10 wichtige Dinge, auf die Sie bei Ihrer Software zur Rechnungsverarbeitung achten sollten
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Eine leistungsstarke Software zur Rechnungsverarbeitung ist unerlässlich für Unternehmen, die Finanzabläufe vereinfachen, Fehler reduzieren und sich von manueller Rechnungsverarbeitung verabschieden möchten. Doch welche Software ist dafür am besten geeignet? Angesichts der Vielzahl an Optionen ist das nicht immer einfach zu entscheiden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über zehn wichtige Voraussetzungen, die eine Software zur Rechnungsverarbeitung erfüllen sollte, damit sie den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.
Darum braucht Ihr Unternehmen eine Software zur Rechnungsverarbeitung
Die Reduzierung manueller Tätigkeiten und die damit verbundene Einsparung von Zeit und Kosten ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung. Eine leistungsstarke Software zur Rechnungsverarbeitung kann dabei unterstützen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und den Bedarf an manueller Dateneingabe und -verarbeitung zu verringern. Das senkt Ihre Betriebskosten, optimiert den Cashflow und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf wichtigere strategische Tätigkeiten zu konzentrieren. Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung können Unternehmen außerdem die Fehlerquote senken, die Genauigkeit der Buchführung sicherstellen und Unstimmigkeiten oder kostspielige Fehler vermeiden.
Die Einführung einer modernen Software für die Rechnungsverarbeitung verringert das Risiko, dass Vorschriften nicht eingehalten werden. Durch die umfassende Protokollierung aller Transaktionen werden Transparenz und Nachweisbarkeit verbessert. Mithilfe dieses Systems für die Finanzberichterstattung erfüllen Unternehmer zudem gesetzliche Anforderungen und sind auf Prüfungen vorbereitet. Ein weiterer Vorteil: Eine gute Software für die Rechnungsverarbeitung ist skalierbar, sodass kleine Unternehmen mit zunehmenden Umsätzen auch ein wachsendes Rechnungsvolumen bewältigen können. Zusätzliche Apps und die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur können zu einer nachhaltigen Optimierung führen.
Zehn Funktionen, die eine Software zur Rechnungsverarbeitung benötigt
Die Wahl der passenden Software für das Rechnungsmanagement ist entscheidend, um Finanzabläufe zu optimieren und eine hohe Genauigkeit im Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Hier sind zehn wesentliche Funktionen, die für einen effizienten und reibungslosen Geschäftsbetrieb von Bedeutung sind. Erfahren Sie außerdem, wie Yokoy diese Funktionen umsetzt.
1. Unterstützung verschiedener Rechnungsformate
Eine Software zur Rechnungsverarbeitung sollte verschiedene Rechnungsformate unterstützen, von PDFs bis hin zu E-Invoices, um die Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern zu gewährleisten. Dies stärkt nicht nur die Geschäftsbeziehungen zu den Lieferanten, sondern kann auch das Risiko verspäteter Zahlungen aufgrund fehlerhafter Formate verringern. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise PDF-Rechnungen von lokalen Lieferanten und E-Rechnungen von internationalen Anbietern erhält, können Sie beide Formate verarbeiten – ohne zeitaufwändige manuelle Konvertierungen.
Umsetzung in Yokoy: Yokoy verarbeitet verschiedene Rechnungsformate, einschließlich Papier-, PDF- und E-Rechnungen. Diese hohe Flexibilität gewährleistet eine vereinfachte Verarbeitung von Rechnungen verschiedener Lieferanten ohne manuelle Konvertierung.
2. Integration in den bestehenden IT-Stack
Eine nahtlose Integration in Ihren bestehenden IT-Stack ist für die Effizienz von entscheidender Bedeutung. Die Software sollte sich nahtlos in die ERP- (Enterprise Resource Planning), CRM- (Customer Relationship Management) und Buchhaltungssysteme eines Unternehmens integrieren lassen, um den Datenfluss zu optimieren und den Bedarf an zusätzlicher Software zu reduzieren. Wenn Ihr Finanzteam eine geeignete Software verwendet, können Rechnungsdaten automatisch synchronisiert werden – Fehler werden reduziert, da zusätzliche Eingaben vermieden werden.
Umsetzung in Yokoy: Yokoy lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP-Systeme integrieren und ermöglicht die automatische Synchronisierung von Rechnungsdaten. Fehler werden reduziert, da keine doppelte Dateneingabe erforderlich ist.
3. Prüfprotokoll vergangener Rechnungen und Maßnahmen
Die Aufbewahrung eines Prüfpfads aller vergangenen Rechnungen und Vorgänge fördert Transparenz und Compliance. Umfassende Prüfprotokolle stellen sicher, dass jede Rechnung sowie die dazugehörigen Prozessschritte dokumentiert werden. Im Rahmen der Finanzberichterstattung kann Ihr Unternehmen schnell einen detaillierten Verlauf jeder Rechnung, einschließlich der Genehmigungsprozesse, bereitstellen.
Umsetzung in Yokoy: Yokoy bietet detaillierte Prüfpfade für alle Rechnungen und Vorgänge und gewährleistet so vollständige Transparenz und Compliance. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf einen detaillierten Verlauf jeder Rechnung und aller Genehmigungsschritte.
4. Betrugserkennung mit KI
KI-gestützte Tools zur Betrugserkennung können verdächtige Aktivitäten sofort erkennen und melden. Diese Systeme untersuchen Rechnungsdaten auf betrugsverdächtige Muster, wie etwa unerwartete Lieferantenwechsel oder ungewöhnliche Beträge. Ein Beispiel: Wenn eine Rechnung einen plötzlichen Anstieg des abgerechneten Betrags im Vergleich zu den Vormonaten aufweist, kann die Software sie zur Überprüfung markieren.
Umsetzung in Yokoy: Die KI von Yokoy erkennt und meldet verdächtige Aktivitäten, wie plötzliche Lieferantenwechsel oder ungewöhnliche Beträge, in Echtzeit. Dies trägt zur Betrugsprävention bei und erhöht die Sicherheit.
5. Identifikation doppelter Rechnungen
Die Erkennung doppelter Rechnungen verhindert Überzahlungen und stellt die finanzielle Korrektheit sicher. Die Software sollte doppelte Einträge automatisch kennzeichnen und somit die Bearbeitungszeiten verkürzen. So wird sichergestellt, dass jede Rechnung nur einmal von der zuständigen Abteilung bearbeitet und bezahlt wird. Wenn also zwei Rechnungen mit demselben Betrag, derselben Rechnungsnummer und demselben Lieferanten eingereicht werden, kennzeichnet das System diesen doppelten Eingang automatisch, um korrekte und rechtzeitige Zahlungen zu ermöglichen.
Umsetzung in Yokoy: Yokoy identifiziert und kennzeichnet automatisch doppelte Eingangsrechnungen und stellt sicher, dass jede Rechnung nur einmal bearbeitet und bezahlt wird. Dadurch werden Fehlerfreiheit und Effizienz im Zahlungsverkehr gewährleistet.
6. Intelligente Kodierung
Die intelligente Kodierung hilft bei der Automatisierung von Rechnungen und kategorisiert und kodiert Rechnungen automatisch auf der Grundlage vordefinierter Regeln. Dadurch werden manuelle Fehler reduziert. Außerdem sparen Sie viel Zeit, da jede Rechnung automatisch den korrekten Kostenstellen und Konto-Codes zugeordnet wird. Eine Rechnung für Büromaterial wird beispielsweise automatisch dem entsprechenden Ausgabenkonto zugeordnet.
Umsetzung in Yokoy: Die KI-gesteuerte intelligente Kodierung von Yokoy kategorisiert und kodiert Rechnungen präzise auf der Grundlage aktueller Stammdaten aus Ihrem ERP. Dies optimiert die Finanzabläufe und verbessert das Cashflow-Management.
7. Erfassung von Rechnungsdaten mit KI
Die KI-gesteuerte Erfassung von Rechnungsdaten stellt Genauigkeit und Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung sicher. Anstelle der manuellen Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht die optische Zeichenerkennung (OCR) einen reibungslosen Übergang von Papierrechnungen zu rein digitalen Formaten. Anschließend analysiert die KI die Datenextraktion, wie Beträge, Rechnungsnummern, Daten und Lieferantendetails aus Rechnungen. Wenn eine Rechnung eingeht, erfassen KI und OCR automatisch alle relevanten Datenfelder, um die Genauigkeit der Daten zu verbessern.
Umsetzung in Yokoy: Yokoy verwendet KI und OCR, um alle relevanten Datenfelder aus Rechnungen automatisch zu erfassen und so eine optimale Datengenauigkeit und effiziente Verarbeitung zu gewährleisten.
8. Ausgabenverfolgung in Echtzeit
Diese Funktion ermöglicht eine aktuelle Finanzberichterstattung und damit eine bessere Budgetverwaltung. So können Sie Ausgaben überwachen und zeitnah Daten für die Optimierung und Entscheidungsfindung bereitstellen. So lassen sich beispielsweise alle Ausgaben in Echtzeit einsehen – das hilft dabei, Budgets einzuhalten und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Umsetzung in Yokoy: Yokoy bietet Echtzeit-Einblick in Rechnungsstatus und Ausgaben, sodass Ihre Finanzteams Ausgaben überwachen und umgehend handeln können.
9. Anpassbare Arbeitsabläufe
Mit dieser Funktion wird es möglich, das System zur Rechnungsbearbeitung an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen anzupassen. Finanzteams können Prozesse zur Genehmigung erstellen und ändern. Wenn beispielsweise zwei Genehmigungsstufen für Rechnungen über einem bestimmten Betrag erforderlich sind, können benutzerdefinierte Arbeitsabläufe integriert werden.
Umsetzung in Yokoy: Yokoy ermöglicht es Finanzteams, benutzerdefinierte Abläufe zu erstellen und zu ändern. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen den erforderlichen Freigabeprozessen folgen.
10. Kontrollen durch Finanzleiter
Kontrollen durch Finanzleiter ermöglichen es, Workflows, Richtlinien und Freigaben effizienter zu steuern. Tools zur Festlegung von Genehmigungsgrenzen, zur Definition von Verarbeitungsregeln und zur Überwachung von Finanzvorgängen gewährleisten eine korrekte Verwaltung. Ein CFO kann beispielsweise Genehmigungsgrenzen für Manager festlegen und so sicherstellen, dass große Ausgaben vor der Zahlung eine ordnungsgemäße Prüfung durchlaufen.
Umsetzung in Yokoy: Yokoy ermöglicht es Finanzleitern, Genehmigungsgrenzen festzulegen, Verarbeitungsregeln zu definieren und Finanzvorgänge zu überwachen. Dadurch wird sichergestellt, dass große Ausgaben vor der Zahlung ordnungsgemäß geprüft werden.
Fortschrittliche Softwarelösungen wie Yokoy nutzen die Leistungsfähigkeit der KI, um Betrug, doppelte Einreichungen und falsche Rechnungen zu erkennen. Gleichzeitig schützt Yokoy vor Finanzbetrug und stellt sicher, dass nur legitime Rechnungen für die Zahlungsabwicklung freigegeben werden.
Yokoy: KI-gestützte Software für mehr Kontrolle über Ihre Finanzen
Yokoy bietet Ihnen eine benutzerfreundliche, moderne Lösung zur Automatisierung Ihrer Prozesse mit intelligenten KI-Funktionen, einfacher Integration und cloudbasierten Tools – und das ohne großen Aufwand. Unsere innovative Software zur Rechnungsverarbeitung dient dazu, Finanzvorgänge zu vereinfachen und die Fehlerfreiheit durch fortschrittliche Technologie zu verbessern. Yokoy lässt sich nahtlos in bestehende IT-Stacks integrieren, unterstützt mehrere Rechnungsformate und bietet überzeugende Möglichkeiten wie Prüfprotokolle, Betrugserkennung und Ausgabenverfolgung in Echtzeit. Die KI-gesteuerten Funktionen unterscheiden Yokoy von anderen Lösungen und sorgen für ein effizientes, automatisiertes Rechnungsmanagement, das manuelle Arbeit und menschliche Fehler reduziert.
Die KI von Yokoy bildet das Herzstück der Lösung – im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern, die nur behaupten, KI zu nutzen. Unsere KI verwendet ausgeklügelte Algorithmen, um Rechnungsdaten präzise zu erfassen, Betrug zu erkennen, Duplikate zu identifizieren, intelligente Kodierung zu automatisieren sowie 2- und 3-Wege-Abgleiche zu ermöglichen. Diese echte KI-Funktionalität ermöglicht es Ihrer Finanzbuchhaltung, Arbeitsabläufe individuell anzupassen, die Kontrolle über Ihre Finanzvorgänge zu behalten und Ihre Prozesse nach Bedarf zu skalieren. Mit Yokoy kann Ihr Unternehmen Rechnungen effizient verwalten, das Risiko von Verstößen gegen Vorschriften reduzieren und Finanzinformationen in Echtzeit einsehen. So können Sie Ihre Betriebsabläufe reibungsloser und effizienter gestalten.
Darüber hinaus sorgt die Integration in ERP-Systeme für pünktliche Lieferantenzahlungen. Durch die Einrichtung mehrerer juristischer Einheiten wird das Rechnungsmanagement Ihres Unternehmens zentralisiert. Yokoy verarbeitet verschiedene Rechnungsformate, von Papier- bis hin zu E-Rechnungen, um bei Genehmigungen ein hohes Maß an Transparenz zu gewährleisten. Darüber hinaus verhindern dynamische Abläufe nicht autorisierte Zahlungen sowie mögliche Zahlungsverzögerungen. Yokoy vereinfacht auch den Monatsabschluss durch eine automatisierte Validierung und Datensynchronisierung in Echtzeit. So werden die Einhaltung von Vorschriften und eine revisionssichere Buchführung gewährleistet. Dieser umfassende Ansatz hilft Ihnen und Ihren Teams, Betriebsabläufe effektiver zu steuern und reibungslose finanzielle Abläufe zu gewährleisten.
Nächste Schritte
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