ablaufen – während Sie sich entspannt zurücklehnen beziehungsweise sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Genau das ist jetzt möglich: Moderne KI-Technologie revolutioniert das Ausgabenmanagement, indem die Verarbeitung von E-Belegen automatisiert wird – für mehr Präzision und Effizienz.
Außerdem kann die nahtlose Integration in Ihre Buchhaltungssysteme in Echtzeit fundierte Einblicke in die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens ermöglichen und menschliche Fehler bei manuellen Vorgängen minimieren. Der Abgleich wird von einer mühsamen Pflicht zum Kinderspiel – und liefert sofort exakte Einblicke für eine schnelle und einfache Entscheidungsfindung.
Sagen Sie “auf Wiedersehen” zu Zeitverschwendung und Kostenüberschreitungen und sagen Sie “Hallo” zu finanzieller Effizienz mit einem Touch technologischer Magie!
E-Belege: Definition, Funktion und Bedeutung elektronischer Dokumente
In an era where digital transformation is redefining business processes, e-receipts emerge as a crucial innovation in financial management. For Accounts Payable (AP) managers and financial leaders, the adoption of e-receipts can be a game-changer, streamlining data entry processes, significantly reducing errors, and contributing to cost savings. This article explores how e-receipts can enhance financial operations, align with corporate social responsibility goals, and drive environmental sustainability, making them an essential tool for modern financial management.
Funktionsweise von E-Belegen
E-Belege sind digitale Versionen der konventionellen Rechnungsverarbeitung. Sie werden bei der Transaktion elektronisch erstellt und versendet. Durch die nahtlose Integration in die Buchhaltungssoftware werden Details wie Rechnungsdaten, Betrag und Lieferanteninformationen automatisch erfasst. Durch den Wegfall manueller Eingaben vom Papier werden Fehler reduziert und Finanzprozesse bis hin zur Archivierung beschleunigt. Für Finanzmanager ermöglichen E-Rechnungen eine höhere Datenqualität, eine schnellere Abstimmung und vereinfachte Prüfungen. Gleichzeitig sinkt der Verwaltungsaufwand im Vergleich zur Papierform – die Buchhaltung wird effizienter.
E-Belege und die Bedeutung für Ihr Unternehmen
E-Belege werden für Unternehmen immer wichtiger, wenn es darum geht, eine Effizienzsteigerung zu erzielen, zeitaufwändige Arbeiten zu reduzieren und Nachhaltigkeitsziele zu unterstützen. Durch die automatische Dateneingabe und die Reduzierung manueller Fehler straffen E-Belege die Finanzprozesse. Dies spart Zeit und Ressourcen, erfüllt die Geschäftsanforderungen und dient durch die Reduzierung von Papierabfällen auch der unternehmerischen Verantwortung.
Ein Beispiel macht die erheblichen Vorteile dieser digitalen Lösung deutlich: Ein Einzelhandelsunternehmen, das von Papierrechnungen auf E-Belege umgestellt hat, konnte beispielsweise eine erhebliche Verkürzung der Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen und eine spürbare Verbesserung der Datengenauigkeit feststellen.
Vorteile von E-Belegen
E-Belege bieten Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile:
Effizientere Dateneingabe: Belege in elektronischer Form automatisieren den Prozess der Dateneingabe, indem sie direkt in Ihr Buchhaltungssystem integriert werden können. Dadurch verringert sich der Zeit- und Arbeitsaufwand bei der manuellen Verarbeitung. Dies wiederum ermöglicht einen optimierten und effizienteren Arbeitsablauf und Rechnungsprozess.
Weniger Fehler: Die automatisierte Rechnungsbearbeitung von E-Belegen verringert das Risiko von Fehlern, wie etwa Tippfehler oder eine Fehlinterpretation handschriftlicher Informationen, deutlich. Weniger Fehler bedeuten gleichzeitig weniger Zeitaufwand für die Korrektur von Fehlern bei der Rechnungsstellung.
Höhere Genauigkeit: Die automatische Erfassung und Kategorisierung von Transaktionsdetails, die durch E-Belege ermöglicht werden, erhöht die Korrektheit Ihrer Buchhaltung insgesamt – für eine präzisere Berichterstattung und eine fundierte Entscheidungsfindung.
Kostenersparnis: E-Belege senken die Kosten, die eine herkömmliche elektronische Rechnung mit Druck, Archivierung und Verwaltung verursacht. Gleichzeitig sinken die Arbeitskosten, da weniger Daten manuell eingegeben und weniger Fehler korrigiert werden müssen.
Datenzugriff in Echtzeit: Transaktionsdaten und Übersichten über Finanztransaktionen sind sofort verfügbar, sodass Sie jederzeit auf die finanzielle Lage Ihres Unternehmens zugreifen und diese analysieren können. Dies erhöht die Transparenz bei Finanzvorgängen und unterstützt eine schnellere Entscheidungsfindung.
Schnellere Erstattungen: E-Belege ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Erstattungen, da die erforderlichen Unterlagen sofort verfügbar sind und einfach überprüft werden können. Dies ermöglicht schnellere Erstattungen für Mitarbeiter.
Umweltfreundlicher: Durch den Wegfall von Papierrechnungen aufgrund digitaler Alternativen können Unternehmen ihren Papierverbrauch reduzieren. Somit tragen E-Belege neben der Zeitersparnis zu ökologischer Nachhaltigkeit bei.
Blogartikel
Was ist Spend Management? Seine Funktionsweise und Vorteile
Durch eine effektive Verwaltung der Ausgaben können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen und ihre Effizienz steigern, was wiederum das Fundament für Wachstum und Rentabilität bildet.
Lars Mangelsdorf,
CCO bei Yokoy
Bewährte Verfahren für die Verwaltung von E-Belegen
Eine effiziente, digitalisierte Verwaltung von E-Belegen setzt voraus, dass alles strukturiert und leicht aufzufinden sein muss. Der erste Schritt ist dabei die Implementierung eines hochwertigen Speichersystems, um Ihre digitalen Belege übersichtlich, geordnet und jederzeit zugänglich zu halten. Um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, sind regelmäßige Backups und ein verschlüsselter, sicherer Zugriff für die Verwaltung digitaler Finanzunterlagen unerlässlich. Mit einem Cloud-System sind Ihre Daten sicher und geschützt – und jederzeit zugänglich. Eine einfache Einbindung in Ihr bestehendes Buchhaltungssystem und eine umfassende Schulung Ihrer Mitarbeiter erleichtern den Umstieg auf E-Belege erheblich.
So speichern Sie E-Belege
Die Speicherung von E-Belegen sollte unkompliziert, in digitaler Form und strukturiert erfolgen, beispielsweise in einem Cloud-System. Dies steigert die Effizienz Ihrer Abläufe und erspart Ihnen das Suchen nach Papierrechnungen in staubigen Archiven. Cloud-Speicher sind praktisch, sicher und ermöglichen Ihnen den Zugriff auf Finanzdokumente von überall und jederzeit.
Strategien für Backups
Backup-Strategien sind sozusagen Ihre Versicherungspolice gegen Datenverlust. Automatische Backup-Pläne sind in gängiger und intelligenter Software für die Buchhaltung bereits enthalten. Wenn Sie keine cloudbasierte Software verwenden, empfiehlt es sich, mehrere Kopien Ihrer Finanzunterlagen an verschiedenen Orten zu archivieren.
Datensicherheit im Fokus
Aufgrund der sensiblen Finanzdaten sollte Sicherheit bei der Verwaltung von E-Belegen stets im Mittelpunkt stehen. Um die Daten zu schützen, sollte Ihr Unternehmen verschlüsselte Speicherlösungen verwenden, die vor potenziellen Angriffen schützen. Der Zugriff sollte ausschließlich auf autorisiertes Personal beschränkt sein. Außerdem sollten Sie Maßnahmen wie sichere Passwörter und eine Multi-Faktor-Authentifizierung verwenden. Die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsprotokolle ist unerlässlich, um neu auftretenden Bedrohungen einen Schritt voraus zu sein und sicherzustellen, dass Ihr System zur Verwaltung von E-Belegen sicher und zuverlässig ist.
Schulung Ihrer Mitarbeiter
Schulungen sind das Erfolgsgeheimnis für ein erfolgreiches Management von elektronischen Belegen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team mit elektronischen Belegen sorgfältig umgeht und alle Schritte zur Speicherung, Sicherung und zum Datenschutz befolgt. Unterweisen Sie Ihre Mitarbeiter in der professionellen Nutzung Ihrer Software für E-Belege. So sind sie in der Lage, die Prozesse effizient in ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren. Mit gut geschultem Personal sind Sie in Sachen E-Belege gut aufgestellt und sicher!
Integration in Buchhaltungssysteme
Die Integration von E-Belegen in Buchhaltungssysteme ist für die automatische Dateneingabe und die Steigerung der finanziellen Exaktheit unerlässlich. Yokoy bietet beispielsweise fortschrittliche Funktionen zur Extraktion und Verarbeitung von relevanten Daten. Mit den integrierten Automationstools von Yokoy bis hin zur Texterkennung lassen sich fehleranfällige manuelle Arbeitsschritte erheblich reduzieren. Große und kleine Unternehmen können von der nahtlosen Integration in bestehende Buchhaltungssoftware profitieren. So wird der gesamte Buchhaltungsprozess bis hin zur Weiterverarbeitung optimiert, Ineffizienzen werden beseitigt und das Fehlerrisiko sinkt.
Yokoy Expense
Müheloses Spesenmanagement
Optimieren Sie Ihren Spesenprozess, vereinfachen Sie die Spesenabrechnung und beugen Sie Betrug vor, indem Sie auf die KI-gestützte Spesenmanagementlösung von Yokoy setzen.
Verwendung von E-Belegen und Buchhaltungssoftware wie Yokoy für ein effizientes Ausgabenmanagement
Bei Yokoy handelt es sich um ein hochmodernes System für das Ausgabenmanagement. Es nutzt die Leistungsfähigkeit von KI, um die Verarbeitung von Papierbelegen und die damit verbundene Buchhaltung zu modernisieren und zu digitalisieren. Durch die Automatisierung der Erfassung und Verarbeitung von E-Belegen kann Yokoy wesentliche Transaktionsdetails wie Datum, Betrag und Lieferantendaten ohne manuelle Eingabe verarbeiten. Diese fortschrittliche Automatisierung beim Rechnungseingang reduziert das Risiko von menschlichen Fehlern erheblich und stellt sicher, dass die Daten korrekt und aktuell sind.
Die reibungslose Integration von Yokoy in bestehende Buchhaltungssysteme ermöglicht die Synchronisierung von Finanzdaten in Echtzeit. Abstimmungsprozesse werden optimiert und Mitarbeiter in der Finanzabteilung erhalten sofortigen Zugriff auf exakte Speseninformationen. Durch diese betriebliche Effizienz werden Arbeitsabläufe vereinfacht, fundiertere Entscheidungen unterstützt und letztendlich Zeit gespart, Kosten gesenkt und die finanzielle Effektivität insgesamt gesteigert.
Schritt 1: Automatische Belegextraktion
Yokoy nutzt fortschrittliche KI- und OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zur Datenerfassung, um automatisch wichtige Daten aus elektronischen Belegen zu extrahieren. Dazu zählen Details wie Datum, Betrag und Lieferanteninformationen. Somit entfällt die manuelle Dateneingabe und es ist gleichzeitig gewährleistet, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst werden.Schritt 2: Nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme
Yokoy lässt sich reibungslos in verschiedene Buchhaltungsprogramme integrieren und synchronisiert die extrahierten Belegdaten automatisch mit der Finanzbuchhaltung. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Ausgabeninformationen in Echtzeit erfasst und im Buchhaltungssystem des Unternehmens korrekt wiedergegeben werden.
Schritt 3: Datenverarbeitung in Echtzeit
Die Automatisierungssoftware ermöglicht die digitale Belegerfassung in Echtzeit und gewährleistet so den sofortigen Zugriff auf aktualisierte Finanzdaten. Damit befinden sich die Daten der Buchhaltung stets auf dem neuesten Stand, Finanzberichterstattung und Entscheidungsfindung werden erleichtert.
Schritt 4: Fehlerreduzierung durch Automatisierung
Durch die Automatisierung der Datenerfassung, der Eingabeprozesse und der Validierung reduziert Yokoy das Risiko von Fehlern, die mit der manuellen Verarbeitung großer Datenmengen verbunden sind. Dies führt zu zuverlässigeren Finanzdaten und verringert die Zahl an Unstimmigkeiten oder Ungenauigkeiten.
Schritt 5: Verbesserte Compliance und Prüfpfade
Yokoy führt detaillierte digitale Aufzeichnungen aller verarbeiteten elektronischen Belege und bietet so einen umfassenden Prüfpfad. Dies verbessert die Einhaltung der Finanzvorschriften und vereinfacht mögliche Prüfungen, indem alle Ausgabenunterlagen stets gut organisiert und einfach auffindbar sind.
Schritt 6: Kategorisierung von Ausgaben und Workflow zur Genehmigung
Die Software kann Ausgaben automatisch auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Arbeitsabläufe kategorisieren. Dies vereinfacht und beschleunigt den Genehmigungsprozess, indem die Ausgaben an die richtigen Genehmiger weitergeleitet werden.
Schritt 7: Erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen
Yokoy bietet umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, detaillierte Einblicke in ihre Ausgabenmuster zu gewinnen. Dies hilft bei der Erkennung von Trends, der effektiveren Verwaltung von Budgets und führt zu fundierten finanziellen Entscheidungen auf der Grundlage genauer, aktueller Daten.
Auf diese Weise führt Yokoy bei der Verwaltung und Abrechnung von E-Belegen zu effizienteren, fehlerfreien und strukturierten Prozessen – die Finanzabläufe, die Nachvollziehbarkeit und die Entscheidungsfindung verbessern sich insgesamt.
Nächste Schritte
Überzeugen Sie sich selbst und erleben Sie, wie Yokoy die Effizienz Ihres Unternehmens durch automatisierte Prozesse, die Verarbeitung von E-Belegen und durch KI-gestützte Automatisierung optimieren und steigern kann. Buchen Sie jetzt Ihre Demo!
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