Yokoy révolutionne le processus de dépenses chez Beekeeper
- Last updated: juin 4, 2023
Co-founder and CMO, Yokoy
Beekeeper est une startup basée en Suisse et aux États-Unis qui propose une plateforme de communication et de collaboration mobile-first aux organisations qui emploient des travailleurs de première ligne afin d’accroître l’agilité, la productivité et la sécurité de l’entreprise.
Fondé en 2012, Beekeeper a commencé comme un réseau social, puis a pivoté pour devenir le lieu de travail numérique pour les travailleurs de première ligne qu’il est aujourd’hui.
Nous avons eu le plaisir de nous asseoir ensemble avec le directeur financier de Beekeeper, Herbert Sablotny, pour en savoir plus sur les processus de dépenses de Beekeeper avant et après Yokoy, sur les conseils qu’il donnerait à d’autres prospects et sur la façon dont ils ont pitché Yokoy à l’équipe.
Company overview
Binningen, Switzerland
3’000+ employees
Agribusiness
Yokoy Expense, Yokoy Pay
Entretien avec Herbert Sablotny, directeur financier de l'apiculteur
Comment abordais-tu les dépenses des entreprises avant Yokoy ?
Nous utilisions la solution standard de notre système ERP, qui s’est avérée assez chronophage, non automatisée et parfois trop compliquée. En tant qu’entreprise SaaS moderne, nous plaçons la barre très haut pour nos outils et nous voulons aussi nous assurer que nos employés ont une bonne expérience interne.
Comment Yokoy t'aide-t-il en tant que directeur financier chez Beekeeper ?
D’un point de vue stratégique, je m’intéresse à l’automatisation des tâches répétitives. Mon objectif ultime est que la grande majorité des tâches liées aux dépenses soient sans contact/automatisées et que notre équipe des finances ne consacre du temps qu’à l’établissement des directives et au traitement des exceptions, par exemple lorsque des éléments dépassent les seuils de notre politique en matière de dépenses ou présentent des schémas qui laissent entrevoir des irrégularités. Dans ce contexte, les technologies comme l’IA sont formidables pour identifier ces cas spécifiques qui méritent un examen plus approfondi.
Qu'est-ce qui t'a convaincu d'utiliser Yokoy ?
Nous avons évalué quelques outils de dépenses bien connus sur le marché et aucun n’offrait une véritable automatisation de bout en bout (du reçu jusqu’à la comptabilisation correcte dans notre système ERP).
Comme nous l’avons déjà mentionné, le fait que les employés, en particulier l’équipe des finances, puissent se concentrer uniquement sur les exceptions et que toutes les autres dépenses soient traitées de manière entièrement automatisée en quelques secondes est incroyable. De plus, la reconnaissance de la TVA qu’offre Yokoy permet d’assurer une réclamation automatisée de la TVA en amont, ce qui était historiquement une tâche manuelle.
En tant qu’entreprise internationale, nous avons testé le produit dans de nombreux pays et la fonction de numérisation des reçus et de création de rapports automatisés de Yokoy fonctionne même à l’échelle mondiale dans différentes langues.
Quels sont les défis particuliers auxquels ton entreprise est confrontée en matière de dépenses ?
Comme toute organisation mondiale, Beekeeper possède diverses entités juridiques incorporées dans différents pays. Yokoy sépare strictement les entités juridiques (à des fins de comptabilité et d’intégration ERP) et les flux d’approbation (qui peuvent être des entités juridiques croisées).
Peux-tu te souvenir d'un moment " aha " de Yokoy que toi ou un employé avez eu ?
Le moment où nous avons réalisé qu’il ne fallait que quelques secondes pour créer un rapport, par rapport aux nombreuses heures qu’un employé devait passer chaque mois dans le passé.
Comment as-tu présenté Yokoy à ton équipe ?
L’outil est convivial, explicite et très facile à utiliser. Il y a une vidéo d’onboarding de 5 minutes disponible (en plusieurs langues) pour tous les nouveaux employés, rien de plus n’était nécessaire.
Que conseillerais-tu ou dirais-tu à d'autres entreprises qui envisagent de faire appel à Yokoy ?
L’automatisation de bout en bout est le critère clé à prendre en compte lors du choix d’un outil de gestion des dépenses. Il est également important de s’assurer que les transactions de la carte de crédit de l’entreprise peuvent être intégrées de manière transparente, car les rapprochements des transactions de la carte de crédit de l’entreprise nous occupaient des jours entiers dans le passé.